基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機制分析

邵自玲

（商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 商丘 476000）

教育相關(guān)文件資料及全校師生個人信息的存儲與管理是高校檔案管理工作主要內(nèi)容，是影響高校教育高質(zhì)量發(fā)展的重要檔案資源，智慧校園建設(shè)為高校教育信息化水平提高提供了一定助力，也為檔案管理工作高效開展創(chuàng)造了良好條件，但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在諸多問題尚未解決?；谥腔坌@建設(shè)背景，高校檔案管理機制如何進(jìn)一步完善，是目前各相關(guān)人員需要考慮的問題。

1 智慧校園基本內(nèi)容

信息資料傳遞緩慢與滯后，在一定程度上阻礙了高校教育高質(zhì)量發(fā)展，也極大地降低了檔案資源利用率，加上高校內(nèi)部各部門溝通效果較差，不僅直接影響了教育教學(xué)工作持續(xù)性開展，也導(dǎo)致高校教育水平一直不易提高。推進(jìn)智慧校園建設(shè)，加強云計算、大數(shù)據(jù)等相關(guān)信息技術(shù)應(yīng)用，以計算機設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)為載體，在此基礎(chǔ)上建立高度集成化的系統(tǒng)平臺，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)教育資源在校園內(nèi)部高效傳遞與共享，在某種程度上也能起到增強高校各部門協(xié)調(diào)能力的作用，為高校各類型教育活動的開展提供基礎(chǔ)保障，切實為高校教學(xué)、科研、教育管理等方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而實現(xiàn)智慧校園科學(xué)性、合理性以及有效性建設(shè)[1]。

2 智慧校園建設(shè)對高校檔案管理產(chǎn)生的影響

1）有利于整合現(xiàn)有檔案資源。在智慧校園建設(shè)背景下，高校檔案管理工作開展過程中，借助二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來連接校園各部門，將此過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集與整合，將大量數(shù)據(jù)信息規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案資源利用率提升，進(jìn)而為高校檔案管理工作開展提供強有力支持。

2）有利于確保信息共享高效性?；ヂ?lián)網(wǎng)的有效性應(yīng)用，為全校師生獲取相關(guān)信息資料提供了極大地便利，利用校園內(nèi)部平臺共享與傳遞相關(guān)信息資料，打破信息資源獲取在時間與空間上的限制，在強化檔案管理成效同時，也有利于確保信息共享高效性，從根本上保證檔案管理工作效率，并達(dá)到減少檔案管理成本投入的目的。

3）有利于擴展檔案資源存儲空間。傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案方式來存儲信息資料，查閱檔案信息資料時需要前往檔案室，隨著高校檔案管理水平提高，紙質(zhì)檔案已逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，不僅降低了檔案資源查詢耗時，在一定程度上也打破了檔案查詢在時間與空間等方面的局限。智慧校園建設(shè)的深入，將校園內(nèi)、外部環(huán)境連接在一起，實現(xiàn)檔案資料線上查詢，也為校外的教育資源、圖書資料等相關(guān)信息查找提供了便利，提高檔案管理服務(wù)水平的同時，也有利于進(jìn)一步擴展檔案資源存儲空間[2]。

3 目前高校檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案管理理念較為滯后。在高校檔案管理工作開展過程中，由于檔案管理理念滯后，促使高校教育活動開展時并未加強檔案資料的利用，檔案管理實際作用無法充分發(fā)揮，在滯后的檔案管理理念影響下，檔案管理工作在高校教育發(fā)展中愈加邊緣化，加上尚未設(shè)立檔案專管管理部門，增加了檔案管理工作失誤問題概率，致使檔案管理水平一直難以提高。

2）檔案管理制度不夠完善。大量檔案資料在高校教育發(fā)展過程中產(chǎn)生已是必然現(xiàn)象，一套完善且系統(tǒng)的檔案管理制度，更加有利于高校檔案管理工作高效率、高質(zhì)量開展，合理安排檔案管理工作，從根本上保證檔案資料存儲安全性。但從目前高校檔案管理情況來看，由于檔案管理制度不夠完善，制度內(nèi)容與高校教育發(fā)展要求匹配性較低，加上管理制度并未精準(zhǔn)落實到高校實際檔案管理工作中，導(dǎo)致高校檔案管理工作流于表面，出現(xiàn)檔案資料歸檔不及時，檔案資料丟失等問題，在一定程度上也阻礙了智慧校園深入建設(shè)。

4 基于智慧校園建設(shè)如何進(jìn)一步完善高校檔案管理機制

1）創(chuàng)新檔案管理理念，健全與完善現(xiàn)有檔案管理組織體系。隨著高校教育高質(zhì)量發(fā)展，檔案管理工作難度隨之增加，加上高校檔案管理工作涉及多方面內(nèi)容，如學(xué)校招生相關(guān)信息資料、教學(xué)及科研相關(guān)信息資料、科研報告與成果信息以及教育管理相關(guān)信息資料等都屬于高校檔案管理工作內(nèi)容，為了保證檔案管理工作效率，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)不同類型的信息資料進(jìn)行分類，高校教育高質(zhì)量發(fā)展離不開這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的關(guān)鍵性支持作用。作為高校領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)提升對檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新檔案管理理念，根據(jù)智慧校園建設(shè)要求，完善與優(yōu)化現(xiàn)下檔案管理工作，解決檔案管理工作開展過程中潛在問題。結(jié)合高校教育高質(zhì)量發(fā)展需要，對高校現(xiàn)有檔案管理組織體系進(jìn)行健全與完善，合理安排檔案管理領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，并建立檔案工作委員會，由委員會負(fù)責(zé)檔案管理部門各崗位與人員配置，明確劃分工作職責(zé)內(nèi)容，實現(xiàn)高校檔案管理工作有組織的高效率開展[3]。

通過對高校檔案管理情況調(diào)研與分析，部分高校普遍沒有設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，長期以檔案室的形式來開展與分配檔案管理工作。一般情況下，檔案室并未配備過多的檔案管理人員，隨著高校教育深入發(fā)展，發(fā)展過程中形成的信息資料越來越多，在一定程度上提升了檔案管理難度，由于人員數(shù)量配備不足，極易導(dǎo)致檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)諸多問題，如檔案資料遺漏或損壞，難以確保檔案資料真實性與完整性。基于此，完善檔案工作管理機構(gòu)，盡快組建一支高素質(zhì)水平、專業(yè)性較強的檔案管理隊伍，設(shè)立檔案管理部門，改變以往工作形式，實現(xiàn)高校檔案管理脫離原有框架，提升檔案管理部門獨立性。

2）落實檔案管理制度，增強檔案管理工作執(zhí)行力。針對檔案管理制度落實，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段高校具體發(fā)展要求與現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)，并結(jié)合目前高校檔案管理工作需要，對現(xiàn)行高校檔案管理制度進(jìn)行補充與完善，將檔案管理制度落到實處，以此來增強檔案管理工作執(zhí)行力。進(jìn)一步明確高校檔案管理流程，按照高校檔案管理各項要求統(tǒng)籌安排相應(yīng)工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案管理工作規(guī)范性。待檔案管理制度落實后，根據(jù)高校內(nèi)部各部門、各崗位工作內(nèi)容來明確業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度歸檔文件資料，并明示檔案文件資料保管期限，進(jìn)而達(dá)到從根本上控制檔案資料管理質(zhì)量的效果。此外，為了確保高校檔案管理機制完善性，檔案管理部門負(fù)責(zé)人需要加大對內(nèi)部工作人員的工作監(jiān)管，并踐行工作考核與激勵機制，一方面以激勵手段來激發(fā)其工作積極性與熱情，確保檔案管理制度落實成效；另一方面選用考核方式來約束與規(guī)范檔案管理工作人員行為，保證檔案管理工作效率。

3）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，智慧校園功能作用充分發(fā)揮?；谥腔坌@建設(shè)，高校檔案管理工作若想高效率、高質(zhì)量開展，必須確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，為智慧校園深入建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)，才能將智慧校園功能、作用充分發(fā)揮。對計算機設(shè)備、傳真機、打印機、檔案資料數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)等硬軟件設(shè)施加以完善，并根據(jù)現(xiàn)下高校檔案管理工作要求，合理配置各基礎(chǔ)設(shè)施，使其更好地滿足高校檔案管理工作開展需要，全面提升檔案管理相關(guān)設(shè)備運用性能。待基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)結(jié)束后，應(yīng)指派專業(yè)技術(shù)人員將檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施與智慧校園連接在一起，以此來完成電子檔案管理模式構(gòu)建，檔案收集、審批以及存儲等工作均可在檔案管理系統(tǒng)上快速展開，最大程度上保障檔案管理工作質(zhì)量。

4）促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，保障檔案資源管理安全。通過對高校檔案管理情況調(diào)研與分析，部分高校檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理模式，以紙質(zhì)檔案方式來存儲檔案信息，促使檔案管理工作效率較低，因此，改變高校檔案管理模式十分必要，高校應(yīng)重視與加強檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案信息化管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，并運用智能設(shè)備來檢索、利用以及開發(fā)檔案資料，實現(xiàn)檔案資源最大化利用[4]。首先，高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)明確意識到電子檔案特殊性，現(xiàn)下正處于互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)具有虛擬性、開放性等特征，致使電子檔案存儲具有一定風(fēng)險性，電子檔案造假概率提升，加上紙質(zhì)檔案資源不可替代性，能夠最大程度上還原檔案資料真實性，檔案管理人員應(yīng)做好紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)換工作，避免重要檔案資源丟失或損壞；其次，加強檔案資源安全管理，由于網(wǎng)絡(luò)具有風(fēng)險性，針對電子檔案日常管理，高校檔案管理部門應(yīng)定期指派技術(shù)人員對相關(guān)檔案管理設(shè)施進(jìn)行檢修與維護(hù)，老化設(shè)備需要及時進(jìn)行更換，并妥善處理設(shè)備故障，提升檔案管理設(shè)備運行安全，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險；最后，加密重要檔案資料，并加設(shè)一層安全密碼，加強檔案資料管理安全性，結(jié)合檔案資料類型與重要程度進(jìn)行分類管理，同時完善校園局域網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源在校園內(nèi)部共享，便于全校師生隨時隨地查閱檔案資料，促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量提升。

5）擴展檔案管理覆蓋范疇，全力建設(shè)智慧校園。隨著時代不斷發(fā)展，高校檔案管理也應(yīng)具備與時俱進(jìn)的思想觀念，創(chuàng)新已經(jīng)成為現(xiàn)階段各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展形勢主流，推動高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，不僅是為了迎合時代發(fā)展趨勢，也是為促進(jìn)智慧校園建設(shè)打好基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升高校教育質(zhì)量，精準(zhǔn)落實立德樹人根本任務(wù)。因此，擴展高校檔案管理覆蓋范疇，全力推進(jìn)智慧校園建設(shè)是目前首先需要落實的任務(wù)，比如，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等其他相關(guān)技術(shù)，開發(fā)與建立高校校友檔案系統(tǒng)，將校友資源充分利用，在校園平臺上展示與宣傳優(yōu)秀的校友，通過借助榜樣作用與效應(yīng)，為高校招生工作開展提供助力，以此來吸引更多的學(xué)子報考本校，一方面能夠有效提升高校在社會上的影響力，強化學(xué)生對母校的認(rèn)同感與歸屬感；另一方面學(xué)生通過了解優(yōu)秀的校友，有助于為個人今后職業(yè)規(guī)劃提供參考建議。此外，校友檔案系統(tǒng)的建立，在一定程度上也加強了學(xué)校與社會、學(xué)校與企業(yè)之間相互聯(lián)系，利用校友檔案資源與優(yōu)秀的畢業(yè)人才保持溝通，助力高校與更多的社會企業(yè)建立合作關(guān)系，為高校實踐教育的落實與實施提供強有力支持。高校檔案管理過程中也需加強新媒體技術(shù)應(yīng)用，隨著新媒體迅速發(fā)展，高校檔案管理人員利用新媒體平臺對現(xiàn)有檔案資源再次進(jìn)行開發(fā)，既能為高校智慧校園建設(shè)提供助力，也有利于更好地完善高校檔案管理機制。

5 結(jié)束語

綜上所述，智慧校園建設(shè)與落實，在一定程度上對高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用，而高校檔案管理信息化水平提高也為智慧校園深入建設(shè)打下了堅實基礎(chǔ)，基于智慧校園建設(shè)，進(jìn)一步完善高?，F(xiàn)行檔案管理機制，解決原有檔案管理機制潛在弊端與不足等問題，使其全面推動高校檔案管理信息化發(fā)展，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，從而為高校教育高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。