建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題淺析

許月瓊

（廣州市市政集團(tuán)有限公司，廣東 廣州 510030）

建筑工程檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣泛，具體有基建文件、施工資料、質(zhì)量評(píng)估文件、驗(yàn)收文件等，都是建筑工程建設(shè)全過(guò)程中最原始的記錄，直接反映了建筑工程質(zhì)量。由此可見(jiàn)，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。但是在建筑工程檔案管理實(shí)踐中，由于片面認(rèn)識(shí)、人才匱乏等因素，而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷和不足，直接制約了檔案管理工作效果的提升，從而不利于檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用。因此，為建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目，在實(shí)踐中，施工單位應(yīng)對(duì)建筑工程檔案管理引起重視，并要與時(shí)俱進(jìn)地落實(shí)有效舉措，確保檔案管理工作效果。鑒于此，基于建筑工程檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)利用角度考慮，本文深入分析“建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題”具有顯著的理論指導(dǎo)價(jià)值和實(shí)踐操作意義。

1 建筑工程檔案管理的重要性概述

在建筑工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建筑企業(yè)展開(kāi)高質(zhì)量的檔案管理工作，可以全程、全方位、準(zhǔn)確地記錄工程施工過(guò)程，能夠?yàn)榻ㄖこ藤|(zhì)量檢查、改建、竣工驗(yàn)收等提供重要參考資料。簡(jiǎn)單來(lái)講，建筑工程項(xiàng)目牽涉面相對(duì)廣泛，在實(shí)踐中往往會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，而檔案管理工作的核心在于收集與整理建筑工程建設(shè)全過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)資料，以期通過(guò)原始且完整的檔案資料來(lái)體現(xiàn)建筑工程質(zhì)量情況，并可以為建筑工程管理工作提供信息支持[1]。由此可見(jiàn)，建筑工程檔案管理效果與建筑工程質(zhì)量、管理效益等息息相關(guān)。因此，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。

2 建筑工程檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

2.1 片面認(rèn)識(shí)而忽視檔案管理

在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，大部分建筑企業(yè)管理人員片面認(rèn)為企業(yè)在市場(chǎng)中的持續(xù)發(fā)展，關(guān)鍵在于經(jīng)濟(jì)效益的持續(xù)增長(zhǎng)，而經(jīng)濟(jì)效益的持續(xù)增長(zhǎng)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)是建設(shè)。正因如此，在建筑工程項(xiàng)目實(shí)施階段，大部分建筑企業(yè)的工作重點(diǎn)是工程建設(shè)，而沒(méi)有對(duì)建筑工程檔案管理工作形成一個(gè)正確的認(rèn)知，未能準(zhǔn)確地明確檔案管理的重要性，這也使得檔案管理工作長(zhǎng)期被忽視而沒(méi)有被提上日程。部分建筑企業(yè)雖十分看重檔案管理工作，但是在實(shí)踐中存在隨意性、盲目性等操作，這使得檔案管理工作難以產(chǎn)生作用，所收集的檔案資料難以確保完整度、真實(shí)可靠性，無(wú)法真實(shí)地反饋建筑工程實(shí)際[2]。另外，建筑工程檔案管理往往與建筑項(xiàng)目盈利性缺乏直接性聯(lián)系，這使得大部分建筑企業(yè)對(duì)檔案管理工作有所忽略，部分重要建筑工程信息資料未能及時(shí)完整地收集起來(lái)，如工程圖紙、變更信息等，這些信息的缺失不僅影響建筑工程施工質(zhì)量，還對(duì)建筑工程效益產(chǎn)生了一定的影響[3]。

2.2 檔案管理工作隨意性高

基于建筑工程檔案管理實(shí)際情況角度而言，部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中，未能建立完善且規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，如檔案檢索、檔案編目等，導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的隨意性，如檔案資料收集以文字資料為主，未能完整收集圖片、影像等資料，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏完整性，進(jìn)而無(wú)法直觀地呈現(xiàn)出建筑工程質(zhì)量等信息。同時(shí)，部分建筑企業(yè)在檔案資料收集整理過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)更新工程竣工圖，并且修改工作未能及時(shí)落實(shí)，還存在歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，最終導(dǎo)致所收集的檔案資料與工程實(shí)際存在出入[4]。另外，在檔案建立之后，部分檔案存在信息不完整問(wèn)題，如缺乏相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的簽字，使得檔案缺乏保存價(jià)值，從而容易影響建筑工程檔案管理效果的提升[5]。

2.3 專業(yè)管理人員隊(duì)伍建設(shè)不足

管理工作人員是建筑工程檔案管理工作的執(zhí)行主體，其專業(yè)能力和素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作執(zhí)行效果。因此，建筑企業(yè)應(yīng)在發(fā)展中，建立一支能力與素養(yǎng)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理隊(duì)伍。但是基于當(dāng)前實(shí)際角度來(lái)講，大部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中，沒(méi)有配備專門(mén)的檔案管理人員，更多的是由工程管理人員兼管檔案管理工作，一方面工程管理人員本身非檔案管理專業(yè)出身，使得其缺乏相應(yīng)的專業(yè)管理能力而難以有序展開(kāi)檔案管理工作，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，則缺乏能力高質(zhì)量處理檔案管理問(wèn)題，從而直接影響檔案管理工作效果。另一方面檔案管理人員身兼數(shù)職，但個(gè)人精力和時(shí)間是有限的，在高強(qiáng)度工作環(huán)境中，顯然難以投入足夠的時(shí)間和精力去做好各項(xiàng)工作。而在檔案管理工作和現(xiàn)場(chǎng)管理兩項(xiàng)工作中，管理人員由于思想認(rèn)識(shí)而會(huì)側(cè)重于工程管理，而輕視檔案管理，自然不會(huì)投入足夠的時(shí)間和精力用于檔案管理工作[6]。另外，檔案管理工作人員由于并非專業(yè)出身，在具體的檔案管理工作中，往往局限于信息資料的收集整理和歸檔，并沒(méi)有進(jìn)行檔案資料價(jià)值的挖掘，導(dǎo)致檔案管理工作形式化，未能真正地挖掘檔案信息中的可利用價(jià)值[7]。

3 建筑工程檔案管理效果的優(yōu)化措施分析

結(jié)合上文分析可知，在建筑工程施工期間，檔案管理工作是工程管理工作內(nèi)容的核心組成部分，既可以直接反映建筑工程質(zhì)量，又可以為建筑成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持。但是在實(shí)踐中，建筑工程檔案管理工作仍然存在一定的缺陷和不足，制約檔案管理工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。而在建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，建筑企業(yè)為實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，應(yīng)重視起建筑工程檔案管理工作，針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題，有針對(duì)性地落實(shí)優(yōu)化措施，有效提高建筑工程檔案管理效果，為建筑企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦[8]。

3.1 提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確檔案管理理念

在建筑工程建設(shè)過(guò)程中，建筑工程檔案管理工作的有序進(jìn)行，前提是建筑企業(yè)管理人員對(duì)建筑工程檔案管理的重要性具有一個(gè)深刻且正確的認(rèn)識(shí)，原因在于思想認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先決條件，在思想認(rèn)識(shí)到位的情況下，才能積極落實(shí)相關(guān)舉措來(lái)確保檔案管理工作成效。因此，建筑企業(yè)應(yīng)提高工程檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的建筑工程檔案管理理念，并在實(shí)踐中積極落實(shí)相關(guān)保障性措施。具體來(lái)講，建筑企業(yè)管理人員應(yīng)在思想上認(rèn)識(shí)檔案管理工作的實(shí)施，可以促進(jìn)建筑工程項(xiàng)目的建設(shè)，使得建筑工程項(xiàng)目高質(zhì)量且安全地進(jìn)行。針對(duì)建筑工程檔案管理工作，建筑企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，并按照檔案管理工作需求設(shè)置專職的檔案管理人員，為檔案管理工作順利進(jìn)行提供支持。不僅如此，檔案管理工作的實(shí)施，應(yīng)與建筑工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)保持同步，以期確保檔案信息可以真實(shí)地反應(yīng)出建筑工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，并為建筑工程施工的優(yōu)化和技術(shù)的調(diào)整提供檔案資料支持。不僅如此，檔案管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不具備直接的盈利效果，但是檔案管理工作的實(shí)施，可以為建設(shè)高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目提供支持，還可以為建筑工程成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持，從而有利于建筑工程項(xiàng)目整體效益的提高。只有這樣，才能確保建筑工程檔案管理工作有序進(jìn)行，并在實(shí)踐中發(fā)揮出良好的效益。

3.2 規(guī)范檔案管理工作

針對(duì)建筑工程檔案管理工作中的隨意性和盲目性問(wèn)題，要求建筑企業(yè)不斷對(duì)規(guī)范檔案管理工作，才能在提高檔案管理工作效果的基礎(chǔ)上，充分開(kāi)發(fā)利用檔案的價(jià)值，為提高建筑行業(yè)的綜合效益提供支持。在實(shí)踐中，建筑企業(yè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施來(lái)提高檔案管理工作的規(guī)范性。首先，建筑企業(yè)應(yīng)建立完善且嚴(yán)格的檔案管理制度，通過(guò)制度方式來(lái)明確檔案管理工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，如檔案資料的收集、歸檔等，通過(guò)這種方式確保檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)工作可以規(guī)范展開(kāi)。同時(shí)，為確保各項(xiàng)工作開(kāi)展的有效性，建筑企業(yè)應(yīng)基于宏觀層面建立相應(yīng)的配套保障性制度，如監(jiān)管制度，獎(jiǎng)罰制度等，使得建筑工程檔案管理工作可以始終處于嚴(yán)格監(jiān)督下高效、規(guī)范地進(jìn)行，并輔以獎(jiǎng)罰制度來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，使得其能夠自覺(jué)規(guī)范地按照要求做好檔案管理工作。其次，加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。在信息化時(shí)代，檔案管理信息化發(fā)展是主流趨勢(shì)，也是檔案管理工作成效提高的重要基礎(chǔ)。因此，建筑企業(yè)應(yīng)圍繞檔案管理工作建立相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理并進(jìn)行保存，并利用信息化系統(tǒng)中自動(dòng)化分類功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類處理與保存。在此過(guò)程中，為確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)結(jié)合人員崗位權(quán)限來(lái)設(shè)定相應(yīng)的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，任何用戶在調(diào)用建筑工程檔案信息之前，應(yīng)獲得相應(yīng)的權(quán)限，并借助賬號(hào)密碼進(jìn)行系統(tǒng)登錄。不僅如此，在系統(tǒng)信息查閱過(guò)程中，嚴(yán)禁信息拷貝或者改動(dòng)，以此確保檔案信息的完整性和安全性。

3.3 加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)

結(jié)合上文分析可知，檔案管理人員是工作執(zhí)行主體，專業(yè)能力與素養(yǎng)直接影響檔案管理工作效果。因此，建筑企業(yè)應(yīng)建立一支能力和素質(zhì)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。在實(shí)踐中，建筑企業(yè)應(yīng)做好兩方面的工作，分別是人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)。首先，人才引進(jìn)方面。建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需求，明確所需要的檔案管理人員數(shù)量及專業(yè)領(lǐng)域，隨后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電視媒體等渠道發(fā)布招聘信息，明確檔案管理人才招聘要求。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)所收到的簡(jiǎn)歷信息做好人員篩查工作，并對(duì)篩選出的各專業(yè)檔案管理人才進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)面試。在此過(guò)程中，對(duì)于一些擁有特殊技能的人才應(yīng)予以關(guān)注，如計(jì)算機(jī)素養(yǎng)較高的人才，應(yīng)優(yōu)先考慮。在人才招聘之后，需要進(jìn)行崗前試用，對(duì)新聘用人員的工作情況進(jìn)行綜合評(píng)估，針對(duì)工作表現(xiàn)合格的檔案管理人員予以正式錄用。通過(guò)這種方式，充實(shí)建筑企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。其次，建筑企業(yè)應(yīng)做好現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)工作，在具體的培訓(xùn)工作中，要考慮多元方式進(jìn)行理論實(shí)踐一體化培訓(xùn)，使得學(xué)生可以在系統(tǒng)培訓(xùn)后掌握相關(guān)的檔案管理知識(shí)與技能，尤其是計(jì)算機(jī)技能，為高效地展開(kāi)建筑工程檔案管理工作提供支持。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案管理工作是建筑管理內(nèi)容的核心組成部分，對(duì)建筑工程質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益等都有一定的影響。因此，建筑企業(yè)應(yīng)樹(shù)立正確的檔案管理理念，并在實(shí)踐中加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)要規(guī)范檔案管理工作，才能提高檔案管理工作效果。