做好燃氣工程檔案管理工作

鄒 偉

（淄博港華燃氣有限公司，山東 淄博 255000）

作為建設項目的燃氣工程，從施工前準備到竣工驗收，需要準備和形成很多基礎資料，這些基礎資料包括燃氣工程項目設計和審批資料，還有施工中的技術措施及竣工驗收記錄等，這些既是今后工程維護的查驗基礎，也需要作為資料進行檔案存儲。

1 燃氣工程檔案管理的重要性

檔案管理屬于基礎資料范疇，我們通常遇到檔案一詞，一般會想起文史等檔案，很多工程學專業(yè)人員對檔案管理重視程度不夠，往往會有只要項目建成并驗收了，就完成了主要任務，基礎資料歸檔并不是非常重要，這是工程管理者認識上的誤區(qū)。從工程檔案的作用和重要性看，一是檔案管理是工程建設管理的基本要求。按照燃氣工程要求，必須要有工程設計審批資料、施工技術措施記錄和竣工驗收等資料，這些基礎資料都需要保管好，尤其是做好整檔建制，以備及時查驗。二是檔案管理地點和場所的設置是必備條件。從實際情況看，部分燃氣工程施工單位沒有完備的檔案管理體系，導致在查閱檔案等環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，檔案基礎資料缺失比較嚴重。由此可見，檔案管理的完整性和系統(tǒng)性對燃氣工程管理具有重要作用。三是燃氣工程檔案信息化程度不高。部分工程單位僅限于對原件的保管，而以復印件、掃描件或者電子檔案等形式的備份不足。目前，隨著信息時代的發(fā)展，檔案信息化是燃氣工程原有文件管理的科學性和規(guī)范性重要保障。四是檔案管理有利于匯總和總結歷史數(shù)據(jù)及經(jīng)驗。我們在總結過往工程數(shù)據(jù)或者內(nèi)容中，工程檔案發(fā)揮著巨大作用。

2 燃氣工程檔案管理的不足

做好燃氣工程檔案管理我們必須堅持以問題為導向，只有發(fā)現(xiàn)問題不足，才能更好地做好檔案管理工作。主要問題和不足體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理規(guī)范性和系統(tǒng)性不強。由于燃氣工程單位對檔案歸檔的認識程度不高，因此從工程啟動開始，沒有得到及時規(guī)范的整理，資料缺失和歸納不及時等情況時有發(fā)生，最后導致燃氣工程歸檔的質(zhì)量不夠高，基礎資料不完整。二是檔案管理對接不到位。一般情況下，燃氣工程施工單位技術人員和檔案管理人員業(yè)務對接不夠準確，由于檔案管理對工程流程、工序和技術工藝掌握不全面，而施工人員對檔案資料管理和歸納不到位，因此對歸檔文件的內(nèi)容和范疇把控度不精準，導致檔案管理不能完整地發(fā)映出工程的實際情況，檔案管理工作的偏差性很大。三是檔案歸檔工作有較大的滯后性。從規(guī)范性上講，當整體工程或階段性工程完成后，應該及時對各類檔案資料進行及時歸檔，但從實際看，部分單位并沒有做到及時到位，在一定程度上導致檔案資料缺失或者歸檔資料不到位。四是檔案移交不規(guī)范。當前多數(shù)單位對檔案工作不重視，而且在檔案管理移交方面缺少規(guī)范環(huán)節(jié)，也非常容易出現(xiàn)移交檔案丟失等問題，這是需要不斷注意和強化的。

3 燃氣工程檔案管理的途徑

3.1 做好專業(yè)化管理

燃氣工程具有自身的專業(yè)性和特殊性，為此我們在檔案管理工作中必須強化以下幾個方面：一是全面掌握和熟悉燃氣工程設計流程、施工步驟、各項數(shù)據(jù)和施工環(huán)節(jié)等多個方面的知識，這樣有利于檔案管理工作的實施。二是以專業(yè)化推進檔案管理的系統(tǒng)性。圍繞燃氣工程實際，我們應該把專業(yè)化作為先導，重點以專業(yè)化作為主線，對檔案進行逐個環(huán)節(jié)系統(tǒng)理順，這樣能夠有利于我們形成燃氣工程管理清晰的脈絡。三是做好專業(yè)分工。圍繞檔案具體工作，應該從初始階段就明確責任分工，首先從初始段由工程技術人員做好資料整理和歸檔記錄，其次從檔案管理人員角度要做好檔案的統(tǒng)計、歸納、整理和檢索功能理順。在此基礎上，全面做好檔案的歸檔和細化分類工作。

3.2 建立長效管理機制

機制制度是持續(xù)抓好燃氣工程檔案管理的重要保障，因此我們在檔案管理中要不斷去健全和完善。一方面要對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行細化管理，研究制定相應的管理制度，強化責任考核。同時，要加強檔案責任人的檔案管理知識培訓，保證各項工作落實到位。另一方面要加強配套機制建設。從經(jīng)驗來看，我們不能就檔案談檔案，要與工程各個環(huán)節(jié)緊密結合，尤其是要建立相互連接的配套機制，比如說在工程每個階段，都要將檔案資料管理作為重要工作之一進行要求和部署，并強化責任考核，保證工作落實。此外，我們還要強化協(xié)同管理，正確處理好技術和檔案管理之間的管理，保持相互的及時溝通，為檔案管理提供有力保障。

3.3 采取合理的檔案收集方式

第一，跟蹤收集法。因為燃氣工程建設周期較長，在此過程中會有出現(xiàn)人員的流動與更新，這樣一來就會增加了收集具有價值的一手資料工作難度。不僅如此，在進行燃氣工程局部整改過程中也極易忽略了相關檔案資料的更改，所以必須要增加工程內(nèi)部有關部門間的溝通與聯(lián)系，工作人員能夠親自到工程一線，采取跟蹤收集的方法來及時補充、更新相關檔案信息。第二，分階段收集法。通?？梢詫⑷細夤こ谭譃闇蕚?、設計、施工、竣工以及決算這幾個階段，在不同階段，其收集的主體以及內(nèi)容均有所差別，所以要求檔案管理人員能夠?qū)崟r跟進工程開展進度來收集相應檔案，盡可能防止出現(xiàn)原始檔案資料遺失，確保檔案的系統(tǒng)與真實。第三，強制性收集法。該類方式是要求監(jiān)理以及施工方能夠在工程竣工驗收前把相關檔案資料提交稿建設方的檔案部門，并由檔案部門一同開展竣工驗收工作，驗收完畢后才能工程保證金外的工程尾款支付給監(jiān)理與施工方，如此一來便能夠有效約束監(jiān)理以及施工方，確保其資料的完整。

3.4 保證工程檔案的完整性

在這個方面我們必須做到三個到位。一是原始材料保管完整到位。一般情況下，原始資料是檔案管理的基礎，我們要從工程初期就要做好完整性保留，只有這樣才能為下步歸檔做好前期準備。二是歸納整理到位。完成檔案的歸納建檔是我們基礎管理之一，也能夠為今后查閱做好基礎準備，因此我們要嚴格按照規(guī)范和流程做好操作。同時，要做到保管到位，就是在存儲檔案區(qū)域做好防火、防潮或者防盜等工作，保證檔案管理萬無一失。三是備份處理到位。為了確保檔案的安全性，我們要做好及時的備份處理，尤其是在一些資料借閱后，我們要提前做好資料留底或者原件追蹤，這樣才能夠保證檔案的完整性。

3.5 做好燃氣工程檔案的保護工作

在開展燃氣工程檔案管理工作中一項重要內(nèi)容就是進行檔案的保護，盡量將其壽命延長，以確保檔案記錄的全面、可靠，為后期的查閱提供便利。通常來說對檔案壽命產(chǎn)生影響的因素眾多，對于紙質(zhì)檔案而言，空氣濕度、溫度、污染以及灰塵等均會在一定程度上加速其老化或損壞的速度，所以檔案管理工作人員應當要能夠?qū)υ擃愐蛩氐淖兓M行動態(tài)關注，通常及時運用有效地防控策略。在保護紙質(zhì)檔案時，要求工作人員能夠定期進行衛(wèi)生清潔，保持檔案室內(nèi)通風良好，及時吸濕，確保檔案資料的衛(wèi)生與整齊。對于音像檔案來說，其管理與保護工作也尤為重要。通常音像檔案含括了視頻以及音頻等檔案，有著較高的查詢以及參考價值。在對其實施保護過程中，應當要對如下兩點內(nèi)容予以注意：第一，留意其完整程度。在存儲音像檔案前，要求工作人員能夠全方位細致的檢查視聽文件，包括了文件圖像以及聲音是否清楚、完整，外觀有無出現(xiàn)破損等現(xiàn)象。如若出現(xiàn)缺陷就要求能夠立即進行處理。第二，避免產(chǎn)生化學反應。一般來說視聽文件與空氣接觸極易出現(xiàn)化學反應，所以在實際管理時需要尤為重視。

3.6 充分運用好信息技術

目前電子檔案已經(jīng)是燃氣工程檔案管理的趨勢，在原有紙質(zhì)圖紙保留歸檔的基礎上，基本上各個施工單位都會運用計算機存儲。一方面，可以方便調(diào)閱，也可以防止原件丟失。另一方面，從應用效率角度看，信息化和網(wǎng)絡化已經(jīng)成為檔案管理的重要手段。我們在緊跟信息化應用的同時，還必須注意做好計算機和網(wǎng)絡安全管理，尤其是一些重點工程的核心部分，要做好系統(tǒng)加密，防止隨后查閱。在此基礎上，要充分利用大數(shù)據(jù)分析的方法，及時總結燃氣工程檔案管理的不足，通過綜合分析，抓好整體工作。除此之外，還應當要構建起完善的檔案信息檢索系統(tǒng)。實施檔案信息管理的一項重要目的在于為人員查閱與利用檔案信息提供便利，所以檢索以及提前檔案數(shù)據(jù)非常關鍵。而建設電子檔案室對于數(shù)據(jù)管理能力、檔案數(shù)據(jù)管理效率、降低工作人員工作量、檔案管理安全性的提高上有著非常重要的作用。由于使用電子文件能夠?qū)⒃S多文件信息都存儲起來，運用先進的計算機管理技術來構建起電子檔案能夠有利于檔案數(shù)據(jù)管理安全以及效率的提升，并且能夠大大減少了工作人員的工作壓力。也正是由于電子檔案能夠?qū)⒋罅繖n案信息都存儲起來，所以其往往需要管理海量數(shù)據(jù)，所以必須要構建起信息檢索系統(tǒng)，以便于高效查詢與管理檔案信息。在初期錄入信息階段要求工作人員能夠做好數(shù)據(jù)的索引編注工作，開始可能會較為繁瑣，不過在日后能夠根據(jù)標準來進行檔案分類，大大提高其查詢以及提取的效率?？偟脕碚f，運用檢索系統(tǒng)能夠更為規(guī)范的存儲燃氣工程的檔案資料，有利于檔案工作服務質(zhì)量的提升。

4 結束語

總而言之，檔案作為工程的詳細記錄，做好燃氣工程檔案管理必須提高重視程度，強化問題導向，尤其是做好規(guī)范化、精準化管理，通過各個環(huán)節(jié)的把控和細化，抓好燃氣工程檔案歸納和系統(tǒng)整理，從而提高檔案管理整體水平。