多元主體共在：文件連續(xù)體理論的實踐應用新思路

陳佳慧 耿志杰

摘 要：共在存在論強調主體間的互動關系，為文件連續(xù)體理論下沉提供全新的研究視角。拆解文件連續(xù)體模型后發(fā)現(xiàn)，各維度內主體具有多元性、交互性特點，形成維、捕獲維中文件保存專家與信息技術人員的互動配合，組織維中內部成員的利益協(xié)調以及聚合維中立法部門、各領域專家和公眾力量的加持，多主體在全維、連續(xù)的管理過程中共在互動，實現(xiàn)保存訴求。多元主體共在具有多方面的實踐意義，我國應在制度法規(guī)、主體目標及參與方式三方面開辟路徑，使其融入我國社會發(fā)展，展現(xiàn)共創(chuàng)精神，推動文檔管理工作的創(chuàng)新升級。

關鍵詞：文件連續(xù)體；多元主體；文件保存

分類號：G270

Coexistence of Multiple Subjects： New Thought on the Practice Orientation of the Records Continuum Theory

Chen Jiahui ，Geng Zhijie

（School of Library，Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract： Coexistence Existentialism emphasizes the interactive relationship of subjects and provides a new research perspective for the practical guidance of the records continuum. After disassembling the records continuum model， it is found that the subjects in each dimension are diverse and interactive， including the interaction and cooperation of recordkeeping specialists and information technology personnel in the CREAT dimension and CAPTURE dimension； coordination of the interests of internal members in the ORGANISE dimension； and the support of legislators， experts in various fields and public in the PLURALISE dimension. Multiple subjects interact with each other in the full-dimensional and continuous management process to realize the preservation appeal. The multi-subjects have many practical significances. An integration path should be built in China， including three aspects： system regulations， subject goals and participation methods. So as to adapt it to management practice， show the spirit of co-creation， and promote the innovation and upgrade of document management.

Keywords： Records Continnum；Multiple Subjects；Recordkeeping

“共在”思想是德國哲學家海德格爾思想的重要方面，意為世界是先于存在物被給予的境域，“我”與他人共同存在于這一結構之中的存在方式。[1]這種共在存在論主要旨趣為著眼生活，“尋求主體關系結構中的平衡張力”[2]，是構成一切現(xiàn)實關系的先決條件。文件連續(xù)體理論以建立一個全方位、可靠的文件保存體系為最終訴求，[3]要實現(xiàn)這一訴求需要保障各維度內主體的融合協(xié)作。共在思想利用交互主體性視角為文件連續(xù)體模型提供新的分析方式和問題框架：多元主體共在。多元主體共在通過考察文件管理過程中的參與主體及其互動關系，為完善文件保存體系及理論下沉提供鮮明的路徑指引。

當前國內外學者對于文件連續(xù)體思想的實踐導向研究大多集中于模型與文檔管理方法之間的聯(lián)系上，例如 Sarah Flynn闡明文件連續(xù)體模型在英國檔案實踐中的發(fā)展思路；[4]Viviane Frings-Hessami將文件連續(xù)體模型用于分析澳大利亞兒童福利系統(tǒng)中的檔案記錄訪問過程之中，認為需在第三維和第四維間增加一個維度，來保障檔案的后續(xù)訪問；[5]安小米認為一體化管理是電子文件最優(yōu)化管理的機理，基于此提出一體化方法、一體化組織及一體化控制的管理框架；[6]羅佳將文件連續(xù)體模型與大學生誠信檔案建設工作相結合，探討誠信檔案管理方式的改進；[7]何玉顏從社會記憶視域出發(fā)，論述文件連續(xù)體理論的兩大現(xiàn)實應用：參與式檔案館模式及檔案自治模式。[8]但綜合研究發(fā)現(xiàn)，聚焦于主體合作方面的討論較少。Sue McKemmish在文件連續(xù)體模型基礎上，提出“責任連續(xù)體”概念，思考文檔管理者與其他參與主體的合作關系。[9]其余學者大多是淺嘗輒止，局限于文件管理者與檔案管理者的共在互動。因此，文章著重梳理文件連續(xù)體模型的主體角色和合作關系，并將多元主體共在融入我國文檔管理工作之中，找尋具體發(fā)展方向和路徑，旨在為檔案管理實踐注入新活力。

1 回溯與厘清：文件管理主體及其職責轉變

1.1文件生命周期理論下的傳統(tǒng)主體關系及其特征

文件生命周期理論認為，從文件形成到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，文件作用和價值的變化將周期劃分為三個運動階段：現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段及非現(xiàn)行階段，三階段文件遵從“就近保管”[10]原則，保存場所實現(xiàn)“機構內部—機關檔案室—檔案館”的轉移，保存職責由文件管理者、檔案室工作者及檔案館工作者分別承擔。

在此環(huán)境下的主體關系呈現(xiàn)兩個特征：一是視野局限，參與主體較少。生命周期理論揭示了文件管理的運動規(guī)律，對管理主體的確定主要聚焦于各機關文檔的保存活動上，視野窄化未能將組織內其他成員及社會公眾等納入主體隊伍。二是主體責任分離，互動性不足。生命周期理論雖有強調文件與檔案部門“一體化管理”[11]的合作思想，但就實踐工作來看，文件與檔案的明顯界限，保存活動按固有順序依次進行直至最終處置。當一個階段的保管期滿，交接至下一階段時，前階段的管理主體的任務也隨即完結，不參與也不干涉后續(xù)的保存行為。文件管理者、檔案室工作者及檔案館工作者各司其職，承擔被動接受的看管員角色，“缺乏協(xié)作框架”[12]。這種各自為政的實踐關系在一定程度上會制約機關內外部工作的協(xié)同開展，限制文件現(xiàn)行效用的發(fā)揮。

1.2文件連續(xù)體理論下的主體關系轉變

從文件生命周期理論到文件連續(xù)體理論，運動過程的線性次序被打破，管理主體及其關系也隨即發(fā)生調整，究其原因主要是由于：一方面，電子文件管理實踐的深入讓檔案學者看到文件生命周期理論的缺漏與不當，生命周期模型體現(xiàn)歷史或研究用途對當前業(yè)務用途的反對，[13]然而文件管理并非是業(yè)務價值與歷史價值的此消彼長，兩種價值應始終貫穿全程。同時正如Babara Reed所說，檔案即使處于后階段的管理，也仍有向前回溯的可能。[14]文件管理三階段的界定和劃分已無法明確，各個階段出現(xiàn)同步、重疊、跳躍等情況，這與文件生命周期理論中的思想不相契合。另一方面，社群檔案的興起挑戰(zhàn)了對檔案概念的傳統(tǒng)認知，管理對象的擴充填補了主流檔案的內容空白和缺失，完善了社會歷史敘事體系，為文件管理注入了新鮮活力。社群檔案管理過程共建共享、“接地氣”的實踐方式保障了檔案材料的多樣性和社群話語權的放大，成為文件連續(xù)體理論的重要管理思想，文件管理主體的隊伍得以擴充。

因此，文件連續(xù)體理論下的主體關系表現(xiàn)主要為：一是既有主體的責任共有。文件管理的既有主體包括文件管理者和檔案管理者，文件連續(xù)體理論強調文檔管理過程要遵照“連續(xù)管理”及“全程管理”原則，一體化管理效應增強。既有主體在管理文件和建立保管體系方面強化合作、整合統(tǒng)一，檔案管理者的職能環(huán)節(jié)前移，文件管理者職能向后延伸，責任具有共有性和連續(xù)性。二是新主體加入保管行列。IT管理人員、信息管理人員、組織內部人員、立法人員、圖書館、檔案館、社會公眾等主體加入管理活動中，共同為文件管理體系完善及社會記憶構建而努力。總之，文件連續(xù)體理論中主體具有多元性、共在性和社會性，主體源于各個領域，承擔不同角色，主體間不再是各行其是的交接關系，而是互動性增強，與其他主體共建協(xié)作框架，在文件連續(xù)體的思維空間中共同存在、同步前行。

2 分解與闡釋：文件連續(xù)體中的多元主體分析

Sue McKemmish在創(chuàng)建、完善文件連續(xù)體理論時提出，為實現(xiàn)連續(xù)性的管理要求，文件管理、檔案管理部門要與廣泛的利益相關者建立伙伴關系。[15]文章基于McKemmish文獻中對四個維度的拆解，對各維度中的參與主體及其合作關系進行分析。

2.1形成維與捕獲維：文件保存專家與IT人員的協(xié)同配合

形成維和捕獲維是文件連續(xù)體模型中的第一、二維，作為執(zhí)行維度，參與主體主要包括文件管理者、檔案管理者及IT技術人員，在制度和技術兩個層面對文件的形成與獲取進行控制。

（1）文件保存專家的角色變換

上文提及文件連續(xù)體理論下文件與檔案、文件工作與檔案工作的距離拉近，呈現(xiàn)一體化趨勢，文件管理者與檔案管理者被統(tǒng)一稱為“文件保存專家”[16]，在同一合作框架內承擔連續(xù)性責任，實現(xiàn)“階段—全程”“被動—主動”的轉變。“階段—全程”體現(xiàn)在文件連續(xù)體理論否定了生命周期的線性運動和檔案的“死亡終結”，文件管理者不僅為組織內部服務，在后續(xù)管理環(huán)節(jié)也將發(fā)揮效用，檔案管理者也非文件的最終處置者，而是貫穿運動過程的指引者?！氨粍印鲃印眲t在于兩方主體從原來被動消極的保管員到具有多重角色的保存專業(yè)人員，職能進一步拓展，共同參與管理制度的制定、管理環(huán)節(jié)的監(jiān)管及管理內容的指導。

（2）IT技術人員的不可或缺

前端控制是文件連續(xù)體理論中的重要管理理念，強調文檔管理部門要盡早干預管理過程，在文件形成前就將后續(xù)環(huán)節(jié)的管理需求嵌入系統(tǒng)設計之中，“文件管理者與檔案管理者需在元數(shù)據(jù)規(guī)范制定、開發(fā)通用核心元數(shù)據(jù)集、信息定位與過濾三方面實現(xiàn)合作”[17]。管理理念和方式的實現(xiàn)需要最終落實到技術層面，因而IT技術人員的協(xié)助必不可少。文件保存專家與IT技術人員協(xié)作分工，在對全過程進行通盤的統(tǒng)籌規(guī)劃后，文件保存專家制定制度規(guī)范，IT技術人員將構想反映到現(xiàn)實的系統(tǒng)設計中，規(guī)范與技術雙管齊下，保障文件的長期可用性和可讀性。

2.2組織維：組織成員重塑文件管理工作

組織維包含組織內所有文件的處理過程，與組織需求相關聯(lián)，體現(xiàn)了組織的主要職能和記憶價值，這一維度內的主體除文件保存專業(yè)人員外，還包括組織內部的其他成員。“安東尼結構”（Anthony Structure）將組織的管理層次劃分為戰(zhàn)略規(guī)劃層、戰(zhàn)術計劃層和運行管理層，[18]在此層次結構之下可將組織內部成員劃分為決策者、組織者及執(zhí)行者。各層次成員總體上以組織利益為驅動，重整文件管理流程，以求文件管理效率提升的最大化。

（1）與決策者的戰(zhàn)略取向相一致

決策者是組織最高層，其主要任務是立足組織的全局性和方向性，制定宏觀的發(fā)展目標和戰(zhàn)略規(guī)劃，對組織實行統(tǒng)一指揮和綜合管理。[19]文件保存專家在進行文件管理規(guī)范制定和保存體系構建工作時，應邀請決策層參與，充分考慮管理制度和管理方式與組織發(fā)展方向的不相適宜之處，根據(jù)機構需求調整管理思路，優(yōu)化管理環(huán)節(jié)，保障文件管理活動緊跟組織規(guī)劃，推動目標實現(xiàn)。

（2）與組織者的計劃安排相協(xié)調

組織者處于組織內部中層，負責將決策層的戰(zhàn)略規(guī)劃具體化，協(xié)調所在部門的資源和職能，制定詳細的實施計劃和進度安排，確保組織總目標和部門分目標的實現(xiàn)。[20]文件保存專家與組織者的合作互動主要體現(xiàn)為對部門計劃安排的協(xié)調，例如在制定文件管理流程時要與財務部門主管確認組織的資源分配，評估管理成本，與法務部門梳理制度細節(jié)，剔除與組織規(guī)定相悖的內容以確保文件管理活動貼合部門發(fā)展實際，支持組織內部的問責體系。

（3）與執(zhí)行者的工作步調相一致

執(zhí)行者是組織中執(zhí)行各項計劃、決策、部署的基層工作，團隊執(zhí)行者之間的協(xié)調配合機制對達成組織目標，平穩(wěn)健康發(fā)展起到基礎性作用。[21]文件保存專家同樣要與執(zhí)行者團隊進行合作，特別是業(yè)務流程設計人員和信息系統(tǒng)管理人員，要定期召開“碰頭會”，梳理業(yè)務流程和管理難點，細化文件管理的工作內容，建立符合組織業(yè)務活動分布的保存體系。

2.3聚合維：外部主體協(xié)作共鑄集體記憶

不同于組織維的內部性，聚合維涉及文件的文化使命、社會使命，設置最廣泛的檔案保存結構與功能背景，將各方檔案等聚集在一起，保有文件的證據(jù)性與社會記憶價值。[22]在此維度中，采用的是全社會合作的文件保管機制，文件保存專家與立法人員、各領域專家及社會公眾共同鑄就社會記憶體系。

（1）與立法人員的思想互通

文件保管專家與立法人員的思想互通主要表現(xiàn)在以下兩方面：一是為保障形成維和捕獲維活動的順利開展，積極與政策制定者保持密切的聯(lián)系，在法律框架之下制定規(guī)范、標準。例如澳大利亞檔案管理人員與標準制定者共同制定的《澳大利亞記錄管理標準》和《國家記錄和檔案能力標準》，[23]兼顧澳大利亞發(fā)展現(xiàn)實和文件連續(xù)體理論框架，為社會記憶建構創(chuàng)造法律許可、文化許可的良好環(huán)境，保障文件管理活動穩(wěn)固發(fā)展。二是文件保管專家要扮演好指導者、控制者及監(jiān)察者角色，糾正社會主體的參與行為，規(guī)范文件管理環(huán)節(jié)，以確保能夠始終“支持民主問責體系”[24]。

（2）與其他領域專家的資源聯(lián)結

其他領域專家包括歷史學家、社會學家、圖書館管理人員、博物館管理人員、文化遺產(chǎn)保管主體等。以檔案館、圖書館及博物館的合作關系為例，《公共圖書館、檔案館和博物館：合作趨勢》指出，圖書館、檔案館與博物館的合作可以產(chǎn)生明顯的社會效益。[25]圖書館、博物館與檔案館在管理對象、工作性質、社會功能等方面具有共性，這些共性為它們的交流合作提供可能性。多領域的合作關系大多建立在資源共享基礎之上，能夠帶動信息資源的整合和挖掘，使文件的社會價值進一步擴大。

（3）與社會公眾的記憶同構

過去的十幾年中，檔案學理論與實踐均發(fā)生向后現(xiàn)代、后保管轉向的趨勢，形成背景成為檔案工作的重點，學者開始探索檔案形成者的多元性和社會性。在此趨向下，社會公眾角色由利用者拓寬至檔案形成者、管理者，共同參與文件保管活動。一方面，口述檔案、家譜檔案、社群檔案的興起是形成主體由精英階層轉向普通民眾的顯著證明。通過記述或收集這類檔案，給予社會弱勢群體、邊緣性人群話語權和表達空間，使社會公眾的私有記憶成為填補社會記憶敘事體系的重要組成部分。另一方面，社會群眾力量正不斷滲透進檔案開發(fā)工作之中，“參與式檔案館”“檔案自治”等模式整合了文件保存專家和社會公共的智慧，構建互聯(lián)互通的文檔管理環(huán)境，呈現(xiàn)出多樣化、全面性的社會記憶敘事特征。如2016年上海圖書館啟動的“盛宣懷檔案”眾包項目，將社會公眾納入檔案資源開發(fā)環(huán)節(jié)，公眾可以通過圖書館官方網(wǎng)站認領元數(shù)據(jù)著錄和內容抄錄任務。這種眾包型資源建設方式縮短了檔案與大眾的距離，并且凝聚了集體智慧，對“盛宣懷檔案”的深度開發(fā)具有重要價值。社會公眾作為共同形成者，參與到文檔工作的全過程中，將個體記憶、社群記憶帶入資源建設之中，為多樣群體發(fā)聲，從而使檔案更具社會包容性和群體記憶價值。

3 聚焦與生存：多元主體共在在我國的發(fā)展路徑

多元主體共在在澳大利亞已積累一定的實踐成果，例如文件保存專家與標準制定者共同制定管理標準、國家檔案館與強制收養(yǎng)受害者群體合作開展“強制收養(yǎng)歷史項目”[26]、與全政府合作的“數(shù)據(jù)連續(xù)性”政策等[27]，通過互動合作行為，文件管理工作高效運轉的同時，也充實著該國的社會記憶體系。然而聚焦我國，雖然對連續(xù)體中主體合作的關注已展露部分發(fā)展勢頭，但還無法完全融入文件管理工作之中，管理重點仍是對各機關業(yè)務文件的規(guī)范管理，文件管理與檔案管理部門職責較為分明，且由于參與主體擁有不同的社會背景，利益出發(fā)點不同，也難以建立協(xié)調一致的合作體系。因此，為使文件連續(xù)體實踐導向更好地融入我國文件管理過程，完善管理細節(jié)，將從制度規(guī)范、目標協(xié)同及共建共享三方面提出多元主體共在具體的發(fā)展路徑。

3.1以規(guī)章制度為抓手，發(fā)揮綜合效能

無規(guī)矩，何以成方圓。文件管理相關的規(guī)章制度是文件保存部門中工作的指導依據(jù)，能夠約束主體行為，增強文件保管活動的規(guī)范性、有序性。規(guī)章制度的制定首先可學習澳大利亞的成功范例，在連續(xù)體的框架之內與立法人員充分協(xié)商，共同制定，使規(guī)范、標準符合我國的法律環(huán)境，具備生存發(fā)展的可能性。其次可為主體協(xié)作提供頂層設計和宏觀指導，將主體協(xié)作納入規(guī)章制度之中，承認多元主體共在的合法性地位，以法律認可來推動后續(xù)實踐的完善。在此基礎上，原有的文件保存、元數(shù)據(jù)管理和信息系統(tǒng)建設等工作的規(guī)范標準都要進行調整，以落實多元主體的協(xié)作關系。特別是在責任歸屬問題上，文件連續(xù)體涉及的主體來自社會各領域，公共責任與私人責任互相交織，難以分清，極易為推卸責任創(chuàng)造空間，導致最終的問責困境。因此需要以規(guī)章制度方式對各維度主體責權進行明確，推動各主體在管理工作中的共生和互補。

3.2以目標協(xié)同為前提，權衡主體利益

合作行為是有目的性和選擇性的，只有在主體目標一致、利益均衡的情況下才能達成協(xié)作，提升管理效率。文件管理部門及檔案管理部門以文件保管為核心業(yè)務，因此文件保存專家的目標是相對一致的，但除他們之外的其他主體目標分散，利益方向各異，難以統(tǒng)一，小至組織內部，大到整個社會，受資源配置、文化背景、職能角色的影響，管理目標均呈現(xiàn)差異化。目標協(xié)同是文件連續(xù)性管理的前提和保障，只有消除目標差異，才能保障各主體行為的同向化，促進合作橋梁的搭建。要達到協(xié)同，首先要確定管理活動的出發(fā)點和落腳點，結合組織目標或社會效益建立協(xié)商機制和考核機制，制定文件管理工作的核心目標，在共商共量的基礎上引領各主體調整個人目標，根據(jù)核心目標實施路徑參與管理。其次，還需考慮各主體個性化的利益追求，以適當?shù)募顧C制留住管理主體，用各種獎勵舉措加強付出與收獲間的重要聯(lián)系，避免管理過程中負面情緒的滋生。

3.3以社會公眾為焦點，促進共建共享

文件連續(xù)體理論強調對社會記憶的建構，其中社會公眾與社群力量不可或缺，以實現(xiàn)全社會的共建共享保障記憶素材豐富、管理活動完備。目前我國對于共建共享工作已完成部分嘗試，例如2014年天津市檔案館開展的“語音建檔”活動，號召公眾成為“方言發(fā)音人”，此活動自宣傳起就吸引數(shù)千市民參與其中，收獲兩百多段天津話語音檔案構成方言語音檔案資源庫，并出版《天津方言詞典》。[28]社會公眾的參與往往能使檔案工作有事半功倍的效果，產(chǎn)生直觀的社會效應。檔案部門在原有嘗試的基礎上還應緊緊依靠社會主體，進行自下而上的管理和互動，通過發(fā)起眾包項目、建檔項目凝聚公眾的智慧和記憶，實現(xiàn)社會記憶的全民塑造。此外檔案部門應積極加入社群檔案的建設工作中，主動發(fā)現(xiàn)社群、維持聯(lián)系，在社群檔案管理中扮演好指導者、輔助者的“向導”角色，并呼吁社會公眾為社群歷史塑造貢獻力量，維護社群記憶和社群歷史的延續(xù)性，使邊緣群體能夠發(fā)出自己的聲音。

4 結語

共在存在論為厘清文件管理工作中的主體關系提供思路。文件連續(xù)體模型中存在多樣主體，各維度的主體互動并非遞進式發(fā)展，而是在多元時空中共同存在著，以此保障文件管理的連續(xù)運轉。多元主體共在是文件連續(xù)體主體關系的集中表現(xiàn)，闡明各維度的責任分工與合作關系，對于我國的文件保存與管理實踐具有明確的指導意義。但目前受長期傳統(tǒng)工作理念及主體利益等因素的影響，將其完全嵌入我國的管理活動還存在一些障礙，文章從制度規(guī)范、主體利益及公眾力量三方面構建發(fā)展路徑，但具體的管理舉措和技術嵌入還需更多地考慮，這在后續(xù)的研究中將會逐步充實。

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