公共服務(wù)視角下檔案信息共享與服務(wù)研究

摘 要：公共服務(wù)視角對(duì)檔案管理部門的檔案信息化共享與服務(wù)提出了更高要求。但當(dāng)前我國(guó)部分檔案管理部門對(duì)于檔案信息化建設(shè)重視程度不足，沒有結(jié)合廣大受眾的實(shí)際需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理加工和共享，也沒有創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式，在一定程度上影響了檔案信息資源的利用和開發(fā)。因此，有必要以問題為導(dǎo)向，從公共服務(wù)視角出發(fā)，完善檔案信息共享與服務(wù)機(jī)制，主動(dòng)地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)能力和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：公共服務(wù);信息共享;檔案服務(wù);實(shí)施路徑

公共服務(wù)是將公共權(quán)力和公共資源用在社會(huì)服務(wù)之上，向社會(huì)公眾和特殊群體提供更為多元化的公共服務(wù)和公共產(chǎn)品，滿足社會(huì)公眾的多元化需求。公共服務(wù)背景下，檔案管理部門應(yīng)該積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，主動(dòng)了解社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息共享與服務(wù)的現(xiàn)實(shí)訴求，并以此作為檔案信息資源開發(fā)和利用的指導(dǎo)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)和利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和作用[1 ]。

1 公共服務(wù)視角下檔案信息共享與服務(wù)的現(xiàn)實(shí)訴求

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的單位所產(chǎn)出檔案都是以數(shù)字化的形式存在，這就要求檔案管理部門在服務(wù)社會(huì)公眾、推動(dòng)信息資源共享方面，要主動(dòng)地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大化利用，極大地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的融合和發(fā)展。

1.1 積極應(yīng)對(duì)社會(huì)需求，調(diào)整檔案信息服務(wù)思路

社會(huì)公眾對(duì)檔案服務(wù)的認(rèn)知不斷加深，對(duì)其提出了新的要求;檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)思考如何實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的相適應(yīng)，進(jìn)一步提升檔案信息公共服務(wù)能力和水平。為此，有必要摒棄因循守舊的落后管理方式，實(shí)現(xiàn)思想解放，調(diào)整檔案信息服務(wù)思路，通過新技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步提升檔案信息資源共享能力和服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)家檔案管理部門應(yīng)從宏觀層面入手，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建覆蓋全國(guó)的公共檔案信息資源共享平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，明確檔案信息共享目標(biāo)和具體要求，進(jìn)而更好地滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息共享與服務(wù)的現(xiàn)實(shí)訴求。

1.2 將落實(shí)檔案公共服務(wù)作為當(dāng)前檔案工作重點(diǎn)

從公共服務(wù)角度看，當(dāng)前我國(guó)強(qiáng)調(diào)政府社會(huì)公共服務(wù)水平的提升，希望通過政府職能轉(zhuǎn)變，能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾提供更為多元化的公共服務(wù)，切實(shí)維護(hù)社會(huì)公眾的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)的公平正義。檔案管理部門作為政府重要的公共服務(wù)部門，也應(yīng)該將檔案公共服務(wù)作為當(dāng)前檔案工作重點(diǎn)加以落實(shí)。一方面，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案公共服務(wù)平臺(tái)，搭建公共服務(wù)窗口，借助公共服務(wù)平臺(tái)向廣大用戶宣傳當(dāng)前檔案管理部門能夠提供的公共服務(wù)以及具體事項(xiàng)，讓用戶對(duì)當(dāng)前檔案管理部門的服務(wù)內(nèi)容有更為全面的了解。用戶可以登錄服務(wù)平臺(tái)，輸入相關(guān)信息獲得相應(yīng)的查詢權(quán)限、預(yù)約權(quán)限，進(jìn)而獲取檔案管理部門提供的檔案信息服務(wù)。另一方面，要借助公共服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理部門與社會(huì)公眾之間的互動(dòng)和交流。檔案管理部門在檔案公共服務(wù)過程中對(duì)用戶的各方面需求以及意見建議進(jìn)行廣泛收集，通過交流和互動(dòng)進(jìn)一步拉近檔案管理部門與用戶之間的距離，并結(jié)合用戶的意見建議，對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理部門公共服務(wù)形象。

1.3 檔案公共服務(wù)方面存在的問題和不足

一方面，檔案公共服務(wù)平臺(tái)缺少對(duì)用戶深層次分析以及體驗(yàn)引導(dǎo)，對(duì)檔案用戶的信息需求收集得并不全面，所得出的結(jié)論并不夠精準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)與用戶需求的有效契合。檔案管理部門在管理體制和服務(wù)體制方面已經(jīng)進(jìn)行了創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，但在具體落實(shí)過程中由于受到資金、人員、制度、機(jī)制等多方面因素限制，還缺乏針對(duì)用戶的體驗(yàn)式服務(wù)。另一方面，當(dāng)前部分檔案管理部門已經(jīng)建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，用于檔案信息資源共享和檔案信息服務(wù)。但在具體落實(shí)過程中由于技術(shù)、手段、資金、人才限制，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源更新緩慢，缺少靈活性和針對(duì)性，難以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資源進(jìn)行有效加工和整合[2 ]。

2 公共服務(wù)視角下檔案信息共享與服務(wù)的基本思路

公共服務(wù)視角下，檔案管理部門在檔案信息共享與服務(wù)工作開展過程中，一方面，要加大對(duì)檔案信息資源的收集力度，為檔案信息資源共享提供先決條件。另一方面，要引入更為多元化的信息技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)和利用，完善檔案信息資源共享環(huán)境。

2.1 借助大眾媒介推進(jìn)檔案信息共享

檔案管理部門在推動(dòng)檔案公共服務(wù)過程中，要積極運(yùn)用大眾化的媒介平臺(tái)向社會(huì)大眾傳播檔案信息，為不同群體提供檔案信息資源服務(wù)。在具體實(shí)施過程中，檔案管理部門一方面要與大眾化的媒介平臺(tái)進(jìn)行溝通和互動(dòng)，通過電視、報(bào)紙、雜志等多種形式，將大量的檔案信息介紹給社會(huì)公眾，讓社會(huì)大眾對(duì)檔案管理部門的檔案信息不再有陌生感和距離感，拉近檔案管理部門與社會(huì)公眾的距離。另一方面，檔案管理部門要充分利用新媒體的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，加速推進(jìn)檔案信息資源共享。檔案管理部門要組成專業(yè)的信息服務(wù)團(tuán)隊(duì)，對(duì)與社會(huì)公眾關(guān)系密切的檔案信息資源進(jìn)行有效整合，并將專業(yè)的檔案術(shù)語(yǔ)用通俗易懂的語(yǔ)言傳播出去，進(jìn)一步提升檔案信息資源的感染力和親和力。同時(shí)要結(jié)合不同受眾群體，在內(nèi)容制作、傳播方式上進(jìn)行創(chuàng)新，借助新媒體的碎片化傳播特點(diǎn)，以短視頻和小文章的形式讓檔案信息走進(jìn)社會(huì)大眾，進(jìn)一步提升檔案信息的服務(wù)深度和廣度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)共享效果。

2.2 創(chuàng)新檔案公共服務(wù)運(yùn)營(yíng)模式

從公共服務(wù)視角看，檔案信息共享與服務(wù)也是政府公共服務(wù)的重要組成部分，為進(jìn)一步提升檔案信息共享與服務(wù)的全面性和多元化，有必要對(duì)當(dāng)前檔案公共服務(wù)運(yùn)營(yíng)模式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升檔案信息共享與服務(wù)效能。一是構(gòu)建檔案公共服務(wù)政府主導(dǎo)模式。政府作為公共服務(wù)的主要提供者，應(yīng)充分利用財(cái)政補(bǔ)貼和政策引導(dǎo)方式，實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)。政府通過購(gòu)買檔案信息資源和服務(wù)，并將其無(wú)償?shù)靥峁┙o消費(fèi)者，從而滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求。二是檔案公共服務(wù)市場(chǎng)主導(dǎo)模式。從屬性上看，檔案信息資源也可被視作為一種重要的準(zhǔn)公共物品，這就為市場(chǎng)化主導(dǎo)模式提供了可能。市場(chǎng)機(jī)制作為資源配置最有效的手段，檔案管理部門可以將檔案信息資源以某種方式委托給第三方進(jìn)行運(yùn)營(yíng)，并向公眾提供多元化的檔案信息服務(wù)，通過市場(chǎng)化運(yùn)作進(jìn)一步提升檔案信息資源服務(wù)效能。在服務(wù)過程中社會(huì)公眾也能夠參與進(jìn)來，針對(duì)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效能提出意見建議。

2.3 完善檔案信息資源共享環(huán)境

檔案信息資源共享環(huán)境好壞直接會(huì)影響檔案信息資源共享效率和結(jié)果。因此，有必要從體制機(jī)制、法律法規(guī)以及重視程度三個(gè)層面對(duì)檔案信息資源共享環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。從體制機(jī)制的建設(shè)角度看，要結(jié)合檔案信息資源共享需求，完善檔案信息資源共享制度、檔案信息資源管理制度和檔案信息資源共享監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而為檔案管理部門檔案信息資源共享提供完善的制度保障和監(jiān)督保障。從完善檔案信息資源共享的法律政策角度看，要制定更為嚴(yán)格的檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)，政府部門應(yīng)給予檔案信息資源共享足夠的政策支持和引導(dǎo)，進(jìn)而對(duì)檔案信息資源共享過程產(chǎn)生積極影響。此外，檔案管理部門也要給予檔案信息資源共享足夠的支持，要打破當(dāng)前檔案信息資源共享存在的制度機(jī)制壁壘，積極引導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)部門支持檔案信息資源共享相關(guān)工作，進(jìn)一步提升部門之間的協(xié)調(diào)性和信任度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)跨部門的檔案信息資源共享。從重視程度角度看，要給予檔案信息資源共享足夠的資金支持，完善檔案信息資源共享基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給予足夠的平臺(tái)維護(hù)費(fèi)用和檔案管理人員的培訓(xùn)費(fèi)用，確保檔案信息資源共享相關(guān)工作能夠順利開展[3 ]。

總之，當(dāng)前，隨著社會(huì)公眾對(duì)檔案信息需求越來越多元化，檔案管理部門也應(yīng)該主動(dòng)地調(diào)整檔案信息服務(wù)模式，并從公共服務(wù)視角出發(fā)對(duì)如何提升檔案信息共享效率，提升檔案信息服務(wù)能力進(jìn)行認(rèn)真思考。要廣泛地深入到人民群眾之間，了解廣大人民群眾對(duì)于檔案信息服務(wù)的具體要求，并以此作為改革創(chuàng)新思路，對(duì)當(dāng)前的檔案信息共享模式進(jìn)行創(chuàng)新，主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。并加大對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的服務(wù)能力，更好地推進(jìn)檔案信息共享與服務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃夏基，韋雪迪.我國(guó)檔案館、圖書館公共服務(wù)結(jié)果均等比較研究[J].檔案學(xué)通訊，2020（4）：20—27.

[2]王運(yùn)彬，王曉妍，陳淑華，等.公共服務(wù)集成視域下檔案部門的協(xié)同合作與服務(wù)轉(zhuǎn)型[J].檔案學(xué)研究，2020（04）：58—65.

[3]陳扣英.新時(shí)期檔案館公共服務(wù)職能深化研究[J].檔案管理，2020（03）：61—62.

作者簡(jiǎn)介：彭蘭，湖南省婁底市自然資源和規(guī)劃局檔案館館員，研究方向：檔案管理。