高校圖書(shū)館檔案資源管理研究

許鶴平　孟良榮

摘 要：本文以蘇州大學(xué)圖書(shū)館檔案資源管理工作為例，闡述了高校圖書(shū)館檔案資源管理的重要性。通過(guò)對(duì)1991年1月至2020年12月間高校圖書(shū)館檔案資源管理研究現(xiàn)狀進(jìn)行的綜合分析，指出在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題以及產(chǎn)生的原因，最后就完善高校圖書(shū)館檔案資源管理提出一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案;高校圖書(shū)館;管理

引言

檔案資源是重現(xiàn)歷史的文獻(xiàn)證據(jù)，是事業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展的重要參考[1 ]。高校圖書(shū)館的檔案資源記載了高校圖書(shū)館各個(gè)時(shí)期的發(fā)展、變化軌跡，見(jiàn)證著圖書(shū)館歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)水平的提升[2 ]，從某種意義上說(shuō)，是圖書(shū)館的“歷史文明之母”，也是高校的“文化建設(shè)之源”[3 ]。透過(guò)檔案資源我們能夠明確和理解高校圖書(shū)館綿延不斷的演變路徑。通過(guò)分析高校圖書(shū)館檔案資源管理現(xiàn)狀、問(wèn)題原因，可以促進(jìn)圖書(shū)館檔案資源管理水平的提高。

1 蘇州大學(xué)圖書(shū)館檔案資源管理概況

蘇州大學(xué)圖書(shū)館歷史悠久。其前身是創(chuàng)辦于1901年的“東吳大學(xué)堂藏書(shū)樓”。先后經(jīng)歷“新圖書(shū)館運(yùn)動(dòng)”、抗戰(zhàn)分遷、1952年全國(guó)院系大調(diào)整，以及近年來(lái)的多校合并。從曾經(jīng)的東吳大學(xué)林堂一室發(fā)展到如今擁有多校區(qū)學(xué)科分館的現(xiàn)代化大館，在蘇州大學(xué)百廿發(fā)展史上有著舉足輕重的作用，為蘇州大學(xué)“國(guó)內(nèi)一流，國(guó)際知名”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，“雙一流”建設(shè)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)，現(xiàn)為蘇南地區(qū)文獻(xiàn)中心[4-5 ]。2020年是蘇州大學(xué)建校120周年，圖書(shū)館舉辦特展，其中涉及大量的圖書(shū)館館史信息，并在9月份新生入館教育中增加了圖書(shū)館歷史沿革暨人文精神教育。在梳理圖書(shū)館館史資料的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，圖書(shū)館在20世紀(jì)的大多數(shù)檔案資料沒(méi)有館藏記錄，年代久遠(yuǎn)的資料必須去學(xué)校檔案館查詢、核對(duì)。為此，安排館員多次去學(xué)校檔案館查閱，耗費(fèi)人力，也嚴(yán)重影響展覽的進(jìn)度，妨礙正常工作。本文作者由此想到：為什么圖書(shū)館自己沒(méi)有完整的檔案記錄和保存？

高校圖書(shū)館的檔案資源是相對(duì)于圖書(shū)、報(bào)刊等文獻(xiàn)信息資源的重要隱性資源，是高校圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分。雖然我館現(xiàn)在十分重視檔案資源的管理，但因年代久遠(yuǎn)，經(jīng)歷過(guò)諸多變故，圖書(shū)館只保存了近30年的檔案資料。隨著事業(yè)的發(fā)展和諸多工作的展開(kāi)，檔案資源管理工作中存在的諸多問(wèn)題（有歷史原因也有人為因素）也漸漸表露出來(lái)，在圖書(shū)館重大事件回溯或整理館史時(shí)，往往需要去學(xué)校檔案館查證資料，影響了圖書(shū)館工作的順利開(kāi)展。很顯然，不僅僅是蘇州大學(xué)圖書(shū)館一家存在上述問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，如何結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況和發(fā)展趨勢(shì)提出有效的方法措施，是擺放在許多高校圖書(shū)館面前的一個(gè)值得探討和研究的課題[6 ]。

2 我國(guó)高校圖書(shū)館檔案資源管理研究現(xiàn)狀

2.1 數(shù)據(jù)來(lái)源

筆者通過(guò)CNKI中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)高校圖書(shū)館檔案資源管理研究進(jìn)行檢索，檢索年度從1991年1月至2020年12月，檢索條件為：主題詞=“高校”or“大學(xué)”and“圖書(shū)館檔案”and“管理”，經(jīng)篩選，有249篇關(guān)于高校圖書(shū)館檔案資源管理研究的中文文獻(xiàn)（論文）。其發(fā)文總體趨勢(shì)詳見(jiàn)圖1。從圖1可以看出，自1991年起至2003年，每年高校圖書(shū)館檔案資源管理方面的研究成果只有1篇，甚至有的年份0篇。2004年以后，論文數(shù)量有所增加，2019年達(dá)到高點(diǎn)24篇，其次2016年23篇、2014年22篇。

筆者又通過(guò)CNKI中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)高校圖書(shū)館研究進(jìn)行檢索，檢索年度相同，檢索條件為：主題詞=“高校”or“大學(xué)”and“圖書(shū)館”，檢索到的中文文獻(xiàn)（論文）則多達(dá)159245篇。二者對(duì)比發(fā)現(xiàn)，“高校圖書(shū)館檔案資源管理”方面的研究成果與同時(shí)期對(duì)“高校圖書(shū)館”的研究成果相差巨大，前者只有后者的0.16%?？梢?jiàn)，高校圖書(shū)館在檔案資源管理方面的研究嚴(yán)重落后于高校圖書(shū)館對(duì)其他業(yè)務(wù)工作方面的研究。

2.2 作者和機(jī)構(gòu)分布

作者發(fā)文量排名前10名的見(jiàn)圖2，分別是湖北襄陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員王秋音3篇、廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院古邕梅館員2篇、青島農(nóng)業(yè)大學(xué)姜翠娥館員2篇、浙江越秀外國(guó)語(yǔ)學(xué)院汪紅影館員2篇、廣西師范大學(xué)楊似海館員2篇、江西中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校徐榮麗館員2篇、咸陽(yáng)師范學(xué)院劉靜工程師2篇、河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院湯春香館員2篇、河北聯(lián)合大學(xué)呂蘊(yùn)紅館員2篇、山東女子學(xué)院金芳助理館員2篇。作者年齡在50歲以上者1人，40-50歲者5人，40歲以下者4人。其中，有9名作者為中級(jí)及以下職稱?？梢?jiàn)在該領(lǐng)域，專家學(xué)者的發(fā)文量和影響力顯得落后。

統(tǒng)計(jì)的249篇中文文獻(xiàn)（論文）中，發(fā)文量排名第一的單位是河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院、唐山學(xué)院，發(fā)文量5篇;廣西師范大學(xué)、哈爾濱師范大學(xué)、湖北襄陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，發(fā)文量4篇;河南大學(xué)、江西中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校、德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院、渭南師范學(xué)院、齊齊哈爾大學(xué)，3篇。見(jiàn)圖3。發(fā)文量排名前10名的單位幾乎都是普通高校，沒(méi)有985、211高校。

可見(jiàn)，關(guān)注高校圖書(shū)館檔案資源管理并進(jìn)行理論和實(shí)踐研究的以普通高校的年輕館員居多，而985、211高校和其他研究機(jī)構(gòu)的專家學(xué)者參與度不高?？梢钥闯龈咝D書(shū)館檔案資源管理的研究和發(fā)展在國(guó)內(nèi)的圖書(shū)情報(bào)界沒(méi)有引起足夠的重視和廣泛的關(guān)注，并沒(méi)有提升到一定的高度。

2.3 大基金和文獻(xiàn)來(lái)源分布

統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，1991年1月至2020年12月間，我國(guó)高校圖書(shū)館檔案資源管理研究方面的249篇中文文獻(xiàn)（論文）中，未獲得國(guó)家級(jí)基金資助，省市、學(xué)?；鹳Y助論文21篇，占全部論文的8%。另外，通過(guò)對(duì)期刊來(lái)源進(jìn)行分析，可以了解高校圖書(shū)館檔案資源管理研究文獻(xiàn)的分布特征，這也是科研人員研究該領(lǐng)域的重要資料來(lái)源。249篇文獻(xiàn)的期刊來(lái)源見(jiàn)圖4。由圖4可見(jiàn)，《辦公室業(yè)務(wù)》上刊發(fā)高校圖書(shū)館檔案資源管理類研究論文數(shù)量最多，為14篇，占總篇數(shù)的5.62%?？l(fā)論文量排名前2～10名的期刊，分別是：《蘭臺(tái)世界》、《科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)》（12篇，占比4.82%），《檔案管理》（8篇，占比3.21%），《內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)》（6篇，占比2.41%），《河南圖書(shū)館學(xué)刊》、《才智》（5篇，占比2.01%），《黑龍江檔案》、《山西檔案》、《蘭臺(tái)內(nèi)外》（4篇，占比1.61%）。排名前十的期刊中未出現(xiàn)核心期刊。

綜上統(tǒng)計(jì)分析表明，高校圖書(shū)館檔案資源管理工作方面的理論研究還很薄弱，而理論研究的薄弱往往來(lái)源于實(shí)際工作的薄弱及不重視。

3 高校圖書(shū)館檔案資源管理中產(chǎn)生的問(wèn)題及原因分析

3.1 缺乏檔案資源管理工作認(rèn)知

多年來(lái)，大部分高校圖書(shū)館檔案資源意識(shí)薄弱，只重視圖書(shū)、報(bào)刊等文獻(xiàn)的收藏、開(kāi)發(fā)和服務(wù)，而忽視了自身檔案資源的收集保存，使許多有利用價(jià)值的檔案資源散失，更不用說(shuō)加以整理和開(kāi)發(fā)利用[7-8 ]。高校圖書(shū)館的管理層只是將目光和精力投放在圖書(shū)館的基礎(chǔ)建設(shè)和服務(wù)發(fā)展中，忽視了圖書(shū)館自身檔案資源的管理工作，而實(shí)質(zhì)上，檔案資源能為高校圖書(shū)館基礎(chǔ)建設(shè)和服務(wù)發(fā)展提供信息參考和支撐，它對(duì)本館發(fā)展起到非常重要的作用[9 ]。

3.2 檔案資源內(nèi)容不夠全面、完整

高校圖書(shū)館檔案資源管理工作中缺乏保障機(jī)制，管理不成體系。在圖書(shū)館檔案資源歸檔和整理上，不結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際，做法教條，管理混亂，以至于出現(xiàn)斷檔、缺檔等問(wèn)題，所存檔案資源不能連續(xù)、客觀地記載高校圖書(shū)館每個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展、變化，檔案資源的信息利用價(jià)值與信息傳播功能?chē)?yán)重下降，難以為圖書(shū)館的快速運(yùn)作提供有效的服務(wù)，也對(duì)今后的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的阻礙和制約[9 ]。

3.3 檔案資源開(kāi)發(fā)利用滯后

對(duì)檔案資源認(rèn)知的缺乏，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案資源管理工作發(fā)展步伐明顯滯后。在很多情況下，圖書(shū)館的檔案資源無(wú)論其翔實(shí)、真?zhèn)纬潭群蛢r(jià)值大小，所有的檔案文獻(xiàn)資源長(zhǎng)期、籠統(tǒng)存放在一起，沒(méi)有進(jìn)行必要的價(jià)值鑒定和分類管理，給后續(xù)管理和利用帶來(lái)很多不便[10 ]。同時(shí)，也造成了圖書(shū)館檔案資源一定程度上的閑置、浪費(fèi)。如何深入開(kāi)發(fā)、利用這一具有重要參考價(jià)值的資源，至今都還沒(méi)有引起高校圖書(shū)館管理層的足夠重視[11 ]。

3.4 檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢

高校圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)資源電子化、網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，其自身的檔案資源管理卻沒(méi)有與之同步。許多高校圖書(shū)館仍采取傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案資源的管理，使檔案資源的管理工作難以適應(yīng)新形勢(shì)下高校圖書(shū)館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，更無(wú)法滿足當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案資源的管理需求[9 ]。

4 建議與對(duì)策

4.1 增強(qiáng)意識(shí)，健全制度

高校圖書(shū)館必須要提高檔案資源管理思想認(rèn)識(shí)，在深化圖書(shū)館檔案資源管理理論研究的基礎(chǔ)上，加大宣傳力度，完善檔案資源管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范檔案資源管理，科學(xué)合理分工，量化崗位職責(zé)要求，防止檔案資源的缺損，維護(hù)檔案資源的完整與安全[12 ]。

4.2 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高水平

新型載體的出現(xiàn)和現(xiàn)代化管理模式的運(yùn)用給高校圖書(shū)館檔案資源管理人員提出了更高要求。應(yīng)選擇專業(yè)人才來(lái)管理圖書(shū)館的檔案資源，并保持人員相對(duì)固定，以保持圖書(shū)館檔案資源管理工作的高效、穩(wěn)定和連續(xù)。高校圖書(shū)館檔案資源管理人員不僅要掌握檔案資源管理工作，而且要不斷豐富學(xué)識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)能提出創(chuàng)新思路，變革傳統(tǒng)管理模式，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)，成為一專多能的檔案資源管理人才，切實(shí)提升服務(wù)水平[13 ]。

4.3 鑒定價(jià)值，開(kāi)發(fā)信息

對(duì)需要?dú)w檔的檔案資源進(jìn)行鑒定，然后根據(jù)檔案資源的重要程度和價(jià)值分別歸檔，這樣能夠使檔案資源得到合理存放，節(jié)省空間、減少成本，同時(shí)也便于檔案資源的查找。其次，充分開(kāi)發(fā)檔案資源信息。高校圖書(shū)館應(yīng)該更新檔案資源管理理念，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館檔案資源的深度挖掘，重視檔案資源的編研工作，提高檔案資源的利用機(jī)會(huì)，促使圖書(shū)館檔案資源管理工作獲得社會(huì)、公眾的認(rèn)同與支持。

4.4 更新技術(shù)，推進(jìn)管理

高校圖書(shū)館檔案資源現(xiàn)代化管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館檔案資源管理手段的現(xiàn)代化，就是以傳統(tǒng)的手工操作過(guò)渡到采用計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化管理方法，利用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體等現(xiàn)代設(shè)備、手段，來(lái)對(duì)圖書(shū)館檔案資源進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、分析、統(tǒng)計(jì)、檢索等，最終實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案資源全面的數(shù)字化管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校圖書(shū)館的檔案資源作為歷史的見(jiàn)證、記憶的載體，文化的遺產(chǎn)，具有“存憑、留史、育人、資政”的珍貴價(jià)值，在高校圖書(shū)館的變革、發(fā)展中意義不凡。所以，高校圖書(shū)館必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)建現(xiàn)代數(shù)字管理模式結(jié)構(gòu)體系，采取科學(xué)的管理手段和方法[1 ]，加強(qiáng)對(duì)檔案資源文獻(xiàn)遺產(chǎn)的整理和保護(hù)，全面彰顯現(xiàn)代數(shù)字管理檔案資源的效用，促進(jìn)檔案資源文獻(xiàn)遺產(chǎn)的認(rèn)知和利用，從而進(jìn)一步擴(kuò)大高校圖書(shū)館檔案資源文獻(xiàn)傳承的社會(huì)知名度和影響力。

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作者簡(jiǎn)介：許鶴平（1965— ），蘇州大學(xué)圖書(shū)館通識(shí)教育基地負(fù)責(zé)人、副研究館員，研究方向：信息管理與閱讀推廣;孟良榮（1976— ），本文通訊作者，蘇州大學(xué)圖書(shū)館圖書(shū)服務(wù)部主任、高級(jí)工程師，研究方向：信息管理與閱讀推廣。