文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用研究

摘要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國社會已經(jīng)進入到了信息化的時代當(dāng)中，在當(dāng)下，辦公室不斷提倡無紙化的辦公方式。但是在實際的推廣當(dāng)中，對于一些合同或者票據(jù)等一些紙質(zhì)文件，始終需要使用人工的方式進行管理。因此，該文就針對當(dāng)下文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用進行分析，以此明確出信息化建設(shè)為辦公所帶來的優(yōu)勢性。

關(guān)鍵詞：文書檔案 ?辦公室 ?自動化 ?保密性

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）12（a）-0000-00

Research on Office Automation of Document Archives Management

FENG Xiaoling

（The First Hospital，Sanming City， Fujian Province， Sanming， Fujian Province，365000 China）

Abstract：With the development of science and technology， Chinese society has entered the era of information technology. At present， the office constantly advocates the paperless office mode.However， in the actual promotion， for some contracts or bills and other paper documents， we always need to be used for manual management.Therefore， this paper analyzes the current office automation application of document and archives management， so as to clarify the advantages of information construction for the office.

Key Words：Document files;Office;Automation;Confidentiality

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作方式發(fā)生了全面的變革。在這樣的時代背景之下，辦公方式也需要進行相應(yīng)的調(diào)整和升級，以此讓檔案管理工作可以滿足社會的實際需求。

1 文書檔案管理辦公自動化管理的優(yōu)勢

檔案是伴隨著業(yè)務(wù)的開展而對事業(yè)持續(xù)發(fā)展所形成的客觀記錄，也是重要的一種文件依據(jù)，可以對歷史行為提供詳細(xì)的基礎(chǔ)性信息。伴隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，文書管理也需要進行信息化建設(shè)，形成全新的管理局面，體現(xiàn)辦公自動化管理的優(yōu)勢[1]。進入到新時期之后，受到信息化技術(shù)的影響，檔案管理過程更加需要應(yīng)用信息技術(shù)，借助技術(shù)的優(yōu)勢，保障實際辦公過程具有高效率、自動化的特征，最大程度上提高處理各種復(fù)雜問題的效率，避免受到人為因素的影響，降低檔案管理數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。

1.1 辦公效率的提升

辦公自動化的發(fā)展，可以有效提升檔案的管理效率，并對任何格式的文件都能夠?qū)崿F(xiàn)完整的保存。傳統(tǒng)的檔案管理工作，人力與物力消耗大，而且容易受到外界環(huán)境或者人為因素的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)文件收集不整理、不合理的問題。其次，在工作的過程中，還要保障歸檔與記錄有著較為清晰的字跡，以此形成統(tǒng)一化的格式標(biāo)準(zhǔn)。而傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法順應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏、高效率的工作內(nèi)容，這就使得在工作過程中，更容易出現(xiàn)錯誤問題。當(dāng)下，隨著信息技術(shù)的高度普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用能夠提高檔案管理人員處理問題的能力，并能在極短的時間內(nèi)完成資料的收集。在這樣的工作方式下，極大地提升了文件收集、處理、整理的整體效率。便于工作人員在日后的工作過程中，實現(xiàn)高效率的查閱和分析，而且文件丟失的可能性較低，讓辦公室的辦公更加清晰、透明化[2]。通過以上分析可以看出，文書檔案管理過程中對自動化技術(shù)進行應(yīng)用，能夠有效提高辦公效率，有利于降低工作人員的辦公難度，從長遠(yuǎn)的角度看，對人力資源的合理利用也具有重要價值。

1.2 共享文書資料

當(dāng)檔案管理人員要想對一些文書資料進行查閱時，傳統(tǒng)管理模式下，需要辦理繁瑣的手續(xù)，同時在查閱的過程中，容易受到外界環(huán)境的影響，而導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞或者丟失的問題，因此不利于資料方面的保存。而在當(dāng)下辦公自動化的管理模式下，可以很好地利用計算機的方式，對文檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。既可以將一些公開資料實現(xiàn)最大程度的共享，方便相關(guān)工作人員將實現(xiàn)查閱，僅僅輸入文書的特征，或者設(shè)定的目標(biāo)關(guān)鍵詞，就可以實現(xiàn)文件資料的查詢。同時，也可以對一些保密性較高的文件設(shè)定好共享權(quán)限，不會出現(xiàn)在一些權(quán)限不足的查閱內(nèi)容當(dāng)中。同時，在日后的發(fā)展中，這種信息化的管理模式，還會伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不再受到空間方面的限制，因此形成高效率的管理[3]。保密性一直都是文書管理過程中的重要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的管理過程中，存在著一定的保密性不足的影響，同時由于采用的是實體存儲的方式，因此存在著紙質(zhì)損壞的問題，導(dǎo)致對信息數(shù)據(jù)造成丟失或者損壞的情況。因此，當(dāng)下在進行文書管理中。所采用信息技術(shù)，就可以極大地提升當(dāng)下文書管理的資料保管水平，特別是在一些有著特殊保密要求的文書工作中，就可以利用電子版的方式，對資料進行雙重的備份，即便紙質(zhì)檔案被損壞，也能夠避免資料完全丟失。為了實現(xiàn)對文書資料的共享，應(yīng)當(dāng)積極提升相關(guān)工作人員的管理能力，利用先進的管理技術(shù)，掌握共享方法，這樣才可以最大程度上發(fā)揮檔案管理工作的價值，避免檔案受到外界因素的影響，導(dǎo)致資料丟失。

1.3 電子文件的保存期較長

對于紙質(zhì)文件資料而言，一旦經(jīng)過了長時間的翻閱，必然會出現(xiàn)一定程度的磨損。但是一旦形成了資料的電子化，就可以很好地提升文件的質(zhì)量，并進一步地延長保存的年限。在紙質(zhì)文件的管理中，往往需要將文件資料放置在固定的地點，占用了大量的空間。同時，伴隨著數(shù)據(jù)資料總量的增加以及種類的增多，還需要避免在同一地點進行保存，以免造成資料的混亂。但是，對于電子文檔而言，并不需要占用大量的空間，同時文件的攜帶方式也較為便捷，僅僅使用一些U盤、移動硬盤等，就可以實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的攜帶和移動[4]。

2 文書檔案管理自動化管理面臨的問題

2.1 保密性受限

與文書檔案不同的是，電子檔案在形成的過程具有一定的透明屬性，這是一種將文字形式轉(zhuǎn)變成計算機語言的方式，因此就喪失了文字手寫的獨特性。特別是在將文字?jǐn)?shù)字化之后，其形成的計算語言無法判斷真?zhèn)?。例如，對于審批文件簽名，就很難進行真?zhèn)蔚谋鎰e。當(dāng)下很多科學(xué)技術(shù)都能夠?qū)崿F(xiàn)這樣的簽名造假。另外，對于數(shù)字化的一些機密文件的管理中，由于會在一定程度上接入到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，以此就會嚴(yán)重地受到相關(guān)文件的影響，為一些不法分子留下作案的可乘之機，極大地提升了文件的保護工作難度系數(shù)[5]。在文書檔案管理的過程中，還要積極地保障對文書檔案進行分類管理，利用不同的保密性問題，進行明確的處理。對于出現(xiàn)的保密性不足問題，形成針對性的處理方案。

2.2 檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)不足

在當(dāng)下電子檔案管理的過程中，其工作人員不僅僅需要掌握充足的管理能力，同時還需要對計算機技術(shù)有著較高的掌握程度，進而讓計算機配合自身的工作，形成高效率的管理。但是在當(dāng)下大多數(shù)單位當(dāng)中，其檔案管理人員很多都是兼職的工作人員[6]?；蛘咭恍┕ぷ魅藛T是通過轉(zhuǎn)崗而來到這個崗位上，上崗之前未接受專業(yè)化訓(xùn)練，會嚴(yán)重影響到工作的順利開展。相比較傳統(tǒng)的知識文件的管理，在當(dāng)下電子文件管理工作具有全新的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，一旦工作人員沒有掌握足夠的計算機操作技術(shù)，或者工作能力不足，就會影響到管理效率的提升。另一方面，當(dāng)下社會當(dāng)中相關(guān)的專業(yè)人才十分缺乏。

3 優(yōu)化文檔管理自動化的措施

3.1 提升文件保密性

進一步的提升文件的保密性，可以實現(xiàn)辦公自動化的效率提升。（1）對辦公當(dāng)中使用的網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)外網(wǎng)進行分離處理。網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)外分網(wǎng)管理，可以很好地發(fā)揮出文件的保密性。在這兩層的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建上，要對路由器進行防護管理，在路由器優(yōu)化中，還要屏蔽掉一些不屬于本單位的IP地址鏈接，以此起到十分重要的防護效果。在這樣的屏蔽方式下，要實現(xiàn)全方面屏蔽，之后再加入一些需要的服務(wù)器以及IP地址，這種方式下不會影響到任何人的網(wǎng)絡(luò)，但是會起到良好的服務(wù)器保護效果[7]。（2）構(gòu)建出完善的防火墻。網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的防火墻，可以很好地提升網(wǎng)絡(luò)的防護能力。一般情況下，由于防火墻有著一定的認(rèn)證機制，以此就可以避免危險操作進入到保護區(qū)域當(dāng)中。當(dāng)下防火墻有著眾多的類型，其功能主要包含著過濾進入網(wǎng)數(shù)據(jù)、進出網(wǎng)絡(luò)訪問行為的管理，封堵一些被禁止的數(shù)據(jù)訪問等業(yè)務(wù)性維護。并且，可以形成防火墻的信息內(nèi)容記錄，以此方便管理人員對防火墻的工作內(nèi)容進行校驗。同時，在受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的攻擊之后，可以馬上對其網(wǎng)絡(luò)攻擊進行檢測和告警，以此讓相關(guān)工作人員做好基礎(chǔ)防護工作，避免文件受到威脅[8]。（3）需要進一步地提升相關(guān)人員在技術(shù)方面的掌握水平，這是未來工作開展中提升文書工作效率性的關(guān)鍵所在，只有工作人員有著較高技術(shù)水平，才可以提升工作效率，保障管理的準(zhǔn)確性。

3.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)下辦公自動化檔案管理工作當(dāng)中，為了實現(xiàn)管理工作的高效率進展，需要格外地重視起管理人員的綜合素質(zhì)。對于任何一種管理工作來說，管理人員都是工作開展的基礎(chǔ)，因此在辦公自動化的發(fā)展背景下，更加需要重視起工作人員的培訓(xùn)工作，以此提升工作的效率。在具體的工作過程中，首先需要更新管理工作的相關(guān)設(shè)備，以此形成硬件環(huán)境的改善和升級。另一方面，還要使用更多的科技產(chǎn)品，以此提升文件的保密性。在管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要能夠定期地開展系統(tǒng)的維護與升級，以此更新殺毒資源庫，伴隨著社會上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，形成動態(tài)化的管理，避免由于資源庫的落后，受到一些先進病毒的攻擊，造成文件方面的損失。另外，還要加強對工作人員的培訓(xùn)，更好地提升相關(guān)人員對辦公軟件與基本操作流程的掌握程度。相關(guān)單位要積極地組織文件檔案管理人員，定期參加一些培訓(xùn)活動，以此進一步提升自身的專業(yè)能力[9]。

在對工作人員進行管理的過程中，還要建立出獎懲機制，以此鼓勵工作人員的實際工作。對于工作態(tài)度積極的工作人員，給予一定的獎勵，而對于工作態(tài)度不佳，或者工作當(dāng)中出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤的工作人員做出一定的懲罰。在這樣的工作機制下，讓管理人員的工作績效與薪資掛鉤，是一種十分有效的管理模式。

3.3 統(tǒng)一管理

在當(dāng)下的管理工作開展中，其文書檔案辦公自動化的建設(shè)，始終存在著不完善、不健全的工作。這項工作一直都是一個十分漫長的發(fā)展變革過程，因此在當(dāng)下檔案管理辦公的自動化發(fā)展中，首先要確定出明確的發(fā)展方向，進而可以實現(xiàn)科學(xué)運作、分布實時以及循序漸進的發(fā)展方式，因此只有明確出目標(biāo)以及進步的方向，才可以讓接下來的文書檔案辦公自動化順利地進展下去。對于當(dāng)下的檔案部門的工作而言，要能夠抓住信息技術(shù)所帶來的技術(shù)優(yōu)勢性，建設(shè)出各級檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。并伴隨著工作的推進，搭建符合本單位的管理系統(tǒng)平臺，并實現(xiàn)相應(yīng)的技術(shù)平臺升級。只有在這樣動態(tài)化的管理模式下，才可以形成一個全面、系統(tǒng)的先進檔案信息管理工作，有效保障檔案管理工作的順利進行，避免文件信息受到外界因素的影響，而出現(xiàn)嚴(yán)重的信息丟失、損壞的問題，提升信息的利用價值[10]。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下的發(fā)展中，信息技術(shù)可以為各個行業(yè)的發(fā)展，帶來全新的發(fā)展契機，對于當(dāng)下的文書檔案管理工作而言，辦公自動化的發(fā)展，可以進一步地提升檔案管理的整體效率，以保障檔案信息可以得到完善的保管和使用，為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員，發(fā)揮出技術(shù)的優(yōu)勢以及價值。

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