基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

卡麗瑪·拜都拉

摘要：辦公室的文書檔案管理是檔案工作開展的重要基礎(chǔ)，由于辦公室與日常工作有著緊密聯(lián)系，檔案管理收集與管理要求較高。文章通過對辦公室文書檔案收集與管理重要性進(jìn)行分析，探討具體的管理策略。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;檔案管理;檔案收集

引言

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統(tǒng)參與工作，而歸檔工作中需要根據(jù)已經(jīng)建成的專業(yè)工作模式和檔案目錄，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案或者電子檔案科學(xué)調(diào)配，由專門建成的檔案存儲空間存儲，以方便后續(xù)信息查找。由于檔案管理工作較為繁瑣，所以當(dāng)前的工作過程中，會出現(xiàn)檔案遺失或者存儲區(qū)域錯誤的問題。

1辦公室檔案工作的特點(diǎn)

首先，整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對單位的各項(xiàng)行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細(xì)又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確。對文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對各項(xiàng)文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。其次，保密性。由于文書檔案匯集了機(jī)關(guān)或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊，涉及機(jī)關(guān)發(fā)展的機(jī)密等內(nèi)容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫(yī)院的相關(guān)檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

2辦公室文書檔案規(guī)范化管理意義

第一，提升文書檔案高效化管理需要。高效是辦公室日常行政管理的重要價值目標(biāo)追求，也是文書檔案管理適應(yīng)新時期辦公室行政管理的迫切需求。遵循辦公室文書檔案管理內(nèi)在規(guī)律和特點(diǎn)，采取科學(xué)管理方法，規(guī)范文書檔案管理內(nèi)容，優(yōu)化文書檔案管理流程，對提升文書檔案高效化管理具有積極意義。第二，文書檔案信息化管理重要保障。隨著辦公OA系統(tǒng)在辦公室日常行政管理活動中的應(yīng)用，電子檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理，通過辦公室文書檔案規(guī)范化管理，健全文書檔案管理流程，優(yōu)化文書檔案管理效率，為辦公室文書檔案信息管理提供可靠保障。第三，文書檔案科學(xué)化管理內(nèi)在要求。規(guī)范辦公室文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理由傳統(tǒng)的粗放式管理邁向精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)需要。通過規(guī)范文書檔案形成、收集、分類、編目、利用等程序，將辦公室文書檔案規(guī)范化管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有機(jī)融合，夯實(shí)文書檔案信息化工作基礎(chǔ)。因此，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案規(guī)范化管理是落實(shí)《檔案法》，適應(yīng)文書檔案發(fā)展，提升文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)在要求。

3辦公室文書檔案收集與管理策略

3.1加強(qiáng)科學(xué)性及時效性

為有效保障機(jī)關(guān)辦公室文書檔案管理工作的實(shí)時性，需加強(qiáng)對文書檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，使文書檔案管理人員充分掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，在開展機(jī)關(guān)辦公室文書檔案管理工作時，可熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。通過將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入機(jī)關(guān)辦公室文書檔案管理工作中，可快速解決文書檔案管理工作的延時性質(zhì)，提高機(jī)關(guān)辦公室文書檔案管理工作的實(shí)時性及科學(xué)性，大幅度提升機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的工作效率，進(jìn)一步帶動機(jī)關(guān)的運(yùn)營，優(yōu)化機(jī)關(guān)的管理模式。

3.2管理體系健全

管理體系的健全過程，需要面向所有的辦公室工作人員和檔案管理人員，以提高檔案的收集和歸檔質(zhì)量。對于辦公室人員，在檔案的實(shí)際提交之前必須落實(shí)自我檢查工作，并建立長效追究機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某檔案在后續(xù)的分析使用過程中和機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書資料明顯不同，需要追究該檔案提交者的工作內(nèi)容和職務(wù)性質(zhì)，之后根據(jù)處罰制度進(jìn)行懲處，提高其工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位多采用紙質(zhì)化檔案形式存儲，要求管理體系的健全過程中，所有檔案管理人員根據(jù)現(xiàn)有的排班制度，記錄所有的日常巡檢結(jié)果。另外，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也逐漸采用電子管理系統(tǒng)取代紙質(zhì)存儲系統(tǒng)，則需要日常分析電子系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，防止由于斷電等問題導(dǎo)致資料遺失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括辦公室部門和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合，包括工作路線的建設(shè)、相關(guān)工作體系的鋪排、信息化系統(tǒng)的建設(shè)等，要求最終建立的綜合性管理規(guī)范可以和目前已經(jīng)建立的工作指標(biāo)進(jìn)行全面對接，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某人員未按照已經(jīng)建成的工作路徑收集、上傳或歸納檔案時，要研究該行為的應(yīng)用目的和是否具有科學(xué)性，在確定該工作方式會對檔案的存儲質(zhì)量造成負(fù)面影響時，需要對其嚴(yán)肅處理。

3.3創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法已經(jīng)不適合當(dāng)前大部分機(jī)關(guān)發(fā)展的需要，很多檔案收集工作被動，存在很多遺漏的現(xiàn)象。機(jī)關(guān)管理人員應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作體系進(jìn)行改革創(chuàng)新。加強(qiáng)檔案管理人員與各個部門之間的聯(lián)系，以便及時收集和整理需要?dú)w檔的文書資料。同時，對以往的檔案資料進(jìn)行核查，找到缺失和遺漏的標(biāo)記出來，盡可能彌補(bǔ)。定期對檔案管理工作進(jìn)行盤點(diǎn)，找出工作存在的漏洞，實(shí)時更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)確保信息收集的完整性和準(zhǔn)確性，從而增加檔案管理工作的效率。

3.4提高案卷質(zhì)量

案卷質(zhì)量是辦公室文書檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵和核心因素。實(shí)踐表明，辦公室文書檔案資料收集是否完整、立卷方法是否科學(xué)、案卷裝訂是否規(guī)范等等，都會直接影響辦公室檔案規(guī)范化水平。為此，應(yīng)嚴(yán)格把握文件立卷歸檔時效性，在辦公室完成階段性工作后，方可對其進(jìn)行立卷或歸檔，而尚未辦結(jié)的事項(xiàng)則不得進(jìn)行立卷或歸檔，否則會平添后期文書檔案管理次序。應(yīng)嚴(yán)格把握文書檔案立卷重點(diǎn)。在堅(jiān)持“以我為主”立卷歸檔原則基礎(chǔ)上，維護(hù)辦公室文書檔案卷宗完整性，防止因收集不及時或不規(guī)范，導(dǎo)致文書檔案散失。

結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動性較低、管理系統(tǒng)不健全、工作人員的管理強(qiáng)度較低等。針對存在各類問題，還需要保證檔案收集的時效性和準(zhǔn)確性，制定科學(xué)管理制度，提高案卷整體質(zhì)量，從而為辦公室檔案管理提供支持。

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（布爾津縣政協(xié)文史資料和學(xué)習(xí)編輯部?新疆?阿勒泰?836600）