新時期從檔案意識視角來談高校畢業(yè)生“棄檔”現象

蘇全艷

摘 要：對于高校畢業(yè)生而言，人事檔案是他們在校經歷和表現的原始記錄，在一定程度上反映了他們的思想道德素質、學習能力和實踐能力。然而最近幾年來，隨著社會的不斷發(fā)展，尤其互聯網的發(fā)展衍生出一大批新型職業(yè)，造成人才流動頻繁，但是對于高校畢業(yè)生來說，仍然沒有意識到檔案的重要性，畢業(yè)之后往往會將自己的檔案擱置在學?；蛘弋數厝瞬欧諜C構。新時期從檔案意識視角來解析高校畢業(yè)生“棄檔”現象以及解決對策，從而減少高校畢業(yè)生的這一現象。

關鍵詞：檔案意識;高校畢業(yè)生;“棄檔”現象

根據數據記載，遺忘轉檔的總人數高達60萬，而在這60萬人中，高校畢業(yè)生是其中的“主力軍”，高校生棄檔的數量占50%以上，某部分地區(qū)這一概率甚至超70%。

新時期從檔案意識視角來解析高校畢業(yè)生“棄檔”現象以及解決對策，從而減少高校畢業(yè)生的棄檔現象。

一、高校畢業(yè)生“棄檔”現象的主要特征

棄檔，指全國各高校畢業(yè)生不知道檔案在以后工作中所占據的重要性，所以對于檔案轉遞一事就不放在心上，到了后來甚至就會遺忘此事，導致自己的檔案被留在當地學?；蛘呤侨瞬欧諜C構。近年來，隨著改革開放的不斷深化，市場經濟的不斷發(fā)展，人才流動變得更加活躍，而高校畢業(yè)生檔案意識仍然薄弱，導致越來越多的高校畢業(yè)生檔案遺棄在學校及人才服務機構等地。

1.棄檔數量驚人

由全國人才流動中心等機構提供的相關數據可知，“棄檔族”在我國相當常見，其規(guī)模已經超過60萬。以成都市人才中心為例，在其代管的全部檔案之中，超過20%的檔案成了“無主死檔”，有的甚至原封不動地保存了15年以上;在棄檔比例上，武漢市人才市場為30%，吉林省更是達到了驚人的40%……總之，“棄檔”已發(fā)展成國內的一種普遍現象。

2.高校畢業(yè)生成為“棄檔主力軍”

分析現階段的“棄檔族”可知，棄檔主流主要為高校畢業(yè)生，高校畢業(yè)生踏入社會之后，自謀職業(yè)已經發(fā)展成他們的主流趨勢，部分暫時未能找到接收單位的學生通常會將個人檔案寄存在學校，那些自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生更是對個人檔案缺乏足夠關注。由現行有關規(guī)定可知，在學生檔案保存這塊，學校最多只能保存1～2年，接下來學校便會調取畢業(yè)生原戶口所在地信息，并將其檔案寄送出去，交由畢業(yè)生戶口所在地的公共人才服務機構負責繼續(xù)保管。由《央廣新聞》2009年的一份報道可知，在貴州省人才交流中心代為保管的10多萬份人事檔案中，多年處于閑置狀態(tài)的占總數的2/3，多達7萬份左右，超9成是高校畢業(yè)生檔案。

3.“棄檔”與“重新建檔”不斷攀升

國內相當部分城市為了在人才爭奪上搶占先機，部分企業(yè)出于更好引進人才的目的，向高級人才做出了多項優(yōu)惠承諾，如無須提供人事檔案，甚至還為人才引進重建人事檔案開綠燈。雖然采取的“不要人事檔案”的這一做法，在一定程度上減輕了優(yōu)質人才的麻煩和顧慮，但不難看出過去的人事檔案管理模式存在明顯不足，已經給人力資源的順利有效開放設置了一定阻礙。由該種情況可知，在城市建設和發(fā)展中，人才的重要性愈發(fā)凸顯，已發(fā)展成一種關鍵的戰(zhàn)略資源，人才大戰(zhàn)大有愈演愈烈的趨勢;同時也反映出了傳統(tǒng)人事檔案制度實際功能的不斷減弱，甚至使得部分人對此漠不關心。

二、高校畢業(yè)生“棄檔”的影響

1.不能為用人單位選拔人才提供參考

人事檔案的重要性不言而喻，是用人單位了解人才并做出選拔決定的關鍵性依據。用人單位能夠對待引進對象的人事檔案進行查看和分析，了解其應聘環(huán)節(jié)出具的簡歷等證明材料的真實情況，在此基礎上實現對新員工的全方位和深層次了解。高校畢業(yè)生一旦選擇“棄檔”，便會讓此類了解渠道不復存在。為做好人事管理工作，一些用人單位不得不為員工打造一個新的檔案，如此一來也便導致了“一人多檔”的異常，也加劇了“棄檔”問題，長期的棄檔導致檔案信息不全面，用人單位就不能對高校畢業(yè)生的檔案信息詳細了解，不利于企業(yè)選拔人才。

2.對人事代理機構造成資源浪費

就全國范圍來看，目前和“主人”失聯的人事檔案至少60萬份，部分檔案在人事代理機構原封不動地保存了數十年之久，帶來了相當程度的資源浪費?！皸墮n族”放任不管，長期不問，但代理機構卻不能同樣棄之不顧，但是保管成本較高，海量的檔案不但要占用相當數量的庫房，還需委派專業(yè)人士予以管理，另外還會使用到諸如保存技術等其他資源?！皸墮n族”一旦有需要選擇“尋檔、補檔”，也勢必會讓代理機構的工作壓力大增。

3.對高校畢業(yè)生自身造成影響

“棄檔”是不可取的，會給畢業(yè)生的就業(yè)、學習以及生活帶來諸多不必要的麻煩，尤其是會影響到畢業(yè)生的正常就業(yè)。比如有的高校畢業(yè)生認為檔案暫緩就業(yè)存放學?；蛘邔n案轉遞回生源地的公共人才服務機構，就認為放入了“保險柜”，就不在關心檔案，更不會去及時更新補充檔案，比如新取得的學歷、勞動合同等資料未能做到及時入檔，等到以后工齡計算，安家落戶，學習深造等涉及檔案的事務時，便難以發(fā)揮出檔案的證明作用了。

三、從檔案意識視角分析高校畢業(yè)生棄檔的原因

1.部分用人單位重能力輕檔案是高校畢業(yè)生棄檔的直接原因

隨著社會上第三產業(yè)的不斷發(fā)展，對于人才需求量也越來越大，在第三產業(yè)中一些職業(yè)的發(fā)展前景也越來越可觀，因此吸引越來越多的高校畢業(yè)生選擇這些非國有制企業(yè)。然而部分私營企業(yè)尤其微小型企業(yè)在人才的任用上注重的是員工的工作能力以及給單位帶來的效益，對高校畢業(yè)生檔案沒有硬性指標，有的微小型企業(yè)甚至根本不考慮高校畢業(yè)生的檔案。即使對檔案有規(guī)定的企業(yè)來說，他們也不會對學生檔案進行信息更新，僅僅只是把學生的檔案托管在公共人才服務機構，有的甚至將其托管于公共人才服務機構之后就不再過問。這些少數企業(yè)對于檔案要求的減弱正是導致高校學生對于自己檔案管理不重視的原因之一。

2.檔案管理人員的檔案意識不到位是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因

因人事檔案工作難以產生直接的經濟效益和社會效益，加上又會耗費相當多的資源，故逐漸淪為配角，所以，很多用人單位出于成本方面的考量拒絕引入更為先進的檔案管理設備，部分管理者甚至連最基礎的配套設施都不想配置，也不愿向檔案部門投入過多經費，在此類因素的綜合影響之下，人事檔案意識呈現出普遍偏弱的問題。人事檔案工作屬于一種幕后作業(yè)，加之處于配角地位，導致檔案部門及其負責人對自身職責缺乏正確認知，甚至認為該項工作無足輕重，是一個隨時可割舍的機構，所以在思想上未能予以足夠重視，行動上自然也會暴露出諸多問題，如檔案信息收集工作進展緩慢且不夠全面和深入，檔案轉遞也有欠規(guī)范，在很大程度上削弱了人事檔案的有效性，是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因。

3.學校檔案教育的弱化是高校畢業(yè)生棄檔的重要原因

在我國當前的教育背景下，無論是學校還是家長均強調成績，而對檔案教育缺乏足夠關注。到了大學，該時期是學生時代形成個人檔案的一個關鍵時期，然而到了畢業(yè)季，大部分學校強調的重點也是學生對于自己人生安全之類的一些問題，對于學生檔案轉遞一事并不會著重提醒，有的學校不強調，甚至有的學校還讓學生自帶檔案，造成口袋檔案，而檔案教育納入高校教育全過程的更是少之。

4.高校畢業(yè)生自身檔案意識弱化是高校畢業(yè)生棄檔的根本原因

歸根結底，導致大量高校學生在畢業(yè)季“棄檔”的根本原因其實是學生自身對于檔案管理的不重視。一方面由于長期以來淡薄的檔案意識，在校時，建檔填表格不規(guī)范，文字材料書寫不規(guī)范甚至涂改，個別信息不真實，甚至還讓同學代筆，致使不能為大學生就業(yè)提供真實可靠的依據。另一方面由于社會、家庭和學校的多重壓力，畢業(yè)生為了可以盡快入職心儀企業(yè)，忙于各種招聘考試和招聘會上，從而無暇顧及自己的檔案問題。

四、從提高檔案意識視角來解決高校畢業(yè)生“棄檔”現象

1.用人單位在重能力的同時加強檔案意識

不管用人單位的規(guī)模大小，在對畢業(yè)生進行綜合考察時，都應該將他們的檔案納入條件之內，根據公司條件盡可能的建立相關部門對畢業(yè)生的檔案進行管理，對信息及時更新。對于部分沒有檔案保管權限的單位，委托公共人才機構管理檔案的，應根據工作情況隨時更新檔案材料，不要把檔案棄之與公共人才服務機構。這樣一來，用人企業(yè)對于學生檔案的要求加強，對學生檔案進行嚴格管理，畢業(yè)生的檔案意識也會隨之增強。

2.努力提高檔案管理部門的檔案管理意識和觀念

檔案工作者應當具備足夠的檔案意識，是整個檔案意識體系的關鍵組成部分，這會給檔案工作帶來尤為關鍵的影響，同時也會在某種程度上影響其他社會成員的檔案意識。所以，有必要以檔案人員為對象，重點培育和強化該群體的檔案意識，從而幫助他們更好地應對檔案工作中的各種挑戰(zhàn)。首先，應當對有關管理人員的檔案意識予以進一步強化，因為他們身上有著相當大的影響力，可向下屬施加直接影響，加深其關于檔案工作的認知，尤其是明確該項工作的重要性，如若不然，人事檔案工作便會處處受阻，難以為繼。所以，相關領導務必要認真學習和踐行中央下達的有關規(guī)定，高度關注人事檔案工作，為該項工作的正常進行提供足夠支持，如此能夠有效降低“棄檔”的發(fā)生率。其次，檔案工作人員也要在思想層面上高度關注和認真對待人事檔案管理的相關工作，確保人事檔案具有足夠的真實性及完整性，嚴格遵循有關法律，做好檔案管理的相關事務，在規(guī)定時限內認真、完整地收集和整理好檔案材料，確保檔案能夠在實際中發(fā)揮出應有的作用，同時也有利于進一步減少“棄檔”現象。

3.學校把檔案教育納入高校教育全過程

把檔案教育納入高校教育全過程以此來強化學生檔案意識，從而解決高校畢業(yè)生棄檔現象，即入學時檔案教育、在校期間的檔案教育以及畢業(yè)時檔案教育三個階段。

（1）在新生入學教育中加入檔案知識的專題教育。大學生剛踏入大學校門時，及時收集大學生中學階段的檔案材料并及時整理歸檔?？梢栽谶M入大學的新學期開始就舉辦專門的講座，給學生們傳輸檔案管理的相關知識，讓他們對于檔案內容有一個基本了解，并且要培養(yǎng)他們對于檔案的重視性。重視中學階段的原始材料有沒有及時上交，以及后期在校期間的材料要認真填寫及完善。

（2）在校期間的檔案教育。高校利用宣傳欄、校園廣播臺、校園網向學生介紹學生檔案的重要性，讓學生充分學習到檔案在自己的學習、生活、就業(yè)等方面發(fā)揮的不同作用，提高他們對于檔案的注重程度，同時不斷充實那些可以反映畢業(yè)生專業(yè)素質的關鍵信息，豐富學生檔案內涵，提升檔案利用價值。

（3）學生畢業(yè)時，及時開展就業(yè)指導課進行檔案教育。在畢業(yè)生畢業(yè)時，加大就業(yè)指導，通過舉辦講座、開班會、印發(fā)宣傳冊等，讓畢業(yè)生認識到成功獲聘固然關鍵，如何讓用人單位更為及時和全面地了解自己的個人能力也是極為關鍵的。在就業(yè)指導工作中，高校需要高度關注檔案這一塊，圍繞相關內容予以有效指導，加深畢業(yè)生關于檔案的認知和重視程度，知曉檔案轉遞和存放的一般操作流程，方便他們的后續(xù)保管和調用。

4.強化學生的主體地位，增強檔案的歸屬感

由于檔案不明確的主體地位，使畢業(yè)生對自身檔案的認識不足而重視不夠。畢業(yè)生檔案是反映高校生學習經歷的原始載體，是真實、客觀、完整的重要資料，其主體地位為高校畢業(yè)生。因此，對于畢業(yè)生檔案管理，應明確規(guī)定，雖然檔案只能根據學生個人在學習過程中的行為進行譜寫，但其主體地位是不可動搖的，通過明確畢業(yè)生對于檔案的主體地位，增強畢業(yè)生對檔案的歸屬感和意義。

（1）提高大學生自身對檔案的認知程度。大學生應當正確認知檔案的價值，關注個人的檔案，明白檔案是對自己在校表現進行記錄，是一個向用人單位提供自我信息的過程，讓學生能夠在學校期間不斷提高自己，完善自我，在檔案記錄中展現最完美的自我。

（2）在建檔中，大學生要重視檔案材料的填寫，及時保存和上交檔案材料。檔案是關于個人一些重要經歷的記錄，形成之后便不能更改，所以在檔案建檔期間，學生務必要給予足夠重視，做到嚴肅對待，如填寫相關信息的過程中，應當使用黑色墨水筆等不易褪色的筆進行規(guī)范填寫，字跡不可潦草，認真核對所填信息，不隨意涂改。大學生要及時保存和上交檔案材料，不要臨近畢業(yè)匆忙完成歸檔，對于提前簽約且需要接受政審的那一類畢業(yè)生來說，及時歸檔非常重要。

（3）畢業(yè)生要了解檔案轉遞的程序和保管的途徑，及時查詢檔案的去向。2015年6月25日，在教育部門、人力資源部門、國家郵政局辦公室三方聯合發(fā)行的《關于高校畢業(yè)生檔案轉遞有關事項的通知》（教學廳函〔2015〕39號）文件中明確指出：高校畢業(yè)生檔案可通過郵政機要通信、郵政EMS標準快遞或派專人轉遞這三種渠道相結合的轉遞方式，使高校畢業(yè)生檔案轉遞相對便捷也安全。學校根據畢業(yè)生的就業(yè)情況把檔案相對應的轉遞到考研學校，考取的機關事業(yè)單位、簽約單位，以及生源地的公共人才服務機構，畢業(yè)生根據自己的就業(yè)情況及時查詢檔案去向。對于簽約沒有檔案保管權限的中小微型企業(yè)，畢業(yè)生要及時與簽約單位協商，把檔案托管到有檔案保管權限的公共人才服務機構，以防放置在單位丟失。

綜上所述，只有用人單位在重能力的同時并加強檔案意識，檔案管理部門努力提高檔案管理意識和觀念，同時學校把檔案教育納入高校教育全過程以及強化學生主體地位，增強高校畢業(yè)生的檔案的歸屬感，才能真正有效地減少高校畢業(yè)生的“棄檔”現象。

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（作者單位：山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會保障局）