論檔案意識對教學秘書的重要性

連嬋玲

【摘 要】教學檔案是教學秘書在從事教學管理工作中的必然產(chǎn)物，包含文書檔案、課程檔案、試卷檔案、學籍檔案、畢業(yè)論文（設計）檔案等。為保證教學檔案能發(fā)揮價值，提供利用服務，教學秘書在工作中應重視檔案，做好各項教學檔案收集、整理與保管工作。

【關鍵詞】教學檔案；教學秘書；檔案意識

隨著社會對人才需求的不斷專業(yè)化和多樣化，高校辦學規(guī)模愈加壯大，高校管理逐步呈現(xiàn)校院（院系）兩級管理模式。為溝通上級教學管理部門（教務處）、相關開課院系與院系師生之間的聯(lián)系，協(xié)助院系領導開展本科教學工作，處理院系學生在學習上的各種咨詢、問題，教學秘書應用而生。

高校教學秘書作為高校教學管理的一線人員，既要有為人師表的道德修養(yǎng)，具備相關院系的專業(yè)素養(yǎng)，即了解院系專業(yè)相關知識及人才培養(yǎng)要求，又要具備行政秘書的基本素養(yǎng)，擬文辦文、溝通協(xié)調、匯總反饋。

一、檔案意識的重要性

首先，本科教學工作是一所高等學校賴以生存的基石，教學水平的提高，優(yōu)秀人才的培養(yǎng)是高校辦學的宗旨。如何有效地提高本科教學水平，需要全校教師及教學管理人員的共同參與，需要以史為鑒，總結經(jīng)驗，去粗取精，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。而教學檔案正是反映所有教學活動面貌的原始記錄，具有查考憑證作用。特別是在各類評估檢查中，都要求提供檔案佐證教學工作水平高低。因此，高等學校的教學秘書要注重培養(yǎng)自身的檔案意識。

其次，高校教學秘書作為高校教學院長、系主任（專業(yè)負責人）組織、管理教學工作的助手和參謀，也應當樹立檔案意識，做好教學檔案管理工作，維護教學工作穩(wěn)定有序的開展。特別是在教師評優(yōu)評先、職稱晉升考核中，為領導提供決策服務。

最后，從哲學角度來看，思想意識屬于上層組織，是決定一個人或組織做事的一個主導力量，影響著處事風格、辦事方法、做事效率等。只有具備清晰明確的檔案意識，教學秘書才能從紛繁雜亂的文件材料中辨別出具有保存意義的記錄，從而形成檔案，并進行有效的教學檔案收集、整理和保管工作。

二、教學檔案的內涵

在一系列教學管理工作的開展中，將會產(chǎn)生具有查考憑證的大量記錄，這些記錄就會成為檔案。因其內容屬于教學工作范疇，則統(tǒng)稱為教學檔案。

以學制四年的本科教育為例，從專業(yè)招生開始到四年人才培養(yǎng)的完成，學生是本科教學的客體，四年所有的教學活動圍繞其展開，教學檔案貫穿始終。

（一）種類

教學檔案的種類根據(jù)其內容劃分，主要有以下幾種類型：

1.學籍檔案：從學生錄取到校報到注冊，取得學籍，學籍檔案便開始生成。學籍檔案主要記載有學生個人基本信息情況、學籍異動情況、在校學習情況、獎懲情況、畢業(yè)結論及學位授予情況。

2.課程檔案：以一門課程為單位，內容包括教材、教案、教師手冊等，反映該門課程的開設情況。一般以專業(yè)為上層類目，反映專業(yè)課程設置情況。

3.試卷檔案：驗證師生教學效果，是學生畢業(yè)資格審核的基礎條件。一般應包含試卷、標準答案、學生答卷、試卷分析等內容。建議以最長修業(yè)年限保存當年級學生試卷，以備查卷需要。

4.畢業(yè)論文（設計）檔案：大四學年，學生經(jīng)過至少三年的學習，在一名指導教師的指導下，確定選題，綜合應用所學知識進行畢業(yè)論文（設計）撰寫，直至定稿參加答辯。

5.實習檔案：以實踐檢驗理論學習，學以致用，為就業(yè)做好準備。內容包括實習計劃、實習單位聯(lián)系表、實習記錄、實習總結、實習報告、實習成績鑒定等相關材料。

6.文書檔案：指校院兩級各種規(guī)章制度、紅頭文件，教學計劃以及教學秘書在教學管理活動過程中所擬寫的請示、報告等。

7.各類統(tǒng)計檔案：包括教師授課統(tǒng)計、教師教學質量評價情況，教師指導實習與畢業(yè)論文（設計）情況以及其他與教學相關的統(tǒng)計。此類統(tǒng)計多與教師課酬、職稱晉升有關。

（二）特點

教學檔案與教學活動相伴相生，教學活動周而復始，故教學檔案也具有周期性，且能系統(tǒng)完整地反映教學活動全貌，反映專業(yè)發(fā)展情況。

1.周期性

本科四年的人才培養(yǎng)，每屆學生從入學至畢業(yè)都要經(jīng)歷上課、考試、畢業(yè)論文（設計）撰寫與答辯、參加實習工作，與之相對應的教學活動則涉及到教學計劃的制定、教材的征訂、課程與教師的安排、試卷的制作、指導教師的選擇、畢業(yè)資格審核、學位授予等。因此所形成的教學檔案具有鮮明的四年一周期的性質。

2.系統(tǒng)性

院系或專業(yè)從創(chuàng)辦到初具規(guī)模再到壯大，教師和學生作為教學活動的主體，在質量上也會不斷提升。這就要求人才培養(yǎng)要與社會需求相適應，故而一個專業(yè)所有的檔案集合即檔案全宗能夠完整系統(tǒng)地反映該專業(yè)的發(fā)展情況。因此，教學檔案具有系統(tǒng)性。

三、加強檔案意識的舉措

檔案意識是人們自覺得對檔案和檔案工作的主觀映像，受檔案學知識多少、與檔案和檔案工作接觸多少的影響，檔案意識呈現(xiàn)強弱之分。教學秘書作為教學管理的重要執(zhí)行者，是教學檔案的重要形成者，保管者和利用者，增強個人的檔案意識勢在必行。為使教學秘書的檔案意識得到有效加強，更好地推動高校教學檔案工作開展，助力教學工作水平提高，應內外著手，即在領導的重視下，加強制度規(guī)范，并通過自身的實踐，加深對教學檔案的認識。

1.領導重視

教學檔案的建設是一項長期而系統(tǒng)的事務工作，非一朝一夕就能完成，需要持之以恒的決心和責任感。領導的重視、關懷和鼓勵能夠充分發(fā)揮教學秘書在教學管理工作中的主體作用，調動教學秘書在教學檔案管理中的主動性、積極性。這一點上，偉大領袖毛澤東同志起到了表率作用。

首先，領導應充分肯定、認同。在艱難困苦的革命戰(zhàn)爭年代，毛澤東同志對檔案人員工作表現(xiàn)給予高度贊揚并給予物質獎勵，增加他們自身的職業(yè)認同感，更好地開展檔案工作。1956年4月，身為主席的他還親切接見了前來參加全國先進生產(chǎn)者代表會議的檔案工作者蘇三雄同志。同年6月，時任國家檔案局副局長的張中、裴桐和中國人民大學歷史檔案系主任吳寶康一同參與制訂《1956—1967年哲學、社會科學規(guī)劃綱要》（草案），受到了毛澤東和其他中央領導的接見。這讓檔案工作人員倍感光榮和自豪，為做好檔案工作盡心盡力。精神獎勵和物質獎勵是實現(xiàn)檔案意識增強的直接手段。

其次，領導應加強宣傳、教育。毛澤東主席在工作中，諄諄教誨身邊的秘書人員要保管好檔案，特別是他在文書、檔案工作中所具備的嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，事必躬親、盡職盡責的工作作風，為廣大工作人員樹立了榜樣。在其影響下，檔案價值得到廣泛認識，檔案工作得以較好發(fā)展。如周恩來、蔡和森、任弼時等人繼毛澤東任中央秘書后都先后擔任過秘書一職。建國后，周恩來同志還作為國務院總理直接負責檔案事業(yè)的建設工作。領導的宣傳教育有助于廣泛增加檔案意識，不僅給教學秘書打了一針強心劑，更為教學秘書進行教學檔案管理提供了保障，通過全體教師的參與將會使教學檔案管理更為全面系統(tǒng)和完整。

2.制度規(guī)范

無規(guī)矩不成方圓，要想做好教學檔案管理工作。應從教學檔案管理的主客體入手，把握教學檔案管理工作有人負責，教學檔案工作合理開展。

通過建立責任追究制，使教學檔案管理工作落到實處。樹立責任意識，有序開展教學檔案的管理工作，是本科教學秘書有力協(xié)助院系領導開展教學工作的重要保證，如人才培養(yǎng)方案的制定修訂、教材的征訂、教師教學質量評價、上課課時統(tǒng)計等，無不需要借助教學檔案審閱專業(yè)課程的設置變化，教師教學水平的發(fā)展情況。將責任徹底分解到個人行為，有利于從根本上提高檔案意識，避免推脫、不作為行為的發(fā)生。但因本科教學秘書的事務繁雜性，院系可設置專兼職人員，輔以本科教學秘書進行教學檔案工作的開展。

通過建立教學檔案管理制度，使教學檔案管理常態(tài)化、規(guī)范化、程序化。首先，在收集檔案方面，明確教學檔案歸檔范圍，堅持做到檔案收集的完整性和全面性。同時確保這些文件檔案的真實性。檔案收集環(huán)節(jié)是發(fā)揮教學檔案價值的前提條件。其次，做好教學檔案的分門別類整理，主要是主題-時間分類法，維護好檔案載體和信息的系統(tǒng)性和安全性。信息時代背景下，要注意做好雙套制保管，即電子版和紙質版雙套并存。因電子版不受時空限制，較易處理信息，在提供便捷利用服務的同時，大大提升了對教學檔案真實性和安全性的威脅，而紙質版則保證了檔案的真實性，二者相輔相成。最后，做好教學檔案利用工作，設計案卷目錄編寫規(guī)則，對檔案信息進行開發(fā)利用。

3.親身實踐

意識與實踐具有指導、被指導的關系，檔案意識可以認為是教學秘書對教學檔案工作的主觀自覺的認識，是一種工作責任和長遠發(fā)展認識的表現(xiàn)。檔案意識的加強需要通過實踐活動來固化。教學檔案工作的順利開展，離不開教學秘書的科學管理。

注重收集分散于各處的教學檔案，如畢業(yè)論文、實習總結等材料分散在指導教師和學生手中，試卷檔案形成于考試結束教師批閱試卷后，應提前告知相關人員做好檔案上交工作的準備，保證檔案前身文件材料的完整性。同時做好檔案移交登記和催交，避免遺漏。收集完成后，即將檔案根據(jù)一定的分類原則進行整理裝盒，并編制案卷目錄，方便保管和利用。對于無法判斷是否具有保存價值的文件材料，采取先短期保存的方法，經(jīng)過一段時間的驗證即可知曉其價值，再進行具體處理。

注重教學檔案的利用。教學秘書工作較繁瑣，隨著高校對教師科研水平、學生綜合能力提升的重視，教學秘書不僅需做好教學工作安排，還要做好師生的科研項目申報、檢查和結題驗收等各項管理工作。因此，針對常規(guī)工作，如涉及到參與專業(yè)人才培養(yǎng)方案的制定，再到實施過程中的教學計劃、任務的下達與安排，直至最后對畢業(yè)生進行實施結果的審核。教學秘書可借助于教學檔案做好提前安排和準備，以免事務繁多，忙亂出錯。特別是在應對臨時緊迫任務，如上報各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，更能利用檔案，從而加深對檔案價值的認識。

只有教學秘書在教學管理工作中發(fā)揮主觀能動性，以理論指導實踐，又在實踐中使檔案意識從感性認識上升到理性認識，繼而更好地指導教學檔案管理工作開展，促進教學檔案管理工作水平得到進一步提高。

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