高職院校系部教學(xué)檔案管理的建議

周宗相

【摘 要】本文闡述了高職院校系部教學(xué)檔案管理的重要性，指出了高職院校系部教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了高職院校系部教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】高校系部；教學(xué)檔案；管理；建議

隨著高職院校的招生規(guī)模擴(kuò)大，國(guó)家教育部門對(duì)各高職院校開展了各種層次的教學(xué)評(píng)估。在評(píng)估過(guò)程中的基本信息都來(lái)源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案是最能直接反映出教學(xué)工作的全部?jī)?nèi)容，也是各教學(xué)單位在長(zhǎng)期的教學(xué)實(shí)踐中積累起來(lái)的最具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。也是整個(gè)高職院校提高教學(xué)質(zhì)量改進(jìn)教學(xué)工作的信息資源，在學(xué)校的檔案中占有很重要的地位。但是高職院校檔案工作因檔案意識(shí)淡薄，管理體系的不健全，部分檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、缺乏專業(yè)技能的培訓(xùn)，而系部教學(xué)檔案管理工作更是不被重視，使教學(xué)檔案無(wú)法滿足教學(xué)管理的需要，更談不上為教學(xué)評(píng)估提供保障。如何管理好系部教學(xué)檔案已成為高職院校檔案管理研究的課題。

1 高職院校系部教學(xué)檔案管理的重要性

做好教學(xué)檔案是學(xué)校各個(gè)系部專兼職檔案工作人員應(yīng)履行的重要職責(zé)。為保證教學(xué)運(yùn)行工作正常開展提出以下幾個(gè)方面：

1.1 建立良好的教學(xué)秩序

系部教學(xué)檔案管理對(duì)各時(shí)段的教學(xué)管理工作起到基礎(chǔ)和制約作用，要求各項(xiàng)教學(xué)管理工作在教學(xué)計(jì)劃的指導(dǎo)下都應(yīng)按程序、在規(guī)定的時(shí)間完成，進(jìn)一提高了教學(xué)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了教學(xué)管理水平的改進(jìn)。

1.2 教學(xué)管理應(yīng)更規(guī)范性

在高職院校教學(xué)評(píng)估中，教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估工作的重要內(nèi)容之一，對(duì)教學(xué)檔案管理是否系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)，對(duì)教學(xué)文件材料收集是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)，是反映教學(xué)管理水平和衡量教學(xué)檔案是否管理的重要數(shù)據(jù)；教學(xué)檔案對(duì)學(xué)科建設(shè)及教學(xué)評(píng)估起著主體、核心和重點(diǎn)作用。

1.3 建立良好的教學(xué)運(yùn)行平臺(tái)

系部級(jí)教學(xué)檔案內(nèi)容具有廣泛性，涉及師生員工人數(shù)居多，工作中雜亂無(wú)序就會(huì)引發(fā)教學(xué)事故，同時(shí)，教學(xué)檔案中教學(xué)計(jì)劃是否完善、課程安排是否嚴(yán)格、成績(jī)管理是否準(zhǔn)確無(wú)誤等，都對(duì)教學(xué)檔案的管理提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求，同時(shí)也為教學(xué)質(zhì)量的提高和教學(xué)運(yùn)行機(jī)制提供了良好的保障作用。

2 高職院校系部教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 缺少經(jīng)過(guò)專門訓(xùn)練的檔案管理人員

許多高職院校系部沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置專職檔案人員，一般都是由有輔導(dǎo)員、教學(xué)干事或系黨政辦主任（秘書）（兼）擔(dān)任檔案管理工作人員，結(jié)合工作內(nèi)涵是有利于教學(xué)檔案管理工作的。但是，由于輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生的日常管理事務(wù)比較多、教學(xué)干事的教學(xué)管理工作任務(wù)繁重、系黨政辦主任（秘書）的綜合管理工作任務(wù)龐雜，對(duì)檔案工作精力投入不足，只是將教學(xué)文件材料集中在一起存放，然后到時(shí)間就移交，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平，沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)整理、某一些檔案材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。而且沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理不夠?qū)I(yè)，檔案收集意識(shí)淡薄。導(dǎo)致收集不全、有丟失現(xiàn)象。因此，能力良莠不齊很難在檔案管理工作中達(dá)到管理最佳效果，然而就影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 檔案意識(shí)淡薄

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校以學(xué)科建設(shè)，教學(xué)質(zhì)量、科研工作、學(xué)生創(chuàng)新活動(dòng)等為中心，而卻忽略了教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作在整個(gè)教學(xué)管理和教學(xué)研究中的重要作用，沒(méi)有制定相關(guān)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則，給教學(xué)檔案材料的收集與管理增添了一定的難度。

（1）有少部分教師對(duì)教學(xué)檔案認(rèn)識(shí)不足，對(duì)所擔(dān)任課程的教學(xué)大綱、課件、科研成果等認(rèn)為是自己在教學(xué)過(guò)程中逐步積累并取得的成果，非他人所用，理應(yīng)自己保管。

（2）教學(xué)檔案在搜集過(guò)程中不規(guī)范、不及時(shí)、缺乏延續(xù)性，不能形成有效的系統(tǒng)資料。

（3）檔案原始材料無(wú)固定場(chǎng)所存放，如歷年的試卷、試卷分析報(bào)告、、教研室活動(dòng)記錄等，日積月累這些材料無(wú)法有效地立卷、歸檔，只能成捆成堆的堆放在某個(gè)角落，無(wú)法形成檔案。

（4）各種教學(xué)檔案資源不能得到及時(shí)有效的整合，因而教學(xué)檔案利用率較低，造成極大的浪費(fèi)：由于無(wú)法有效立卷，致使教學(xué)檔案雜亂無(wú)章，殘缺不全，不成體系，給檔案的開發(fā)和利用工作帶來(lái)困難。

3 高職院校系部教學(xué)檔案管的建議

3.1 建立系教部學(xué)檔案管理方案

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，是檔案建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，因此，要做好教學(xué)檔案的管理應(yīng)抓好以下方案：

（1）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感

教學(xué)檔案管理工作的好壞直接取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把教學(xué)檔案管理工作納入年度工作計(jì)劃，并且應(yīng)有專人分管該項(xiàng)工作。

（2）建立教學(xué)檔案管理制度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)檔案管理的相關(guān)法規(guī)制定相應(yīng)的系部規(guī)章制度，鑒于系部教學(xué)檔案的管理工作基本上是由輔導(dǎo)員、教學(xué)干事和系黨政辦主任（秘書）（兼）職擔(dān)任的情況。建議最好設(shè)置專職管理人員，明確檔案管理職責(zé)，制定崗位責(zé)任制，加強(qiáng)系部教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把系部教學(xué)檔案管理工作納入考核中。

（3）加強(qiáng)檔案法制宣傳

學(xué)校的分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)大力宣傳檔案法規(guī)，增強(qiáng)全校師生員工的檔案意識(shí)和法制觀念，并站在法律的角度認(rèn)識(shí)、了解檔案工作，無(wú)故滯留、毀藏檔案是違法行為；如《檔案法》第十條中所規(guī)定的“對(duì)國(guó)家歸定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理。任何個(gè)人不據(jù)為己有?！笔箼n案檔案法規(guī)深入人心，為教學(xué)檔案工作提供保障條件。

3.2 系部教學(xué)檔案管理的思路

高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)是由學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)所決定的，因此，教學(xué)檔案管理的思路應(yīng)符合教學(xué)活動(dòng)規(guī)律和專業(yè)特點(diǎn)。但是，系部教學(xué)檔案管理工作應(yīng)具備較強(qiáng)的管理體系。

（1）按照教學(xué)檔案活動(dòng)規(guī)律和特點(diǎn)，制定管理工作原則，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的重要依據(jù)

教學(xué)檔案的材料內(nèi)容應(yīng)按照教學(xué)活動(dòng)的內(nèi)容、發(fā)生的時(shí)間順序、圍繞教學(xué)活動(dòng)規(guī)定的過(guò)程，真實(shí)地、準(zhǔn)確地、客觀地反映出來(lái)，如：教師電子課件大賽、學(xué)術(shù)講座活動(dòng)、學(xué)生教學(xué)實(shí)習(xí)，學(xué)生創(chuàng)新活動(dòng)等。不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)的內(nèi)容、方法也不同，反映出教學(xué)檔案的專業(yè)性與多樣性。

（2）分類、整理是教學(xué)檔案的重要環(huán)節(jié)

教學(xué)檔案管理人員在認(rèn)真收集各類教學(xué)檔案材料時(shí)，要保證教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)成套，并依據(jù)檔案法規(guī)，對(duì)其進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、編目和排列。

（3）提高教學(xué)檔案的編研和開發(fā)

要加強(qiáng)檔案編研工作，從深處挖掘提煉、在編研過(guò)程中逐漸凝練出具有創(chuàng)新視野的院系教學(xué)檔案，使管理成為典型。但在編輯中要注意幾點(diǎn)：第一，保持材料的真實(shí)性和原始性；第二，在原始材料中提煉內(nèi)涵、襯托主體；第三，根據(jù)教學(xué)要求，從一次文獻(xiàn)的編纂到三次文獻(xiàn)的編研、凝練出具有前詹性的院系教學(xué)檔案典型。

（4）采用信息化建設(shè)是提高教學(xué)檔案管理的重要手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是高職院校檔案管理工作大力推進(jìn)信息化建設(shè)的需要。提高教學(xué)檔案管理工作的效率和教學(xué)檔案的利用率，就應(yīng)提升管理念和提高管理手段：第一，注重計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理，這是教學(xué)檔案管理的有效途徑和發(fā)展方向。第二，搭建教學(xué)檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，建立以學(xué)校綜合檔案館（室）與各系（部）教學(xué)檔案信息網(wǎng)站，并通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)鏈接完成檔案信息的服務(wù)。第三，通過(guò)購(gòu)置應(yīng)用軟件，或應(yīng)用軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)，做好對(duì)原始檔案的數(shù)字化和現(xiàn)實(shí)電子檔案的管理。第四，根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理的要求教學(xué)檔案管理人員，必須掌握信息化的相關(guān)知識(shí)，在工作中邊干邊學(xué)，改進(jìn)過(guò)去傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)，使教學(xué)檔案管理工作有一個(gè)新的突破。

（5）增加經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化

加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)裝備的配備（如計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、光盤、可移動(dòng)磁盤等），建立網(wǎng)站以及支持網(wǎng)絡(luò)傳送的通訊線路等傳輸系統(tǒng)，需要大量的經(jīng)費(fèi)投入購(gòu)置設(shè)備和系統(tǒng)建立，需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，在人力、財(cái)力都具備的條件下才能提高系部教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)度。

總之，系部教學(xué)檔案的管理，來(lái)自于日益積累，只有把握好平時(shí)的教學(xué)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，遵循教學(xué)的自然規(guī)律，嚴(yán)格遵守教學(xué)工作的基本原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，精心整理，才能實(shí)現(xiàn)系（部）級(jí)教學(xué)檔案的管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須從管理著手，為教學(xué)檔案管理人員提供和營(yíng)造良好的工作環(huán)境，從根本上解決教學(xué)檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題，使教學(xué)檔案適應(yīng)教學(xué)管理的需要，真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案為教學(xué)參考和查證服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國(guó)家教育委員會(huì)普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]國(guó)家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實(shí)體分類與教學(xué)檔案工作規(guī)范[S].成都：四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994.

[3]高校評(píng)估工作引起對(duì)檔案工作的思考[J].檔案教研，2008（5）.

[4]劉虹千.淺談高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].2011，12.

[責(zé)任編輯：湯靜]