現(xiàn)階段高校電子文件歸檔的問題與對策研究

彭柳 鐘敏

摘 要?通過對目前高校電子文件歸檔時普遍遇到的問題進行研究，發(fā)掘問題產(chǎn)生的原因，提出解決問題的對策。

關(guān)鍵詞 電子文件 電子檔案 元數(shù)據(jù) 歸檔

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-08-10

★基金項目：本文由中南民族大學(xué)中央高校科研業(yè)務(wù)費社科專項資金項目（項目編號：CSQ19039）資助 ，為國家檔案局科技項目“區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用”（項目編號：2019-X-47）成果。

★作者簡介： 彭柳，館員，中南民族大學(xué)檔案館校史館信息與技術(shù)室負責(zé)人，主要從事檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)研究;鐘敏，中南民族大學(xué)檔案館校史館。

Abstract The paper studies the problems commonly encountered in the archiving of electronic documents in universities， explores the causes of the problems， and puts forward some countermeasures to solve the problems.

Keyword electronic documents; electronic archives; meta-data; archiving

時任國家檔案局局長李明華在2019年3月29日全國檔案局長館長會議上的工作報告中提出，“在經(jīng)濟社會全面信息化的情況下，我們面臨著以往從未面對的更復(fù)雜的情況。如新形式的電子文件如何歸檔？電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性如何保證”，“進一步加強電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息系統(tǒng)安全保護等重點難點問題研究”。可見電子文件的歸檔已成為國家整體檔案工作的關(guān)注要點。筆者所在的高校檔案館已經(jīng)基本完成存量檔案數(shù)字化，如何有效歸檔電子文件正在成為亟待解決的工作難點和重點。

一、目前遇到的問題

1.電子文件相關(guān)概念理解不深刻。究竟哪些文件算電子文件，哪些電子文件可以歸檔為電子檔案，哪些需要歸檔，哪些不用歸檔？這些問題都源自對電子文件和電子檔案的概念不清晰。國標GB/T18894-2016規(guī)定，電子文件是國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。據(jù)統(tǒng)計，目前常用電子文件的格式有300多種，如Doc、Excel、MP3、JPEG、XML等等，這些文件并不全部都需要歸檔而作為電子檔案保存。電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件歸檔后才能稱為電子檔案。元數(shù)據(jù)是描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。實質(zhì)上，電子檔案的元數(shù)據(jù)就是對電子文件從產(chǎn)生到歸檔成為電子檔案過程的全流程管理信息，這些信息保證了電子文件的真實性、完整性、可用性、可靠性。

2.電子文件的證據(jù)效力不被認可。長期以來，相當(dāng)多的單位和個人沒有將電子文件視為正式文件，不認可電子文件的證據(jù)效力，緣于電子文件缺乏相應(yīng)的技術(shù)憑證手段。電子文件的憑證價值依據(jù)以下幾種技術(shù)手段：

（1）電子簽名。電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。通俗來講，如同在紙上留下簽名，就是用在各種電腦、手機、平板和客戶終端上的各種形式的自己的記號。電子簽名有以下幾種常見形式：附著于電子文件的手寫簽名的數(shù)字化圖像，包括采用生物筆跡辨別法所形成的圖像;向收件人發(fā)出的證實發(fā)送人身份的密碼、計算機口令;采用特定生物技術(shù)識別的工具，如指紋。

《中華人民共和國電子簽名法》明確提出，電子簽名同時符合下列條件的視為可靠的電子簽名：電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有;簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制;簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn);簽署后對電子文件內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

（2）數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是指通過使用非對稱密碼加密系統(tǒng)對電子記錄進行加密、解密變換來實現(xiàn)的一種電子簽名。用技術(shù)語言描述就是，數(shù)字簽名就是基于PKI/CA技術(shù)，通過數(shù)字證書進行電子簽名。有關(guān)非對稱密碼，常見的有著名的RSA、ECC等，國產(chǎn)算法有SM2。數(shù)字簽名是電子簽名多種實現(xiàn)技術(shù)中一種較成熟的技術(shù)，只有需要第三方認證機構(gòu)認證的電子簽名才特指數(shù)字簽名。

（3）電子印章。電子印章是指基于可信密碼技術(shù)生成身份標識，以電子數(shù)據(jù)圖形表現(xiàn)的印章。電子印章是電子簽名技術(shù)的一項應(yīng)用，把電子簽名技術(shù)變成了人們習(xí)以為常的簽名蓋章方式，比較符合人們傳統(tǒng)的信用習(xí)慣與誠信體系。電子印章的具體做法是將電子文件內(nèi)容的數(shù)字簽名通過數(shù)字水印、加密等技術(shù)，使其和電子印章圖像進行有效的綁定（如利用隱藏技術(shù)將數(shù)據(jù)隱藏在電子印章的圖像中等）。驗證電子印章真?zhèn)蔚倪^程其實就是驗證數(shù)字簽名的過程。只有通過電子簽名驗證技術(shù)證明與電子印章相關(guān)聯(lián)的電子文書是真實的，電子印章圖像才被承認是有效的，否則電子印章不可顯示或只能是一個沒有法律效力的圖片而已。

（4）元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)著錄信息在某些方面有共性，如反映文件內(nèi)容的題名信息、反映責(zé)任對象的責(zé)任者、反映文件生成時間的日期等。盡管有些信息既屬于元數(shù)據(jù)也屬于著錄信息，但元數(shù)據(jù)記錄的信息范圍遠比著錄信息廣泛。按照元數(shù)據(jù)的實際功能劃分，可分為管理型元數(shù)據(jù)、描述型元數(shù)據(jù)、維護型元數(shù)據(jù)、技術(shù)型元數(shù)據(jù)、利用型元數(shù)據(jù)和其他元數(shù)據(jù)。根據(jù)元數(shù)據(jù)的元素集，可分為標示類元數(shù)據(jù)（文件編號、名稱）、內(nèi)容類元數(shù)據(jù)（題名、主題、語種）、結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)（稿本、版本、文種、附件、載體、媒體類型、數(shù)據(jù)格式、存儲位置、系統(tǒng)環(huán)境、密碼、數(shù)字簽名）、背景類元數(shù)據(jù)（形成者、日期、關(guān)聯(lián)、法律依據(jù)）、期限和條件類元數(shù)據(jù)（緊急程度、密級、利用條件）、管理類元數(shù)據(jù)（記錄號、元數(shù)據(jù)管理者、記錄格式、附注）。一份電子文件的元數(shù)據(jù)提供了對該電子文件的全面描述，支持了電子文件信息的檢索和查詢利用，支持了電子文件管理流程的集成與優(yōu)化，也支持了電子文件信息資源的開發(fā)。

3.不知道應(yīng)該歸檔哪些電子文件。判斷一份電子文件是否需要歸檔，重點在于其是否具有憑證價值和查考利用價值。目前，檔案人員判斷文件查考利用價值是十分熟練的，然而很多人對于憑證價值的判斷認識不清。文書類電子文件必須要有法律規(guī)定認可的電子簽名或者電子印章才具有憑證價值。2019年4月30日發(fā)布的國令第716號文《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確規(guī)定，符合電子簽名法規(guī)定條件的可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力，電子印章與實物印章具有同等法律效力，電子證照與紙質(zhì)證照具有同等法律效力，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。高校產(chǎn)生的電子文件種類繁多，需要歸檔的文件大概可分為文本文件，圖像文件，圖形文件，音頻視頻文件，數(shù)據(jù)庫文件，非通用軟件產(chǎn)生的電子文件，電子郵件類文件，網(wǎng)頁、社交媒體類文件等八大類。電子文件一般需要生成為通用格式才能歸檔。如果采用了非通用格式，應(yīng)在歸檔之前時將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并歸檔。

4.技術(shù)上難以實現(xiàn)電子文件歸檔。少數(shù)高校嘗試開展電子文件歸檔，但基本是類似紙質(zhì)文件歸檔的辦法，將電子文件保存到光盤或者磁盤之上移交給檔案部門，既缺少元數(shù)據(jù)，也無法提供電子文件的“四性”檢測結(jié)果。一些高校開展在線歸檔時，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不具備歸檔功能模塊，或者未留好接口程序，無法與檔案管理系統(tǒng)對接。還有部分檔案館遇到的問題是，接口程序預(yù)留了，業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能也有設(shè)計，但是電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式后與原文不一致，導(dǎo)致了電子文件無法有效歸檔。

二、問題產(chǎn)生的原因

1.政策層面原因。首先，我國在電子文件管理的領(lǐng)域尚缺乏國家上層的總體設(shè)計和自上而下的統(tǒng)籌規(guī)劃。當(dāng)前，一些已經(jīng)頒布的涉及電子文件的標準存在簡單套用紙質(zhì)文件管理技術(shù)的傾向，使得實際工作中對電子文件的管理無法可依、無章可循。國家陸續(xù)出臺了一些指導(dǎo)文件，但是有關(guān)標準規(guī)范的執(zhí)行范圍過廣，涵蓋的只是所有行業(yè)的電子文件歸檔工作的基礎(chǔ)部分。有些行業(yè)性的管理部門自行制定的歸檔、元數(shù)據(jù)、保存格式與方法等方面的標準規(guī)范中，術(shù)語、內(nèi)容、規(guī)范方式差異很大。高校電子文件的類型涉及較多，除了最常見的類型，還有其自身獨特工作形成的文件類型?，F(xiàn)階段，急需制定高校檔案工作可操作性的指導(dǎo)文件。其次，我國還缺乏一套完善的電子文件管理監(jiān)督體系。電子文件管理系統(tǒng)的功能認證標準和方法缺乏，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理軟件很多都不能實現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)的基本功能。我國也沒有建立電子文件管理責(zé)任體系，許多單位沒有明確的電子文件管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，沒有將電子文件的管理納入相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，更缺乏責(zé)任追究制度。再次，我國沒有建立包括電子文件在內(nèi)的信息資產(chǎn)審計制度。各單位進行資產(chǎn)審計時，電子文件被遺忘在信息資產(chǎn)之外，因此即便電子文件未歸檔，也無人關(guān)心、無人負責(zé)。

2.管理層面的原因。

（1）不遵從檔案工作的基本原則。維護檔案的完整性，包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個方面。電子文件歸檔時，很多系統(tǒng)只是將最后形成的文件作為歸檔標的，忽略了電子文件的背景和結(jié)構(gòu)信息的歸檔。因此，在設(shè)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能時，對于元數(shù)據(jù)的歸檔考慮甚少，最終導(dǎo)致電子文件“四性”難以保障，無法成為電子檔案并提供利用。系統(tǒng)整理原則是指，凡有保存價值的檔案必須按照它的形成規(guī)律組成有機聯(lián)系的整體。電子文件來源廣泛，格式復(fù)雜多樣，存儲技術(shù)發(fā)展迅速，若不按照系統(tǒng)整理原則，其管理工作則無從著手。

（2）沒有充分遵從便于提供利用的基本原則。便于社會各方面對檔案的利用，滿足社會對檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。而目前高校在考慮電子文件歸檔時，最主要的焦點在于收集和保存，對于提供查詢利用的便利性關(guān)注較少，沒有遵從便于提供利用的基本原則。

3.技術(shù)層面的原因。目前，對電子文件的構(gòu)成要件元數(shù)據(jù)的管理，是技術(shù)上需要攻關(guān)的難題。最主要的原因是，這些元數(shù)據(jù)的信息著錄需要從形成文件的立檔單位就開始，這就意味著對電子文件元數(shù)據(jù)的管理需要延伸到文件形成階段。檔案的移交遠滯后于其形成，且不少檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范發(fā)布滯后于立檔單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的制定。因此，元數(shù)據(jù)的收集不完整，進而無法保證電子文件的“四性”。

4.人員層面的原因。電子文件的管理需要高素質(zhì)復(fù)合型人才。電子文件歸檔的成功與否，關(guān)鍵在于電子文件生成系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的連接實現(xiàn)，而要實現(xiàn)上述連接，需要一支能夠支撐電子文件到電子檔案系統(tǒng)建設(shè)和服務(wù)的專家隊伍。這樣的隊伍既要熟悉檔案管理實際工作，也要掌握技術(shù)發(fā)展的動向，還要具備很強的協(xié)調(diào)、溝通能力，人員需保持相對的穩(wěn)定。我國電子文件管理專業(yè)教育還是基本空白，文件管理的工作職責(zé)主要由檔案人員承擔(dān)，而專職檔案人員絕大多數(shù)沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過電子文件管理知識。雪上加霜的是，目前高校檔案館的人員編制普遍緊張，能夠配備前述專家隊伍的更是鳳毛麟角。因此，許多高校想開展電子文件歸檔，心有余而力不足。

三、解決問題的對策

1.取得學(xué)校層面的支持。電子文件的歸檔管理是一個系統(tǒng)工程，涉及學(xué)校各個部門工作的方方面面。高校檔案管理部門要做好此項工作，前提就是取得學(xué)校管理層的支持，將此工作納入學(xué)校頂層戰(zhàn)略機制，制定相關(guān)規(guī)章制度，明確電子文件管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，將電子文件的管理納入相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，建立責(zé)任追究制度。

2.將電子文件管理納入學(xué)校信息化業(yè)務(wù)體系，將電子文件歸檔納入學(xué)校信息化建設(shè)的實施方案中。因電子文件的生命周期全過程都離不開檔案工作人員的參與，檔案指導(dǎo)部門要制定業(yè)務(wù)指導(dǎo)辦法，明確各單位在具體的業(yè)務(wù)操作過程中應(yīng)該生成哪些必要的電子文件，如何生成這些文件，如何歸檔這些文件。高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計階段，必須考慮到電子文件的歸檔功能設(shè)計，做好元數(shù)據(jù)的著錄和電子文件格式轉(zhuǎn)換。檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時，要將電子文件的“四性”檢測，元數(shù)據(jù)的封裝、接收管理和遷移設(shè)定為必選實現(xiàn)的功能。

3.建立專家隊伍。數(shù)字環(huán)境下，檔案管理的范疇遠超過了傳統(tǒng)文件管理的范疇，高校檔案館在人員素質(zhì)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度規(guī)范等方面都需要大力改進。在充分利用電子檔案管理服務(wù)商的研發(fā)人員基礎(chǔ)上，培養(yǎng)好自己的專家隊伍，在一定地域范圍內(nèi)的高校圈實現(xiàn)人員、知識、技術(shù)共享，組建起可以跨?；ハ嗵峁┘夹g(shù)支持的專家團隊。

4.提高檔案工作人員素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)與時俱進，各種工作指導(dǎo)文件和標準規(guī)范不斷推陳出新，檔案工作中使用的各種軟硬件技術(shù)也隨著科技的發(fā)展迭代升級。高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力要靠平時不斷地學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能跟上工作需要。高校檔案管理者自身的素養(yǎng)決定電子文件歸檔工作的水平層次，而現(xiàn)狀往往是，專職檔案工作人員多屬半路出家，且流動性較大，因此檔案管理者的綜合水平提高更加任重道遠。

參考文獻

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