基于來源的組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)構(gòu)建研究

崔杰+楊文剛+田偉

摘 要：來源元數(shù)據(jù)作為檔案元數(shù)據(jù)核心集重要的組織部分，描述了社會實踐主體的特征及背景信息。本文以組織機(jī)構(gòu)為基點建立了來源元數(shù)據(jù)實體—聯(lián)系（E-R）模型，并以天津外國語大學(xué)為例，闡述了組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)和聯(lián)系元數(shù)據(jù)的構(gòu)成，分析了如何著錄兩類元數(shù)據(jù)的變更信息。組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型為檔案來源元數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)設(shè)計框架，使系統(tǒng)在記錄組織機(jī)構(gòu)的歷史沿革、提供整理檔案的客觀依據(jù)、提高檔案檢索利用效率方面具有廣泛的應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)；實體；聯(lián)系；元數(shù)據(jù)；天津外國語大學(xué)

依據(jù)魂系歷史主義思想[1]構(gòu)建的檔案元數(shù)據(jù)核心集，是一個以“歷史”為本原的、由檔案歷史聯(lián)系的三維結(jié)構(gòu)要素（來源、事由和年代）及要素之間關(guān)系組成的，包括來源、事由和年代三種元數(shù)據(jù)。本文以社會實踐活動主體的主要構(gòu)成形式——組織機(jī)構(gòu)為基點，將其作為一個實體，提出了組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)實體—聯(lián)系（E-R）模型，研究實體和聯(lián)系元數(shù)據(jù)的構(gòu)成及其變更信息，從而構(gòu)成了檔案來源元數(shù)據(jù)。

1 組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型的構(gòu)建研究

1.1 以組織機(jī)構(gòu)為基點建立來源元數(shù)據(jù)模型的緣由。馬克思說：“主體，即人，是自身異化的存在物……是作為現(xiàn)實的，活生生的，特殊的個人——就是這種存在物?！敝黧w是有頭腦能思維的、從事社會實踐活動認(rèn)識活動的個人或集體，主體可分為個人主體，集體主體，社會主體。[2]在檔案學(xué)領(lǐng)域，社會實踐主體為檔案的來源，包括個人、組織機(jī)構(gòu)和國家三個層次。

組織機(jī)構(gòu)是指依法設(shè)立的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，社會社團(tuán)以及其他組織機(jī)構(gòu)。[3]為什么以組織機(jī)構(gòu)為基點來建立來源元數(shù)據(jù)模型呢？因為一個國家是由眾多組織機(jī)構(gòu)構(gòu)成的，同時每個組織機(jī)構(gòu)中內(nèi)設(shè)了多個部門，在每個部門中又工作著多個個人。作為檔案來源的中間層次，組織機(jī)構(gòu)是社會實踐活動主體中最典型的存在方式，其自身存在的實體屬性及聯(lián)系屬性構(gòu)成了檔案來源元數(shù)據(jù)。

1.2 組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型。我們將采用實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型來設(shè)計組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型。實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型是基于對現(xiàn)實世界的這樣一種認(rèn)識，世界是由一組稱為實體的基本對象及這些對象之間的聯(lián)系組成。[4] E-R模型力圖描述數(shù)據(jù)的含義，正與我們研究組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)的初衷不謀而合。

E-R數(shù)據(jù)模型主要包括實體、聯(lián)系和屬性三個要素。我們將利用實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型將組織機(jī)構(gòu)中的實體、聯(lián)系及屬性進(jìn)行結(jié)構(gòu)化地描述，通過對組織機(jī)構(gòu)實體和聯(lián)系的分析研究，歸納出實體屬性集與聯(lián)系屬性集，隨后通過對這兩個屬性集進(jìn)行建模推理出實體元數(shù)據(jù)和聯(lián)系元數(shù)據(jù)，最后將實體元數(shù)據(jù)與聯(lián)系元數(shù)據(jù)有機(jī)整合在一起形成組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對檔案來源元數(shù)據(jù)的構(gòu)建過程。

1.2.1 實體。實體是現(xiàn)實世界中區(qū)別于其他對象的“事件”或者“物體”。[5] 組織機(jī)構(gòu)作為一個實體，它內(nèi)設(shè)了多個部門，而每個部門中又工作著多個個人，作為組織機(jī)構(gòu)的構(gòu)成要素，部門和個人也是實體。組織機(jī)構(gòu)實體包括三個層級，即組織機(jī)構(gòu)、部門和個人。

1.2.2 聯(lián)系。聯(lián)系是指多個實體間的相互關(guān)聯(lián)[6]，反映了實體間相互作用的狀態(tài)，可以有效地揭示實體之間潛在的關(guān)聯(lián)。組織機(jī)構(gòu)的聯(lián)系包括內(nèi)部和外部聯(lián)系。內(nèi)部聯(lián)系是指在一個組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，組織機(jī)構(gòu)、部門和個人三者之間的關(guān)聯(lián)狀態(tài)。外部聯(lián)系是指一個組織機(jī)構(gòu)與其外部的組織機(jī)構(gòu)、部門和個人的聯(lián)系。

1.2.3 屬性?！皩傩浴笔且唤M對實體內(nèi)部與外部特征揭示的描述。屬性的定義以實體為基礎(chǔ)，是從不同方向或維度上對實體相關(guān)特征的提煉和歸納。[7]屬性分為實體屬性和聯(lián)系屬性。其中實體屬性是對每個實體本體特征進(jìn)行的全方位描述和揭示，一般通過一組屬性來表示。聯(lián)系屬性可以揭示實體間關(guān)聯(lián)的內(nèi)容及限定實體間關(guān)聯(lián)的程度。實體屬性和聯(lián)系屬性，通常采用“屬性名—屬性值”的方式進(jìn)行描述。此時，屬性名充當(dāng)著元數(shù)據(jù)的角色，屬性值為元數(shù)據(jù)的值，實體和聯(lián)系元數(shù)據(jù)構(gòu)成的集合，構(gòu)成了組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)核心集。

組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型勾勒出的組織機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，不僅將實體進(jìn)行了層級劃分，而且將實體之間潛在的內(nèi)部和外部關(guān)聯(lián)有效地揭示出來，隨后通過對實體和關(guān)聯(lián)屬性的分析，推理、構(gòu)建出檔案來源元數(shù)據(jù)，為我們今后設(shè)計檔案來源元數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供了語義模型。

2 組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)及其變更分析

組織機(jī)構(gòu)本身包括組織機(jī)構(gòu)、部門和個人三個實體層級，三者的實體屬性不同。但組織機(jī)構(gòu)的實體屬性眾多，有些屬性對于組織機(jī)構(gòu)沿革變化是可有可無，所以我們研究的是組織機(jī)構(gòu)最為核心的實體屬性，以此為基礎(chǔ)構(gòu)成組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)。

依據(jù)GBT 16987-2002 [8]和GBT 14946.1-2009 [9]中數(shù)據(jù)采集的要求，結(jié)合組織機(jī)構(gòu)、部門和個人實體屬性的特點，分別規(guī)范出三者的實體元數(shù)據(jù)。我們用二維表格的形式，列出三者的實體元數(shù)據(jù)表：元數(shù)據(jù)名稱為實體元數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)取值類型分為字符型、日期型和數(shù)值型三類；用M/C將實體元數(shù)據(jù)分為兩類，M 表示必選實體元數(shù)據(jù)，C表示可選實體元數(shù)據(jù)。

2.1 組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)。表1列出了24項組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)，其中組織機(jī)構(gòu)代碼是指由國家編制并賦予組織機(jī)構(gòu)在全國范圍內(nèi)唯一、不變的法定標(biāo)識，它是組織機(jī)構(gòu)實體元數(shù)據(jù)的主標(biāo)識，用它可以唯一的標(biāo)識組織機(jī)構(gòu)。例如天津外國語大學(xué)，其組織機(jī)構(gòu)代碼為401359209，可以用401359209唯一的標(biāo)識這所大學(xué)。

2.2 部門實體元數(shù)據(jù)。如表2所示，列出了16項部門實體元數(shù)據(jù)。其中部門代碼是組織機(jī)構(gòu)賦予部門唯一、不變的標(biāo)識，它是部門實體元數(shù)據(jù)的主標(biāo)識，用它可以唯一的標(biāo)識一個組織機(jī)構(gòu)中的部門。

GBT 31287-2014中將組織機(jī)構(gòu)代碼和組配碼進(jìn)行組合構(gòu)成組合碼，用于標(biāo)識組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)部門。[10]組配碼可以根據(jù)每個組織機(jī)構(gòu)的特點，由所在組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)定。例如天津外國語大學(xué)，組配碼可以由部門分類號和部門順序號（即兩位阿拉伯?dāng)?shù)字）組合而成。學(xué)校內(nèi)設(shè)部門分為黨群、行政、教學(xué)、教輔四類部門，分為用字母DQ、XZ、JX、JF表示。黨委辦公室屬于黨群部門，可以用分類號DQ表示，部門順序號為01，那么黨委辦公室的組配碼為DQ01，即黨委辦公室作為天津外國語大學(xué)的內(nèi)設(shè)部門，其部門代碼可表示為“401359209DQ01”，具體的構(gòu)成見圖2。

2.3 個人實體元數(shù)據(jù)。如表3所示，列出了31項個人實體元數(shù)據(jù)。其中個人的公民身份證號是國家法定的證明公民個人身份的有效證件號碼，它是個人實體元數(shù)據(jù)的主標(biāo)識，用它可以唯一的標(biāo)識一個個人。

2.4 實體元數(shù)據(jù)變更分析。如表4，實體元數(shù)據(jù)主標(biāo)識分為組織機(jī)構(gòu)、部門和個人三類，它可以準(zhǔn)確定位哪個層次的實體元數(shù)據(jù)有變更信息；實體元數(shù)據(jù)主標(biāo)識的值，分別為組織機(jī)構(gòu)代碼、部門代碼和公民身份證號；實體元數(shù)據(jù)名稱和實體元數(shù)據(jù)值分別為待變更的元數(shù)據(jù)項目及現(xiàn)有的元數(shù)據(jù)值；變更內(nèi)容表示變更后的元數(shù)據(jù)值；變更時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；變更依據(jù)為變更所依據(jù)的文件號、材料名稱等。

現(xiàn)以天津外國語大學(xué)為例，說明實體元數(shù)據(jù)變更情況。表4中第1條元數(shù)據(jù)變更記錄，著錄了組織機(jī)構(gòu)層級實體元數(shù)據(jù)變更信息。其表示天津外國語學(xué)院的“組織機(jī)構(gòu)名稱”，在2010年3月18日更名為天津外國語大學(xué)，依據(jù)文件為教發(fā)函[2010]6號。

3 組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系元數(shù)據(jù)及變更分析

組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系元數(shù)據(jù)，將組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部和外部聯(lián)系有效地揭示出來，架構(gòu)起組織機(jī)構(gòu)關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使用戶了解其內(nèi)部環(huán)境和外部地位。我們采用實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型來設(shè)計組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系元數(shù)據(jù)模型。

實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型有特定的圖示，矩形框表示實體，框中內(nèi)容為實體名；菱形框表示聯(lián)系，框中內(nèi)容為聯(lián)系名；實體與聯(lián)系用直線相連，并在直線上標(biāo)注聯(lián)系的類型。聯(lián)系分為3種類型：一對一聯(lián)系（1∶1）、一對多聯(lián)系（1∶N）和多對多聯(lián)系（M∶N）。

3.1 組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部聯(lián)系元數(shù)據(jù)分析。

圖3為組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部實體之間的聯(lián)系，包括組織機(jī)構(gòu)與部門、組織機(jī)構(gòu)與個人及部門與個人三類聯(lián)系。

3.1.1 組織機(jī)構(gòu)與部門的聯(lián)系。一個組織機(jī)構(gòu)可以內(nèi)設(shè)多個部門，而一個部門只隸屬于一個組織機(jī)構(gòu)，組織機(jī)構(gòu)與部門之間是一對多聯(lián)系（1∶N）。菱形框中聯(lián)系名可以定義為內(nèi)設(shè)。例如，天津外國語大學(xué)有內(nèi)設(shè)部門43個，而每個部門都隸屬于天津外國語大學(xué)，即這個組織機(jī)構(gòu)與其內(nèi)設(shè)部門之間是一對多的關(guān)系。

3.1.2 組織機(jī)構(gòu)與個人的聯(lián)系。一個組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作著多個個人，而一個個人只供職于一個組織機(jī)構(gòu)，所以組織機(jī)構(gòu)與個人之間是一對多聯(lián)系（1∶N）。菱形框中聯(lián)系名可定義為任職。例如，天津外國語大學(xué)現(xiàn)有教職員工1800人，而每個員工只隸屬于天津外國語大學(xué)，即這個組織機(jī)構(gòu)與個人之間是一對多的關(guān)系。

3.1.3 部門與個人的聯(lián)系。一個部門內(nèi)可以有多個個人供職，而一個個人可以在多個部門中工作，其中在一個部門中主要供職，在其他部門中屬于兼職，所以部門和個人之間是多對多聯(lián)系（M∶N）。菱形框中聯(lián)系名定義為任職或兼職。例如，天津外國語大學(xué)英語學(xué)院有50名教工，英語學(xué)院書記張三兼任工會副主席，即英語學(xué)院這個部門里工作著多個教工，張三同時在兩個部門工作，所以部門與個人是多對多的關(guān)系。

3.2 組織機(jī)構(gòu)外部聯(lián)系元數(shù)據(jù)分析。

圖4給出組織機(jī)構(gòu)與其外部的組織機(jī)構(gòu)、部門和個人三類聯(lián)系。

3.2.1 組織機(jī)構(gòu)與組織機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。一個組織機(jī)構(gòu)可以與多個組織機(jī)構(gòu)存在聯(lián)系，即組織機(jī)構(gòu)與組織機(jī)構(gòu)之間是多對多聯(lián)系（M∶N），分為上級、平級、下級及掛靠四類聯(lián)系。菱形框中聯(lián)系名分別定義為上級關(guān)系、平級關(guān)系、下級關(guān)系及掛靠關(guān)系。

（1）上級關(guān)系。上級關(guān)系即隸屬關(guān)系，分為黨群組織、行政主管和業(yè)務(wù)三類上級關(guān)系。

例如天津外國語大學(xué)，其黨群組織的上級部門為中國共產(chǎn)黨天津市教育委員會，行政主管上級部門為是天津市教育委員會，業(yè)務(wù)上級部門為中華人民共和國教育部。

（2）平級關(guān)系。指組織機(jī)構(gòu)在國家行政序列中的級別相同，即組織機(jī)構(gòu)在國家的行政序列中占據(jù)的位置相同。例如，天津外國語大學(xué)與天津工業(yè)大學(xué)均是局級單位，這兩個組織機(jī)構(gòu)是平級關(guān)系。

（3）下級關(guān)系。指同一組織系統(tǒng)中等級低的組織或人員[11]。例如天津外國語大學(xué)附屬外國語學(xué)校就是天津外國語大學(xué)的下級組織機(jī)構(gòu)。

（4）掛靠關(guān)系。指機(jī)構(gòu)或組織從屬或依附于另一機(jī)構(gòu)或組織[12]。例如，天津市翻譯協(xié)會掛靠在天津外國語大學(xué)，則天津外國語大學(xué)就是天津市翻譯協(xié)會掛靠的組織機(jī)構(gòu)，二者形成掛靠關(guān)系。

3.2.2 組織機(jī)構(gòu)與部門。一個組織機(jī)構(gòu)可以與其非內(nèi)設(shè)的多個部門之間存在聯(lián)系，即組織機(jī)構(gòu)與部門之間是多對多聯(lián)系（M∶N）。菱形框中聯(lián)系名可以分別定義為兼管或代管。例如，北疆博物院現(xiàn)隸屬于天津自然博物館，因其坐落于天津外國語大學(xué)校內(nèi)，故受天津自然博物館和天津外國語大學(xué)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，此時天津外國語大學(xué)與北疆博物院形成了兼管關(guān)系。

3.2.3 組織機(jī)構(gòu)與個人。一個組織機(jī)構(gòu)可以與多個非專職工作于這個組織機(jī)構(gòu)的個人之間存在聯(lián)系，即組織機(jī)構(gòu)與個人之間是多對多聯(lián)系（M∶N）。菱形框中聯(lián)系名可以分別定義為兼職或借調(diào)。例如，天津師范大學(xué)管理學(xué)院的王紅導(dǎo)師，在天津外國語大學(xué)研究生院兼職為研究生授課，那么天津外國語大學(xué)這個組織機(jī)構(gòu)與王紅這個個人形成兼職關(guān)系。

3.3 組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系元數(shù)據(jù)的變更分析。表6給出了組織機(jī)構(gòu)與部門、組織機(jī)構(gòu)與個人、部門與個人、組織機(jī)構(gòu)與組織機(jī)構(gòu)四種聯(lián)系類型，分別用R1、R2、R3、R4表示；實體元數(shù)據(jù)主標(biāo)識值可以準(zhǔn)確定位待變更的組織機(jī)構(gòu)、部門和個人；聯(lián)系名內(nèi)容類型標(biāo)注了每種聯(lián)系類型涉及的具體聯(lián)系名稱；聯(lián)系名內(nèi)容表示現(xiàn)有的聯(lián)系名稱；變更內(nèi)容指更改后的聯(lián)系名；變更時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；變更依據(jù)為變更所依據(jù)的文件號、材料名稱等。

下面以天津外國語大學(xué)為例，說明聯(lián)系元數(shù)據(jù)變更的情況：如表6中第1條變更記錄，聯(lián)系代碼為R1，著錄了組織機(jī)構(gòu)與部門的聯(lián)系元數(shù)據(jù)的變化。其表示天津外國語大學(xué)（組織機(jī)構(gòu)代碼為401359209）與北疆博物院（部門代碼為402609356JX01）原來是兼管關(guān)系，于2016年1月1日二者的聯(lián)系變?yōu)閮?nèi)設(shè)關(guān)系，依據(jù)文件為教發(fā)函[2016]6號。

4 組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型的應(yīng)用

4.1 記錄組織機(jī)構(gòu)的歷史沿革。采用實體—聯(lián)系（E-R）數(shù)據(jù)模型，在分析組織機(jī)構(gòu)實體和聯(lián)系屬性的基礎(chǔ)上，形成了組織機(jī)構(gòu)實體和聯(lián)系元數(shù)據(jù)及其變更元數(shù)據(jù)。實體元數(shù)據(jù)相當(dāng)于組織機(jī)構(gòu)的“簡歷”，聯(lián)系元數(shù)據(jù)就像“所處環(huán)境”，變更元數(shù)據(jù)相當(dāng)于“演變軌跡”。模型真實詳盡地記錄了一個組織機(jī)構(gòu)的背景資料和沿革變化，對于檔案用戶研究組織機(jī)構(gòu)歷史沿革具有重要的參考憑證作用。

4.2 提供整理檔案的客觀依據(jù)。作為社會實踐主體典型的存在形式，組織機(jī)構(gòu)實體及其內(nèi)外部聯(lián)系時刻發(fā)生著變化。完整的檔案整理方案應(yīng)隨其變化而變更，并能依據(jù)它有效地組織案卷、構(gòu)成全宗、形成全宗群。模型可以提供檔案室和檔案館兩個層次的整理方案：在檔案室階段可以依據(jù)組織機(jī)構(gòu)與部門、組織機(jī)構(gòu)與個人、部門與個人之間的聯(lián)系組織案卷，構(gòu)成全宗。在檔案館階段可以依據(jù)組織機(jī)構(gòu)與組織機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系將全宗組織起來，架構(gòu)起全宗群。模型提供了支撐檔案實體系統(tǒng)存在的骨架，成為一種科學(xué)實用的檔案整理方案。

4.3 提高檔案檢索利用效率。目前的檔案檢索是針對館藏檔案一般特征的檢索，而組織機(jī)構(gòu)元數(shù)據(jù)模型提供的檢索，是依據(jù)檔案歷史聯(lián)系特征的檢索，即利用組織機(jī)構(gòu)實體和聯(lián)系元數(shù)據(jù)及變更元數(shù)據(jù)來檢索檔案的一種特殊方法。模型將隱藏在檔案之間的歷史聯(lián)系有效揭示出來，有助于管理者了解組織機(jī)構(gòu)的歷史沿革，從而有效地整理及合理地保存檔案。同時用戶不用瀏覽檔案實體本身，就能完整地獲取所需檔案信息，提高檢索利用效率。

*本文系教育部人文社會科學(xué)研究項目《‘魂系歷史主義的檔案元數(shù)據(jù)核心集的構(gòu)建研究》（項目批準(zhǔn)號：15YJC870007）的部分研究成果。