財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化

孫輝?侯春曉

摘要：隨著企業(yè)財(cái)務(wù)管理方式經(jīng)歷了從集中到分散，再到集中的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)這一創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管控模式愈來愈被更多的企業(yè)集團(tuán)所關(guān)注，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將分散的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)職能集中進(jìn)行處理，以達(dá)到提高工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的目的。但我國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在實(shí)踐中獲取成效的同時(shí)又遇到新的問題和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心；組織機(jī)構(gòu) 核算流程；人員流失；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，跨國(guó)家跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)逐漸增加，使得財(cái)務(wù)增加了一些較為高級(jí)的職能，如資本的重置、全面預(yù)算等等內(nèi)容，而不再只是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)記賬、結(jié)賬、報(bào)表這些，伴隨著信息系統(tǒng)的不斷升級(jí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門進(jìn)行集中管理集中核算、內(nèi)部流程的改革以及資源的重新配置都是一個(gè)必然趨勢(shì)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式隨之產(chǎn)生。但是我國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在實(shí)踐中獲取成效的同時(shí)也不斷遇到新的問題和挑戰(zhàn)。本文就目前共享中心管理模式問題進(jìn)行探討。

一、組織機(jī)構(gòu)問題

集團(tuán)總部直屬的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心雖然服務(wù)于其他業(yè)務(wù)單位，但是在組織關(guān)系上，沒有領(lǐng)導(dǎo)任何一家業(yè)務(wù)單位的權(quán)利。這樣，在平常的工作中會(huì)出現(xiàn)中心的財(cái)務(wù)人員溝通失敗的情況，而且一旦出現(xiàn)重大的失誤和錯(cuò)誤，沒有人出來承擔(dān)責(zé)任。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通常對(duì)核算和復(fù)核環(huán)節(jié)的流程處理采用“任務(wù)池管理”的模式，即對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的平均分配。每個(gè)業(yè)務(wù)單位在完成審批手續(xù)時(shí)，業(yè)務(wù)自動(dòng)流向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的任務(wù)池。在任務(wù)池的自動(dòng)分配后，在財(cái)務(wù)人員中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)復(fù)合、出納、歸檔一系列步驟。這種核算模式可以很好地提高共享服務(wù)中心的核算效率，也可以幫助管理者更好的監(jiān)控整個(gè)核算流程的進(jìn)度，避免積壓。但是卻不夠關(guān)注各個(gè)業(yè)務(wù)單位賬套的完整性，每個(gè)員工和不同的業(yè)務(wù)單位打交道，溝通不暢，也比較容易出錯(cuò)，在一定程度上增加了會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，每個(gè)財(cái)務(wù)人員需要同時(shí)面對(duì)不同的單位的人員，溝通成本大幅度上升。每個(gè)公司的不同筆業(yè)務(wù)也是由不同的人員來做，完整性難免受到一定程度的影響。

解決組織機(jī)構(gòu)問題可以通過以下幾個(gè)方面來解決：一是賦予財(cái)務(wù)共享中心一定管理職能?？梢越ㄗh由總部財(cái)務(wù)人員的高級(jí)管理層同時(shí)兼任作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的第一負(fù)責(zé)人，定期來到共享服務(wù)中心進(jìn)行監(jiān)督和抽查，統(tǒng)一向當(dāng)?shù)毓景l(fā)郵件，告知當(dāng)?shù)毓痉e極配合財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作，并對(duì)合作程度做到獎(jiǎng)罰分明。同時(shí)可以同時(shí)賦予財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心一定管理職能，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為當(dāng)?shù)毓咎峁┓?wù)的同時(shí)，也起到一定的管理作用，讓當(dāng)?shù)毓静辉僬J(rèn)為自己僅僅是被服務(wù)的對(duì)象，同時(shí)也需要積極配合財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作。二是進(jìn)一步強(qiáng)化分公司財(cái)務(wù)部的監(jiān)督職能。由傳統(tǒng)的核算模式轉(zhuǎn)變到財(cái)務(wù)共享服務(wù)的模式中，財(cái)務(wù)職能得到了改變，由財(cái)務(wù)核算轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)監(jiān)督。針對(duì)一旦出現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位財(cái)務(wù)部互相推諉的情況，必須要明確強(qiáng)化各地分業(yè)務(wù)單位財(cái)務(wù)部的監(jiān)督職能，明確責(zé)任，做到賞罰分明。各個(gè)業(yè)務(wù)單位的會(huì)計(jì)憑證和賬簿保存在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)物資產(chǎn)則留在各個(gè)業(yè)務(wù)單位，存在賬實(shí)分離的情況。當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位應(yīng)當(dāng)做好資產(chǎn)的監(jiān)督工作，對(duì)于毀損的資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，查明原因，通過逐級(jí)審批，上報(bào)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理。 三是將對(duì)各地分公司財(cái)務(wù)部的要求具體化。比如說，在應(yīng)付賬款流程中，需要各地分公司掃描發(fā)票，可以根據(jù)發(fā)票量的多少溝通出一種適當(dāng)掃描發(fā)票的頻率，以免工作大量積壓。這對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的工作效率提升會(huì)有很大幫助。四是優(yōu)化人員管理。對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員職責(zé)分工問題，需要積極地進(jìn)行清理。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)來看，需要對(duì)一部分的職責(zé)分工進(jìn)行重新界定和確認(rèn)?？梢约尤胍恍┲涡蛵徫唬@些崗位的財(cái)務(wù)人員需對(duì)財(cái)務(wù)核算進(jìn)行監(jiān)督，以提高合算的準(zhǔn)確率和完整度。而且，可以對(duì)核算流程進(jìn)行進(jìn)一步的梳理，發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)鍵點(diǎn)和易出錯(cuò)的點(diǎn)，對(duì)于這些點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。及時(shí)發(fā)現(xiàn)各單位職責(zé)分工中是否出現(xiàn)新的空白區(qū)域，一旦出現(xiàn)空白區(qū)域，迅速采取應(yīng)對(duì)措施。還可以按照業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)相似程度將一個(gè)任務(wù)池分為兩個(gè)到三個(gè)，客戶對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說不會(huì)過于分散，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)流程的熟悉程度，這樣對(duì)會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確率的提高以及賬套的完整性都會(huì)有很大幫助。

二、核算流程問題

（一）應(yīng)付賬款流程中付款情況不佳

存在共享財(cái)務(wù)服務(wù)中心沒有及時(shí)進(jìn)行付款，還有一部分是財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)量確實(shí)太大，沒能及時(shí)將付款情況通知到業(yè)務(wù)單位，業(yè)務(wù)單位的客戶對(duì)于收到貨款并不知情，來查詢付款情況，不論是客戶還是共享服務(wù)中心的工作效率都受到了一定影響。業(yè)務(wù)人員只對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行掃描，不負(fù)責(zé)記賬，不會(huì)對(duì)掃描的單據(jù)進(jìn)行檢查，當(dāng)采購發(fā)票傳遞到財(cái)務(wù)服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員手中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、發(fā)票重復(fù)及不合規(guī)的問題。財(cái)務(wù)人員的工作量很大，發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的票據(jù)已經(jīng)是收到發(fā)票掃描件幾天之后的事情了，這時(shí)再與當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)人員溝通，就會(huì)產(chǎn)生溝通障礙，業(yè)務(wù)人員再把正確的掃描過來，耗時(shí)很長(zhǎng)，兩邊的工作效率都受到影響。而且，在郵寄發(fā)票和郵寄貨物的過程中，除郵寄本身耗時(shí)，郵寄丟失或破損的問題也偶爾會(huì)發(fā)生，整個(gè)付款流程中發(fā)生任何一個(gè)小的差錯(cuò)都有可能導(dǎo)致付款的時(shí)間延長(zhǎng)。

針對(duì)應(yīng)付賬款流程所存在的問題，我們的優(yōu)化對(duì)策可參考以下幾點(diǎn)：一是增加掃描發(fā)票初步檢查程序，當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員掃描采購發(fā)票時(shí)多檢查一下發(fā)票的合規(guī)性，是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟袥]有重復(fù)、缺頁的情況出現(xiàn)，附帶的資料是否齊全，減少溝通成本，提高工作效率。二是嚴(yán)格控制票據(jù)處理時(shí)間；應(yīng)付賬款組的工作人員，應(yīng)該時(shí)時(shí)關(guān)注采購的存貨或者材料的入庫情況，另一方面，業(yè)務(wù)單位一定要保證及時(shí)將發(fā)票掃入系統(tǒng)中，傳給共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款組的會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理，一旦過期的發(fā)票沒有及時(shí)的被處理，那么系統(tǒng)就應(yīng)該自動(dòng)發(fā)郵件聯(lián)系相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行通知和報(bào)備。 三是與業(yè)務(wù)單位財(cái)務(wù)人員以及供應(yīng)商隨時(shí)保持溝通。應(yīng)付賬款組的財(cái)務(wù)人員應(yīng)隨時(shí)與業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行及時(shí)的溝通，隨時(shí)了解應(yīng)付賬款的情況，付了還是沒有付，還有多長(zhǎng)時(shí)間必須要付等等。根據(jù)每筆賬款的截止日期安排相應(yīng)的付款，業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員審批無誤后，進(jìn)行付款的操作。貨款支付完成之后，應(yīng)該通過管理系統(tǒng)自動(dòng)向各個(gè)國(guó)內(nèi)采購的供應(yīng)商發(fā)送通知，以減少供應(yīng)商詢問和查詢的時(shí)間和人力。

（二）費(fèi)用報(bào)銷流程工作效率低

大量的報(bào)銷單附著單據(jù)通過郵寄每個(gè)月大量飛入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。報(bào)銷組的審核工作異常繁重，效率很低，正確率也無法保證。審核小組的成員需要熟悉各個(gè)部門負(fù)責(zé)人的簽名，審核的工作非常枯燥。一旦審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的內(nèi)容，需要逐個(gè)和相關(guān)人員溝通，效率異常低下。上述所說的種種的問題不僅嚴(yán)重影響工作效率，而且會(huì)因種種原因遭到其他部門的投訴。

這個(gè)問題可以通過信息技術(shù)的自動(dòng)來逐步解決，通過在公司內(nèi)部系統(tǒng)中加入每個(gè)員工都能夠登陸的報(bào)銷申請(qǐng)模塊來進(jìn)行改進(jìn)。申請(qǐng)報(bào)銷的人員可以隨時(shí)登陸自己的員工報(bào)銷模塊查詢自己的費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行到哪一步，溝通也變得更加順暢。

（三）應(yīng)收賬款流程溝通低效

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款流程存在的問題主要體現(xiàn)在和客戶的溝通和對(duì)賬方面，對(duì)賬的工作進(jìn)行的很被動(dòng)。三方對(duì)賬僅僅靠財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心和客戶還不能完成對(duì)賬，需要當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位的協(xié)助。

應(yīng)收賬款流程的優(yōu)化的突破之處是要求財(cái)務(wù)人員每天進(jìn)行清賬，避免問題賬款的堆積。應(yīng)收賬款組最關(guān)鍵的任務(wù)就是保證業(yè)務(wù)單位的收款及時(shí)入賬，及時(shí)和客戶保持溝通，對(duì)于逾期未收的賬款進(jìn)行催收。還有就是對(duì)賬，應(yīng)收賬款小組應(yīng)該重視對(duì)賬的問題，積極進(jìn)行三方對(duì)賬，及時(shí)和客戶進(jìn)行對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整。

（四）總賬流程易被操縱，月底趕制報(bào)告加班嚴(yán)重

總賬組是較為容易被操縱的部門，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人為了讓數(shù)據(jù)好看，總賬組存在被命令調(diào)賬的風(fēng)險(xiǎn)。另外，總賬組存在每月上中下三個(gè)時(shí)段流程嚴(yán)重失衡的情況，下旬總賬組人員加班的情況會(huì)比較嚴(yán)重。

解決上述問題需要完善的主要是對(duì)月底調(diào)整類賬目的原始憑證的獲得，嚴(yán)格審查應(yīng)付賬款以及核查應(yīng)收賬款，保證應(yīng)收賬款每筆都合理不存在舞弊。針對(duì)操縱利潤(rùn)和不合理進(jìn)行費(fèi)用計(jì)提的問題，需由內(nèi)審部門對(duì)此部分進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，詳細(xì)核查，一旦出現(xiàn)操縱利潤(rùn)和人為干預(yù)調(diào)賬的情況，需由總部干預(yù)，嚴(yán)懲不貸。 針對(duì)之前提到的總賬組的每月上中下三個(gè)時(shí)段流程工作量嚴(yán)重失衡的問題，只能由總賬組組長(zhǎng)積極和其他組進(jìn)行主動(dòng)地溝通，將能夠提前交給總賬組做的任務(wù)優(yōu)先完成，盡量均衡總賬組的工作量，避免出現(xiàn)每月下旬總賬組人員加班加點(diǎn)的情況。

三、人員流失問題

由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種形式的特殊性，財(cái)務(wù)人員的職業(yè)前景不是很明朗，對(duì)于員工的職業(yè)發(fā)展沒有清楚的規(guī)劃和明確的通道。財(cái)務(wù)共享服務(wù)將簡(jiǎn)單重復(fù)大量的會(huì)計(jì)核算任務(wù)集中在一起，財(cái)務(wù)人員的工作非常單一，比較不利于員工的全面發(fā)展。員工的工作單一枯燥乏味，員工長(zhǎng)時(shí)間工作很容易產(chǎn)生心理疲勞，工作的積極性不高，人員的流失率提高，不利于整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的健康發(fā)展。

具體的優(yōu)化對(duì)策有以下三個(gè)方面：一是利用相互的交流實(shí)行人才培養(yǎng)。定期組織業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行參觀和交流，在交流中，各業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)人員可以實(shí)際參與財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的流程處理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員去當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位進(jìn)行參觀和溝通，親身參與一些業(yè)務(wù)活動(dòng)，比電話和郵件的信息傳遞效果要好上許多。二是注重中心自身的員工培訓(xùn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該全面重視員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，包括財(cái)務(wù)、管理、稅務(wù)、會(huì)計(jì)等等方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)。三是為員工計(jì)劃職業(yè)生涯。為員工設(shè)計(jì)明確的職業(yè)生涯發(fā)展渠道，激勵(lì)員工提升自己的技能，使得員工無論是從薪資水平和業(yè)務(wù)能力上都能獲得很大的提升。

四、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心由于核算形式的特殊性，存在著一定程度的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一處理后，由于這種形式的特殊性，會(huì)計(jì)的核算都是脫離實(shí)質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的。中心的財(cái)務(wù)人員還是對(duì)業(yè)務(wù)單位的活動(dòng)無法確實(shí)的掌握，因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。共享核算模式使得財(cái)務(wù)信息的完整性和真實(shí)性都有所下降。

針對(duì)上述問題，企業(yè)需加強(qiáng)自身的監(jiān)督作用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)重視自身合算的監(jiān)督和檢查，加持以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，改進(jìn)核算質(zhì)量。設(shè)置專人轉(zhuǎn)崗，負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督的工作。可以嘗試打造三級(jí)質(zhì)量管理體系：第一級(jí)是業(yè)務(wù)復(fù)核崗，對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督符合；第二級(jí)是綜合抽查崗，對(duì)于第一級(jí)的質(zhì)量管理進(jìn)行復(fù)查；第三季是季度自查，在前兩級(jí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行再次抽查。同時(shí)對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行定期巡查。質(zhì)量核查部門應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行分析，對(duì)于各種指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將質(zhì)量監(jiān)控的工作日常化處理。保證每天對(duì)重要的指標(biāo)和科目進(jìn)行巡查，對(duì)于出錯(cuò)的部分，將責(zé)任落實(shí)到具體的人員上，懲罰分明。另外要重視和業(yè)務(wù)單位的溝通和交流，對(duì)于新業(yè)務(wù)新流程隨時(shí)更新，迅速了解，分析各個(gè)業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵點(diǎn)，以更好的支撐企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展。

五、結(jié)束語

本文就財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題逐個(gè)進(jìn)行了深入的成因分析，按照組織管理、核算流程、人員流失、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面進(jìn)行問題分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)信息通信產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司）