高校離校生檔案的轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程

趙湘渝

近年來，高校的擴(kuò)招給學(xué)生創(chuàng)造了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。但是，隨著個(gè)別學(xué)生招生后放棄入學(xué)資格、入學(xué)后中途退學(xué)、畢業(yè)后工作單位解約退檔等情況的發(fā)生，高校遺留的離校生檔案逐年增多。要想從根源上解決高校遺留學(xué)生檔案逐年增多的現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)當(dāng)建立起更符合客觀實(shí)際的高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程。

1 高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的原因

（1）高校招生后放棄入學(xué)資格、入學(xué)后中途退學(xué)、畢業(yè)出國留學(xué)人數(shù)的逐年增多是造成高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的主要原因。

（2）畢業(yè)生離校時(shí)檔案材料缺失或畢業(yè)答辯未通過等不能畢業(yè)的，該生的檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)出。

（3）畢業(yè)生個(gè)人與用人單位簽訂的協(xié)議有試用期或用人單位等待正式編制暫時(shí)不能接收檔案的，該生的個(gè)人檔案暫時(shí)保存在學(xué)校，緩期轉(zhuǎn)遞。

（4）畢業(yè)生個(gè)人或用人單位毀約，該生檔案退回學(xué)校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的畢業(yè)生，分配到北京、上海等地工作需要落戶指標(biāo)，暫時(shí)沒有指標(biāo)落戶的畢業(yè)生檔案被退回到原學(xué)校保管。

2 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞去向

《報(bào)到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證，也是接收單位接管學(xué)生個(gè)人檔案的重要依據(jù)和憑證。根據(jù)報(bào)到單位的不同，檔案轉(zhuǎn)遞方向亦有不同。

（1）畢業(yè)生《報(bào)到證》上的報(bào)到單位是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，并且獲得進(jìn)人指標(biāo)的編制內(nèi)人員，該畢業(yè)生的個(gè)人檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)遞到該單位保管。

（2）畢業(yè)生《報(bào)到證》上的報(bào)到單位是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，但若該生暫時(shí)未獲得進(jìn)人指標(biāo)，屬于編制外的人員，則該畢業(yè)生的個(gè)人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到接收單位或企業(yè)委托的人才交流服務(wù)中心保管（待單位有了進(jìn)人指標(biāo)，有關(guān)方面組織社會公招考試，該生通過考試后，再將該生個(gè)人檔案調(diào)入）。

（3）畢業(yè)生《報(bào)到證》上的報(bào)到單位是民企、私企、外企性質(zhì)的單位，該畢業(yè)生的個(gè)人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到人才交流服務(wù)中心保管。該生的檔案存放在工作地人才交流服務(wù)中心保管還是存放在生源地人才交流服務(wù)中心保管，則由用人單位和畢業(yè)生本人協(xié)商選定。

（4）有些城市對落戶和轉(zhuǎn)遞檔案進(jìn)行“綁定”，如深圳等城市明確規(guī)定，要轉(zhuǎn)遞檔案到該地人才交流服務(wù)中心，就必須將本人的戶口也落在深圳，否則拒收該生個(gè)人檔案或收到后將該生檔案退回原學(xué)校。

3 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程

（1）高校正?；蜓悠诋厴I(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。有《報(bào)到證》的高校正常畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生，該生檔案按《報(bào)到證》上的報(bào)到單位轉(zhuǎn)遞。學(xué)生就業(yè)單位有人事和檔案管理權(quán)的，該生檔案直接轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位；就業(yè)單位有人事權(quán)但沒有檔案管理權(quán)的，該生檔案可轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位委托的屬地人才交流中心，也可以按該生意愿將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞到該生生源地人才交流中心。

（2）學(xué)生延期未畢業(yè)的肄業(yè)生轉(zhuǎn)檔。該類學(xué)生只有《肄業(yè)證》，若有就業(yè)單位接收的，可憑調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。若沒有就業(yè)單位接收或沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個(gè)人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時(shí)本人再將密封好的個(gè)人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（3）高校中途退學(xué)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。中途退學(xué)的學(xué)生無《報(bào)到證》，可能有《肄業(yè)證》。若該生是碩士或博士生考上公務(wù)員或找到工作調(diào)檔，本人辦理退學(xué)手續(xù)后可憑就業(yè)單位開具的調(diào)檔函調(diào)檔。若該生是本、?？粕z學(xué)，沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個(gè)人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時(shí)再將密封好的個(gè)人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（4）碩士、博士生考上公務(wù)員或找到工作后想繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生轉(zhuǎn)檔。該生可申請轉(zhuǎn)為單位委培生，繼續(xù)完成學(xué)業(yè)，經(jīng)研究生院批準(zhǔn)同意轉(zhuǎn)為委培生后，需要調(diào)檔到用人單位的，可持調(diào)檔函調(diào)檔。

（5）考上大學(xué)未報(bào)到或者報(bào)到后辦理退學(xué)要求回家復(fù)讀重考大學(xué)的學(xué)生提檔。本人寫情況說明，學(xué)院證明并蓋公章后可退檔；本人持退學(xué)文件和離校通知單辦理退檔，檔案經(jīng)辦人將該生的檔案密封后，交給學(xué)生本人自帶檔案回原籍。沒有辦理退檔的未報(bào)到學(xué)生，檔案可能成為“死檔”。

（6）在校生服役后考上軍?；蛲宋楹笳业焦ぷ鞯霓D(zhuǎn)檔。本人不愿意回校繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的，可憑單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案，但學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（7）未完成學(xué)業(yè)而出國留學(xué)的回國離校生?？蓱{單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞檔案，但是學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（作者單位：成都理工大學(xué)檔案館 來稿日期： 2016-10-16）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應(yīng)用為例說明PDCA循環(huán)法使評估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平?；鶎訖n案部門也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級檔案館安全評估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號：2014-R-11）研究成果之一。