干部人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃與實(shí)施

千麗萍

摘 要：當(dāng)前我國正處于社會發(fā)展變化的關(guān)鍵時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)和電子信息技術(shù)的發(fā)展給我國社會帶來了深刻的變革，在這樣的背景下，檔案管理方面也應(yīng)該進(jìn)行信息化的改革，以此適應(yīng)社會的發(fā)展和變化。本文從干部人事檔案信息化建設(shè)的意義入手，針對當(dāng)前干部檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，提出促進(jìn)干部檔案信息化建設(shè)的具體改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;統(tǒng)籌規(guī)劃;干部人事

我國的干部人事檔案信息化建設(shè)，是從上個(gè)世紀(jì)80-90年代開始的，彼時(shí)一些單位和機(jī)關(guān)已經(jīng)開始在檔案管理工作中引入了計(jì)算機(jī)作為工作的工具，通過將本單位的人員檔案和信息等錄入到計(jì)算機(jī)中并進(jìn)行基本的檢索，在這個(gè)過程中取得了一定的成效，積累了管理經(jīng)驗(yàn)。1997年，開始在全國推廣組織干部人事信息系統(tǒng)，人事檔案信息管理系統(tǒng)得到了推廣。本世紀(jì)很多的單位建立了單機(jī)與局域網(wǎng)相結(jié)合的系統(tǒng)，促進(jìn)了干部人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步，但從當(dāng)前的信息化建設(shè)來看，還存在一定的問題。

1 干部人事檔案信息化建設(shè)的意義

對干部人事檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)不僅可以促進(jìn)干部檔案的管理水平的提升，也是為了服務(wù)干部工作的要求。通過對干部人事檔案信息化的建設(shè)，是為了更好地服務(wù)社會的經(jīng)濟(jì)和其他各個(gè)方面的發(fā)展。

1）促進(jìn)干部的選拔與調(diào)動的進(jìn)行。干部人事檔案的信息化建設(shè)能夠?qū)Ω刹康母鞣N資料和檔案信息等進(jìn)行收集，通過互聯(lián)網(wǎng)等形式可以直接進(jìn)行信息的共享。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)在決定干部的選拔與調(diào)動的時(shí)候，只需要通過檔案的信息化系統(tǒng)等就可以對干部的相關(guān)資料，包括籍貫?zāi)挲g、專業(yè)素養(yǎng)、干部的各項(xiàng)能力和品德等進(jìn)行了解，有利于領(lǐng)導(dǎo)在選拔和調(diào)動干部的時(shí)候的能夠盡可能掌握干部的各項(xiàng)資料，有利于提升決策的效率和質(zhì)量。

2）促進(jìn)相關(guān)檔案和資料的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的干部檔案管理主要是紙質(zhì)化的，一般也都是放在檔案管理中心，要對檔案中的資料進(jìn)行更新和完善是需要經(jīng)過比較多的程序和流程的。而若是檔案資料中存在著一切錯(cuò)誤或者是不準(zhǔn)確的地方，一般也難以被發(fā)現(xiàn)。對干部檔案進(jìn)行信息化建設(shè)之后就可以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的檔案信息查詢，既促進(jìn)檔案管理水平的提升，同時(shí)也方便個(gè)人對自身的資料進(jìn)行查詢，從而根據(jù)結(jié)果進(jìn)行自身工作的改進(jìn)。對于那些檔案資料中不準(zhǔn)確的地方，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，予以改正。

3）提升干部檔案管理相關(guān)工作的效率。從傳統(tǒng)的干部檔案管理工作來看，采用的是紙質(zhì)化的檔案管理，相關(guān)工作人員要將檔案進(jìn)行分類和整理，同時(shí)，在進(jìn)行檔案取用的過程中則更需要人工的查找，往往需要耗費(fèi)比較多的時(shí)間和精力。在將干部的檔案進(jìn)行信息化處理之后，相關(guān)的資料就儲存在硬盤中，通過搜索引擎就能快速地檢索到需要查詢的相關(guān)資料，給檔案管理的工作人員提供了便利，促進(jìn)了干部檔案管理工作效率的提升。

2 當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）干部人事檔案信息化建設(shè)工作缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。對干部人事檔案信息化建設(shè)工作中目前在統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃方面還存在著一定的欠缺，在宏觀規(guī)劃和微觀規(guī)劃方面所做的工作都存在著不足之處。宏觀規(guī)劃主要是指的從全國、全省、全市等大的行政區(qū)域內(nèi)部的統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，而圍觀規(guī)劃則主要是以某個(gè)單位內(nèi)部的干部檔案管理為單位的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)。從這兩個(gè)方面來說，當(dāng)前我國的干部人事檔案信息化建設(shè)都沒有形成統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，處于自流的狀態(tài)。

2）缺少干部人事檔案信息化的統(tǒng)一、便捷的軟件。當(dāng)前，我國社會的干部人事檔案信息化處理的過程中所出現(xiàn)的軟件達(dá)到了上百個(gè)，而國家有關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)的軟件沒有提出要求和規(guī)范，導(dǎo)致目前這些軟件的開發(fā)和使用過程中出現(xiàn)了諸多的問題：同樣功能的軟件開發(fā)存在比較嚴(yán)重的重復(fù)情況，并且這些重復(fù)的軟件中，低水平的軟件占了比較大的比重;一些軟件在功能設(shè)置方面尚未達(dá)到當(dāng)前的干部檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，與實(shí)際的使用并不符合;一些開發(fā)者在開發(fā)的過程中重視頁面美觀等，使用了不成熟的技術(shù)，使得軟件的安全性方面存在著一定的問題。除此之外，檔案信息化的軟件的開發(fā)方面還存在著其他的問題，這些問題都影響著檔案信息化建設(shè)水平的提升，同時(shí)也導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)。

3）干部人事檔案信息化的工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。當(dāng)前在干部人事檔案信息化建設(shè)的過程中，我國的相關(guān)部門沒有對相關(guān)工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，這也導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)過程中的工作出現(xiàn)了一定的問題：檔案的人工錄入出錯(cuò)率較高，各種數(shù)據(jù)格式?jīng)]有統(tǒng)一的要求等，這些問題都會影響目前的干部檔案信息化的建設(shè)。在制定檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的時(shí)候，需要對一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)際的試驗(yàn)才能在更大范圍內(nèi)進(jìn)行推廣，而這往往需要較長的時(shí)間，因此，要出臺統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，還需要一段時(shí)間的準(zhǔn)備工作。

4）干部人事檔案信息化缺乏專業(yè)、高素質(zhì)的人才。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化的建設(shè)，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要引入一批專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理和計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人才。在之前的檔案管理工作中，主要是由檔案管理的相關(guān)專業(yè)人才進(jìn)行工作的推進(jìn)，而這些人才在計(jì)算機(jī)方面的素養(yǎng)和專業(yè)程度都不夠。近年來，在一些檔案管理工作中引入了一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，這些人才在檔案管理方面的素養(yǎng)還相對薄弱，尚且不能適應(yīng)當(dāng)前的干部人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 促進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施策略

1）加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)的整體領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。干部人事檔案的信息化建設(shè)工作所涉及的范圍包括了教育、組織、人事和行政等方面的部門，在信息化建設(shè)相關(guān)工作的推進(jìn)過程中，需要對這些工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對各方面工作的分工和協(xié)調(diào)，促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展?？梢猿闪⒏刹咳耸滦畔⒒ㄔO(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)相關(guān)工作的推進(jìn)，對相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，統(tǒng)籌下面部門的干部人事檔案管理信息化工作。

2）加強(qiáng)對相關(guān)軟件的開發(fā)規(guī)劃和要求。對于干部人事檔案信息化建設(shè)來說，信息化系統(tǒng)軟件所發(fā)揮的作用是非常重要的。首先，相關(guān)部門要對相關(guān)軟件的開發(fā)和使用進(jìn)行一定的規(guī)劃和要求，按照靈活性、安全性、易用性等原則進(jìn)行軟件的開發(fā)和優(yōu)化，確保相關(guān)軟件能夠基本適用于檔案管理工作。其次，對相關(guān)軟件的功能要設(shè)置一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)的錄入，分類，保密性和安全等方面的功能，以減少低質(zhì)化的軟件數(shù)量。第三，要對已經(jīng)開發(fā)的軟件進(jìn)行測評和維護(hù)優(yōu)化，篩選出一批優(yōu)秀的軟件，然后對其進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，使其更好地適應(yīng)相關(guān)的工作要求。

3）加強(qiáng)對干部人事檔案信息化的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。統(tǒng)一嚴(yán)格的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是促進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)快速、健康和持續(xù)發(fā)展的重要保障。相關(guān)部門要從制度、法律等方面對相關(guān)檔案工作進(jìn)行規(guī)范和要求，而且要適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的開展。關(guān)于相關(guān)的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)長期的調(diào)查和研究，要以適應(yīng)廣泛的干部人事檔案信息化工作為依據(jù)，制定出符合我國的國情發(fā)展的干部人事檔案信息化的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

4）加強(qiáng)對干部人事檔案信息化建設(shè)的人才的培養(yǎng)。要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化建設(shè)工作，需要一批既懂人事檔案知識和工作，也要能夠熟練地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)，對軟件開發(fā)等有一定了解的人才加入，才能確保工作推進(jìn)的過程中更加順利。一方面，可以通過對單位中相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)等來提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平;另一方面，則可以通過鼓勵(lì)檔案人員使用信息化的工具等來進(jìn)行辦公，提升干部人事檔案信息化建設(shè)工作的水平。

4 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案信息化建設(shè)在干部的選調(diào)、提升檔案和資料的準(zhǔn)確性和促進(jìn)檔案管理工作的效率提升方面都有重要的意義。當(dāng)前我國的干部人事檔案信息化建設(shè)也還存在著人才缺乏、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定不統(tǒng)一等問題，相關(guān)部門要引起重視，采取積極的態(tài)度促進(jìn)工作的推進(jìn)。

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