加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

梁紅陽

摘 要 干部人事檔案主要記載了干部的表現(xiàn)、活動以及工作經(jīng)歷，是全面了解干部和選用干部的重要參考，因此，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理十分重要，是對干部檔案進(jìn)行管理的主要發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞 干部人事 檔案管理 信息化 管理創(chuàng)新

中圖分類號：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

對干部人事檔案進(jìn)行管理是人事工作的關(guān)鍵組成部分，是對干部進(jìn)行選撥和任用的基礎(chǔ)。當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的更新，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)對干部相關(guān)信息進(jìn)行管理，可以有效提高檔案工作的實(shí)效性、真實(shí)性以及全面性，提高干部人事檔案的使用價(jià)值和利用效率，加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化以及信息化管理。新時(shí)期下，檔案管理部門加強(qiáng)對干部人事檔案的信息化管理十分重要。

1干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，對干部人事檔案進(jìn)行管理依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，管理方法和管理模式不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，降低工作效率。干部個(gè)人信息存在更新不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不全面等情況，如果遇見地震、洪災(zāi)或者火災(zāi)等自然災(zāi)害，很容易導(dǎo)致檔案丟失或者損壞，難以進(jìn)行恢復(fù)和彌補(bǔ)。除了上述原因，還存在領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視、管理機(jī)制不完善、人員管理意識淡薄、管理手段和管理方法落后等因素。因此，尋求一種更加高效、科學(xué)、安全以及便利的檔案管理模式勢在必行。

2干部人事檔案實(shí)行信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1建立電子信息系統(tǒng)

對干部人事檔案進(jìn)行信息化管理，一定要由人事部門組織、抽調(diào)相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，集中規(guī)劃、共同審核、統(tǒng)一組織，然后利用掃描儀以及計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備、將干部檔案信息經(jīng)過整理后輸入計(jì)算機(jī)中，通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行處理，將聲像資料和文字圖片轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息，使干部檔案信息化和數(shù)據(jù)化，便于查閱流轉(zhuǎn)相關(guān)人事信息。建立干部信息局域網(wǎng)，設(shè)置管理權(quán)限，通過局域網(wǎng)的連接，全面實(shí)行干部信息網(wǎng)絡(luò)化。

2.2實(shí)行信息化管理

對干部人事檔案要進(jìn)行無紙化和動態(tài)管理，利用現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代設(shè)備，將常用的表格、檔案信息制作成JPG或者PDF格式的文件，充分將干部檔案信息化以及數(shù)據(jù)化，在平常的檔案統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱以及查閱等工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，減少紙質(zhì)檔案因各種原因而導(dǎo)致的毀壞、起到長期保管的目的，進(jìn)行自動化管理。

2.3推動規(guī)范化以及制度化建設(shè)

推動干部人事檔案信息化、規(guī)范化以及制度化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，建立電子檔案、信息管理系統(tǒng)以及干部信息資源庫，提高管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率。提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，選撥專業(yè)能力強(qiáng)的管理人員，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化以及職業(yè)化水平。

2.4推進(jìn)數(shù)字化管理

對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行信息更新，確保干部相關(guān)信息準(zhǔn)確無誤以及同步更新。做好檔案的安全管理工作，對檔案進(jìn)行保密和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和破壞。規(guī)范檔案查閱程序，落實(shí)職權(quán)責(zé)任制度，完善管理制度。在對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的同時(shí)，還要完善管理工作的制度化。

3 干部人事檔案的信息化支持

3.1加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分滿足需求

要深化檔案信息的利用以及開發(fā)，全面提高檔案管理的工作效率，對實(shí)體檔案進(jìn)行保護(hù)，建設(shè)功能完善以及技術(shù)先進(jìn)的檔案信息體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)或者單位的內(nèi)部管理，同時(shí)上級主管部門以及單位之間實(shí)行檔案信息的共享。

3.2實(shí)現(xiàn)資源共享、構(gòu)建資源平臺

全面實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，首先要在管理機(jī)構(gòu)建立信息中心，充分履行人事管理的技術(shù)支持以及信息化指導(dǎo)的職能。發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，對資源需求者進(jìn)行分級開放和查閱授權(quán)，提高信息服務(wù)質(zhì)量。

3.3完善檔案信息搜索功能

干部人事檔案主要用于查閱，了解干部個(gè)人的相關(guān)信息。傳統(tǒng)的干部人事檔案沿用紙質(zhì)文件，查閱搜索極為不方便。對干部人事檔案進(jìn)行信息化管理，完善搜索功能，對干部進(jìn)行統(tǒng)一管理。人事檔案實(shí)行信息化，搜索信息只需動用鼠標(biāo)就可以，更加利于為了解干部以及選用任職提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)干部的合理配置。

3.4對檔案信息實(shí)行動態(tài)化管理

對人事檔案進(jìn)行安全管理主要從利用安全以及儲存安全兩個(gè)方面進(jìn)行，采取相關(guān)的技術(shù)手段以及有效措施，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份機(jī)制。在對檔案信息進(jìn)行安全管理，要做好局域網(wǎng)和外網(wǎng)連接的安全。相關(guān)管理人員要對檔案實(shí)行日常維護(hù)和動態(tài)管理，通過現(xiàn)代化的先進(jìn)手段建立人事電子檔案，并且進(jìn)行時(shí)時(shí)跟蹤和更新，提高檔案的利用價(jià)值。

3.5提高檔案的真實(shí)性以及時(shí)效性

要對人事檔案進(jìn)行及時(shí)的鑒定和審核，實(shí)施動態(tài)管理，剔除沒有價(jià)值的信息，補(bǔ)充干部信息新內(nèi)容，利于人力資源部門認(rèn)識和了解干部的實(shí)際情況，充分?jǐn)U展檔案信息量，從而形成完善的處理系統(tǒng)以及管理體系，提高檔案的整體利用水平。

4結(jié)語

干部人事檔案管理部門一定要充分利用信息資源，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，促進(jìn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化以及法制化。相關(guān)管理人員要認(rèn)清管理形式，提高管理意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，更好地為人事檔案服務(wù)。

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