機(jī)關(guān)文書檔案收集與歸檔工作問題研究

摘 要：機(jī)關(guān)檔案工作中在文書檔案管理方面目前存在歸檔工作受重視程度不夠，文件材料收集不齊全，檔案人員專業(yè)化水平參差不齊等問題，基于此，提出建立健全檔案管理體系，加強(qiáng)檔案工作重要性宣傳，提升檔案人員綜合素質(zhì)等措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案;文件收集;文件歸檔;機(jī)關(guān)檔案

機(jī)關(guān)文書檔案主要是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的公告、通知、會議記錄、計(jì)劃、簡報(bào)、批復(fù)、總結(jié)等對本單位具有保存價(jià)值的文件材料。文書檔案的種類較為繁雜，且每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量很多，保管期限長短不一，這給機(jī)關(guān)文書檔案管理工作帶來了一定的難度，文書檔案可以為機(jī)關(guān)的后續(xù)工作開展提供服務(wù)，所以解決當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問題是非常有必要的。進(jìn)行檔案收集管理工作時(shí)，一定要遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，采用現(xiàn)代化的管理手段，在保障檔案管理全面、真實(shí)、安全的同時(shí)，還要對檔案收集進(jìn)行過程化管理，提升檔案管理的效果。

1 收集歸檔中存在的問題

1.1 歸檔工作受重視程度不夠

文書檔案收集和歸檔主要是為業(yè)務(wù)工作提供輔助性的服務(wù)，對于業(yè)務(wù)部門工作的業(yè)績影響很小，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門認(rèn)為這是一種不必要的成本支出，所以部分單位、部門對文書檔案收集管理工作重視度不高，檔案收集管理工作的人力投入不夠。文書檔案的收集和歸檔流程不夠規(guī)范，很多文件材料不按照規(guī)定的時(shí)間、要求收集歸檔，易發(fā)生事后找不到檔案的情況，大大降低了文書檔案利用效率。

1.2 材料收集不全

一是各部門的歸檔責(zé)任人責(zé)任心不夠強(qiáng)，有些業(yè)務(wù)部門不按要求及時(shí)整理移交文件，歸檔責(zé)任人也不及時(shí)催收應(yīng)歸檔文件，不管材料是否齊全，有多少材料就歸檔多少，甚至認(rèn)為歸檔材料少可以減少工作量，導(dǎo)致歸檔材料不齊全。二是對哪些文件需要?dú)w檔沒有明確的認(rèn)識。歸檔責(zé)任人不了解，相關(guān)業(yè)務(wù)部門更不清楚，有些側(cè)重于文件正本，忽視了領(lǐng)導(dǎo)簽批單及其他底稿、附件等文件材料，甚至有部門在文件印發(fā)時(shí)未留存用于歸檔的文件正本。此外，普遍出現(xiàn)歸檔材料缺頁、缺章、缺定稿的情況，給管理者對文件的參考和利用帶來了極大的不便。

1.3 歸檔人員專業(yè)化水平參差不齊

由于受重視程度不高，投入的人力、物力不夠等因素影響，普遍存在歸檔人員身兼多職且頻繁更換的情況，歸檔人員始終處于新手上崗的狀態(tài)。這就導(dǎo)致相關(guān)歸檔人員往往更關(guān)注自己的本職工作，檔案意識薄弱，專業(yè)化水平不足，責(zé)任心欠缺等問題，影響了檔案收集的齊全、完整。

2 文件材料收集、歸檔策略

2.1 建立健全檔案管理體系

建立健全檔案管理體系首先要建立檢查制度，相關(guān)部門要對機(jī)關(guān)文書檔案收集和歸檔工作進(jìn)行定期檢查，檢查的主要內(nèi)容包括現(xiàn)存文書檔案的數(shù)量和狀態(tài)等，要對沒有及時(shí)歸還、遺漏或者丟失的文書檔案進(jìn)行具體分析和處理，查明遺漏或丟失的具體原因，并采取一定的補(bǔ)救措施;其次要建立健全監(jiān)督管理體系，要鼓勵(lì)全員參與到監(jiān)督過程中，鼓勵(lì)員工反映檔案管理管理過程存在的漏洞、問題、違規(guī)操作等，并對所反映出的問題進(jìn)行及時(shí)的反饋處理;建立健全獎(jiǎng)懲制度，機(jī)關(guān)文書檔案的收集和歸檔管理工作要根據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行，但是規(guī)定中的內(nèi)容大多是有關(guān)專業(yè)性操作方面的內(nèi)容，對于員工違規(guī)違法操作所帶來的損失和影響沒有詳細(xì)的處罰規(guī)定，因此需要及時(shí)加以完善。除此之外，也可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，把文書檔案收集管理工作和績效考核進(jìn)行結(jié)合，從而提高相關(guān)工作人員的管理意識，并對機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。

2.2 加強(qiáng)檔案管理工作重要性宣傳

檔案管理工作是否宣傳到位不僅影響著文書檔案收集整理的成效，同時(shí)也影響著歸檔工作能否有序開展。首先，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)提高對該工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭和模范的作用，從而推動(dòng)單位內(nèi)部形成一種良好的管理氛圍，有效帶動(dòng)員工開展檔案管理收集工作;其次，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用，利用新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)宣傳相結(jié)合的方法，通過定期編印編研材料，舉辦專題展覽等多種宣傳方式，普及檔案知識，增強(qiáng)檔案意識，提高歸檔人員的工作興趣，促進(jìn)他們更好的投入到日程歸檔工作中;第三，可邀請領(lǐng)域內(nèi)專家，對檔案管理工作的重要性、相關(guān)的法律法規(guī)及檔案管理工作的要點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)講解，檔案管理部門可從法律的角度將機(jī)關(guān)檔案管理工作對單位和個(gè)人發(fā)展影響進(jìn)行分析，提高相關(guān)歸檔人員對其重要性的認(rèn)識。

2.3 提升檔案人員綜合素質(zhì)

歸檔人員是否具備收集和歸檔方面的專業(yè)素質(zhì)，能否在實(shí)際的歸檔工作中游刃有余，都會影響到文書檔案管理的整體質(zhì)量和效率。所以，做好歸檔人員的教育培訓(xùn)顯得尤為重要。一是針對歸檔人員頻繁更換的問題，可視情況不定期對各部門歸檔人員進(jìn)行培訓(xùn)，并要求相關(guān)工作人員進(jìn)行實(shí)際的操作演練，從而提升相關(guān)工作人員的實(shí)踐動(dòng)手能力，這樣相關(guān)工作人員才能夠滿足機(jī)關(guān)檔案管理的需求;二是加強(qiáng)高端人才引進(jìn)工作，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理方法與技術(shù)的提升。

3 結(jié)語

檔案記錄了過去，同時(shí)也服務(wù)于現(xiàn)在。我們應(yīng)該加強(qiáng)對機(jī)關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的投入，要采用現(xiàn)代化的管理方式，對文書檔案收集和歸檔工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、專業(yè)化和規(guī)范化的管理，并以實(shí)際情況為依據(jù)，建立健全有針對性的管理制度，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)知識學(xué)習(xí)能力，提升工作人員和管理人員的綜合素質(zhì)，從而進(jìn)一步提升有關(guān)工作人員對機(jī)關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的重視程度，從人員、設(shè)備和管理模式等多方面提升綜合管理水平，為機(jī)關(guān)文書檔案收集和歸檔工作的整體水平提升奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介

孫楠（1988-），女，漢族，江蘇鹽城人，中國民用航空局檔案館。