淺談干部人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：干部人事檔案是記錄和反映干部品德、才干、功過(guò)獎(jiǎng)懲的個(gè)人材料，是對(duì)干部個(gè)人經(jīng)歷和從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是干部考核、任用、提拔等多項(xiàng)工作的重要依據(jù)。隨著干部人事管理改革不斷引向深入，干部人事檔案管理也面臨著一些新的形勢(shì)和新的挑戰(zhàn)，如何全面提升干部人事檔案管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮干部人事檔案的應(yīng)用作用，是當(dāng)前干部人事檔案管理的工作的關(guān)鍵課題。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

1 干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1）對(duì)干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項(xiàng)工作任務(wù)重、工作系統(tǒng)性強(qiáng)，且工作業(yè)績(jī)不明顯的基礎(chǔ)性工作。隨著干部《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》和《干部檔案工作條例》印發(fā)，檔案工作逐漸受到單位重視，但是仍存在部分部門(mén)對(duì)干部檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著極大偏差，不能充分認(rèn)識(shí)到干部檔案工作的重要性，依然認(rèn)為干部人事檔案工作僅僅是一些簡(jiǎn)單的保管性工作，只要檔案不丟失，能查詢就完全可以了，沒(méi)有將檔案工作當(dāng)作一項(xiàng)獨(dú)立的工作來(lái)對(duì)待，而是當(dāng)作辦公室工作的一部分。

2）相關(guān)的人事檔案管理機(jī)制不夠健全。干部人事檔案管理中依然普遍存在重保密、輕查詢、不開(kāi)放的現(xiàn)象。目前只有政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)才具有干部事檔案的相應(yīng)保管權(quán)，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及人員交流的增加，一些民營(yíng)企業(yè)和外資企業(yè)中也開(kāi)始出現(xiàn)了干部人事檔案管理的需要。這些企業(yè)多存是將干部人事檔案通過(guò)人才交流中心寄存并托管，由于干部人事檔案管理的不透明，產(chǎn)生的相應(yīng)管理問(wèn)題有增加趨勢(shì)，一些當(dāng)事人的干部人事檔案被原工作單位填寫(xiě)了一些不實(shí)情況，但由于個(gè)當(dāng)事人無(wú)法查閱個(gè)人檔案，造成檔案丟失和篡改等情況發(fā)生，當(dāng)事人均無(wú)從知曉。當(dāng)前人員流動(dòng)已經(jīng)成為一種比較普遍的現(xiàn)象，在人員流動(dòng)過(guò)程中，由于干部人事檔案無(wú)法做到與人員流動(dòng)同步，所以人檔分離的情況普遍存在，一些單位為了阻止人才外流，甚至將干部人事檔案作為要挾條件，導(dǎo)致很多“棄檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。

3）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理者的科學(xué)文化和專業(yè)性不夠。一些部門(mén)，甚至有些組織人事部門(mén)在干部檔案管理人員安排上，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，往往是檔案管理人員身兼數(shù)職，一般由辦公室或人事部門(mén)工作人員兼任，管理者對(duì)干部人事檔案工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，工作處于消極應(yīng)付狀態(tài)。一些部門(mén)即使安排專人從事檔案工作，但也是非專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)檔案管理工作缺乏實(shí)際理解和真誠(chéng)的熱愛(ài)，業(yè)務(wù)水平也不高，無(wú)法滿足檔案管理的需要。一些專業(yè)的檔案管理人員長(zhǎng)期從事檔案管理工作，被邊緣化，工作上得不到肯定，逐漸流失到其他領(lǐng)域，造成專業(yè)管理人員進(jìn)一步

缺失。

4）人事檔案管理手段相對(duì)落后。部分部門(mén)人事檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，信息化水平不高。檔案整理工序復(fù)雜，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件幫助無(wú)法真正適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需求。沒(méi)有真正啟用信息化手段，檔案管理人員只能常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)，檔案管理人員沒(méi)有時(shí)間和精力考慮內(nèi)在信息，更無(wú)從人事檔案中找出干部運(yùn)用的內(nèi)在規(guī)律以及人事檔案在工作中運(yùn)用的發(fā)展方向。有的部門(mén)即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于干部名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，沒(méi)從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問(wèn)題。

5）檔案管理工作不規(guī)范。部分單位的管理檔案的部門(mén)只是收集整理檔案，僅僅是完成基本的收集工作僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和工作制度。尤其是在接收應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案，只是編號(hào)入庫(kù)了事，對(duì)不斷改變的干部人事履歷變化沒(méi)有及時(shí)更新，等待干部提拔使用時(shí)，才匆忙補(bǔ)充檔案。這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂、檔案材料遺失等問(wèn)題，甚至出現(xiàn)個(gè)別干部與檔案難以“對(duì)號(hào)入座”，嚴(yán)重影響干部任用工作。在目前的人事檔案審核中，主要精力放在干部“三齡兩歷一身份”的核實(shí)上，而對(duì)反映本人業(yè)績(jī)、工作狀態(tài)的材料收集歸檔不全，如專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)、能力、職稱評(píng)聘等方面的材料，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個(gè)人的全貌，這就造成了人為的“斷檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

2 對(duì)干部人事檔案管理工作的對(duì)策

1）要加大對(duì)干部人事檔案工作的重視。一是增加檔案審核工作的難度。嚴(yán)格按照新修訂的《干部人事檔案工作條例》，強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。要求在人才引進(jìn)，檔案轉(zhuǎn)遞、接收，干部動(dòng)議、考察、遴選、任職前公示、錄用、聘用、交流、選調(diào)等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和政策，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作。在檔案審核工作中，重點(diǎn)是審核“三齡兩歷”等內(nèi)容，即年齡、工齡、黨齡，學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。二是加大干部人事檔案工作的投入。加大檔案管理工作的資金投入，每年從經(jīng)費(fèi)預(yù)算中列支檔案專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)，保障檔案整理、修補(bǔ)等工作正常開(kāi)展;配備專業(yè)檔案管理人員從事檔桿管理工作，并給予充實(shí)的人力保障。

2）要完善檔案管理機(jī)制。一是依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合部門(mén)實(shí)際，修訂各項(xiàng)檔案管理制度，確保檔案從形成到立卷歸檔到銷毀的整個(gè)過(guò)程每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有規(guī)可依。二是將檔案規(guī)范化管理工作納入日常工作考核范圍，與其他業(yè)務(wù)工作一起部署、一起檢查、一起考核。三是檔案管理工作中，也可以適當(dāng)?shù)匾敫?jìng)爭(zhēng)激勵(lì)、強(qiáng)化激勵(lì)等方式，以此來(lái)促進(jìn)與調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開(kāi)，促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3）要提高檔案管理人員的素質(zhì)。一是要提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，加大人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握人事檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，新政策;培養(yǎng)檔案管理人員良好的敬業(yè)精神。二是倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，充分利用單位的文化建設(shè)、工作氛圍，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績(jī)。三是要將檔案人員的培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，倡導(dǎo)激勵(lì)關(guān)愛(ài)的管理模式，拓寬檔案管理人員晉升渠道，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)，從而把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。

4）要加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段。一是引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。二是引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立干部人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為人才培養(yǎng)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

秦思（1983-），女，漢族，廣西桂林人，本科，賀州市人民醫(yī)院，中級(jí)，研究方向：檔案管理。