新時(shí)期高校保密檔案管理工作研究

梁菊蘭

摘 要：在高校日常運(yùn)營(yíng)過程中，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作環(huán)節(jié)，這對(duì)于高校的日常管理、工作建設(shè)具有基礎(chǔ)性價(jià)值，檔案管理水平的高低直接影響到高校的管理水平高低，而且影響高校未來的發(fā)展與建設(shè)。因此，我們必須要加強(qiáng)對(duì)于高校檔案保密工作的重視程度。本文就高校檔案管理中保密工作的意義及開展措施進(jìn)行了探討和研究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的技術(shù)工作者提供一定的幫助和支持。

關(guān)鍵詞：高等院校;檔案管理;保密工作;重要意義;開展策略

高校檔案管理工作質(zhì)量對(duì)于高校建設(shè)和發(fā)展而言具有至關(guān)重要的意義，因此，相關(guān)的檔案管理工作者必須要充分認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的重要責(zé)任，嚴(yán)格做好檔案保密工作，推進(jìn)高校檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。從我國(guó)目前大多數(shù)高校的檔案工作現(xiàn)狀看來，仍然存在著一些問題亟待解決，這在一定程度上影響了檔案工作質(zhì)量和工作效率，我們必須要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，并且提出相應(yīng)的解決策略。

1 高校檔案保密工作的重要意義

1.1 高校檔案保密是高?？茖W(xué)研究的重要前提

我國(guó)高等學(xué)校檔案管理辦法中明確提出，高校檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃之中。由此可見，檔案管理和檔案保密對(duì)于科研人員而言具有至關(guān)重要的意義，學(xué)校必須要在思想上重視起來，將其規(guī)劃為日常管理工作中的重要組成部分。首先，高校檔案保密工作有助于教育體制改革以及相關(guān)科研工作的推進(jìn)，大量的研究和調(diào)查表明，很多高校檔案涉及眾多科研項(xiàng)目，甚至有部分軍工方面的內(nèi)容涉及國(guó)家的重要機(jī)密，這對(duì)于國(guó)防建設(shè)而言有重要價(jià)值，因此，我們要格外重視高校檔案保密工作[1]。與此同時(shí)，在當(dāng)前階段，高等院校是知識(shí)傳播和知識(shí)生產(chǎn)的重要機(jī)構(gòu)，很多教授、研究員等知識(shí)分子開展了很多重大項(xiàng)目并把許多重大發(fā)現(xiàn)及時(shí)記錄在檔案之中，這為推動(dòng)學(xué)科建設(shè)有著非常重要的意義，很多工作內(nèi)容涉及社會(huì)發(fā)展的方方面面，包括醫(yī)學(xué)建設(shè)、工業(yè)建設(shè)、公共安全等內(nèi)容，這些檔案資料記錄了整個(gè)科研的全過程，相關(guān)的數(shù)據(jù)具有非常大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和學(xué)科價(jià)值，技術(shù)含量是無法估計(jì)的。如果不對(duì)這些檔案加以嚴(yán)格的保密，那么有可能會(huì)被別有用心的人所竊取，從而給國(guó)家社會(huì)帶來重大損失，甚至影響到社會(huì)穩(wěn)定與發(fā)展，因此，檔案管理工作者必須要做好檔案的保密工作[2]。

1.2 高校檔案保密工作為人才培養(yǎng)提供良好的環(huán)境

在高校檔案管理工作中，我們不僅僅需要記錄相關(guān)的科研文獻(xiàn)檔案，也需要記錄學(xué)生發(fā)展檔案。實(shí)際上，學(xué)生檔案是重要的組成部分，檔案中的內(nèi)容記錄了學(xué)生在學(xué)校中的日常表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績(jī)，里面也包含了教師對(duì)學(xué)生的生活以及學(xué)習(xí)狀態(tài)評(píng)價(jià)，從這些檔案中，我們可以充分了解到學(xué)生各個(gè)方面的情況，這是人才培養(yǎng)的重要依據(jù)。因此，只有加強(qiáng)對(duì)這些檔案的保密，才能讓檔案跟隨學(xué)生的成長(zhǎng)而完善，為高校人才的培養(yǎng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

與此同時(shí)，高校檔案保密是維護(hù)檔案安全的重要措施。檔案安全是高校檔案管理工作中的重中之重，相關(guān)的檔案管理人員必須要不斷探索和研究高校檔案的保密工作方法，對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案等多種類型的檔案進(jìn)行檢查和保存，并且及時(shí)做好備份工作。如果保密工作出現(xiàn)相關(guān)差錯(cuò)，那么后續(xù)工作人員在查詢相關(guān)檔案時(shí)，將無法找到相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，這會(huì)在很大程度上影響高校的科研效率和日常管理效率，甚至造成難以估量的損失。

2 加強(qiáng)檔案保密工作的措施

2.1 加強(qiáng)庫房管理

在高等院校檔案管理工作中，必須要通過加強(qiáng)管理來提高檔案的保密性，庫房管理是各項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)性工作要素，高校要投入足夠的資金和物力，建立高質(zhì)量檔案存儲(chǔ)環(huán)境，保障庫房的配套較為完善，包括監(jiān)控系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、通風(fēng)系統(tǒng)等等。檔案庫房與其他庫房不能混用，而是要單獨(dú)建設(shè)，從而用現(xiàn)代化的建設(shè)方法構(gòu)建檔案室。即使庫房與其他部門的辦公室在同一棟大樓之中，學(xué)校也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母綦x安排，將庫房妥善安置在最安全最可靠的地方，要加強(qiáng)監(jiān)控，防止無關(guān)人員接近庫房。其次，對(duì)于檔案室的裝修，一定要重視選用高質(zhì)量的材料，做好防潮防火的措施，對(duì)于庫房的門窗，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加固處理，防止發(fā)生盜竊狀況。要構(gòu)建相應(yīng)的煙霧報(bào)警裝置，防止失火等問題。最后，要不斷健全和完善檔案庫房管理制度，將具體責(zé)任分配到個(gè)人，從而增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和責(zé)任意識(shí)，禁止閑雜人等進(jìn)入[4]。

2.2 構(gòu)建一支專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍

21世紀(jì)是人才的世界，具體到高校檔案管理與保密工作中也是如此，我們必須要積極提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要不斷提高檔案管理崗位的準(zhǔn)入門檻，確保所有工作人員擁有充足的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)化的素養(yǎng)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于自身責(zé)任的重要認(rèn)知，充分了解檔案保密工作的重要價(jià)值，從而更加積極地投入到其中，以十足工作熱情去開展檔案管理與保密工作。其次，對(duì)于已經(jīng)入職的工作人員，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)與提升，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是保密工作相關(guān)的知識(shí)以及日常管理規(guī)范。要定期邀請(qǐng)相關(guān)的保密專家到學(xué)校內(nèi)部開展講座，與工作人員開展溝通和交流，通過理論聯(lián)系實(shí)際，加強(qiáng)保密工作的力度。最后，要落實(shí)嚴(yán)格的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制，對(duì)于那些檔案保密工作非常良好的人員，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)于那些檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)的人員，則應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格追究責(zé)任[5]。

2.3 不斷健全和完善監(jiān)督體系

僅僅靠工作人員的自覺性來開展檔案保密是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為了有效提高高校檔案保密工作力度，必須要不斷健全和完善監(jiān)督體系，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，提高工作的有效性，這主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，要加強(qiáng)對(duì)于檔案的調(diào)閱管理，任何需要查詢和借閱檔案的人員，都要事先進(jìn)行預(yù)約并提出申請(qǐng)，只有得到上級(jí)的許可，才能夠進(jìn)行檔案接觸。對(duì)于涉密檔案，任何普通人員都無權(quán)進(jìn)行查看，必須要經(jīng)過層層審查和嚴(yán)密的交接，才能夠進(jìn)行查閱。當(dāng)檔案調(diào)閱完成之后，要及時(shí)歸還檔案，同時(shí)，相關(guān)管理人員要及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺失或者檔案泄密狀況，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。其次，要構(gòu)建科學(xué)有效的責(zé)任制度，對(duì)于在工作過程中由于個(gè)人主觀原因而造成的檔案泄密狀況，要成立一支專業(yè)的調(diào)查小組，搞清楚檔案泄露的來龍去脈，追究相關(guān)人員的責(zé)任并且進(jìn)行嚴(yán)格懲罰。最后，要加大檢查力度，組建一支專業(yè)的工作小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查與抽查，每隔一段時(shí)間都要對(duì)檔案進(jìn)行整理，并且對(duì)檔案管理人員的工作狀況進(jìn)行監(jiān)督，從而確保檔案保密與管理工作的有效性[6]。

總而言之，新時(shí)期高校檔案保密工作是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，這不僅可以維護(hù)檔案安全，而且也為高校的科學(xué)研究與人才培養(yǎng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，相關(guān)的檔案管理人員仍然需要不斷創(chuàng)新工作思路，改善工作方法，加強(qiáng)自身的責(zé)任感，從而提高檔案保密水平，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]郭志鵬.試論高校檔案管理工作中的保密及其利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（23）：28-29.

[2]郭志鵬.新時(shí)期高校檔案管理保密工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：149+151.

[3]魏卓.高校檔案管理中保密工作的特點(diǎn)及建議[J].保密科學(xué)技術(shù)，2018（06）：58-60.

[4]唐昭春，潘麗娜.淺談加強(qiáng)高校檔案管理中保密工作的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（01）：51-52.

[5]李高平，丁菲.淺析高校檔案管理的保密工作及對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（03）：166-167.

[6]李瑩.高校檔案管理工作的保密與安全措施探究[J].現(xiàn)代交際，2020（08）：121+120.