公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化探討

周琳

摘 要：采購業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，也是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文基于內(nèi)部控制理論，對HD公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀以及存在的問題進行探討。為把握采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主要關(guān)鍵控制風(fēng)險點，本文對HD公司采購業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制流程提出優(yōu)化建議，從而幫助企業(yè)提高采購業(yè)務(wù)的運作效率與管理水平。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控體系;采購流程;內(nèi)部控制

建筑公司經(jīng)營過程中，風(fēng)險相伴，內(nèi)部控制有助于幫助企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險，推動公司的可持續(xù)發(fā)展，進而實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標。因此，加強和規(guī)范公司內(nèi)部控制，是實現(xiàn)公司利益和提高效率的手段。下面就企業(yè)內(nèi)部控制的采購管理進行分析。

一、HD公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀與問題

1.HD公司背景

HD公司成立于2003年，注冊資金500萬，開發(fā)建設(shè)的房地產(chǎn)項目為聯(lián)排、疊加和高層建筑，自持高檔綜合類物業(yè)，目前以小區(qū)、商業(yè)體綜合開發(fā)建設(shè)為主，聯(lián)合上下游企業(yè)進行多元化發(fā)展的房地產(chǎn)企業(yè)。HD公司的采購業(yè)務(wù)根據(jù)項目開發(fā)建設(shè)階段所需的各類資源情況開展，為企業(yè)實現(xiàn)價值最大化奠定基礎(chǔ)。

2.HD公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（1）資金安排不合理，預(yù)算超標。HD公司涉及大量的采購原材料及輔料的業(yè)務(wù)，采購業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，再加上公司內(nèi)控制度不完善，導(dǎo)致資金使用不合理是采購環(huán)節(jié)的核心問題。公司組織架構(gòu)分布不合理以及人員分工不明確，個別采購人員采購時缺乏責任心，不愿意就價格進行商討，造成采購成本居高不下;預(yù)算未落實“誰需求、誰申請”的原則，導(dǎo)致采購預(yù)算未到達控制成本的目的。

（2）供應(yīng)商庫選擇機制不健全。HD公司沒有建立供應(yīng)商庫管理，未形成區(qū)分優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、和禁止合作的供應(yīng)商庫，使得中標供應(yīng)商良莠不齊，也沒有對供應(yīng)商企業(yè)資質(zhì)進行背景調(diào)查、負債情況、上下游信用、征信等情況進行盡職調(diào)查，導(dǎo)致供應(yīng)商水平參差不齊，供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量無法有效保證。如果遇到被銀行凍結(jié)賬戶的企業(yè)，增大了企業(yè)預(yù)付賬款的壞賬風(fēng)險。

（3）HD公司采購定價流程不合理。HD公司采購定價未通過細化的市場調(diào)研，沒有留存相應(yīng)的三方比價資料，盲目的確定所采購物資的價格。HD公司采購成本的增加，將會導(dǎo)致其建筑商品的價格比競爭對手高，從而影響HD公司的市場競爭力。

（4）采購合同未建立臺賬審核流程。HD公司未建立合同臺賬，對采購合同中的中標供應(yīng)商和供應(yīng)商資質(zhì)資料、采購清單、現(xiàn)金折扣、付款方式等未落實臺賬管理，對合同中的條款未經(jīng)律師給予法律意見，存在法律糾紛隱患。

（5）驗收付款環(huán)節(jié)管理不規(guī)范。HD公司未將驗收環(huán)節(jié)落實到專項管理，特別是專業(yè)性強、金額大的單筆采購，沒有落實專家驗收，使用部門和采購部門就產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格等相互扯皮現(xiàn)象較多。付款環(huán)節(jié)未落實“發(fā)票審批梹椄犢釕笈鷢梹椂ㄆ詼哉恕鋇鬧貧齲斐曬┯ι潭啻未呤照絲睿踔臉魷志芫┗蹕窒?。?/p>

二、HD公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的流程設(shè)計與優(yōu)化

1.HD公司采購流程設(shè)計遵循原則

（1）落實公司采購板塊內(nèi)控制度、重點環(huán)節(jié)。采購是公司經(jīng)營活動過程的起點，也是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的基礎(chǔ)。采購付款環(huán)節(jié)是采購業(yè)務(wù)中最后一個環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)涉及資金流出企業(yè)，影響到企業(yè)的現(xiàn)金流量，容易出現(xiàn)舞弊和失誤，對這一環(huán)節(jié)內(nèi)控制度進行完善、落實具有重大的意義。

（2）充分考慮貨幣時間價值，滿足各方利益需求。HD公司的原材料最大需求是鋼材及混凝土，國內(nèi)建筑鋼材及混凝土最大的需求市場是樓市，樓市的調(diào)控會影響鋼材和混凝土價格的波動。抓住鋼材和混凝土采購時機即能有效降低采購成本，從而影響本期利潤，最后實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

2.HD公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程優(yōu)化

（1）建立按需設(shè)崗、符合內(nèi)部牽制的崗位制度。HD公司作為建筑行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)，要想建立完善采購內(nèi)控制度，應(yīng)該從崗位制度開始設(shè)計。首先，按需設(shè)崗，實現(xiàn)人力資源最優(yōu)化，提高員工的工作效率，對采購人員開展專業(yè)知識培訓(xùn)，基本可以劃分為：土建、安裝、裝飾、景觀等專業(yè)采購職位。其次，建立起招標、采購、成本相分離的崗位制度。比如為了有效規(guī)避采購環(huán)節(jié)中的舞弊現(xiàn)象，可以設(shè)計采購審核節(jié)點分離：采購業(yè)務(wù)的申請與審批權(quán)限;供應(yīng)商的選擇與審批;采購合同擬定、審批;采購申請與專家采購驗收記錄;付款的申請與審批。

（2）確定供應(yīng)商的步驟。供應(yīng)商選擇是采購管理中的一個重要決策。HD公司應(yīng)當分析市場競爭環(huán)境，形成長期的、穩(wěn)定的供應(yīng)鏈合作關(guān)系。HD公司以公開發(fā)布或招標公告等方式傳遞給供應(yīng)商招標信息，包含需求產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量要求、報價、數(shù)量及質(zhì)量保證條件等。

（3）控制采購活動執(zhí)行、驗貨環(huán)節(jié)。HD公司采購人員要及時與供應(yīng)商溝通采購存貨庫存狀況，確保訂購的產(chǎn)品能夠及時入庫，防止出現(xiàn)因為缺少原材料出現(xiàn)的生產(chǎn)空窗期。對急需物資可以采用預(yù)付賬款方式采購，但注意把握其額度，防止出現(xiàn)資金短缺和壞賬風(fēng)險。HD公司還要建立嚴格的采購驗收制度。遇到大宗物資、特殊物資應(yīng)該申請專家驗收。驗收審批經(jīng)過驗收人員簽字后，流程提交給財務(wù)部，財務(wù)人員要嚴格審核供應(yīng)商提供發(fā)票的真實性、合法性和有效性。

（4）采購流程中財務(wù)審批流程設(shè)計。采購合同簽訂擬定時，財務(wù)部應(yīng)當簽批財務(wù)意見，盡量爭取現(xiàn)金折扣，選擇合適的付款時間和方式，避免出現(xiàn)付款方式不當引起的法律風(fēng)險和資金風(fēng)險。采購驗收后，財務(wù)部應(yīng)該對審核無誤的采購項目及時付款，并告知供應(yīng)商支付進度。定期安排往來會計通過函證等方式，與供應(yīng)商核對往來款項，對其差異及時進行調(diào)整，切實做到賬實相符。

（5）控制退貨流程與銷售折讓。首先，采購人員要編制內(nèi)部退貨通知單，填制退貨商品的名稱、退貨數(shù)量、單價、金額、退貨原因、物流資料及供應(yīng)商的名稱，并進行簽字;如果是較大金額的外包裝破損，還應(yīng)當提供相應(yīng)的圖片資料，將以上資料交由財務(wù)部登記入賬。其次，如果跟供應(yīng)商溝通后執(zhí)行銷售折讓的，應(yīng)與供應(yīng)商以函件形式進行確認，并以此為依據(jù)交由財務(wù)編制相關(guān)憑證，財務(wù)人員入賬。再次，無論是退貨還是折讓，供應(yīng)商均應(yīng)提供紅字發(fā)票，作為稅收調(diào)整的憑據(jù)。建立動態(tài)供應(yīng)商管理、評分制度。最后，合同執(zhí)行完畢后，供應(yīng)鏈合作形成閉環(huán)。HD公司為了建立動態(tài)供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)庫，旨在為后期項目開發(fā)及成本預(yù)測做好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作，需要及時對供應(yīng)商的合作配合能力、履約能力進行量化打分，及時記錄當期供應(yīng)鏈的合作價格。

三、優(yōu)化流程采購各個環(huán)節(jié)

（1）采購立項。需求部門提交采購立項申請，明確所申購物資及服務(wù)的預(yù)算金額、型號要求、技術(shù)等信息。預(yù)算內(nèi)采購審批，由需求部門按流程提交采購申請，預(yù)算外或超預(yù)算采購，需經(jīng)審批人批準后，交由采購部門作為采購立項依據(jù)。

（2）招標采購。預(yù)算金額超標需招標采購。HD公司采購業(yè)務(wù)相對繁雜，采購項目價格參差不齊，為了提高采購的效率，同時落實內(nèi)控制度，采購部門對采購項目以金額作為參數(shù)進行分類管理，金額20萬以上的進行招標采購，20萬以內(nèi)采用競爭性談判、邀請招標等方式執(zhí)行。

（3）供應(yīng)商資格入圍篩選。征召單位原則上必須為一般納稅人，小規(guī)模納稅人、個體經(jīng)營者不得納入。入圍單位盡量選擇國際、國內(nèi)知名品牌、知名企業(yè)，或者是行業(yè)龍頭企業(yè)，或者是技術(shù)領(lǐng)先的企業(yè)。

（4）招標文件的編制及發(fā)放。采購部門負責編制招標文件，并報單位分管采購領(lǐng)導(dǎo)審批。招標文件原則上按標準格式編制，需要附上合同文本或重要合同條款。

（5）現(xiàn)場開評標。開標小組制定中標評標原則。最低價評標法適用于以價格作為主要因素確定中標單位;綜合評標法適用于以價格、服務(wù)、技術(shù)標為權(quán)重進行綜合評定確定中標單位。

（6）宣布中標。開標現(xiàn)場所有評標人員在中標單位經(jīng)濟標正本報價頁簽字確認，招標現(xiàn)場由招標組織人員統(tǒng)一收集整理所有資料。

（7）合同管理。需求部門負責合同草擬、報審及簽訂工作，按照招標文件所附合同模板擬定合同，原則上合同簽訂時合同條款不得變動，招標文件發(fā)放后回標單位對合同條款提出異議除外。

（8）驗收結(jié)算。驗收由需求部門牽頭組織采購部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)部門根據(jù)合同或采購訂單、定標資料共同驗收;物資類到貨后3個工作日內(nèi)完成驗收，服務(wù)類項目實施完成后7個工作日內(nèi)完成驗收，收到發(fā)票后3個工作日內(nèi)辦理結(jié)算手續(xù)。

四、結(jié)語

采購業(yè)務(wù)管理一定程度上決定著企業(yè)的市場競爭能力，對采購業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的設(shè)計與優(yōu)化，有利于規(guī)避采購風(fēng)險，如舞弊、壞賬等風(fēng)險，降低企業(yè)采購成本，提高采購效率和產(chǎn)品質(zhì)量水平，從而提高企業(yè)核心競爭力。

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