檔案收集對(duì)檔案工作的重要性

文/山西省孝義市西辛莊鎮(zhèn)政府辦公室 任臣智

檔案真實(shí)地記載了改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的成就。近年來，隨著檔案收集工作不斷深入，極大地豐富了檔案信息資源，但是收集工作中存在著一些不容忽視的問題。

一、檔案收集工作的意義和特點(diǎn)

（一）檔案收集工作的意義。檔案是指在重大的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、體育、外事、宗教等活動(dòng)中直接形成的，真實(shí)地記錄了經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的重要?dú)v程及重大歷史面貌，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式。檔案的及時(shí)收集、安全保管與有效利用，對(duì)于豐富檔案信息資源，真實(shí)地記載歷史，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，記載改革開放以來現(xiàn)代化建設(shè)所取得的成就，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用，是傳播知識(shí)、傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。為了確保檔案的完整，更好地服務(wù)于我國現(xiàn)代化建設(shè)及社會(huì)公眾，做好檔案的收集工作意義重大，也十分緊迫。

（二）檔案收集工作的特點(diǎn)。一是臨時(shí)性。通常的組織承辦機(jī)構(gòu)都是臨時(shí)成立的，包括領(lǐng)導(dǎo)的任命、部門的成立、工作人員的聘用。在有限的時(shí)間內(nèi)要圓滿完成活動(dòng)的舉辦任務(wù)，大家勢(shì)必會(huì)將工作目標(biāo)和精力重點(diǎn)集中在一些事務(wù)性工作上，從而導(dǎo)致在一定程度上忽略了檔案工作。二是時(shí)效性。由于參與的人員多為臨時(shí)借調(diào)或短期聘用的，活動(dòng)一旦結(jié)束，工作人員就會(huì)馬上撤離，甚至部門也會(huì)即刻撤銷，加大了檔案收集工作的難度。三是規(guī)模性。檔案的工作內(nèi)容、涉及領(lǐng)域、參與人員等都有一定的規(guī)模，致使所形成的檔案數(shù)量龐大、類別繁多、載體多樣，這些都給檔案工作人員收集檔案帶來不小的挑戰(zhàn)。四是保密性。一般的領(lǐng)域要保證新穎獨(dú)特的效果，有的甚至?xí)婕皺C(jī)密工作，這就要求在一定時(shí)限內(nèi)限制掌握涉密內(nèi)容的部門和人員。檔案部門要處理好涉密檔案和檔案收集的矛盾。只有充分認(rèn)清檔案的這些特點(diǎn)，才能有針對(duì)性地完成好收集工作。

二、存在的問題

目前，各級(jí)檔案館已將檔案收集工作列入檔案收集工作的重點(diǎn)，但是依然還有少數(shù)部門和單位對(duì)此項(xiàng)工作沒有引起足夠的重視。主要體現(xiàn)在：

（一）檔案收集缺乏統(tǒng)一性。由于主辦單位與協(xié)辦單位之間、同單位主要經(jīng)辦人和檔案收集管理人之間協(xié)調(diào)性、銜接性不夠，對(duì)檔案的收集整理缺乏統(tǒng)一性，獨(dú)立作戰(zhàn)，各自為政，使的檔案在匯集整理時(shí)容易出現(xiàn)殘缺。同時(shí)檔案殘缺現(xiàn)象在很多機(jī)關(guān)單位日常檔案收集工作中也廣泛存在。

（二）檔案收集內(nèi)容不完整。對(duì)一些單位來說，他們對(duì)具體活動(dòng)過程不是十分重視，也不重視活動(dòng)過程中形成的各種檔案，所以他們的資料主要集中在開頭或結(jié)尾，資料十分不完整。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案資料重視程度不夠，行政措施不力，沒有落實(shí)具體人員對(duì)過程進(jìn)行拍攝，缺少照片、錄音、錄像等資料，造成收集的檔案資料形式單一，無法全面地反映真實(shí)面貌。有的單位在移交檔案時(shí)將一般性的上級(jí)和本級(jí)文件材料移交到檔案館，而把涉及資金、組織、人事等方面的核心檔案留在本單位。

（三）檔案資料缺乏整理?；顒?dòng)過程中形成的大量檔案資料缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。尤其是照片檔案，在數(shù)碼相機(jī)廣泛使用的環(huán)境下，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的照片檔案。照片檔案的手機(jī)范圍廣、整理難度大，因此，很少有單位能夠認(rèn)真整理照片檔案，有的單位則根本不整理照片檔案。

（四）檔案移交不及時(shí)。部分單位責(zé)任人員缺乏對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，工作拖拉，在工作結(jié)束后一段時(shí)間不能及時(shí)移交檔案，從而容易造成部分檔案缺失。

（五）檔案歸檔、匯交、移交不主動(dòng)。在工作中形成的檔案、相關(guān)單位形成的文件、具體辦事人拍的活動(dòng)照片等，往往大量存在于單位內(nèi)、個(gè)人手中。其實(shí)檔案資料是屬于國家的，但許多人沒有意識(shí)到這點(diǎn)，普遍存在私自占有的現(xiàn)象，認(rèn)為檔案資料凝聚了個(gè)人的勞動(dòng)心血，就是個(gè)人的財(cái)產(chǎn)。部分存在于單位的檔案資料由于單位工作人員不重視，遲遲不主動(dòng)移交檔案資料，給檔案部門的收集工作造成了許多不便。

三、對(duì)于檔案收集工作的建議

（一）爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。檔案收集涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化各個(gè)方面，涉及活動(dòng)的參與各部門，需要上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、關(guān)心和重視。將檔案收集工作列入組織承辦單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)討論內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)定期召開辦公會(huì)，總結(jié)和部署階段性工作。檔案收集部門要爭(zhēng)取重要會(huì)議的“一席之地”，爭(zhēng)取發(fā)言權(quán)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位。

（二）制定完善的規(guī)范性文件，使得收集工作有章可循。在大多數(shù)人不了解檔案工作的重要性、檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況下，法制是檔案管理的有效保障。為此，檔案管理部門要將采集檔案作為依法行政的一項(xiàng)重要內(nèi)容，收集之前，事先向被收集單位發(fā)送收集函，告知收集事項(xiàng)、理由、時(shí)限；事中主動(dòng)派人同被收集單位相關(guān)人員聯(lián)系、溝通，辦理檔案移交登記表等；事后加強(qiáng)收集檔案資料的規(guī)范整理，做到依法采集，提高行政時(shí)效。此外，我們還需特別注重宣傳、監(jiān)督、檢查等工作，進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行，從而為檔案收集工作提供有力保障。

（三）建立完善的制度。要建立告知制度，舉行前，組織承辦單位要及時(shí)通知檔案收集部門，并要求檔案收集部門派人參加協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)介入，最終達(dá)到全程參與的目的。要將歸檔制度同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實(shí)施。此外，還可將歸檔制度同計(jì)劃管理制度、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度等聯(lián)系起來。并在檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等方面規(guī)范化，從而有效確保檔案資料收集的齊全完整。

（四）要加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法力度。由于多種因素導(dǎo)致檔案行政部門消極執(zhí)法、執(zhí)法不嚴(yán)，甚至違法追究不了的現(xiàn)象。為了做好檔案收集工作，檔案工作人員必須摒棄錯(cuò)綜復(fù)雜的人情觀念，加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法，對(duì)不重視檔案管理造成有關(guān)檔案涂改、損毀、丟失，不按規(guī)定歸檔、匯交、移交檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的單位或個(gè)人，依法作出限期改正，通報(bào)批評(píng)，行政處分，賠償損失等行政處罰，對(duì)于構(gòu)成犯罪的要追究刑事責(zé)任。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法行政行為的監(jiān)督，促進(jìn)檔案執(zhí)法人員對(duì)違法行為的查處。執(zhí)法與監(jiān)督雙項(xiàng)并舉，對(duì)于有效預(yù)防和及時(shí)糾正行政執(zhí)法過錯(cuò)，保證檔案執(zhí)法行為客觀、公正，促進(jìn)檔案依法行政十分必要。

（五）創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”。觀念創(chuàng)新是推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。檔案工作人員要更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)檔案收集工作觀念的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：由活動(dòng)結(jié)束后接管檔案向參與活動(dòng)采集檔案轉(zhuǎn)變，由歸檔管理檔案向服務(wù)利用檔案轉(zhuǎn)變，由坐等移交檔案向走出去采集檔案轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)。

（六）拓寬收集渠道。檔案收集部門要積極加強(qiáng)與電視臺(tái)、報(bào)社等新聞媒體信息發(fā)布部門的溝通，建立有效的協(xié)作機(jī)制，拓寬收集渠道和方式，確保收集歸檔的檔案資料全面、真實(shí)、詳盡。要通過信息網(wǎng)絡(luò)、檔案利用、調(diào)查走訪等途徑獲取“哪些資料有用”的信息，并根據(jù)這些信息盡早把隨時(shí)隨地產(chǎn)生的該收集的資料收集進(jìn)館，機(jī)動(dòng)靈活地采取接收、購買、收集、代管、復(fù)制、索要等多種多樣的方式收集資料。

總之，檔案收集工作要不斷解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，才能真正構(gòu)建管理體制優(yōu)、基礎(chǔ)設(shè)施好、信息化程度高、服務(wù)功能全的檔案工作體系。