有機(jī)整合資料 追溯歷史價值
——機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探討

文/東莞市第九人民醫(yī)院 黃淑蘭

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案主要是記錄發(fā)展歷程，文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷史的有力證明，并且能夠?qū)氋F的工作經(jīng)驗和數(shù)據(jù)留給后來者。文書檔案包括多種形式的資料，比如單純的文字資料、數(shù)據(jù)圖表以及生動形象的視頻資料等等，真實記錄了事業(yè)單位的發(fā)展。做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作可以對過去進(jìn)行充分的了解，能夠借助以往經(jīng)驗，避免再犯同樣的錯誤，有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）不重視文書檔案管理工作。目前，一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員沒有充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，通常認(rèn)為文書檔案管理工作只是對單位文件、資料的簡單保存，對文書檔案管理與單位發(fā)展之間的密切聯(lián)系并沒有充分的認(rèn)識，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書管理工作常常得不到足夠的資源支持，導(dǎo)致相關(guān)的管理人員在進(jìn)行文書檔案管理的過程中比較隨意，缺乏一定的規(guī)范性。大部分文書檔案管理人員只是單純收集、整理、分類和存放單位的文書檔案，甚至一部分管理人員不配合相關(guān)文書的收集，導(dǎo)致相關(guān)檔案內(nèi)容不全面，進(jìn)而對檔案資料的完整性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（二）文書檔案管理工作缺乏強(qiáng)效性。通常情況下，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案的管理方面都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是就目前的實際情況來看，這些規(guī)章制度的制定時間比較久遠(yuǎn)，同時單位沒有進(jìn)行及時改進(jìn)和完善，導(dǎo)致缺乏先進(jìn)性，在落實的過程中也缺乏一定的威懾力，導(dǎo)致難以有效的執(zhí)行。比如很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有明確的要求文書檔案應(yīng)該按照怎樣的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，也沒有規(guī)范劃分和管理不同性質(zhì)、不同時間的檔案資料，同時相應(yīng)的文書檔案目錄沒有建立起來，導(dǎo)致日后難以對以往的文書檔案資料進(jìn)行有效查找。特別是大量堆積的文書檔案會嚴(yán)重影響到日后的查找。另外，由于缺乏文書分類的硬性規(guī)定，因此大部分管理人員并未對文書檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，通常處理比較粗放，同時也沒有意識到利用先進(jìn)的技術(shù)對檔案文書進(jìn)行管理。甚至在文書檔案的管理過程中，沒有按照相應(yīng)的保密級別分類管理文書資料。

（三）文書檔案的管理方式落后。隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，可以將電子化和網(wǎng)絡(luò)化等管理方式應(yīng)用到文書檔案的管理過程中，從而使檔案管理的效率能夠得到有效的提升。但是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏文書檔案管理方面的技術(shù)人才，導(dǎo)致相關(guān)的技術(shù)支持不足，最終導(dǎo)致無法進(jìn)行有效的文書檔案數(shù)字化管理。這對文書檔案的管理效率和管理水平都產(chǎn)生了很大的制約，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位無法高效利用相關(guān)的文書檔案資料。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的途徑

（一）加強(qiáng)宣傳文書檔案管理的價值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員只有充分意識到文書管理工作的重要性，并在日常的工作中給予充分的重視，才能夠使文書管理工作得到有效的提升。另外，只有領(lǐng)導(dǎo)層充分重視文書管理工作，才能夠?qū)⒐芾砣藛T的實際工作質(zhì)量充分調(diào)動起來。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)該對文書檔案管理工作予以積極配合，并提供相應(yīng)的人力、物力和財力，完善文書檔案管理工作各個方面的支持因素，使文書檔案管理工作能夠順利開展。同時，單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還應(yīng)該定期審核和監(jiān)督文書檔案管理工作，并考核、審查管理人員的文書檔案管理實際效果，從而使相關(guān)的管理人員能夠更加重視且謹(jǐn)慎地開展文書檔案管理工作。此外，還要批評教育不配合文書檔案管理工作的人員，從而減少管理工作中的阻礙，將文書檔案管理工作良好的外部環(huán)境有效構(gòu)建起來。文書檔案與整個單位人員的實際操作有著非常密切的聯(lián)系，只有提升大家在收集、整理、存放以及調(diào)取等各個環(huán)節(jié)的配合度，才能夠使檔案管理的有序性得到充分保證。單位領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠使制度化建設(shè)的關(guān)注度得到有效的提升，從而相關(guān)的制度能夠得到有效的改進(jìn)和完善，更具威懾力，只有這樣，制度的約束性才能夠在相關(guān)的管理工作中充分發(fā)揮出來。與此同時，在整個管理過程中，始終都要貫徹落實相關(guān)方面的管理制度，使其實際效果充分發(fā)揮出來。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在管理文書檔案資料的過程中，管理人員要具備相關(guān)的專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，在開展文書檔案管理工作的過程中能夠協(xié)調(diào)溝通各個部門的人員積極配合，并根據(jù)文書調(diào)查取閱的實際情況分類存放文書資料，從而使存放的各類文書檔案資料一目了然，同時還要對各類文書檔案資料的目錄信息進(jìn)行整理，從而使查詢的便捷性得到有效提升。對于以往只注重存放，不注重調(diào)動的文書檔案使用觀念要加以改變。管理人員要根據(jù)專業(yè)的制度要求和人性化原則分類存放文書檔案資料，在充分滿足人們使用需求的情況下，要有利于存放便捷性的開展。另外，要定期教育培訓(xùn)相關(guān)的管理人員，提升他們的日常工作技能，并使他們的技術(shù)能力及時更新，與時代的發(fā)展要求相符合。與此同時，還要全面指導(dǎo)管理人員在檔案管理工作中的溝通協(xié)調(diào)能力，從而使操作阻礙有效減少。單位管理人員在日常的工作中，要監(jiān)管文書檔案管理人員的工作狀態(tài)，并對文書檔案資料的存放情況進(jìn)行定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)文書檔案因個人原因造成缺失、記錄差錯，甚至損毀，要對相應(yīng)的管理人員進(jìn)行批評教育，增強(qiáng)文書檔案管理人員的責(zé)任感。

（三）在文書檔案的管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)。當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項工作中。在這個大背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重在文書檔案資料的管理過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，從而使文書檔案存放與調(diào)取的效率得到有效提升。依靠相關(guān)設(shè)備技術(shù)的支持和網(wǎng)絡(luò)化管理的運(yùn)用，電子檔案只需要很小的存放空間，并且將電子檔案做內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開管理，這樣在需要查找相關(guān)的資料時，工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)隨時調(diào)取所需的資料，不再受空間的限制。與此同時，對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案相當(dāng)于備份，能夠使檔案管理的安全性得到有效提升。在電子檔案具體的管理過程中，要以實際情況為依據(jù)，分級管理文書檔案資料，使不同級別的文書檔案資料只能被相應(yīng)級別工作人員調(diào)閱，防止隨意泄露檔案資料的內(nèi)容。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要將信息化技術(shù)方面的專業(yè)人才引進(jìn)來，使其設(shè)計規(guī)劃單位內(nèi)部文書檔案管理的信息化平臺，需要注意的是，設(shè)計出來的信息化平臺不僅要具備專業(yè)性，同時還要考慮到日常使用的便捷性，另外還要重視日常的維護(hù)管理工作，避免發(fā)生系統(tǒng)故障而泄露文書檔案資料中的內(nèi)容。

三、結(jié)束語

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視文書檔案的管理工作，積極采取各種措施解決文書檔案管理工作存在的問題，使其得到有效的改進(jìn)和完善，從而使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程能夠得到完整的保存，將珍貴的經(jīng)驗教訓(xùn)和歷史記錄留給后來人，并不斷提高檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。