提高辦公室公文處理水平的探索與實(shí)踐

鄭壽平

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，辦公室工作的重要性逐漸凸顯，依據(jù)當(dāng)前各企事業(yè)單位辦公室公文處理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，如何對(duì)公文處理流程進(jìn)行規(guī)范，怎樣提高公文處理效率以及質(zhì)量保證等方面，依然需要進(jìn)一步進(jìn)行相應(yīng)的探索與實(shí)踐，促使公文處理水平能夠得到有效性提升。對(duì)此，文章針對(duì)提高辦公室公文處理水平的探索與實(shí)踐展開(kāi)了論述。

關(guān)鍵詞：辦公室;公文處理水平;探索;實(shí)踐

引言：公文處理工作對(duì)于一個(gè)單位而言是具有重要意義的，在單位實(shí)施管理流程優(yōu)化、管理效率與內(nèi)部控制的加強(qiáng)以及科學(xué)化決策等方面發(fā)揮的作用都是不可忽視的。辦公室在具體實(shí)施公文處理的過(guò)程中，應(yīng)該著重對(duì)“三個(gè)規(guī)范”進(jìn)行突出，并始終堅(jiān)持“三個(gè)到位”，將公文處理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)解決，促使自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)水平不斷獲得提升，進(jìn)而能夠更加準(zhǔn)確、更加及時(shí)的將單位制定的決策以及管理思路進(jìn)行傳達(dá)。

1.??? 通過(guò)對(duì)“三個(gè)規(guī)范”的有效突出，實(shí)現(xiàn)提升公文處理的信息化水平

辦公室工作當(dāng)中公文處理是其工作組成部分中最主要的內(nèi)容，在單位中發(fā)揮著上情下達(dá)、下情上傳的重要作用。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，公文處理工作模式發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變，由原來(lái)傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)媒介，轉(zhuǎn)變成為當(dāng)前時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)模式，其中公文處理OA系統(tǒng)在眾多的單位中備受青睞，使得公文處理工作更加便捷高效。

1.1? 加強(qiáng)辦公室工作制度的規(guī)范化

根據(jù)當(dāng)前大多單位的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)關(guān)于文件管理及公文處理等工作的創(chuàng)新及細(xì)則要求等方面依然存在不足，當(dāng)前單位依然需要不斷對(duì)執(zhí)行黨政機(jī)關(guān)公文格式的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及要求進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，并將國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704—2012，作為單位自身在制定公文處理的相關(guān)制度時(shí)的指南，并針對(duì)辦公室工作人員有意識(shí)地進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)與鍛煉，使其在寫作水平、處理能力等方面獲得不斷提升。⑴經(jīng)常安排辦公室相關(guān)工作人員參加公文處理培訓(xùn)班。⑵針對(duì)辦公室的崗位要求，組織工作人員對(duì)上級(jí)規(guī)范及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行全面學(xué)習(xí)。⑶上交的文稿如果與規(guī)范要求不相符，必須要一律給予退回，相關(guān)辦公室必須依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)重新予以辦理，促使公文處理在嚴(yán)肅性、高標(biāo)準(zhǔn)性方面的要求得到保證。

1.2? 加強(qiáng)公文格式規(guī)范化的要求力度

公文格式是辦公室工作人員對(duì)公文進(jìn)行表達(dá)的一種表現(xiàn)形式，所以我們必須針對(duì)公文格式加強(qiáng)規(guī)范力度，從公文形成的每個(gè)細(xì)節(jié)著手，對(duì)公文制作的質(zhì)量進(jìn)行狠抓，認(rèn)真將單位在文件管理創(chuàng)新的具體要求進(jìn)行貫徹落實(shí)，針對(duì)文件層級(jí)類型進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)于那些紅頭文件的數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格控制，辦公室工作表單的應(yīng)用應(yīng)該大力推廣，致力于對(duì)辦文水平的有效性提升，以保證對(duì)單位的決策執(zhí)行、管理思路以及各項(xiàng)工作的部署，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)至單位的相關(guān)人員。

1.3? 加強(qiáng)公文運(yùn)行流程的規(guī)范性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效應(yīng)用，能夠使辦公室公文運(yùn)行處理工作更加快速、便捷、有序，所以應(yīng)該對(duì)其積極的進(jìn)行推廣，及時(shí)將各項(xiàng)登記工作做好，并且對(duì)擬辦意見(jiàn)進(jìn)行簽署，然后將其提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱示，并依據(jù)文件的具體內(nèi)容要求，在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行傳閱的時(shí)候，還需將相關(guān)的工作提示發(fā)送給相關(guān)部門，這樣在完成上級(jí)交辦工作的時(shí)候，才能夠保證辦理時(shí)間的充足。公文處理的過(guò)程中必須要堅(jiān)持通過(guò)主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，并由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)的審核工作，每一層都要對(duì)簽審責(zé)任進(jìn)行全面落實(shí)，在向上級(jí)部門進(jìn)行各類公文報(bào)送之前，文件必須要經(jīng)過(guò)單位的主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后才能夠進(jìn)行上報(bào)。此外，還需針對(duì)傳真件的收發(fā)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的登記工作，收到傳真之后需要請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽閱之后，再傳送給相關(guān)部門具體進(jìn)行落實(shí)，這個(gè)時(shí)候相關(guān)的簽收人必須進(jìn)行簽字。在進(jìn)行傳真發(fā)送的時(shí)候，必須要填寫完相應(yīng)的登記表之后再次通過(guò)電話對(duì)對(duì)方的收悉進(jìn)行確認(rèn)，防止傳真件收到不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)，而導(dǎo)致工作出現(xiàn)延誤問(wèn)題，也使由于傳真件丟失問(wèn)題的出現(xiàn)而產(chǎn)生推諉扯皮的現(xiàn)象。

2.??? 通過(guò)“三個(gè)到位”的不斷堅(jiān)持，實(shí)現(xiàn)新機(jī)制下公文處理效率的提升

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，大多數(shù)單位都進(jìn)行了改革重組，基于新機(jī)制下使得公文處理效率方面的標(biāo)準(zhǔn)要求也更高，因此辦公室工作人員必須要堅(jiān)持以“公文處理、工作督查、落實(shí)問(wèn)責(zé)”這三個(gè)方面全面到位，致力于對(duì)公文處理效率的有效提升。

2.1? 堅(jiān)持公文處理階段的到位

在具體實(shí)施公文處理的過(guò)程中，需要始終堅(jiān)持集中統(tǒng)一這項(xiàng)原則，針對(duì)收文關(guān)口嚴(yán)格進(jìn)行把控，認(rèn)真將文件簽收登記的各項(xiàng)工作做好，下發(fā)的各種文件都需要堅(jiān)持統(tǒng)一由專人進(jìn)行統(tǒng)一收發(fā)，統(tǒng)一進(jìn)行管理與辦理。此外，我們?cè)趯?duì)公文進(jìn)行傳閱的時(shí)候，還需要采取盯人法來(lái)進(jìn)行傳閱，保證公文傳閱的過(guò)程是依照領(lǐng)導(dǎo)分工的模式而進(jìn)行的，通過(guò)盯人法的使用能夠避免由于各層領(lǐng)導(dǎo)出差在外的原因，而出現(xiàn)公文處理停滯或相關(guān)工作延誤現(xiàn)象，盯人法將在家的領(lǐng)導(dǎo)盯住，讓在家的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)完成傳閱工作，不僅能夠有效的使傳閱件滯留的現(xiàn)象大大減少了，還能夠使公文處理的時(shí)長(zhǎng)得到縮短，有利于工作效率的提高。

2.2? 堅(jiān)持工作督查階段的到位

工作督查屬于公文處理工作的后續(xù)階段的工作，在具體開(kāi)展工作的時(shí)候，必須要堅(jiān)持對(duì)文件的精神及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)進(jìn)行全面準(zhǔn)確的理解，針對(duì)綜合協(xié)調(diào)、督查催辦以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作環(huán)節(jié)，需要不斷加大力度，以保證能夠隨時(shí)對(duì)文件辦理的進(jìn)度進(jìn)行掌握，這樣才能夠?yàn)橄乱徊焦ぷ鞯捻樌_(kāi)展，提供更為準(zhǔn)確的決策依據(jù)以及意見(jiàn)。比如，某醫(yī)療單位在2019年 1月份至12月份之間，共印發(fā)督查通報(bào)6 期，對(duì)QHSE督查通報(bào)一共進(jìn)行了12期，患者滿意度隨機(jī)抽查工作開(kāi)展了6 次。2020年 4月份開(kāi)始，衛(wèi)生健康局對(duì)這一管理模式進(jìn)行了借鑒，對(duì)所轄的各個(gè)醫(yī)療單位都提出了新的要求，要求各醫(yī)療單位要制定出相應(yīng)的月度工作計(jì)劃，并且由各醫(yī)療單位辦公室負(fù)責(zé)每個(gè)月工作進(jìn)度的有效督導(dǎo)，并將工作進(jìn)展情況匯總上報(bào)，通過(guò)這種對(duì)月度工作目標(biāo)、督查任務(wù)完成情況的有效量化，能夠有效的幫助各醫(yī)療單位的運(yùn)行效率得到明顯提升，確保了廣大就醫(yī)患者滿意度的有效提升。

2.3? 堅(jiān)持落實(shí)問(wèn)責(zé)階段的到位

辦公室工作無(wú)小事，辦公室中的每一項(xiàng)工作都是非常重要的，都不能出現(xiàn)半點(diǎn)馬虎，一旦出現(xiàn)過(guò)失，就算是再微小也有可能會(huì)對(duì)相關(guān)工作的實(shí)際運(yùn)行效率產(chǎn)生影響，不利于對(duì)上級(jí)的決策部署進(jìn)行貫徹執(zhí)行，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致各種無(wú)法挽回的損失。此外，我們?cè)诰唧w實(shí)施的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格對(duì)各項(xiàng)制度予以認(rèn)真執(zhí)行，比如公文處理限時(shí)辦結(jié)制度、責(zé)任追究制度等，還需要按照單位的“爭(zhēng)創(chuàng)一流辦公室活動(dòng)考核評(píng)比表”這一要求，來(lái)具體開(kāi)展相應(yīng)的考核評(píng)比活動(dòng)。這樣當(dāng)某個(gè)部門在撰寫材料的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏問(wèn)題的時(shí)候，單位能夠?qū)ζ鋰?yán)肅的進(jìn)行通報(bào)與批評(píng)，盡量做到即使不是通過(guò)辦公室來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行辦理的那種正式公文，但是也必須要堅(jiān)持對(duì)公文處理工作保持高度重視的態(tài)度，并予以嚴(yán)格進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，作為現(xiàn)代辦公室的工作人員，必須要努力將公文寫作特點(diǎn)進(jìn)行全面掌握，并積極的在實(shí)踐中應(yīng)用，才能使公文在單位中的實(shí)用性、指導(dǎo)性以及權(quán)威性進(jìn)行充分的體現(xiàn)，需要通過(guò)對(duì)“三個(gè)規(guī)范”的有效突出，“三個(gè)到位”的不斷堅(jiān)持，才能夠使辦公室公文處理水平真正獲得提升，并將其在管理政務(wù)中以及社會(huì)事務(wù)當(dāng)中所具備的作用進(jìn)行發(fā)揮。

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