城建檔案電子文件歸檔制約因素及對應策略

李敏

中圖分類號：G270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-017-02

摘 要 隨著城建檔案電子文檔數(shù)量的不斷增加，歸檔過程中也出現(xiàn)了許多問題，如何對這些問題進行充分的了解并給予有效的解決策略是當下必須要考慮的問題。本文簡要闡述城建檔案電子文件歸檔中存在的規(guī)章制度、人員素質、歸檔標準、資金投入方面的制約因素以及如何通過健全制度、技能培訓、規(guī)范標準、資金投入實現(xiàn)提升城建檔案電子文件歸檔工作水平的目的，以期推動城建檔案信息化建設的發(fā)展。

關鍵詞 城建檔案 電子文件 文件歸檔

隨著城建檔案信息化建設步伐的加快，電子文件歸檔的工作量也在迅速增加。雖然電子文件能夠消除城建檔案紙質文件的缺陷，但是在文件的歸檔方面還存在著許多制約因素，導致城建檔案電子文件歸檔工作的效率、質量等方面都難以得到提升，無法與社會環(huán)境的變化相適應，因此，采用哪些有效的策略能夠打破諸多的限制是城建檔案管理部門在不斷探討的問題。

一、城建檔案電子文件歸檔制約因素

（一）規(guī)章制度有待完善

城建檔案電子文件的內容比較復雜且具有保密性，工作人員進行歸檔操作時必須要認真對待才能避免問題的發(fā)生。實際上城建檔案管理工作中，由于規(guī)章制度缺乏應有的效力，導致許多工作人員在歸檔過程中態(tài)度不認真，歸檔錯誤、文件不完整等情況時有發(fā)生，甚至出現(xiàn)文件被竊取、盜用等問題，給城建檔案電子文檔的管理工作帶來許多的麻煩，而且進行追責工作時，不能將當中的責任給予充分的劃分，無法從根本上提升重視程度。

（二）人員素質較低

大量的電子文件歸檔需要經(jīng)過工作人員的高效率操作才能夠完成，然而城建檔案電子文件歸檔工作的效率并不高，最主要的原因是人員素質較低引起的。表現(xiàn)在人員缺少對歸檔規(guī)范的認知，導致對電子文件歸檔時，無法完成正確、有效地分類，也就是歸檔錯誤問題，而且對城建檔案管理軟件的操作不熟練，工作效率長期處于比較低的狀態(tài)。與此同時，工作人員的責任意識也有待提升，提交、轉送的文件未曾進行詳細的整理與核對，導致文件遺漏、丟失等問題頻繁出現(xiàn)，無法保證城建檔案電子文件的完整性。

（三）缺乏規(guī)范化標準

城建檔案電子文件數(shù)量龐大，規(guī)范化的歸檔標準是必要的。只是目前許多城建檔案管理部門對電子文件的歸檔依舊缺乏規(guī)范化的標準，不僅導致工作人員進行歸檔時效率不高，對必要的檔案信息進行查找時也是非常困難，嚴重降低城建檔案管理工作的效率，而且與其他地區(qū)的城建檔案管理部門進行交流和溝通時，因歸檔采取的標準存在差異，導致交流過程不順暢，需要的內容無法實現(xiàn)完全匹配[1]。

（四）資金投入不足

電子文件歸檔是將信息技術作為手段對必要的內容進行存儲，但是這種方式在數(shù)據(jù)的安全性和完整性方面存在一定的風險，為了能夠更好的解決這個問題，城建檔案管理部門應當通過加大資金投入予以實現(xiàn)。然而相關部門并未對這方面形成過多的重視，資金的運用大多用于城市的發(fā)展和建設，導致城建檔案電子文件歸檔后無法得到專業(yè)的安全保障，若出現(xiàn)問題時無法及時解決，將會帶來許多的隱患，甚至是不可逆的影響。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素的對應策略

（一）健全規(guī)章制度，增強認知水平

由于城市化建設和規(guī)劃發(fā)展速度的提高，城建檔案電子文件的數(shù)量正在呈不斷增長的趨勢，給管理人員的歸檔工作帶來較大的壓力，也會引起許多不必要的問題，為了能夠充分避免因電子文件歸檔問題降低城建檔案管理效率和質量，健全規(guī)章制度是必要的。城建檔案管理部門應當對內部現(xiàn)行的規(guī)章制度予以充分的解析，掌握當中存在的弊端，仔細分析問題源頭，給予有針對性的措施，從根本上提升規(guī)章制度的效力。例如采取城建檔案管理責任制，讓電子文件歸檔的責任得到深度落實，即細化工作內容和環(huán)節(jié)，責任落實到個人，便于更好的端正思想，讓每個管理人員都能對城建檔案電子文件歸檔工作形成進一步的認知，擺正工作時的心態(tài)，只有管理人員能夠保持嚴謹、認真的工作態(tài)度，才能避免城建檔案電子文件歸檔時出現(xiàn)問題的情況，保證文件內容不會被損壞、泄露以及盜取，確保城建檔案電子文件具有良好的完整性。

（二）加強技能培訓，重視數(shù)據(jù)真實性

1.技能培訓

如果只提升參與城建檔案電子文件歸檔的管理人員認知水平是遠遠不夠的，還需要對專業(yè)技能進行相應的培訓，才能夠提升管理人員的工作效率。城建檔案管理部門應當為人員提供更多專業(yè)技術的培訓，例如信息技術、工程建設、網(wǎng)絡安全等，只有管理人員掌握較多的專業(yè)知識和技術，才能夠提升電子文件歸檔工作的效率。也可以通過專題講座、技術交流等方式讓管理人員能夠與行業(yè)內以及同類部門的工作人員進行溝通、交流心得，相互取長補短，才能夠實現(xiàn)提升城建檔案電子文件歸檔工作的質量。

2.數(shù)據(jù)真實性

電子文件歸檔是將紙質的內容轉換成數(shù)據(jù)的形式進行存儲，能夠有效地避免紙質文件長時間保存后出現(xiàn)的破損、腐爛等問題，讓城建檔案的內容得到了充足保護。然而實際工作中工作人員的態(tài)度以及能力的問題讓城建檔案電子文件的真實性存在較多的問題。例如對形成檔案中的單位信息、施工情況、審批流程等方面都未能給予相應的重視，也就是忽視對城建檔案電子文件的可讀性和可行性的解讀，對造假的行為也不能及時的發(fā)現(xiàn)。因此，城建檔案管理人員在得到專業(yè)技能提升的同時，也要積極與各類形成檔案內容的單位進行溝通，了解工程建設、規(guī)劃等方面的具體內容，掌握更多審批流程的詳細環(huán)節(jié)，在接收到檔案內容時做好對檔案信息的審核，讓城建檔案電子文件的生成、歸檔環(huán)節(jié)內容保持良好的真實性，堅決杜絕虛假檔案的問題。

（三）施行規(guī)范化標準，減少差異問題

1.規(guī)范化標準

在信息化社會中，龐大的信息量是最主要的特征之一，城建檔案管理工作亦如此。因為城市規(guī)劃建設的工程項目不斷增多，城建檔案電子文件歸檔工作量也會增長，如果缺少規(guī)范化的標準，不僅工作效率低下，也會給查找、訪問操作帶來許多難度。因此，城建檔案管理部門應當采取規(guī)范化的歸檔標準，要求管理人員必須按照的制定的標準進行歸檔工作，規(guī)范人員的工作方式。例如對城建檔案電子文件歸檔時，應當機構名稱、工程類別等內容作為歸檔的主要信息和索引，便于對檔案進行詳細分類，為查詢、調用提供便利。同時還需要對檔案進行掃描，形成圖像文件，保證紙質的內容在轉換為電子文件時仍然保持完整，確保檔案歸檔后已然能夠保存必要的原始性。另一方面，也可以在城建檔案電子文件歸檔時運用技術手段實現(xiàn)規(guī)范化的標準，即調整電子文件的屬性為只讀，避免檔案內容被調取后他人會肆意竄改、刪除內容，破壞城建檔案電子文件的完整性。

2.減少差異

由于城建檔案電子文件歸檔工作中缺少規(guī)范化的管理，許多地區(qū)的城建檔案管理部門在進行資源共享、信息交流時，無法查詢和調取必要的內容，即便能夠獲取相關的內容，在符合程度上往往相差較多，導致城建檔案電子文件歸檔工作的作用無法得到最大化，差異問題不斷加劇。為了能夠更好的解決這個問題，各地區(qū)的城建檔案管理單位應當經(jīng)常開展交流與溝通，相互分享電子文件歸檔過程中遇到的問題和解決方案，便于相互取長補短，將城建檔案電子文件歸檔工作予以充分的發(fā)揮，幫助各單位逐步形成統(tǒng)一的規(guī)范化標準[2]。與此同時，還要將所使用的城建檔案管理軟件根據(jù)實際的管理情況和標準進行優(yōu)化，讓實際工作中所使用的城建檔案管理軟件更加符合部門的實際情況，方便管理人員操作，提升歸檔效率的同時，也能夠進一步的保證城建檔案電子文件的內容得到充分體現(xiàn)，有助于更好的減少差異問題。

（四）加大資金投入，提供安全保障

1.資金投入

城建檔案電子文件歸檔工作是以信息技術作為主要的管理手段，只是當下已經(jīng)進入信息化社會，信息量不斷增長的同時，信息技術也在發(fā)生變化，傳統(tǒng)的城建檔案管理方式已經(jīng)無法更好的適應信息技術的發(fā)展步伐。所以城建檔案管理部門應當加大資金投入，將更多的資金運用到城建檔案電子文件管理中，為電子文件的歸檔提供必要的物質、技術支持，才能提升城建檔案電子文件歸檔的工作水平。例如可以投入資金購入先進的計算機和大容量的存儲設備，便于存儲更多的城建檔案電子文件，也可以與企業(yè)進行合作，開發(fā)出既符合本單位工作需要，又能用于行業(yè)通用的城建檔案管理軟件，不僅能夠為單位自身提供便利，也能更好的規(guī)范各地區(qū)對城建檔案電子文件歸檔工作的標準，加快城建檔案管理信息化建設步伐。

2.安全保障

電子文件的存儲得到保障后，城建檔案電子文件的歸檔工作也能夠順利進行，不過在管理人員進行歸檔的過程中，依舊會存在許多的安全隱患，例如歸檔時操作失誤導致已經(jīng)存儲的數(shù)據(jù)出現(xiàn)不同程度的丟失，或者歸檔與其他同類部門交換的城建檔案時，容易將病毒引入管理軟件的數(shù)據(jù)庫中，導致歸檔的數(shù)據(jù)被竊取、盜用以及破壞，嚴重影響城建檔案電子文件的歸檔工作。相關部門可以通過組建技術團隊的方式防止此類問題的發(fā)生，也就是讓組建的技術團隊對城建檔案管理部門的工作環(huán)境、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全等方面進行維護，還要讓團隊對高端的信息技術進行研發(fā)，為管理人員進行電子文件歸檔工作給予充足的技術支持。例如將城建檔案電子文件歸檔后的格式進行深入研究，開發(fā)出更多文件格式，不僅實現(xiàn)歸檔文件質量、大小的優(yōu)化，還能夠提升兼容性，便于各地區(qū)城建檔案管理部門交流、共享使用，或者研發(fā)更加成熟的加密技術，電子文件被歸檔后能夠被自動加密，讓城建檔案文件變得更加的安全、可靠，實現(xiàn)對外界惡意攻擊的強力阻擊[3]。

三、結語

綜上所述，在城建檔案管理工作中，電子文件的歸檔問題是不容忽視的，相關部門應當予以充分的了解，掌握相關的制約因素，給予科學、有效的解決措施，實現(xiàn)從根本上對城建檔案電子文件歸檔工作的規(guī)范化管理，提升檔案管理的工作效率，加快城建檔案信息化的建設步伐。

參考文獻：

[1]王國濤.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應策略淺析[J].蘭臺內外，2020（07）：79-80.

[2]陳海燕.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策分析[J].城建檔案，2019（09）：54-55.

[3]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業(yè)務，2017（08）：126+140.