會計(jì)信息化視角下的中小企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

【摘要】在財(cái)務(wù)云、會計(jì)大數(shù)據(jù)、人工智能、移動支付等信息技術(shù)與財(cái)務(wù)工作深入融合的背景下，以中小企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化方案為研究對象，分析會計(jì)信息化和內(nèi)部控制的關(guān)系，及會計(jì)信息化對內(nèi)部控制各要素的影響，并從會計(jì)信息系統(tǒng)授權(quán)與參數(shù)控制、財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺預(yù)警、內(nèi)控機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員培訓(xùn)等方面，提出中小企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化方案，以期對中小企業(yè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)信息化;內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)防范

【中圖分類號】F233 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A

1.前言

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)字化信息技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域得到廣泛運(yùn)用并不斷更新進(jìn)步，企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)工作向信息化、數(shù)字化、智能化、云共享轉(zhuǎn)型升級。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)整合共享各類會計(jì)數(shù)字化資源，優(yōu)化并重構(gòu)企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)工作的組織模式、資源配置、標(biāo)準(zhǔn)體系、工作流程等;財(cái)務(wù)機(jī)器人通過流程自動化（RPA）技術(shù)，以智能識別、自動處理代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工會計(jì)操作，高效輔助財(cái)務(wù)人員完成交易量大、重復(fù)性高的基礎(chǔ)會計(jì)業(yè)務(wù);財(cái)務(wù)云中心支持多終端接入模式，實(shí)現(xiàn)核算、報(bào)賬、資金、決策等的協(xié)同應(yīng)用。在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級過程中，中小企業(yè)的內(nèi)部控制與監(jiān)督面臨巨大挑戰(zhàn)，需要強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的建立、實(shí)施與監(jiān)督，以提升經(jīng)營管理水平和防范風(fēng)險(xiǎn)能力。

2.會計(jì)信息化對內(nèi)控制度的影響

會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)云、財(cái)務(wù)機(jī)器人等新技術(shù)在中小企業(yè)得以廣泛應(yīng)用，中小企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度受到了較大影響，主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面。

2.1傳統(tǒng)內(nèi)控制度的適用度削弱

信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)在會計(jì)廣泛應(yīng)用，從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的具體處理過程到報(bào)表的輸出都由計(jì)算機(jī)按照程序指令完成，大量會計(jì)數(shù)據(jù)均由系統(tǒng)自動識別和生成，數(shù)據(jù)均保存在磁性介質(zhì)上，人工操作的部分減少，傳統(tǒng)手工會計(jì)時(shí)代的內(nèi)控制度效果被減弱了，部分手工控制措施不再適用。

2.2內(nèi)控工作的重點(diǎn)發(fā)生變化

傳統(tǒng)內(nèi)控工作主要是避免財(cái)務(wù)人員的工作失誤，確保數(shù)據(jù)的正確性，而會計(jì)信息化由系統(tǒng)自動計(jì)算生成數(shù)據(jù)，一般不存在計(jì)算錯(cuò)誤，由此內(nèi)部控制的方式、環(huán)境、重點(diǎn)側(cè)重于會計(jì)信息數(shù)據(jù)的安全性、真實(shí)性和有效性。

會計(jì)數(shù)據(jù)的安全控制發(fā)生了變化，傳統(tǒng)會計(jì)信息存儲為紙質(zhì)檔案，筆跡可作為一種控制手段，識別是否有修改挖補(bǔ)痕跡，而在會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)云平臺下，會計(jì)數(shù)據(jù)安全控制主要是系統(tǒng)平臺穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)安全性、操作員身份的認(rèn)證和權(quán)限控制、記錄操作日志等[1]。

傳統(tǒng)的內(nèi)控制度以會計(jì)人員崗位職責(zé)的管理為基礎(chǔ)，監(jiān)督會計(jì)崗位的內(nèi)部牽制、審批復(fù)核是否有效執(zhí)行，業(yè)務(wù)工作流程是否合理，而在會計(jì)信息化數(shù)字化系統(tǒng)，內(nèi)部控制的重點(diǎn)是操作人員的權(quán)限控制、流程控制、風(fēng)險(xiǎn)控制。

2.3內(nèi)部審計(jì)工作受到影響

審計(jì)線索不再由紙質(zhì)原始憑證、記賬憑證、賬表等傳統(tǒng)書面資料提供，在信息技術(shù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)、存取方式以及處理程序等均發(fā)生變化，信息系統(tǒng)封裝了信息處理的邏輯、運(yùn)算的中間過程，使傳統(tǒng)的審計(jì)線索全面隱性化，審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)增加。被審計(jì)單位廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，會計(jì)信息系統(tǒng)通過程序進(jìn)行自動進(jìn)行會計(jì)業(yè)務(wù)處理、并生成財(cái)務(wù)報(bào)告，因此，審計(jì)的內(nèi)容不僅包涵會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，還需對自動控制功能進(jìn)行測試，進(jìn)而使用在線審計(jì)技術(shù)[2]。

3.會計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

3.1授權(quán)控制存在隱患

會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)云平臺等均通過設(shè)置操作員賬號、密碼、操作權(quán)限進(jìn)行用戶管理。如果用戶安全意識不強(qiáng)，在出現(xiàn)惡意盜用賬號密碼、篡改會計(jì)信息情形時(shí)，缺乏相關(guān)操作痕跡跟蹤系統(tǒng)及相應(yīng)的控制活動，將會帶來會計(jì)信息的安全風(fēng)險(xiǎn);如果用戶權(quán)限設(shè)置不科學(xué)，不相容會計(jì)崗位未分離，特別是小微企業(yè)的會計(jì)人員可能身兼數(shù)崗，便難以實(shí)現(xiàn)崗位之間的相互制約和牽制。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案無論在生成還是存儲方面，均耗時(shí)費(fèi)力，且占空間，目前大多企業(yè)選擇將大量的會計(jì)數(shù)據(jù)依托計(jì)算機(jī)、云盤進(jìn)行存儲。如果電子數(shù)據(jù)遭受損壞或遺失，且缺乏備份原始資料的情況下，會計(jì)數(shù)據(jù)便難以在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù);如果會計(jì)人員在會計(jì)信息系統(tǒng)中惡意修改數(shù)據(jù)，又不留下痕跡，將影響會計(jì)信息的真實(shí)性、合法性。依據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)信息可知：2017-2018年以來，企業(yè)內(nèi)部會計(jì)信息被竊取率為39.18%，企業(yè)會計(jì)信息體系故意破壞、干擾事件78.91%[3]，因此，在會計(jì)信息化進(jìn)程中，企業(yè)會計(jì)信息的安全性存在隱患。

3.2控制活動的現(xiàn)狀

根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需求分析，企業(yè)在處理ERP系統(tǒng)運(yùn)行、財(cái)稅數(shù)據(jù)錄入、流動資金監(jiān)控，成本控制等業(yè)務(wù)流程時(shí)，系統(tǒng)一般均設(shè)置相應(yīng)的控制活動，并檢測網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)的安全性與穩(wěn)定性。但企業(yè)檢測周期一般較長，有時(shí)達(dá)到一年以上;系統(tǒng)預(yù)警設(shè)置不完善，例如，對平臺上異常的增值稅專用發(fā)票、未及時(shí)認(rèn)證抵扣的和員工延誤提交的增值稅專用發(fā)票未能識別和預(yù)警;對流動資金賬戶的跟蹤監(jiān)控，對大額交易銀行支出等情形的識別和預(yù)警不夠完善。

3.3風(fēng)險(xiǎn)評估現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評估已比較完善，包括市場空間的預(yù)測，壞賬的評估，投資風(fēng)險(xiǎn)的評估、融資風(fēng)險(xiǎn)的評估等系列風(fēng)險(xiǎn)評估程序等。在會計(jì)信息系統(tǒng)方面，在采購與付款模塊、銷售與收款模塊、庫存與存貨模塊、供應(yīng)商與客戶管理模塊、財(cái)務(wù)預(yù)算模塊等建立了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評估程序，但是對于財(cái)務(wù)云、財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺、智能財(cái)務(wù)等新技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)的評估程序還不成熟，平臺的穩(wěn)定性、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的安全性等有等進(jìn)一步評估風(fēng)險(xiǎn)。

3.4控制監(jiān)督現(xiàn)狀

一般的，企業(yè)在事前、事中和事后已經(jīng)建立相應(yīng)的控制監(jiān)督機(jī)制，事前預(yù)警，事中定期評估定期檢查制度，事后信息反饋、績效評估、控制優(yōu)化等。但部分中小企業(yè)對于內(nèi)部審計(jì)缺乏重視，未設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)，在會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)云等平臺的操作過程中，未能有效地保存內(nèi)部審計(jì)線索，未引進(jìn)專業(yè)的審計(jì)系統(tǒng)監(jiān)督內(nèi)部控制活動。審計(jì)信息化技術(shù)有待更新，內(nèi)審人員有待提高技能，特別是小企業(yè)設(shè)置獨(dú)立內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的較少，偶爾由會計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行外部審計(jì)，間隔周期又較長[3]。

4.內(nèi)部控制與監(jiān)督的優(yōu)化建議

4.1授權(quán)審批控制保障數(shù)據(jù)安全

在會計(jì)信息化背景下的內(nèi)部控制體系建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)始終執(zhí)行崗位分離與責(zé)任追究制度，不相容職位應(yīng)互相監(jiān)督與制約。在會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，授權(quán)與審批，需要有身份識別技術(shù)管理用戶名、密碼，系統(tǒng)提供各操作員的訪問與操作記錄，保留監(jiān)視數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制會計(jì)信息數(shù)據(jù)的輸入與輸出操作。在系統(tǒng)操作權(quán)限管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制制度嚴(yán)格設(shè)置各項(xiàng)參數(shù)，例如，對于涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)設(shè)置加密參數(shù)，只有企業(yè)管理者或指定會計(jì)主管可以登錄讀取，而對于普通數(shù)據(jù)，相關(guān)部門均可讀取[3]。還需要設(shè)置一些操作記錄與控制的參數(shù)，例如，上機(jī)日志控制、反記賬、反結(jié)賬控制;又如，錢賬分離控制，出納人員可查詢憑證、審核涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款的記賬憑證，登記庫存現(xiàn)金與銀行存款日記賬，編制銀行余額調(diào)節(jié)表等，但不允許編制記賬憑證;再如，系統(tǒng)操作人員的權(quán)限控制，不得修改他人填寫的記賬憑證;利用數(shù)據(jù)權(quán)限分配與權(quán)限參數(shù)設(shè)置，監(jiān)督制單權(quán)限、會計(jì)科目使用權(quán)限、憑證審核權(quán)限等，以達(dá)到完善會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，降低會計(jì)信息數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)目的。

4.2升級系統(tǒng)控制功能

根據(jù)《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及企業(yè)稽核管理辦法，設(shè)計(jì)升級會計(jì)信息化系統(tǒng)的財(cái)務(wù)審批流程。例如，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對需要審核的單據(jù)數(shù)量、單據(jù)抽樣規(guī)則進(jìn)行準(zhǔn)確設(shè)置，提示審核人員在審核時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，能客觀和量化地對財(cái)務(wù)核算質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)。

為及時(shí)監(jiān)控涉稅會計(jì)業(yè)務(wù)，有針對性的處理涉稅問題，升級會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制功能。例如，會計(jì)信息系統(tǒng)處理個(gè)人所得稅業(yè)務(wù)時(shí)，在完成專項(xiàng)扣除信息的采集后，可實(shí)現(xiàn)審核校驗(yàn)所填報(bào)的數(shù)據(jù)，及時(shí)自動地計(jì)算個(gè)人所得稅，并代扣代繳，以降低企業(yè)個(gè)人所得稅涉稅風(fēng)險(xiǎn)。又如，為降低增值稅專用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅額未能認(rèn)證抵扣的損失，會計(jì)信息系統(tǒng)能比對增值稅專票，篩選出未報(bào)賬、未認(rèn)證抵扣的專票信息，定義增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額超期認(rèn)證預(yù)警的條件、異常情況預(yù)警的條件，進(jìn)行持續(xù)跟蹤。

為強(qiáng)化流動資金監(jiān)控，按照企業(yè)管理者的不同需求，在會計(jì)信息系統(tǒng)上查詢企業(yè)銀行及現(xiàn)金賬戶的余額，并導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)。能夠?qū)ΜF(xiàn)金賬戶余額、大額銀行支出進(jìn)行監(jiān)控，超出合理范圍時(shí)能預(yù)警。

4.3風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對

在數(shù)字化云平臺、智能財(cái)務(wù)等新技術(shù)下，將采集的環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、市場風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別分析，用清單調(diào)查法、風(fēng)險(xiǎn)矩陣法、安全檢查表分析法、生產(chǎn)流程分析法、定性定量分析法對市場資料和企業(yè)目標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行比對、記錄產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、歸納和整理，列出的風(fēng)險(xiǎn)清單和評級，確定對企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的影響程度、可能持續(xù)的時(shí)間，確定風(fēng)險(xiǎn)重要性水平。系統(tǒng)平臺可根據(jù)定量和性風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)體系，對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的狀況進(jìn)行監(jiān)測，對于不可預(yù)見的、可接受的風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)，采取接受策略;對于風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等級高、超出整體風(fēng)險(xiǎn)承受能力的風(fēng)險(xiǎn)采取規(guī)避法;對于無法降低風(fēng)險(xiǎn)概率的風(fēng)險(xiǎn)，采取事前、事中、事后風(fēng)險(xiǎn)減輕策略。

4.4內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的建設(shè)

建立信息化內(nèi)部控制和審計(jì)管理制度，提高企業(yè)會計(jì)內(nèi)部審計(jì)的效率和質(zhì)量。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)調(diào)控管理力度，企業(yè)設(shè)立的內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)等監(jiān)督機(jī)構(gòu)，不斷完善內(nèi)部審計(jì)制度和審計(jì)管理方法，監(jiān)管中小企業(yè)會計(jì)信息處理的各環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控人員、內(nèi)審人員應(yīng)具有相對獨(dú)立的監(jiān)督權(quán)利，同時(shí)具備會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)云、財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的熟練實(shí)操技能，有利于實(shí)時(shí)監(jiān)督日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審批程序、會計(jì)處理的合法合規(guī)性。利用審計(jì)信息化系統(tǒng)，每間隔1-2周進(jìn)行一次周期性審計(jì)，及時(shí)處理預(yù)警間隔，對各項(xiàng)預(yù)警數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)[3];對各項(xiàng)預(yù)警數(shù)據(jù)進(jìn)行同比、環(huán)比分析，跟蹤分析會計(jì)信息數(shù)據(jù)指標(biāo)的合理性，將異常數(shù)據(jù)采集，及時(shí)反饋審計(jì)結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題可對信息負(fù)責(zé)人問責(zé)，及時(shí)優(yōu)化數(shù)據(jù)監(jiān)控方案。

此外，委托第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)定期外部審計(jì)，會計(jì)師事務(wù)所對企業(yè)的經(jīng)營活動業(yè)績、審批制度、業(yè)務(wù)工作流程、會計(jì)崗位設(shè)置與權(quán)限等方面進(jìn)行審查，監(jiān)督會計(jì)信息系統(tǒng)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，出具獨(dú)立客觀的審計(jì)報(bào)告。企業(yè)在外部審計(jì)的監(jiān)督下，自覺遵守內(nèi)控制度、會計(jì)職業(yè)道德和財(cái)經(jīng)法規(guī)，提升風(fēng)險(xiǎn)控制水平。

4.5提升會計(jì)人員及內(nèi)控人員素質(zhì)

加強(qiáng)會計(jì)信息化人才和內(nèi)控人員的培養(yǎng)，以滿足中小企業(yè)會計(jì)信息化環(huán)境的內(nèi)控與監(jiān)督的人才需求。首先，與高等教育院校交流合作，共同制定會計(jì)、審計(jì)等相關(guān)專業(yè)的會計(jì)信息化與財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)培養(yǎng)方案，融入企業(yè)財(cái)務(wù)信息化、數(shù)字化、智能化理論與技能學(xué)習(xí)，熟悉信息技術(shù)的運(yùn)用和信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)及控制;其次，對企業(yè)內(nèi)部的會計(jì)人員、審計(jì)人員開展會計(jì)信息化專業(yè)技能培訓(xùn)、會計(jì)職業(yè)道德與財(cái)經(jīng)法規(guī)培訓(xùn)，增強(qiáng)會計(jì)信息安全意識和會計(jì)信息化實(shí)際操作技能，使其具有足夠的會計(jì)業(yè)務(wù)管理機(jī)制方面的財(cái)務(wù)軟件和系統(tǒng)工程知識，能對系統(tǒng)平臺進(jìn)行權(quán)限維護(hù)、財(cái)務(wù)參數(shù)設(shè)置、基礎(chǔ)檔案維護(hù)，能分析日常各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度，并制定日常數(shù)據(jù)預(yù)警指標(biāo)及監(jiān)控方案。

5.結(jié)語

綜上所述，財(cái)務(wù)云、會計(jì)大數(shù)據(jù)、移動支付、電子發(fā)票、人工智能等信息技術(shù)廣泛影響著當(dāng)前的會計(jì)領(lǐng)域，會計(jì)工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和便利，中小企業(yè)內(nèi)部控制與監(jiān)督也需要及時(shí)調(diào)整，適應(yīng)會計(jì)領(lǐng)域的信息化變革。在會計(jì)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)數(shù)字化、財(cái)務(wù)云等平臺中，完善授權(quán)審批控制、升級系統(tǒng)控制功能、利用信息化平臺進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警、建設(shè)內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及培訓(xùn)會計(jì)人員和內(nèi)審人員等方面建設(shè)優(yōu)化中小企業(yè)內(nèi)部控制與監(jiān)督體系，以保證中小企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)完整，有效管理風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

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基金項(xiàng)目：2019年湖南省教育廳科學(xué)研究項(xiàng)目：會計(jì)信息化視角下的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究（課題編號：19C0706）。

【作者介紹】寧靖華（1978—）女，湖南雙峰人。副教授、碩士，湖南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，主要從事會計(jì)信息化、企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)與內(nèi)部控制、職業(yè)教育的研究與實(shí)踐。