機(jī)構(gòu)改革視角下檔案工作體制機(jī)制的改革創(chuàng)新研究

楊瑩

摘 要：機(jī)構(gòu)改革是國家對政府職能進(jìn)行進(jìn)一步理順，進(jìn)一步強(qiáng)化黨的全面領(lǐng)導(dǎo)并提升黨的執(zhí)政能力的重要舉措。通過機(jī)構(gòu)改革，黨和政府在機(jī)構(gòu)設(shè)置上更為科學(xué)，職能體系更為優(yōu)化和完善，政府的職能也正逐漸完成服務(wù)性轉(zhuǎn)變。在此情況下，國家對檔案機(jī)構(gòu)的工作也提出了許多新的要求。這就使得我國的檔案工作必須順應(yīng)國家要求對現(xiàn)行體制機(jī)制中存在的問題進(jìn)行研究，從而加快改革創(chuàng)新，使檔案工作水平能夠得到全面提升。本文分析了機(jī)構(gòu)改革視角下檔案工作方向的變化和當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀，進(jìn)而對其體制機(jī)制改革創(chuàng)新的方略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案工作;機(jī)構(gòu)改革;檔案管理

一、機(jī)構(gòu)改革視角下檔案工作方向的變化

我國檔案機(jī)構(gòu)的主要工作是各單位檔案進(jìn)行管理與處置，從而確保各單位檔案的完整性和查閱使用時的便利性。在機(jī)構(gòu)改革之前，檔案機(jī)構(gòu)的工作也是圍繞這一要求開展的。但在機(jī)構(gòu)改革過程中，國家又進(jìn)一步針對檔案機(jī)構(gòu)工作制定出臺了《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<國家檔案局關(guān)于在地方機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見>的通知》，并對其工作提出了許多新的要求，這使得機(jī)構(gòu)改革后檔案工作發(fā)生了許多新變化。

首先，在檔案工作的處置范圍與內(nèi)容上，檔案機(jī)構(gòu)不但需要對以往的文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行處置與管理，還需要進(jìn)一步做好音象檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)的處置和管理。且隨著政府無紙化辦公的日益推進(jìn)，音象檔案和電子檔案的管理任務(wù)也將越來越繁重。

其次，在檔案處置的具體要求上，檔案機(jī)構(gòu)需要將工作重點(diǎn)放在處置工作方案的優(yōu)化、檔案收集清點(diǎn)、檔案鑒定清理、處置手續(xù)進(jìn)一步規(guī)范等方面。

最后，在組織保障方面，需進(jìn)一步強(qiáng)化黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確工作紀(jì)律并強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)也是新時期檔案工作改革發(fā)展的重要方向。

由此可見，機(jī)構(gòu)改革視角下檔案工作的變化集中體現(xiàn)在整體體制機(jī)制的變化上，而這也是檔案機(jī)構(gòu)未來的工作方向。

二、機(jī)構(gòu)改革視角下我國檔案機(jī)構(gòu)工作的現(xiàn)狀

（一）缺少對檔案工作的足夠重視

在我國，檔案機(jī)構(gòu)的主要工作是對單位各部門檔案進(jìn)行處置與管理，而不直接參與政府各項(xiàng)職能的落實(shí)和對社會提供服務(wù)。這就導(dǎo)致政府對檔案工作普遍存在著不重視問題。一方面，各部門中幾乎都未設(shè)有專門的檔案管理科室或機(jī)構(gòu)，從事檔案管理工作的多是文書管理人員。文書管理人員定期將部門檔案交與政府專門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一處置和管理。這就導(dǎo)致各部門在檔案管理上存在明顯的專業(yè)性不足問題，很難保證檔案的完整與齊全性。另一方面，檔案管理人員配備存在明顯的不足。政府部門幾乎都未安排專人進(jìn)行檔案管理工作，多是由其他工作人員兼職。同時檔案管理機(jī)構(gòu)中的工作人員也存在明顯不足，這對檔案管理各方面工作的開展帶來極大不便。此外，政府部門對于檔案管理硬件設(shè)施的投入存在明顯不足，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)存在嚴(yán)重滯后，明顯無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的要求。

（二）檔案工作制度與機(jī)構(gòu)改革新要求不匹配

從當(dāng)前檔案工作的具體工作制度上看，其制度仍然在延續(xù)傳統(tǒng)以往的模式。而由于傳統(tǒng)檔案管理工作是以紙質(zhì)資料處置和管理為主，所以其管理制度也多是圍繞紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行設(shè)計的，這就導(dǎo)致其工作制度與機(jī)構(gòu)改革后檔案工作發(fā)展的新方向存在明顯的不匹配問題。例如基于檔案管理的信息化、智能化管理要求所需要的相關(guān)工作制度尚未建立，導(dǎo)致信息化檔案管理缺少一套有效的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作程序，從而為檔案工作方式方法的改革創(chuàng)新帶來諸多阻力。再比如檔案工作內(nèi)部與外部間的協(xié)調(diào)聯(lián)動不足，監(jiān)管考核缺位，導(dǎo)致檔案工作制度的實(shí)際執(zhí)行受阻。同時，對于檔案管理各細(xì)分領(lǐng)域如保密性檔案管理、人事檔案轉(zhuǎn)移等相關(guān)制度也未能建立并完善起來，這就使當(dāng)前檔案工作無論在管理能力還是管理質(zhì)量方面都存在諸多問題，明顯與國家的新要求不符。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)明顯滯后

當(dāng)前政府工作的信息化已經(jīng)逐漸普及，大量文書開始從網(wǎng)上進(jìn)行傳遞，且各種會議召開也都通過視頻形式進(jìn)行，由此就產(chǎn)生了大量電子檔案、視頻資料。這些資料依靠傳統(tǒng)檔案管理方式無法進(jìn)行有效處置與管理，因此必須加快現(xiàn)代檔案管理的信息化建設(shè)。但從現(xiàn)階段檔案工作的實(shí)際情況看，由于各地各級政府對檔案管理的重視與投入不足，所以現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)仍明顯滯后。一方面，信息化檔案工作所需的硬件設(shè)施配備明顯不足，現(xiàn)代電子檔案與影像資料難以有效保存，從而對檔案的全面性、真實(shí)性造成影響。另一方面，各地區(qū)間的檔案信息互聯(lián)互通尚未全面實(shí)現(xiàn)，這就使檔案管理的效率受到嚴(yán)重影響，不利于檔案管理的全國統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)發(fā)展。

（四）檔案工作人員的整體素質(zhì)不足

一直以來檔案工作在政府中都缺乏存在感，政府在對檔案工作人員的配置上多是將一些年紀(jì)較大的工作人員安排到檔案工作崗位上，或者直接由其他部門或科室的人員兼職。這種做法就導(dǎo)致檔案工作人員的整體素質(zhì)存在明顯的不足。一方面，年紀(jì)較大的工作人員對信息技術(shù)的接受能力較弱，很難適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理工作的要求。另一方面，兼職的工作人員也無法將心思全部投入到新時期檔案管理的改革創(chuàng)新中，從而影響檔案工作體制機(jī)制的創(chuàng)新進(jìn)程。再者，機(jī)構(gòu)改革后檔案管理工作的重要性進(jìn)一步提升，這不但需要工作人員具有較高的責(zé)任意識和政治素養(yǎng)，還需要具備先進(jìn)的管理工作理念，基于信息化管理的專業(yè)技能和互聯(lián)網(wǎng)時代的互聯(lián)網(wǎng)思維。因此檔案工作發(fā)展中對工作人員的思想政治教育和專業(yè)培訓(xùn)也是十分必要的。但當(dāng)前許多單位缺少對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，一些地方的培訓(xùn)模式仍然以任務(wù)驅(qū)動培訓(xùn)為主，而未形成一套完善的培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作人員的素質(zhì)無法得到持續(xù)有效提升。

三、機(jī)構(gòu)改革視角下檔案工作體制機(jī)制的改革創(chuàng)新方略

（一）加強(qiáng)檔案工作的頂層設(shè)計

要在機(jī)構(gòu)改革后加快檔案工作體制機(jī)制的改革創(chuàng)新，首先要求各地各級政府和部門必須給予檔案工作高度重視。在此情況下，從頂層設(shè)計層面突出檔案管理工作的重要性尤為關(guān)鍵。首先，各地政府應(yīng)結(jié)合國家有關(guān)檔案工作的指導(dǎo)性意見將檔案工作納入本級政府工作的重點(diǎn)建設(shè)任務(wù)中，加快制定出臺本級檔案工作的指導(dǎo)性發(fā)展和實(shí)施意見，并明確主要負(fù)責(zé)人，從而將檔案工作體制機(jī)制改革正式納入政府改革的軌道上，并對其改革計劃、任務(wù)、進(jìn)程等進(jìn)行明確，確保其改革的迅速開展。其次，政府應(yīng)專門針對檔案工作制定出監(jiān)督考核機(jī)制，針對其改革創(chuàng)新的進(jìn)度、實(shí)際情況等進(jìn)行考核評價，從而使各部門和檔案機(jī)構(gòu)都重視其體制機(jī)制的改革創(chuàng)新工作。

（二）結(jié)合機(jī)構(gòu)改革要求改革檔案工作制度

在制度的改革方面，各地檔案管理機(jī)構(gòu)需要結(jié)合機(jī)構(gòu)改革的要求對管理工作中的具體內(nèi)容、發(fā)展方向以及工作重點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步梳理，然后據(jù)此對檔案工作制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新。一方面，各地檔案管理機(jī)構(gòu)要針對本級各單位的檔案工作進(jìn)行完善，為其提供一個總體的制度框架，然后監(jiān)督各單位在此基礎(chǔ)上結(jié)合各自實(shí)際對工作制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新。另一方面，要針對各級、各單位的檔案管理信息化建設(shè)制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施意見，以便信息化管理建設(shè)工作能夠規(guī)范有序的開展并實(shí)現(xiàn)檔案工作基于信息技術(shù)的統(tǒng)一管理，最大程度上提高管理的效率。

（三）加快檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

在信息化建設(shè)方面，檔案機(jī)構(gòu)可以參考政府信息化辦公建設(shè)的例子，加快打造出一個全國性的檔案信息化管理系統(tǒng)。然后各地、各級檔案管理機(jī)構(gòu)都需要建設(shè)自己的檔案管理系統(tǒng)并完成與國家系統(tǒng)間的對接，從而使檔案資料可以在管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和檔案資料信息的互聯(lián)互通。此外，還要圍繞新的檔案工作體制機(jī)制在管理系統(tǒng)上增設(shè)相應(yīng)的辦公模塊，將以往線下的工作模式轉(zhuǎn)移到線上，從而利用信息技術(shù)優(yōu)勢提高管理工作整體效能。此外，還要重視信息化檔案管理過程中的檔案信息安全問題，不斷加強(qiáng)檔案管理安全可靠技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，從而確保新時期檔案管理的完整性、真實(shí)性與安全性。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊伍的建設(shè)

在這一方面，機(jī)構(gòu)改革后檔案管理機(jī)構(gòu)成為一個為政府各方面工作開展提供信息服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，所以政府部門必須在人才上給予其更多支持。一方面，應(yīng)擴(kuò)充檔案管理機(jī)構(gòu)的人員編制，以便其能夠招聘吸收更多年輕人進(jìn)入檔案管理工作中，以滿足信息化檔案管理的需求。另一方面，必須創(chuàng)新新時期檔案管理教育培訓(xùn)工作機(jī)制?？梢圆扇?nèi)部常態(tài)化培訓(xùn)以及外部定期集中培訓(xùn)相結(jié)合的方式對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。內(nèi)部常態(tài)化培訓(xùn)以思想政治教育和日常工作任務(wù)、重點(diǎn)以及制度培訓(xùn)為主，外部培訓(xùn)以提高管理人員管理技能為主，為其提供檔案管理工作理念、先進(jìn)管理技術(shù)以及信息化管理技能等內(nèi)容等培訓(xùn)，以使管理人員可以始終保持與時代發(fā)展的同步，切實(shí)提升現(xiàn)代檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

綜上所述，機(jī)構(gòu)改革是對國家政府機(jī)構(gòu)的又一次全面性、深層次改革，其對新時期國家政府機(jī)構(gòu)工作職能轉(zhuǎn)變和未來發(fā)展都具有重要意義。因此，在機(jī)構(gòu)改革視角下，檔案工作體制機(jī)制的改革創(chuàng)新也必須盡快提上日程，針對當(dāng)前檔案工作中存在的各種問題加快調(diào)整改革步伐，從頂層設(shè)計層面入手，加快制度改革創(chuàng)新、信息化建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)，以使檔案工作更好地為政府其他工作開展提供有力支持。

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