淺析企業(yè)基層單位干部人事檔案管理問題及對策

鄒悅

摘 要：干部人事檔案是干部成長經(jīng)歷的客觀真實反映，是政工人事部門做好干部工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。當(dāng)前，部分企業(yè)基層單位對干部人事檔案管理工作重視度不高、檔案管理工作動力不足，加之干部個人缺乏檔案意識，導(dǎo)致干部人事檔案資料不完善、檔案利用率低、檔案管理不能滿足即時工作需要等成為了干部人事檔案管理工作急需解決的問題。本文針對企業(yè)基層單位干部人事檔案管理過程中存在的問題，就如何提升干部人事檔案管理水平提出對策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;問題：對策

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三條規(guī)定：“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。”通過利用檔案，企業(yè)能夠充分了解干部的工作能力、個人經(jīng)歷、專業(yè)職稱和受教育程度等資源信息，便于企業(yè)掌握、合理調(diào)整和充分使用人才，也便于政工人事部門較好地開展日?；A(chǔ)工作，對人力資源工作意義重大。

一、企業(yè)基層單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）從管理體制與管理范圍看

企業(yè)基層單位多為縣區(qū)級及以下，干部人事檔案一般由主管該干部單位的組織、人事部門保管，不具備保管條件的單位或檔案很少的單位，由上一級組織、人事部門代管;管理的干部檔案范圍根據(jù)干部管理權(quán)限，涉及機(jī)關(guān)中層干部及所屬單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員、其他管理類人員及專業(yè)技術(shù)類、業(yè)務(wù)類、生產(chǎn)操作類等其他人員。較好做到了集中統(tǒng)一與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合，管理干部檔案的范圍與干部管理范圍相一致。

（二）從檔案管理人員配備上看

檔案管理人員多為人事部門工作人員，未配備專職專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案工作。且負(fù)責(zé)人員變動較為頻繁，在政治標(biāo)準(zhǔn)上部分為非中共黨員，業(yè)務(wù)素養(yǎng)參差不齊。在檔案管理過程中，兼職負(fù)責(zé)人員的被動性多于主動性，受主要崗位職責(zé)任務(wù)所限，有關(guān)干部檔案資料的收集完善、專項審核、升級改版等工作推進(jìn)力度往往不夠。

（三）從硬件和制度建設(shè)上看

具備保管條件的單位均設(shè)置了檔案專用庫房，配備了專用鐵制檔案柜、防盜門窗、空調(diào)、滅火設(shè)備、防腐防蟲等物品，做到了閱檔場所、整理場所和辦公場所分開。但干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等多以《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案條例》等法律法規(guī)及規(guī)章制度為指導(dǎo)，未建立內(nèi)部檔案日常管理、評查和培訓(xùn)等制度;檔案管理總體為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，未全面推行人事檔案數(shù)字化工作。

二、干部人事檔案管理存在的突出問題

（一）檔案管理人員專業(yè)性不足

因企業(yè)基層單位未配備專業(yè)專職檔案管理人員，兼職的工作人員一方面在檔案管理工作上動力不足，另一方面檔案管理意識較弱。表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.墨守成規(guī)

不積極學(xué)習(xí)更新檔案管理相關(guān)知識，認(rèn)為常規(guī)工作缺乏技術(shù)含量，習(xí)慣按照以往做法進(jìn)行檔案取放、收發(fā)、裝補(bǔ)、審核等，未考慮到檔案工作本身密閉，若連具體負(fù)責(zé)人員都對檔案管理相關(guān)政策不敏感不關(guān)心，會對整個單位干部人事檔案利用帶來直接影響。

2.被動承擔(dān)

檔案管理人員在實際工作中，尚未將檔案管理作為一種服務(wù)型工作內(nèi)容，很少主動提供干部人事檔案借閱、移交，進(jìn)行檔案資料更新、歸檔等，都是等要用到檔案時，才臨時進(jìn)行操作，容易出現(xiàn)干部檔案信息維護(hù)不及時、材料審核不嚴(yán)格現(xiàn)象。

3.效率低下

材料收集歸檔因檔案人員兼職負(fù)責(zé)，存在一定程度的積壓。加之管理手段比較傳統(tǒng)，檔案數(shù)字化建設(shè)尚未開展，人事檔案未達(dá)到符合2017年《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T-33870-2017）的國家標(biāo)準(zhǔn)，管理人員工作缺乏主動性，檔案管理工作效率低下。

（二）檔案資料信息利用率偏低

干部人事檔案專項審核工作后，缺失材料的收集、歸檔、后期檔案的更新工程量較大，尤其在進(jìn)一步按照《中共中央組織部關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》要求開展材料查漏補(bǔ)缺工作后，有些檔案資料存在收集不齊全，在晉升、調(diào)動、任免等人事變動中，參考利用率偏低的問題。

1.檔案材料本身缺乏價值

一是從材料的收集上方面，由于時間久遠(yuǎn)，一些不準(zhǔn)確的材料未經(jīng)核實鑒定又不能入檔，致使無法被正常利用。二是從材料的形式和內(nèi)容方面，存在千篇一律，無法反映真實性的情況，如許多考核、鑒定、評價材料等內(nèi)容雷同，降低了材料的參考價值。

2.檔案資料前后記載有偏差

據(jù)統(tǒng)計，出生時間、參加工作時間、入黨時間記載不一致情況占比較大，其中參加工作時間不一致超過50%，為企業(yè)基層單位人事檔案的普遍問題。這些問題，不排除個人記憶、認(rèn)知偏差、個人填寫習(xí)慣或因上學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、招工等年齡不夠，改填年齡，日后登記其他檔案材料時未在意前后一致性或因某種原因僅對戶籍檔案作了更改等因素，但同時也暴露出干部人事檔案管理工作不夠規(guī)范。例如基層單位人事部門對上交的《員工履歷表》《干部任免審批表》填寫內(nèi)容把關(guān)不嚴(yán)，出生時間、參加工作時間、入黨時間由員工個人填寫后便予以蓋章歸檔，人事檔案資料欠整理未更新，致使單位花名冊信息未充分體現(xiàn)參考性價值。

3.干部個人缺乏檔案意識

填寫、提交個人表格、自傳、材料時，不嚴(yán)謹(jǐn)不重視，導(dǎo)致歸入干部人事檔案的信息前后記載不一致。對應(yīng)及時提交單位人事部門歸入個人檔案的材料概念模糊，不積極配合組織的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時。部分干部填寫個人材料時，出現(xiàn)涂改、隨意使用圓珠筆或藍(lán)墨水情況，導(dǎo)致檔案材料失真，利用率偏低。

（三）管理技術(shù)體系缺乏創(chuàng)新

當(dāng)前，企業(yè)基層單位的干部人事檔案管理工作仍然以人工操作為主，比較傳統(tǒng)和滯后。工作人員需要通過搜集和整理與干部歷年來個人業(yè)績及職業(yè)表現(xiàn)等紙質(zhì)資料，發(fā)掘有效信息。而紙質(zhì)資料在整理過程中容易出現(xiàn)丟失、毀損風(fēng)險，可能會因為人工操作失誤或者疏忽，導(dǎo)致干部人事信息整理不完善，無論從工作效率還是工作質(zhì)量方面，都存在較大程度的局限性。

三、解決干部人事檔案管理工作問題的對策

（一）加強(qiáng)干部人事檔案管理隊伍建設(shè)

這是解決企業(yè)基層單位干部人事檔案管理問題必須突破的首要問題，既要在人員配備上嚴(yán)把關(guān)，又要在搭建平臺、調(diào)動積極性上下功夫。盡量把政治素質(zhì)過硬、有責(zé)任心、懂電腦操作、熱愛檔案管理工作的人選用到檔案管理崗位。同時，重視檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將干部人事檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)納入企業(yè)年度教育培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員參訓(xùn)。通過經(jīng)驗交流、專家座談等方式，以學(xué)促專;通過適時開展業(yè)務(wù)技能比武、技術(shù)評聘工作，激勵調(diào)動干部人事檔案管理人員干事創(chuàng)業(yè)熱情。

（二）夯實干部人事檔案利用基礎(chǔ)

首先，轉(zhuǎn)變檔案管理人員對干部人事檔案管理的思想理念，提升干部對個人檔案重視度，做好干部人事檔案材料收集工作。其次，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案管理，統(tǒng)一信息利用標(biāo)準(zhǔn)，做好干部人事檔案的審核認(rèn)定工作。對缺失材料的補(bǔ)充，出生時間及參加工作時間的認(rèn)定，登記等有行業(yè)內(nèi)自己的、明確的、可操作的統(tǒng)一文件規(guī)定，形成工作制度。例如，材料收集上，可規(guī)定采取定人（各單位指定專人負(fù)責(zé)）、定時（在規(guī)定的時限）、定責(zé)（保證收集材料的準(zhǔn)確性）的方法、催補(bǔ)途徑以及年代久遠(yuǎn)不能交補(bǔ)材料的情況處理，解決檔案缺失材料追補(bǔ)慢的難題;出生時間、參加工作時間上，可建立員工花名冊填報登記制度，對登記事項的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行說明、明確花名冊信息填報不實的責(zé)任，解決各基層單位員工花名冊信息登記方式不同、相同情況人員區(qū)別登記現(xiàn)象，為將來檔案管理信息化做好基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)代化管理設(shè)備應(yīng)用

在實現(xiàn)上述信息有效整理的前提下，對干部檔案中的人事信息進(jìn)行數(shù)字化管理，并利用信息化技術(shù)進(jìn)行原始信息數(shù)據(jù)備份與整理，促使干部人事檔案管理工作從“規(guī)范”到“智能”再到上好“安全鎖”，減少人工作業(yè)和人工查檔帶來的檔案損耗，提高干部人事檔案查詢和使用效率。

參考文獻(xiàn)：

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