新形勢下事業(yè)單位檔案的管理規(guī)范化

劉增華

摘 要：科技不斷進步，信息化時代隨之而來。在新形勢下，信息化貫徹于工作生活的每一處，事業(yè)單位檔案管理也應當隨之變化。事業(yè)檔案管理在事業(yè)單位工作中占有很重要的位置，檔案管理是一項基礎的工作，雖是基礎工作，但是其記錄并運轉著事業(yè)單位的信息資源，包括單位人員的檔案信息以及重要事件的檔案信息等，所以檔案管理尤為重要。本文將對新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化進行分析與探討。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;管理規(guī)范化;工作改革

一、引言

新形勢下，信息化趨勢促使許多傳統(tǒng)的工作方式有了改良，進而提高工作的效率以及有效性，檔案的管理也應當趨于信息化，這樣更有利于對檔案進行高效的管理，使工作人員更加了解檔案的情況。就目前的情況來看，有許多事業(yè)單位的檔案管理仍未做出改變，或者現(xiàn)有的人員與管理方式不能很好地適應新形勢下檔案管理做出的改變，導致事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理上有所欠缺，本文將針對這個問題進行更加深入的分析與探討。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化中存在的問題

（一）檔案管理信息化建設滯后

在新形勢下，信息化程度不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案的更新速度無法滿足檔案管理信息化的發(fā)展，事業(yè)單位應重視對檔案管理的信息化建設。但是就目前來看，許多事業(yè)單位不夠重視這一問題，存放檔案的庫房內(nèi)環(huán)境雜亂無章，相關設備比較落后，并且不及時更新。檔案堆積的數(shù)目多就會導致進行檔案管理更新時工作量大且煩瑣，工作效率低下，無法更加有效地為決策提供保障。雖然部分事業(yè)單位實現(xiàn)了檔案管理信息化，但是管理過于形式化，并未真正落實。

（二）檔案管理意識薄弱

檔案管理是事業(yè)單位工作的一項基礎工作，也正因如此，檔案管理的工作往往會被事業(yè)單位忽視，在整體工作中不受到重視，管理的意識也比較薄弱。單位并未為檔案管理設置專門的部門，只是納為辦公管理，使得檔案管理失去了獨立性，進而導致檔案管理的工作地位越來越低，在整體工作的存在感較低，不容易被人注意到。也正是由于事業(yè)單位對檔案管理的意識薄弱，才會導致檔案管理信息化建設不能很好進行，進而影響檔案管理的有效進行。

（三）檔案管理人才匱乏

檔案管理的信息化建設有著很嚴格的要求，尤其是對管理人員，管理人員的專業(yè)水平十分重要，必須保證其專業(yè)水平達到一定的高度。這一項工作是綜合性較強的管理工作，所以對檔案管理人員的要求也較為嚴格。就目前來看，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設均已完成，但是管理人員的專業(yè)水平差距大，綜合素質(zhì)普遍不高，專業(yè)型管理人員較少，甚至有些事業(yè)單位沒有專業(yè)型管理人員，并且大多數(shù)都沒有足夠的實踐經(jīng)驗，在管理工作中遇到問題不能很好應對。檔案管理信息化建設中會淘汰落后的設備，引進先進的設備與技術，但是事業(yè)單位檔案管理的人員大多沒有接受過專業(yè)訓練，未熟練掌握設備以及技術，不能充分使引進的技術設備發(fā)揮更大的作用。

（四）檔案管理制度不健全

每一項工作都會有相對的制度對其進行規(guī)范約束，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規(guī)范化以及有效性很大程度上取決于檔案管理制度。就目前來看，許多事業(yè)單位的檔案管理制度并不健全，或者雖制定了檔案管理制度，但如同虛設，許多管理者對管理的工作不夠重視，并不會嚴格按照檔案管理的制度工作，甚至有些管理者敷衍了事，這樣就會導致管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位不能很好地根據(jù)實際情況制定管理工作，管理人員工作散漫不認真執(zhí)行，兩者結合就導致了管理工作不能很好進行，有效性以及工作效率大大下降。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）完善數(shù)字信息化建設

檔案管理信息化就是結合互聯(lián)網(wǎng)以及傳統(tǒng)的檔案管理制定一套管理的系統(tǒng)。文件到檔案的轉化的過程是十分煩瑣的，它是一項要求專業(yè)性極強并且操作程序十分復雜的工作，每一卷檔案的收集與管理都有著十分嚴格的要求。由于檔案所含信息十分重要，在檔案管理的過程中要防止人為或者自然災害的損壞，這就要求相關管理人員既要十分熟練檔案的整理與存放工作，又要熟練掌握相關管理技術以及數(shù)字信息化建設管理系統(tǒng)。

目前，有部分單位開發(fā)出了文檔一體化管理系統(tǒng)，通過對檔案有效的序列排放以及檔案文本在計算機的留檔，日常查閱、借閱以及管理監(jiān)控更加便捷。科技不斷進步，會不斷涌現(xiàn)出新型的存儲介質(zhì)以及先進的技術應用，那么對信息記錄和管理的要求也會隨之發(fā)生變化，可以肯定的是，要求只會更加嚴格而不會松懈。這就要求檔案管理人員順應新形勢下的發(fā)展，不斷學習進步，更加熟練掌握相關管理以及對設備使用的技術，進而確保檔案管理的有效性。

（二）提高管理意識與水平

首先，要提高檔案管理人員的管理意識和管理水平。領導者的管理意識與水平是其重要保障，從一個領導者的管理意識能看出整個事業(yè)單位的管理意識。如果領導者不重視檔案管理的工作，管理的意識比較薄弱，那么檔案管理人員也會由此放松對檔案的管理，導致管理意識薄弱，所以領導者的管理意識與水平十分重要。當?shù)叵嚓P組織可以定期組織領導者學習與檔案管理相關的法律以及法規(guī)等，通過一些具體的案例說明檔案管理的重要性，使他們對檔案管理這項基礎工作有所改觀，使其足夠重視檔案管理的工作。同時，要將檔案管理納入日常議事日程，以此來增加對其的重視度，使得檔案管理工作具有獨立性。

其次，要提高檔案管理人員的管理意識和管理水平。領導者的管理意識與水平的提高能夠帶動管理人員的意識的提高，但是這樣不能完全保證檔案管理工作有效進行，檔案管理人員是其中最關鍵的因素。檔案管理人員的管理意識不僅是依靠相關規(guī)章制度以及單位領導者的約束來提高的，更多的是依靠檔案管理人員在日常工作以及順以新形勢的變化，自己有效學習進步提高的，這樣的提高對檔案管理工作的進行更加有效。作為檔案管理人員，要有管理的意識，認可并重視管理工作。還要加強與領導的溝通，可能有些領導并不重視檔案管理工作，此時檔案管理人員就要加強與領導的溝通，充分利用各種機會以及形式向領導匯報檔案管理的工作。在檔案管理工作開會議時，應當邀請領導參加，從而使領導者意識到檔案管理的重要性，使得檔案管理得到單位的充分重視，如此才能使檔案管理工作更加規(guī)范化。

最后，要加強與同事、群眾的溝通。檔案管理人員應當向領導申請定期為同事、群眾宣傳檔案管理的重要性，檔案的信息關乎自己的前途，檔案一旦受損，會造成不可彌補的損失，加強同事以及群眾的檔案管理意識，可以進而防止檔案受到人為損壞。

（三）培養(yǎng)專業(yè)型管理人才

新形勢下，有許多先進的設備以及技術引進檔案管理的工作中，檔案管理的模式也會由此發(fā)生改變。如何根據(jù)現(xiàn)有形式進行改進，需要怎樣的方案，如何建立完善檔案管理制度，并且保證檔案管理能夠規(guī)范化執(zhí)行，這都是當下事業(yè)單位該思考的問題，此時專業(yè)型管理人才就十分重要了。培養(yǎng)專業(yè)型管理人才可以從以下幾方面進行。

一要提高檔案管理人員的積極性。提高檔案管理人員的積極性，有利于在單位內(nèi)營造良好的工作氛圍，進而帶動單位同事努力做好本職工作，提高整體的工作效率。提高積極性可以依靠領導者對檔案管理的重視度，重視度越高，檔案管理人員越會有努力工作的動力。可以改善檔案管理人員的待遇和環(huán)境等，使其工作變被動為主動，相關部門也要定期對人員進行培訓，增強綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力。

二要積極從社會以及高校引進專業(yè)型管理人才，擴充檔案管理人員的隊伍。同時，要營造好管理人員的工作環(huán)境，鼓勵并支持其創(chuàng)造性的意見，調(diào)動其積極性與創(chuàng)造性。若在日常的生活與工作有問題，要及時溝通解決，便于他們能夠安心做好自己的工作，進而促進檔案管理工作有效進行。

三要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，提高政治素質(zhì)的培養(yǎng)。雖然這些管理人員知道一些法律法規(guī)，但是并沒有深入的理解，因而要組織培訓，加深其對相關法律法規(guī)的了解，樹立正確又扎實的政治觀念。另一方面，提高業(yè)務水平的培訓。定期培訓加強鞏固專業(yè)知識的學習，同時，通過一些實際案例向其傳授一些工作經(jīng)驗。對于新引入的設備與技術，要集中培訓進行深入學習。

（四）健全檔案管理制度

為確保檔案管理的有效進行，確保檔案管理工作更加規(guī)范化，要健全完善檔案管理制度。其制定要根據(jù)實際情況，結合相關法律法規(guī)共同制定，必須確保制度的權威性、合理科學性。與此同時，檔案管理制度不能只約束檔案管理人員，還要對其他人員有一定約束。事業(yè)單位應當設立專門的監(jiān)督部門，以此保障檔案管理制度能夠規(guī)范有效地落實。除此之外，還要設立檔案管理人員的獎罰制度。該制度應當明確規(guī)定對不遵守檔案管理制度人員的處罰措施，表現(xiàn)好的檔案管理人員要有一定的獎勵措施，如通報表揚等，以此促進檔案管理人員工作的積極性，營造良好的工作氛圍，進而使得檔案管理工作規(guī)范化。

四、結語

檔案管理是一項基礎工作，也正因如此得不到充分重視，新形勢下，事業(yè)單位必須重視起來。為使檔案管理規(guī)范化工作順利進行，需保證事業(yè)單位滿足幾點要求，即有健全的檔案管理制度、有專業(yè)型人才、提高管理人員的管理意識、努力完善檔案管理信息化建設。除此之外，還需注意時刻關注時代的發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理不斷進步，跟上時代發(fā)展的步伐。

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