基于云平臺(tái)的浙江電力物資分公司開票業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

朱海軍 施海曉 王明輝 陳香 李佳蒨

摘 要：近年來，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革席卷全球，人工智能、大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)、云計(jì)算等技術(shù)正在不斷地改變我們的生活和工作，本文研究如何讓開票一體機(jī)來幫助財(cái)務(wù)人員更好地開展工作，希望通過開票業(yè)務(wù)管理平臺(tái)的建設(shè)，促進(jìn)業(yè)財(cái)高度融合，提升業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化水平，解放財(cái)務(wù)人員生產(chǎn)力，推動(dòng)公司管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，防范企業(yè)經(jīng)營和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：開票一體機(jī) ?業(yè)財(cái)融合 ?業(yè)務(wù)管理平臺(tái) ?精益管理

為提升國網(wǎng)浙江電力物資分公司供應(yīng)商服務(wù)大廳用戶滿意度，以“讓開票不再等待，增強(qiáng)顧客滿意度”為號(hào)召，通過集成現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票、自助開票機(jī)開票、財(cái)務(wù)手工批量開具發(fā)票并完成記賬清賬，在線遠(yuǎn)程申請(qǐng)、自助開票，方便顧客實(shí)時(shí)高效開具發(fā)票，節(jié)省供應(yīng)商服務(wù)大廳營業(yè)成本。在智慧物資供應(yīng)鏈管理平臺(tái)（以下統(tǒng)稱“云平臺(tái)”）開發(fā)發(fā)票管理平臺(tái)，實(shí)時(shí)管控物資公司開票業(yè)務(wù)。

一、目前財(cái)務(wù)開票現(xiàn)狀及存在問題

傳統(tǒng)的開票流程中，需要財(cái)務(wù)人員人工審核包括是否為委托付款、合同開票數(shù)量、合同開票金額等多種開票信息，并進(jìn)行信息的整理及開票系統(tǒng)的導(dǎo)入，方能完成整個(gè)開票操作。操作繁瑣而重復(fù)，且在統(tǒng)一開票期時(shí)，因?yàn)閱稳瞻l(fā)票數(shù)量數(shù)以百計(jì)，甚至以千計(jì)，在長時(shí)間的工作流程中，難免會(huì)出現(xiàn)發(fā)票整理不當(dāng)而引發(fā)的發(fā)票丟失等問題。而一旦出現(xiàn)發(fā)票丟失的情況，將勢必會(huì)對(duì)企業(yè)造成損失。

企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)常要應(yīng)對(duì)大量重復(fù)的開票工作，票量多的企業(yè)更是每到高峰期就要來一場硬仗，不得不面臨著以下各種問題：

（1）票量多，難整理，花費(fèi)大量時(shí)間整理新發(fā)票。

（2）客戶對(duì)發(fā)票要求高，打印不能錯(cuò)位不能跨行不能壓線，客戶掃描識(shí)別有誤，又要退票重開，

（3）蓋章不清晰，有漏蓋，有漏邊，退票問題頻發(fā)。

（4）手工斷票分票的過程中不小心損壞發(fā)票，票面污損的發(fā)票不合格，客戶拒收，貨款難回。

（5）提前分好的票很容易拿錯(cuò)票號(hào)，一次錯(cuò)誤作廢兩張票，連續(xù)的漏號(hào)如果發(fā)現(xiàn)不及時(shí)，整本發(fā)票都要作廢處理。

（6）傳統(tǒng)的自動(dòng)化開票流程需要打印機(jī)、分切機(jī)、蓋章機(jī)等所種設(shè)備配合完成，設(shè)備多、占地面積大。

以上種種問題無時(shí)無刻不阻礙著開票工作的順利進(jìn)行。

目前市面上已經(jīng)有不少的財(cái)務(wù)開票一體機(jī)，智能稅務(wù)開票一體機(jī)等先進(jìn)的財(cái)務(wù)軟件，開票也可以實(shí)現(xiàn)批量開具，但是軟件開票速度提升了，硬件處理上卻遲遲沒有設(shè)備可以支持。

隨著智能辦公AI技術(shù)的普及化發(fā)展，財(cái)稅領(lǐng)域陸續(xù)面世了眾多智能財(cái)稅系統(tǒng)，集中解決繁雜的財(cái)稅難題，國網(wǎng)浙江公司物資分公司也在持續(xù)關(guān)注AI技術(shù)在智能辦公領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，結(jié)合已有核心技術(shù)深耕設(shè)備在電力服務(wù)等領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用，研發(fā)了最新的自助開票一體機(jī)，致力于解決開票工作最后一公里的難題。

二、構(gòu)建開票業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)自助開票一體機(jī)開票，遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票和財(cái)務(wù)定期批量開票相結(jié)合，提升開票效率

（一）開票業(yè)務(wù)管理平臺(tái)

在云平臺(tái)新建開票業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，綜合管理物資公司開票業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)集成開票信息，方便財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)管控開票信息動(dòng)態(tài)，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量與效率。中標(biāo)服務(wù)費(fèi)用和標(biāo)書費(fèi)的開票信息由財(cái)務(wù)人員批量上載維護(hù)。

（二）自助開票一體機(jī)開票

供應(yīng)商在自助開票一體機(jī)上刷取身份證，并與云平臺(tái)中開票身份信息進(jìn)行校驗(yàn)，校驗(yàn)通過后，顯示開具發(fā)票的條目信息，選擇開票項(xiàng)進(jìn)行開票，發(fā)票打印成功后，同步更新云平臺(tái)開票信息狀態(tài)表，自動(dòng)記賬，生成會(huì)計(jì)憑證，將憑證號(hào)回傳至云平臺(tái)。

（三）遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票

供應(yīng)商在云平臺(tái)上申請(qǐng)開具發(fā)票，維護(hù)發(fā)票、單位名稱、郵寄地址及聯(lián)系人等信息，財(cái)務(wù)審核申請(qǐng)開票信息后，定期導(dǎo)出信息批量打印發(fā)票，打印發(fā)票后將所有開票完成信息再更新至云平臺(tái)，郵寄后，財(cái)務(wù)人員將快遞單號(hào)回填云平臺(tái)，同時(shí)更新開票信息狀態(tài)，云平臺(tái)推送開票信息至ERP自動(dòng)記賬，生成憑證并將憑證信息回傳至云平臺(tái)。供應(yīng)商可在外網(wǎng)云平臺(tái)查看申請(qǐng)開票狀態(tài)信息。

注：供應(yīng)商云平臺(tái)遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票，需確認(rèn)供應(yīng)商身份信息，第一重防護(hù)：登陸界面賬號(hào)密碼（目前云平臺(tái)賬號(hào)密碼非強(qiáng)制定期修改）;第二重防護(hù)：申請(qǐng)開具發(fā)票時(shí)，必須確認(rèn)相應(yīng)的免責(zé)條款。

（四）財(cái)務(wù)定期批量開票

遠(yuǎn)程開票申請(qǐng)部分、供應(yīng)商未自助開具發(fā)票的部分，由財(cái)務(wù)在云平臺(tái)開票信息維護(hù)平臺(tái)手工批量處理，在云平臺(tái)開票信息管理平臺(tái)里將要開票信息導(dǎo)出，在愛信諾開票系統(tǒng)批量進(jìn)行開票打印完成后，財(cái)務(wù)人員將開票信息（發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼、開票時(shí)間）回填至云平臺(tái)，云平臺(tái)推送開票信息至ERP，ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，生成記賬憑證將憑證號(hào)回傳至云平臺(tái)。

（五）ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，產(chǎn)生清賬憑證

根據(jù)銀行流水單或是開票憑證進(jìn)行記賬開票處理，并自動(dòng)記賬，生成會(huì)計(jì)憑證。

（1）中標(biāo)服務(wù)費(fèi)和標(biāo)書費(fèi)

系統(tǒng)內(nèi)單位：

借：應(yīng)收賬款

貸：主營業(yè)務(wù)收入 — 服務(wù)收入

應(yīng)交稅費(fèi) — 應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)）

借：銀行存款

貸：應(yīng)收賬款

系統(tǒng)外單位：

借：銀行存款

貸：主營業(yè)務(wù)收入—服務(wù)收入

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)）

三、兩化融合，人機(jī)互動(dòng)，自助開票一體機(jī)、客戶遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票和財(cái)務(wù)定期批量開票相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)及時(shí)高效互助開票

自助開票一體機(jī)：自動(dòng)發(fā)票分聯(lián)、自動(dòng)留存、切紙?jiān)鲋刀惏l(fā)票打印。營改增后，增值稅發(fā)票用戶激增，傳統(tǒng)換領(lǐng)或現(xiàn)場人工打印方式需要專人負(fù)責(zé)，月末人多時(shí)排隊(duì)現(xiàn)象嚴(yán)重，客戶體驗(yàn)感差。自助開票一體機(jī)能夠?qū)?聯(lián)增值稅專用發(fā)票的第1聯(lián)自動(dòng)留存到機(jī)器內(nèi)，另外兩聯(lián)切斷吐給用戶。在發(fā)票智能打印、精準(zhǔn)裁切、多聯(lián)次自動(dòng)分離、發(fā)票自動(dòng)蓋章、留存一體化等方面實(shí)現(xiàn)功能優(yōu)勢。

（1）自助開票一體機(jī)開票：供應(yīng)商或客戶在供應(yīng)商服務(wù)大廳自助辦理中標(biāo)服務(wù)費(fèi)（代理服務(wù)費(fèi)）業(yè)務(wù)開票。業(yè)務(wù)辦理人員通過刷身份證驗(yàn)證業(yè)務(wù)辦理資格，校驗(yàn)通過后顯示該單位待開票的行項(xiàng)目信息，業(yè)務(wù)辦理人員選擇需開具的信息進(jìn)行開票打印，發(fā)票打印完成后ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，生成憑證。

（2）遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票：供應(yīng)商登錄物資供應(yīng)鏈平臺(tái)遠(yuǎn)程申請(qǐng)開具發(fā)票，并維護(hù)郵寄地址。財(cái)務(wù)人員在云平臺(tái)對(duì)申請(qǐng)發(fā)票開具的信息進(jìn)行確認(rèn)，定期批量打印發(fā)票，并將快遞單號(hào)信息返填至物資供應(yīng)鏈平臺(tái)，在開票完成后，財(cái)務(wù)將已手工開票的信息重新導(dǎo)入云平臺(tái)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，生成憑證。

（3）財(cái)務(wù)定期批量開票：財(cái)務(wù)人員對(duì)未辦理發(fā)票打印事宜的部分，在云平臺(tái)開票信息管理平臺(tái)里將要開票信息導(dǎo)出，在愛信諾開票系統(tǒng)批量進(jìn)行開票打印完成后，財(cái)務(wù)人員將開票信息（發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼、開票時(shí)間）回填至云平臺(tái)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，生成憑證。

物資分公司開票業(yè)務(wù)管理主要是對(duì)開票業(yè)務(wù)進(jìn)行智能化管理，提高財(cái)務(wù)入賬效率，實(shí)現(xiàn)開票業(yè)務(wù)全過程閉環(huán)管理。供應(yīng)商通過自助開票一體機(jī)自助開票或遠(yuǎn)程申請(qǐng)開具發(fā)票，財(cái)務(wù)人員在云平臺(tái)定期批量開票、供應(yīng)商未自助辦理的業(yè)務(wù)，遠(yuǎn)程申請(qǐng)開票后自動(dòng)發(fā)送短信提醒供應(yīng)商物流號(hào)。所有開票業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)自動(dòng)記賬，生成會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)一開票一憑證管理。

四、實(shí)施成效

（一）精益管理能力增強(qiáng)

一方面，開票一體機(jī)建設(shè)需要標(biāo)準(zhǔn)化的流程才能實(shí)現(xiàn)，這促使公司整合原先割裂或冗余的流程，橫向提升了業(yè)務(wù)的耦合度和標(biāo)準(zhǔn)化水平;另一方面，公司已有標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的業(yè)務(wù)可以通過開票一體機(jī)彌合人工操作的斷點(diǎn)，從而提升了業(yè)務(wù)的自動(dòng)化水平。

（二）提質(zhì)增效收益顯著

一是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程：通過項(xiàng)目推進(jìn)識(shí)別出了流程的優(yōu)化與標(biāo)準(zhǔn)化空間，樹立了統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)利于業(yè)務(wù)知識(shí)的遷移;二是提升數(shù)據(jù)質(zhì)量：開票一體機(jī)按照既定邏輯運(yùn)行，不會(huì)出現(xiàn)人為操作的失誤，且隨著業(yè)務(wù)發(fā)展數(shù)據(jù)量增加，開票一體機(jī)執(zhí)行工作的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性將得到更大的發(fā)揮;三是前瞻技術(shù)轉(zhuǎn)型：通過實(shí)施流程自動(dòng)化開票一體機(jī)，項(xiàng)目展示了相對(duì)量化或可視化的角度去理解實(shí)施自動(dòng)化開票一體機(jī)解決方案的價(jià)值所在，使得用戶對(duì)開票一體機(jī)的交互模式、技術(shù)可行性有了更深的理解，對(duì)公司技術(shù)轉(zhuǎn)型及業(yè)務(wù)智能化有更清晰的方向性前瞻，幫助探索、發(fā)現(xiàn)、挖掘數(shù)字化轉(zhuǎn)型的更深價(jià)值和切實(shí)可行的方案。四是資源配置優(yōu)化：通過應(yīng)用信息技術(shù)識(shí)別更多跨流程、跨職能的應(yīng)用場景，分析投入產(chǎn)出比。在各司其職的基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，使得人工和技術(shù)在發(fā)揮各自優(yōu)勢的基礎(chǔ)上又能協(xié)調(diào)契合、相得益彰，預(yù)計(jì)26個(gè)業(yè)務(wù)場景全部推廣實(shí)施后，將為公司節(jié)約人工成本5640萬元。

（三）商業(yè)推廣前景寬闊

開票一體機(jī)具有靈活配置、部署快速和低投入高產(chǎn)出三大特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的可復(fù)制性和推廣價(jià)值。一是靈活配置，支持邏輯靈活拓展，開票一體機(jī)支持增添常規(guī)公司、科目代碼、金額類型等多種字段，同步支持多維度邏輯配置功能，滿足一定邏輯規(guī)范性和結(jié)果整合性的情況下的流程拓展需要，迎合業(yè)務(wù)的發(fā)展升級(jí)需求;二是部署快速，支持快速地跨多個(gè)系統(tǒng)的流程整合和數(shù)據(jù)抽取，在不影響原有系統(tǒng)架構(gòu)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的情況下，就可以實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化流轉(zhuǎn);三是低投入高產(chǎn)出，開票一體機(jī)的輕量級(jí)實(shí)施上線方式無需復(fù)雜的系統(tǒng)集成或者龐大的硬件支出，可以在短時(shí)間內(nèi)獲得較高的投資回報(bào)率，并驅(qū)動(dòng)新的業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（四）助力財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型

隨著開票一體機(jī)的部署上線，基層財(cái)務(wù)人員也已適應(yīng)新的工作狀態(tài)和角色分配，無論對(duì)于公司還是個(gè)人，都將從這一過程中受益。隨著虛擬員工（開票一體機(jī)）隊(duì)伍的逐漸穩(wěn)定，財(cái)務(wù)人員會(huì)學(xué)會(huì)如何更好地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，與開票一體機(jī)協(xié)作完成工作，實(shí)現(xiàn)人機(jī)共舞的場景。開票一體機(jī)流程自動(dòng)化等相關(guān)技術(shù)帶來便利的同時(shí)，也將讓財(cái)務(wù)人員不再固守現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)、攻略指導(dǎo)，而是更加主動(dòng)地學(xué)習(xí)探索新的知識(shí)和應(yīng)用理念，以緊跟技術(shù)變革的步伐，敢為人先、擁抱智能化。由于開票一體機(jī)智能化的設(shè)置無需人工持續(xù)監(jiān)督，因此公司可以釋放大量的人力資源去專注于更需思考和決策的事項(xiàng)。尤其是在當(dāng)今輸配電監(jiān)管及財(cái)稅改革背景下，會(huì)計(jì)準(zhǔn)則逐步與國際接軌、稅務(wù)法規(guī)等不斷更新、監(jiān)管要求不斷完善，財(cái)務(wù)人員需要投入更多的時(shí)間與精力去學(xué)習(xí)，去思考如何調(diào)整企業(yè)現(xiàn)行財(cái)務(wù)處理方式以使其符合準(zhǔn)則法規(guī)及監(jiān)管要求。而智能化技術(shù)的應(yīng)用為釋放人力價(jià)值提供了可能性，有利于員工投入到更高附加值的工作中。

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