檔案收集工作理念探索

張麗

摘 要：醫(yī)院運(yùn)營(yíng)下檔案信息資源較多，如何做好檔案收集與管理是醫(yī)院基層管理部門亟待思考的一個(gè)問題。文章通過對(duì)醫(yī)院檔案收集管理存在問題進(jìn)行分析，探討檔案收集工作的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：檔案收集;檔案管理;醫(yī)院檔案;檔案工作

引言

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在進(jìn)行相關(guān)決策制定過程中，檔案起著重要的參考作用，也是醫(yī)院邁入可持續(xù)發(fā)展道路的重要支撐。針對(duì)檔案而言，具體包括會(huì)議記錄、決議、精神、談話以及審批情況等類型文檔資料，其文化檔案收集與歸檔工作的開展，具有較強(qiáng)的技術(shù)性與服務(wù)性。而在醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下，辦公室檔案收集與歸檔工作的重要性愈發(fā)凸顯，所面臨的工作管理標(biāo)準(zhǔn)要求也不斷提升?；诖?，必須對(duì)檔案收集與歸檔現(xiàn)狀的分析，制定科學(xué)管理優(yōu)化措施，來全面提升收集與歸檔工作開展質(zhì)量和效果。

1檔案收集工作的意義

首先，是醫(yī)院檔案管理的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院在日常行政管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，既有紙質(zhì)文件，也有電子文件，并最終形成檔案。但這些檔案并非生而為之檔案，而是通過收集、移交等將散落于各個(gè)部門、具有保存價(jià)值的文件資料集中起來，并通過分類、整理，日積月累形成的。檔案收集是后期檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的前提和基礎(chǔ)，為后期檔案工作的開展提供了可供處理的文件材料和載體。將檔案收集集中于檔案管理部門，檔案管理人員便可以依據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等后續(xù)工作?？梢哉f，收集是醫(yī)院檔案工作之基。其次，醫(yī)院檔案管理的重要保障。醫(yī)院檔案收集工作質(zhì)量如何，會(huì)直接影響整個(gè)檔案管理的質(zhì)量。判斷醫(yī)院檔案管理水平的重要因素，便是醫(yī)院檔案資料收集是否齊全完整。及時(shí)、完整、系統(tǒng)地做好醫(yī)院檔案資料收集工作，能夠?yàn)獒t(yī)院檔案編目、編研、著錄、統(tǒng)計(jì)，特別是提供利用提供可靠保障。反之，如果檔案收集不及時(shí)、不完整，勢(shì)必會(huì)對(duì)后期的檔案管理造成不利影響。

2醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足

2.1對(duì)檔案管理重視度不足

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作重視度普遍不高，部分醫(yī)護(hù)人員認(rèn)為檔案管理工作屬于后勤。實(shí)際上醫(yī)院的檔案管理工作與護(hù)理治療工作具有同樣重要的意義，醫(yī)院的大部分檔案記載的內(nèi)容是患者就診情況，對(duì)后續(xù)治療和醫(yī)學(xué)研究有極其重要的價(jià)值，但由于醫(yī)院不重視此項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其真正價(jià)值。

2.2檔案管理制度不完善

盡管國(guó)家出臺(tái)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，但是醫(yī)院具備一定的自主權(quán)，部分醫(yī)院并未建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作人員在進(jìn)行工作時(shí)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，工作人員只能憑借以往的工作經(jīng)驗(yàn)、檔案的類別進(jìn)行檔案管理工作，致使出現(xiàn)資料遺失、工作效率低下、檔案搜索困難等問題，在一定程度上阻礙醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院高層管理者缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理資金投入較低，使得檔案管理設(shè)備落后，而醫(yī)院產(chǎn)生的信息在不斷增加，落后的設(shè)備無法滿足龐大的信息管理需求，部分醫(yī)院依舊采用人工檔案管理方式，并未將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，使得醫(yī)院檔案管理工作效率低下。

2.3收集資料不準(zhǔn)確

文件材料在歸檔之前需要對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別。檔案室收集到的檔案，應(yīng)當(dāng)是檔案的原件或真實(shí)的檔案，否則，醫(yī)院檔案的利用價(jià)值將會(huì)大打折扣。因此，歸檔部門應(yīng)將檔案的原件移交至檔案室，若是復(fù)制件，應(yīng)注明原制發(fā)部門及復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別[1]。

2.4歸檔材料收集不夠齊全，質(zhì)量參差不齊

雖然很多地市醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，保證檔案材料收集的完整性，黨委辦公室下設(shè)專職檔案管理員，并在各科室特設(shè)立兼職的檔案管理員。但是由于兼職檔案員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，再加上兼職檔案員本職工作較為繁忙，通常僅僅是在移交材料前夕，在行政檔案管理人員催促下完成任務(wù)式地進(jìn)行檔案移交，檔案材料收集工作并未按原有規(guī)定執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔材料殘缺不全，質(zhì)量也是參差不齊。

3醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路探索

3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

工作態(tài)度決定工作質(zhì)量，因此為推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與進(jìn)步，醫(yī)院需要由上至下提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院可以從提升檔案管理人員的管理意識(shí)入手，通過合理的引導(dǎo)和要求促使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，在此基礎(chǔ)上以飽滿的精神和積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作。檔案管理的重視程度提升還包括管理人員工作觀念從傳統(tǒng)到信息化管理模式的轉(zhuǎn)化，醫(yī)院決策人員需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，促使相關(guān)工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流與實(shí)現(xiàn)新舊工作觀念平穩(wěn)銜接。工作人員對(duì)管理工作的重視程度是最終工作能否順利落實(shí)的關(guān)鍵，由此可見提高管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作有重要推動(dòng)作用，同時(shí)也能促使工作人員保持工作積極性，為醫(yī)護(hù)人員和患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。

3.2建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院高層管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念以及管理方式，結(jié)合對(duì)醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療人員專業(yè)技能、醫(yī)院規(guī)模、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、醫(yī)療水平、檔案信息量等各項(xiàng)基本情況的了解，制定符合相關(guān)法律法規(guī)的檔案管理制度，使得任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定，確保各項(xiàng)檔案信息的整理歸納、保管儲(chǔ)存、檢索利用有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)建立監(jiān)管機(jī)制，確保其制定的相關(guān)規(guī)章制度能夠落實(shí)到各個(gè)部門，監(jiān)管人員在監(jiān)督管理工作時(shí)，若是發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在檔案存儲(chǔ)方式有誤、檔案信息錄入錯(cuò)誤等問題時(shí)，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施并且向上反饋，依據(jù)醫(yī)院制定的相關(guān)規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行懲處，確保每位檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，從而提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

3.3嚴(yán)格收集質(zhì)量，統(tǒng)一收集方法

嚴(yán)格按照有關(guān)公文處理的規(guī)定和要求，統(tǒng)一醫(yī)院制發(fā)格式，按照起草、送審、核稿、簽發(fā)、用印等程序，做好文件材料的前端控制。在收集檔案過程中應(yīng)對(duì)文檔的文號(hào)編制、文種選擇、發(fā)文范圍、字體格式、附件等進(jìn)行認(rèn)真的審核。嚴(yán)格檔案收集方法，一方面，規(guī)定檔案的收集時(shí)間，集中做好收集;另一方面，深入各科室部門一線，做好檔案收集的“上門”指導(dǎo)，確保檔案收集工作規(guī)范[3]。

3.4及時(shí)收集、減少檔案資源流失

醫(yī)院檔案有黨群、行政、教育教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、出版、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等多個(gè)類別，是醫(yī)院各部門各相關(guān)崗位產(chǎn)生的原始的記錄。由于醫(yī)院工作壓力大、工作時(shí)間為三班倒等緣故，導(dǎo)致部分醫(yī)院檔案管理人員流動(dòng)相對(duì)較大，各崗位產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的材料應(yīng)參照《檔案工作規(guī)范》中的移交時(shí)間，及時(shí)移交。在相關(guān)人員離職時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)梳理其在職期間所產(chǎn)生的檔案材料是否已經(jīng)移交檔案室，未移交的應(yīng)做好材料交接工作，有相關(guān)的交接記錄。建議加快辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，使辦公軟件與檔案管理軟件鏈接，形成辦公文件按要求定期自動(dòng)歸檔機(jī)制，最大化地有效利用資源，并能確保文件的有效性、真實(shí)性與長(zhǎng)期可讀性，減少手工操作所耗費(fèi)時(shí)間及差錯(cuò)率。

結(jié)語

綜上所述，強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅有助于提高醫(yī)院管理工作的整體水平，而且還能推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。為此，相關(guān)人員應(yīng)該提高檔案收集的中重視，從實(shí)際角度出發(fā)健全管理制度、提高檔案信息化水平，保證醫(yī)院檔案管理的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[3] 肖存軍.文書檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）：56.