淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

邱穎

摘 要：文書檔案管理水平直接影響行政工作效率，在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展中日益重視提高行政效率，強(qiáng)調(diào)不斷優(yōu)化各方面的細(xì)節(jié)，尤其重視加強(qiáng)文書檔案管理。受以往各種因素的影響，我國文書檔案管理工作的科學(xué)性低，文書檔案管理方式陳舊，文書檔案管理手段創(chuàng)新不足，文書檔案的實(shí)用價(jià)值未能充分的發(fā)揮出來。還要從行政改革的背景出發(fā)，提高文書檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理方式;創(chuàng)新策略

文書檔案管理工作任務(wù)量較大，受到的影響因素較多，文書檔案的管理涉及復(fù)雜的系統(tǒng)性因素。提高文書檔案管理工作水平需要構(gòu)建一個(gè)相互配合的機(jī)制，防止文書檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)中存在的各種疏漏現(xiàn)象。應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)需要制定可靠的管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理技術(shù)與方法的樸素融合，創(chuàng)新文書檔案管理工作的理念，保證文書檔案進(jìn)一步得到穩(wěn)妥的保管與應(yīng)用。

1 文書檔案管理的主要問題

1）管理制度問題。當(dāng)前文書檔案管理的主要問題在于文書檔案管理的制度缺失，文書檔案管理工作并未能按照規(guī)定的計(jì)劃執(zhí)行，文書檔案管理往往存在著較多的漏洞。由于傳統(tǒng)的管理方式限制了文書檔案的使用，老舊的文書檔案的操作方式不利于調(diào)動(dòng)各方面參與文書檔案管理積極性，沒能給文書檔案的科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)提供有效的依據(jù)。很多制度條文不符合信息時(shí)代的變化，文書檔案管理制度與OA辦公系統(tǒng)結(jié)合的不緊密，因此造成一些文書檔案的損失。當(dāng)前，文書檔案內(nèi)部管理混亂的現(xiàn)象仍然存在，管理制度的更新修訂不足，給文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)造成了負(fù)面的影響。很多單位都想推動(dòng)文件的優(yōu)化流轉(zhuǎn)，但是受傳統(tǒng)制度約束直接影響了文書檔案管理的整體效率。

2）領(lǐng)導(dǎo)重視不足。文書檔案管理應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的管理體系，強(qiáng)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與指導(dǎo)下加強(qiáng)文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏綜合性，未能形成統(tǒng)一的管理體系，文書檔案管理缺乏專職的管理部門，文書檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)中未能形成強(qiáng)有力的溝通與交流機(jī)制，這直接影響文書檔案管理的正常開展。部分領(lǐng)導(dǎo)不重視引進(jìn)最新的文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，不注重文書檔案管理實(shí)現(xiàn)新突破，文書檔案管理的拓展不足，往往局限在傳統(tǒng)的方式方法上。文書檔案管理工作未能形成良好的氛圍，機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門對(duì)文書檔案管理的重視不足，沒能形成文書檔案管理的整體力量。

3）人員技術(shù)偏低。文書檔案管理的專業(yè)性日漸提高，文書檔案管理正在向著信息化方向發(fā)展，以往紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)的方式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的需要。有些從事文書檔案管理人員的專業(yè)性較低，兼職文書檔案管理人員不具備系統(tǒng)化的開展文書檔案管理的工作能力。一些從事文書檔案管理的人員未能經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，因此導(dǎo)致文書檔案管理實(shí)質(zhì)問題。檔案管理人員的拓展與進(jìn)修不足，檔案管理人員的思維有較大的局限性。文書檔案管理工作還缺乏一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，未能形成明確的分工體系，導(dǎo)致文書檔案管理中存在著風(fēng)險(xiǎn)隱患。由于文書檔案管理人員的能力不足，實(shí)踐中不能解決好具體的問題，因此導(dǎo)致文書檔案管理的后續(xù)工作還存在一些漏洞。

2 文書檔案管理的創(chuàng)新措施

1）管理制度創(chuàng)新。為了提高文書檔案管理的整體水平，還要進(jìn)行文書檔案管理制度的創(chuàng)新，強(qiáng)調(diào)不斷優(yōu)化文書檔案管理的制度方法，構(gòu)建文書檔案管理的組織體系，確保文書檔案管理合理化的運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)新。首先，根據(jù)文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際需要對(duì)文書檔案管理的流程進(jìn)行修訂，確定文書檔案管理的具體業(yè)務(wù)規(guī)范與操作標(biāo)準(zhǔn)，逐步的對(duì)老舊且不合適宜的文書檔案管理制度條文進(jìn)行淘汰或調(diào)整，從而保證文書檔案管理的可靠性。 其次，深層次的剖析我國文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中存在的問題，根據(jù)文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象修訂文書檔案的管理制度，注重深刻的總結(jié)文書檔案管理問題的原因，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)的懲罰與激勵(lì)制度，促進(jìn)文書檔案管理人員依法開展文書檔案管理工作。第三，新時(shí)期還要優(yōu)化文書檔案的協(xié)調(diào)機(jī)制，注重不斷解決好文書檔案管理工作矛盾沖突，不斷積累文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高文書檔案管理的整體質(zhì)量，解決文書檔案管理具體問題。新時(shí)代還要不斷強(qiáng)化文書檔案管理規(guī)劃，擬定科學(xué)的文書檔案管理的發(fā)展計(jì)劃，基于文書檔案管理工作的規(guī)劃進(jìn)行制度建設(shè)，發(fā)揮管理制度對(duì)文書檔案管理事業(yè)的推動(dòng)作用。

2）管理技術(shù)創(chuàng)新。新時(shí)代還要采用先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)手段，強(qiáng)調(diào)把信息化的技術(shù)手段主動(dòng)應(yīng)用到文書檔案管理當(dāng)中。應(yīng)當(dāng)不斷更新文書檔案管理的方式方法，做到合理化、科學(xué)化、專業(yè)化的開展文書檔案管理工作。首先，大力引進(jìn)專業(yè)化和信息化的文書檔案管理信息技術(shù)，強(qiáng)調(diào)開發(fā)專業(yè)的文書檔案管理信息系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)自動(dòng)化的開展文書檔案管理，進(jìn)一步依靠信息技術(shù)保證文書檔案管理的準(zhǔn)確性與安全性。其次，消除傳統(tǒng)文書檔案管理方式的低效運(yùn)轉(zhuǎn)弊端，積極向信息化管理的方式靠攏，注重運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，進(jìn)行文書檔案的統(tǒng)一安全設(shè)置，不斷創(chuàng)新文書檔案管理的模式，從而取得文書檔案管理的優(yōu)秀成果。合理安排文書檔案管理的內(nèi)容，注重構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理體系，形成文書檔案的存儲(chǔ)、檢索與分享的優(yōu)化管理機(jī)制，自動(dòng)化的對(duì)文書檔案存儲(chǔ)進(jìn)行校對(duì)、檢索、共享，保證文書檔案的安全有序運(yùn)行。持續(xù)進(jìn)行技術(shù)更新還要引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)的輔助，強(qiáng)調(diào)在專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的輔助下開發(fā)專業(yè)的文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理設(shè)備設(shè)施的廣泛升級(jí)，滿足文書檔案管理需要。

3）人才培養(yǎng)創(chuàng)新。新時(shí)代還要引進(jìn)專業(yè)的文書檔案管理人才，強(qiáng)調(diào)文書檔案管理人員具備專業(yè)的文書檔案管理技術(shù)。首先，管理人員應(yīng)當(dāng)具備信息化的文書檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，懂得信息化的文書檔案管理的方式方法，能夠運(yùn)用創(chuàng)新模式開展文書檔案管理工作。其次，加強(qiáng)文書檔案管理的考核與對(duì)比，強(qiáng)調(diào)文書檔案管理人員掌握先進(jìn)的管理手段與方法，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理思維的更新，有效彌補(bǔ)文書檔案管理的漏洞。其次，給予文書檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)，根據(jù)文書檔案管理人員的成長需要給予專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)文書檔案管理人員圍繞著工作實(shí)際需要進(jìn)行業(yè)務(wù)技能的提升。第三，根據(jù)文書檔案管理改革發(fā)展的需要促進(jìn)相關(guān)人員研究文書檔案管理創(chuàng)新的課題，在課題研究中提高檔案管理員的專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)文書檔案管理人員不斷進(jìn)行技術(shù)更新與優(yōu)化創(chuàng)新，推動(dòng)文書檔案管理在實(shí)踐上提高能力水平，達(dá)到高質(zhì)量的開展文書檔案管理的目標(biāo)。新時(shí)期需要解決文書檔案管理人員能力不足的問題，著力構(gòu)建系統(tǒng)化的文書檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，充分的利用在職、團(tuán)隊(duì)科研、專家培訓(xùn)、課題研究的方式提高檔案員的能力素養(yǎng)。

4）信息安全保障。為了達(dá)到高質(zhì)量的開展文書檔案管理工作的目標(biāo)，還要加強(qiáng)文書檔案管理工作的安全保障工作。首先，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化文書檔案管理的規(guī)范，針對(duì)現(xiàn)階段的問題把文書檔案管理納入索引表中，做到文書檔案管理的有效編制，保證文書檔案管理工作層次清晰，依據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書檔案的管理運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，強(qiáng)化文書檔案的分類管理，強(qiáng)調(diào)按照種類、年限、內(nèi)容、密級(jí)等進(jìn)行保管。明確文書檔案管理的主要內(nèi)容，優(yōu)化文書檔案管理存儲(chǔ)方式，注重優(yōu)化安全防控體系，通過電子信息技術(shù)手段，智能化的控制手段，以及數(shù)據(jù)監(jiān)測機(jī)制保證文檔的有序安全運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，推動(dòng)全員上下形成關(guān)注文書檔案安全的氛圍，明確具體人員與崗位的文書檔案管理安全職責(zé)，明確具體的任務(wù)要求，從而保證文書檔案管理工作沿著正確的方向不斷向前發(fā)展。

3 結(jié)論

我國文書檔案管理應(yīng)當(dāng)優(yōu)化管理機(jī)制，創(chuàng)新文書檔案管理的方式，注重以有效的方式應(yīng)對(duì)文書檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，著力進(jìn)行文書檔案管理的內(nèi)部優(yōu)化改革，從而達(dá)到提高文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量的目標(biāo)。

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