高?？蒲袡n案收集歸檔問題初探

陳玉峰 向紅

摘 要：新形勢(shì)下，收集歸檔環(huán)節(jié)作為科研檔案管理的源頭，需在這項(xiàng)工作下功夫，建立規(guī)范的管理制度，對(duì)科研檔案實(shí)行集中與單獨(dú)管理相結(jié)合，重視各種載體形式的材料，抓好研究過程中產(chǎn)生的資料收集，確保收集的科研檔案完整、系統(tǒng)，為科研檔案后期利用打下基礎(chǔ)，更好地為高?？蒲泄ぷ鞣?wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;科研檔案;收集歸檔

高?？蒲袡n案是指高校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙圖表、聲像、照片等各種形式和載體的、并經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，具體包括課題立項(xiàng)文件、鑒定材料、科研數(shù)據(jù)、各種圖表等檔案資料。高?？蒲袡n案是科研人員從事研究活動(dòng)的技術(shù)結(jié)晶，是學(xué)?？蒲袆?chuàng)新體系建設(shè)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要內(nèi)容。高質(zhì)量的科研檔案應(yīng)完整反映課題研究的全過程，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、材料齊全、編纂有序、書寫規(guī)范，具有全面性、綜合性、專業(yè)性和權(quán)威性的特點(diǎn)。

同時(shí)，科研檔案也是評(píng)價(jià)學(xué)校科研工作和檔案工作的重要指標(biāo)，其管理水平的高低直接影響著科研工作的效率及后期管理。而高?？蒲袡n案的管理，收集是第一步，也是最重要最困難的一步。作為科研檔案管理的源頭，收集環(huán)節(jié)是之后管理利用工作的基礎(chǔ)和前提，必須抓緊抓好。

1 收集歸檔中存在的問題

科研檔案不同于其他門類的檔案，有其特殊性，其專業(yè)性也更復(fù)雜，比如很多科研課題同時(shí)涉及多個(gè)相關(guān)專業(yè)的協(xié)作研究，不同專業(yè)研究形成的文件材料的特點(diǎn)和載體又具有差異性，歸檔的范圍和質(zhì)量難以把控。同時(shí)，一些重大科研項(xiàng)目的研究周期較長(zhǎng)，從立項(xiàng)到結(jié)束持續(xù)數(shù)年，這就造成了科研檔案的形成周期長(zhǎng)，持續(xù)時(shí)間久的現(xiàn)狀。對(duì)檔案管理而言，如果在項(xiàng)目過程中不及時(shí)收集歸檔，則極易造成文件材料收集不齊，出現(xiàn)缺失或混亂等情況，最后歸檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)極大的困難甚至?xí)斐刹豢赏旎氐馁Y料損失。

具體科研課題檔案的歸檔范圍按課題進(jìn)展分為科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等幾個(gè)階段。對(duì)于檔案管理人員來說，這也只是一個(gè)大致范疇，對(duì)每個(gè)科研課題產(chǎn)生的具體文件資料有多少無法預(yù)測(cè)，大多數(shù)的課題檔案收集是課題組交多少檔案館存多少，工作較為被動(dòng)。

2 解決問題的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)歸檔意識(shí)，明確集中與單獨(dú)管理相結(jié)合

科研檔案的收集依靠科研人員的平時(shí)努力，在將整個(gè)科研課題檔案移交檔案館集中保管之前，課題組實(shí)行單獨(dú)管理，待課題完成后再集中移交至檔案館保管，所以提升作為原始資料收集的科研人員的歸檔意識(shí)，健全科研檔案管理制度勢(shì)在必行。每個(gè)課題組都應(yīng)指定專人作為兼職檔案員負(fù)責(zé)課題研究過程中資料的收集管理，并報(bào)校檔案館備案，而校檔案館（室）也應(yīng)在第一時(shí)間與課題組建立聯(lián)系，對(duì)課題進(jìn)行適當(dāng)?shù)牧私?，重點(diǎn)對(duì)兼職檔案員進(jìn)行工作指導(dǎo)，并且隨時(shí)關(guān)注課題進(jìn)展情況，檢查歸檔情況。對(duì)科研人員的培訓(xùn)首先要加強(qiáng)對(duì)檔案收集的重視，充分認(rèn)識(shí)到收集歸檔對(duì)研究工作的重要性。兼職檔案員應(yīng)對(duì)科研人員反復(fù)宣傳和強(qiáng)調(diào)歸檔的重要性，幫助其樹立存檔意識(shí)。作為科研檔案形成的第一責(zé)任人，科研人員要認(rèn)識(shí)到只有通過科研檔案歸檔才能保護(hù)自己的科研成果，完整的檔案材料才能系統(tǒng)反映課題研究的全過程。重點(diǎn)養(yǎng)成平時(shí)就將重要研究記錄保存下來的習(xí)慣，最后交給檔案管理員集中整理歸檔。

2.2 建立新的科研檔案收集管理理念

有了良好的歸檔的意識(shí)和習(xí)慣后，需建立科研檔案新的管理理念。當(dāng)前我國高校科研課題管理基本上是以計(jì)劃管理和成果管理為主的管理模式，高校科研管理部門和科研人員更側(cè)重的也是立項(xiàng)的數(shù)量、科研經(jīng)費(fèi)的多少和課題能否順利結(jié)題，而對(duì)科研項(xiàng)目研究中間的管理過程重視不夠。這種“重兩頭，輕中間”的管理模式導(dǎo)致了科研項(xiàng)目最終形成的檔案文件大多集中在項(xiàng)目的立項(xiàng)和結(jié)項(xiàng)，而中間的科研過程文件經(jīng)常出現(xiàn)缺漏，而這部分第一手資料恰恰是科研檔案中分量最重的部分。因此，必須加強(qiáng)高?？蒲姓n題研究過程中產(chǎn)生的檔案管理，改變“重兩頭，輕中間”的管理模式，強(qiáng)化研究過程中檔案的收集工作，做到歸檔工作貫穿整個(gè)課題研究全過程。

2.3 建立規(guī)范的收集歸檔制度和約束措施

制度建設(shè)是進(jìn)行科研檔案管理工作的保障，建立規(guī)范的收集歸檔制度是首要任務(wù)。理順科研文件材料的歸檔流程，抓住檔案管理規(guī)律，明確收集歸檔范圍，制定出完善的歸檔計(jì)劃。同時(shí)除了注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集，要特別重視電子文件、聲像資料等特殊載體檔案的收集，這部分檔案在項(xiàng)目中發(fā)揮著重要作用，一旦未及時(shí)收集歸檔，后期則很難補(bǔ)救。在工作中要積極促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)融合，努力構(gòu)建現(xiàn)代化的科研檔案儲(chǔ)存模式，加快科研檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案管理的有序管理、自動(dòng)檢索，提升高?？蒲袡n案管理的數(shù)字化水平和利用價(jià)值。

通過制度的建立，制定檢查與約束措施，最終做到課題研究工作和檔案管理同步進(jìn)行，即下達(dá)科研計(jì)劃和制定歸檔計(jì)劃同步;檢查課題研究進(jìn)度和檢查科研資料的形成情況同步;結(jié)題驗(yàn)收、鑒定和檢查檔案歸檔是否齊全保持同步。在課題結(jié)束時(shí)研究成果等級(jí)與評(píng)獎(jiǎng)必須由檔案管理部門出具課題歸檔證明，將歸檔情況作為課題結(jié)題的考核內(nèi)容，其歸檔是否完整與課題組成員的考核與獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤等。

3 結(jié)論

高校科研檔案的收集是后期管理利用的重要環(huán)節(jié)，各高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況和發(fā)展特點(diǎn)，提升科研人員檔案的歸檔意識(shí)，增強(qiáng)科研人員對(duì)檔案收集歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全切實(shí)可行的科研檔案管理制度。依靠制度的落實(shí)，最終通過行政手段實(shí)現(xiàn)科研檔案管理常態(tài)化，齊抓共管，抓好歸檔齊全率，做到通過檔案管理真實(shí)還原課題研究的完整過程?？蒲腥藛T和檔案人員都應(yīng)積極促進(jìn)科研檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高科研檔案建設(shè)的實(shí)踐價(jià)值，為高?？蒲袡n案的管理與利用做出努力。

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作者簡(jiǎn)介

陳玉峰（1971-），女，四川成都人，本科，四川大學(xué)檔案館，館員，研究方向：檔案管理與利用。