淺析新形勢(shì)下如何做好檔案工作

侯漢妤

摘 要：檔案工作是單位日常管理工作一部分，是提高單位工作質(zhì)量和作業(yè)效率的前提條件。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作所涉及的領(lǐng)域明顯增多，檔案記錄內(nèi)容也明顯細(xì)化，檔案排版需求也更為多樣化，檔案工作單位管理工作中所占比重明顯增大。在信息化時(shí)代，檔案工作也正在面臨著改革和優(yōu)化，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)不顧一切的加強(qiáng)檔案資源安全防護(hù)體系的建設(shè)工作，要促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)主義完成落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的工作，顯著提升依法行政能力以及檔案資源水平。本文將對(duì)現(xiàn)階段檔案資源安全防護(hù)體系的建設(shè)以及創(chuàng)新檔案服務(wù)功能進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案工作;檔案資源;安全漏洞;防護(hù)建設(shè)

引言

檔案工作的主題是服務(wù)，同樣檔案管理人員的工作職責(zé)也是服務(wù)。只有檔案部門將服務(wù)做好，通過(guò)實(shí)事求是、敢創(chuàng)新路的精神，逐步提升工作人員的服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化并完善服務(wù)體系，細(xì)化創(chuàng)新改革服務(wù)內(nèi)容，以服務(wù)為核心全方位提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量和效率。在新形勢(shì)下，檔案工作的主要改革創(chuàng)新重點(diǎn)應(yīng)放置在服務(wù)創(chuàng)新，只有檔案工作人員通過(guò)利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)功能，才能確保檔案創(chuàng)新工作具有源源不斷的生命力。

1、創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源安全建設(shè)管理工作的要點(diǎn)

1.1加強(qiáng)檔案宣傳力度，提升檔案管理人員安全防護(hù)意識(shí)

檔案資源管理是再生資源管理辦公室人員的工作職責(zé)，檔案資源工作中包含再生資源市場(chǎng)信息、再生資源市場(chǎng)規(guī)劃、再生資源監(jiān)督管理人員名單、再生資源經(jīng)營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)人等資料，所涉及的范圍比較廣，資源信息十分豐富，對(duì)保護(hù)環(huán)境、恢復(fù)生態(tài)平衡起到積極的促進(jìn)作用。檔案管理人員必需要加強(qiáng)檔案資源的宣傳、收集、保管、服務(wù)等工作質(zhì)量，及時(shí)捕捉與再生資源相關(guān)的新信息，通過(guò)認(rèn)真信息的篩選、分類、總結(jié)，將有價(jià)值的信息進(jìn)行集中匯總，進(jìn)行相關(guān)的研發(fā)工作，盡可能搶占市場(chǎng)先機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案服務(wù)業(yè)務(wù)、檔案資源保管等知識(shí)和技能的培訓(xùn)，要顯著提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)。

1.2建立檔案資源管理系統(tǒng)，提高檔案資源安全建設(shè)意識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案資源管理流程，明確檔案資源管理的任務(wù)，細(xì)化落實(shí)檔案工作責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要監(jiān)督并幫助檔案資源管理人員建立資源檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，通過(guò)各種渠道收集有價(jià)值的信息并將收集到的資料進(jìn)行整理、保存，以滿足資源保護(hù)領(lǐng)域查閱公開(kāi)檔案資料的需求。檔案管理人員想要在新形勢(shì)下創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源安全防護(hù)管理工作，就必須要將現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行核對(duì)并錄入檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，確?，F(xiàn)有資源不會(huì)發(fā)生損壞、丟失。同時(shí)管理人員必須要在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，大肆收集相關(guān)歷史資料和珍貴檔案，將先人的經(jīng)驗(yàn)資料、新型處理技術(shù)做到客觀、精準(zhǔn)無(wú)誤記錄，提高檔案信息資源的精確性和時(shí)效性，提高檔案資源安全建設(shè)意識(shí)。

1.3完善檔案管理制度，保證檔案資源安全建設(shè)工作的實(shí)效性

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)有效引導(dǎo)檔案管理人員制定出符合單位實(shí)際情況及檔案管理工作需求的規(guī)章制度，以滿足新時(shí)期檔案管理工作諸多要求。檔案管理人員在制定檔案規(guī)章制度過(guò)程中要考慮規(guī)章制度的可修改性、簡(jiǎn)易操縱性，最大化發(fā)揮出檔案資源管理制度的約束性和規(guī)范性，其中規(guī)章制度的約束性不僅約束管理人員同樣也在約束上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要起到表率帶頭作用，要保障檔案資源安全建設(shè)工作順利進(jìn)行。檔案資源管理人員必須要定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案資源建設(shè)工作，尤其是檔案資源安全建設(shè)進(jìn)度。在信息高速發(fā)展的21世紀(jì)，新問(wèn)題、新情況連接不斷的出現(xiàn)，檔案資源管理部門必須要成立專門用于安全建設(shè)的經(jīng)費(fèi)，以防檔案資源絕密信息泄露，檔案信息內(nèi)容因過(guò)時(shí)而失去價(jià)值，要保證國(guó)家、環(huán)保領(lǐng)域、個(gè)人的利益不會(huì)受到影響，切實(shí)保證檔案資源安全建設(shè)工作逐步增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)安全的長(zhǎng)久穩(wěn)定。

2、創(chuàng)新并完善檔案資源服務(wù)管理工作內(nèi)容

2.1創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

單位領(lǐng)導(dǎo)必須要組織檔案資源管理工作人員參加思想意識(shí)創(chuàng)新大會(huì)，要解放管理人員禁錮的、局限的思想觀念，促進(jìn)檔案資源管理工作的有效提升。例如：可以通過(guò)開(kāi)展舉辦以“服務(wù)”為主題的大會(huì)，在大會(huì)上各單位管理人員通過(guò)深度的溝通和交流來(lái)反思檔案管理工作的不足之處，詳細(xì)總結(jié)大會(huì)上所反饋的經(jīng)驗(yàn)，將二者作為接下來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作的依據(jù)。上述已將講述了要構(gòu)建檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，滿足具備海量資源信息及供求市場(chǎng)的需求，這點(diǎn)就充分體現(xiàn)了管理人員具備的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。服務(wù)理念更新是指檔案管理人員必須要根據(jù)單位實(shí)際情況及市場(chǎng)行情建立完善的檔案服務(wù)體系，要樹(shù)立正確的、規(guī)范的檔案服務(wù)準(zhǔn)則，以最佳的工作狀態(tài)為人民群眾服務(wù)，將被動(dòng)服務(wù)逐步轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)，切實(shí)提高檔案服務(wù)質(zhì)量和速率，讓檔案服務(wù)流程更具有系統(tǒng)性和全面性。

2.2革新服務(wù)管理機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)水準(zhǔn)

在信息化高速發(fā)展的21世紀(jì)，每分每秒都會(huì)出現(xiàn)成千上萬(wàn)條的新信息，檔案管理人員需要列入檔案中的內(nèi)容也越發(fā)精細(xì)完善，服務(wù)質(zhì)量從“死板”逐步向“靈活”轉(zhuǎn)化，傳統(tǒng)的服務(wù)管理機(jī)制已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案資源安全建設(shè)及服務(wù)發(fā)展需求，更無(wú)法改善檔案保管分區(qū)結(jié)構(gòu)以及無(wú)法確定檔案中需要增添檔案材料的方向，存在檔案信息匱乏、內(nèi)容單一的弊端問(wèn)題。在新形勢(shì)下，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要鼓勵(lì)檔案信息管理人員對(duì)服務(wù)管理體制進(jìn)行革新工作，要通過(guò)借助一切傳途徑來(lái)大肆宣傳檔案工作關(guān)鍵性，呼吁各界人士使用檔案，將檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和信譽(yù)價(jià)值真正的發(fā)揮出來(lái)。

2.3拓展檔案服務(wù)范圍

檔案資源管理人員必須要有意識(shí)的拓展檔案服務(wù)范圍，首先應(yīng)當(dāng)大肆擴(kuò)充文本檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、榮耀檔案等，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資源庫(kù)擁有各種各樣的信息資源，滿足使用者的提取需求，提高有價(jià)值信息的利用率。其次，管理人員必須在網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)上提供在線資源服務(wù)，進(jìn)一步強(qiáng)化主動(dòng)式服務(wù)模式，讓信息資源提取者可以和檔案管理人員直接溝通，準(zhǔn)確快速查詢目標(biāo)信息，保證檔案材料的真實(shí)性、時(shí)效性，節(jié)省檔案資源提取者的時(shí)間，解決利用者關(guān)于檔案資源保存價(jià)值的疑惑，實(shí)現(xiàn)查閱、傳遞、檢索、利用為一體的服務(wù)宗旨。

參考文獻(xiàn)

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[2]孫明春.淺析新形勢(shì)下如何做好檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：57+68.

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市再生資源管理辦公室）