信息化條件下文書(shū)檔案的價(jià)值及保護(hù)解析

陳暉

摘 要：隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)的保護(hù)工作越來(lái)越多樣化，豐富化，這對(duì)于文書(shū)管理人員是一次巨大的考驗(yàn)，為保證文書(shū)檔案保護(hù)工作能夠順利的開(kāi)展，本文將從檔案憑證，文書(shū)檔案保護(hù)方式反思中國(guó)現(xiàn)如今的文書(shū)檔案改革工作。

關(guān)鍵詞：信息化;文書(shū)檔案;價(jià)值;保護(hù)

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的通信工具以及新型算法如大數(shù)據(jù)，人工智能的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)的檔案管理和歸檔以越來(lái)越嚴(yán)重的危機(jī)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理往往以書(shū)面材料的物理保存為主，但在信息化社會(huì)下，如何將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案保護(hù)與新媒體時(shí)代下的大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)所聯(lián)系起來(lái)，是檔案學(xué)當(dāng)務(wù)之急的改變，同時(shí)大數(shù)據(jù)的采集，歸檔有力的推動(dòng)了轉(zhuǎn)型后的文書(shū)檔案的發(fā)展，使它的檢索數(shù)據(jù)和整理信息的能力得到提高，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)在文書(shū)檔案保護(hù)中的應(yīng)用能夠讓科學(xué)研究得到更深刻的挖掘。

一、檔案憑證的價(jià)值

檔案憑證是檔案中判定檔案真?zhèn)魏蜁r(shí)間、檔案類(lèi)別的重要工具，檔案工具對(duì)于文書(shū)檔案的真?zhèn)闻卸ň哂胁豢商娲膬r(jià)值，同時(shí)也節(jié)省了搜尋檔案信息的時(shí)間，傳統(tǒng)檔案憑證被電子憑證所取代因?yàn)樗鼡碛幸恍┍粫r(shí)代遺棄的弊端。

（一）差異性

每個(gè)地區(qū)的檔案歸納由于地區(qū)政策不同，地理形態(tài)不同等等原因所以早就出每個(gè)地區(qū)的檔案憑證的規(guī)則和評(píng)定各不相同，一個(gè)地區(qū)的檔案憑證可能在別的地區(qū)無(wú)法發(fā)揮評(píng)定真?zhèn)蔚淖饔茫虼嗽谛畔⒒瘲l件下的社會(huì)，電子憑證成為了跨越地區(qū)的通用式憑證。

（二）時(shí)效性

由于傳統(tǒng)的檔案憑證通常由紙質(zhì)憑證為主這樣的憑證往往具有一定的保質(zhì)期且安全性不高，很容易造成遺矢遺漏的情況出現(xiàn)，往往只能夠保存數(shù)年之久隨即便失去了效用，即便是保存條件好的情況下，反而會(huì)犧牲檔案憑證的便捷性，同時(shí)房屋產(chǎn)權(quán)證、個(gè)體商戶(hù)經(jīng)營(yíng)許可等相關(guān)憑證往往伴隨著使用者的生存時(shí)限，一旦使用者死亡，相關(guān)憑證便馬上失去效力。

（三）單一性

傳統(tǒng)的檔案文書(shū)的憑證與所指的實(shí)物或效力一一對(duì)應(yīng)，因此每個(gè)憑證所包含的信息十分有限，因此數(shù)據(jù)庫(kù)要存放大量的檔案信息來(lái)維持憑證的發(fā)放，但由于檔案憑證的單一性導(dǎo)致工作人員的工作量負(fù)擔(dān)加重，失去積極性，同時(shí)也會(huì)讓檔案憑證失去靈活性。

二、信息化社會(huì)下文書(shū)檔案保護(hù)的必要

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔方式為雙軌制和雙套制以及互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)后的數(shù)據(jù)資源長(zhǎng)期保存。顯然網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的保存是對(duì)于文書(shū)檔案保存最關(guān)鍵的方式，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存就是所謂的樹(shù)杈式信息儲(chǔ)存，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)資源不易丟失，具有備份數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)雖然一定程度上降低了信息的安全度，但是信息本身的歸納質(zhì)量得到了增強(qiáng)。往往與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)所配套的是物理存儲(chǔ)即依據(jù)數(shù)據(jù)源的剝離將其所剝離的信息運(yùn)用紙質(zhì)亦或是檔案、文件、硬盤(pán)進(jìn)行歸檔，將檔案數(shù)據(jù)移送給相關(guān)部門(mén)和保險(xiǎn)系統(tǒng)中，同時(shí)物理儲(chǔ)存相較于數(shù)據(jù)儲(chǔ)存更具有監(jiān)管性和安全性，對(duì)于合法獲取信息的審核也更能過(guò)獲得監(jiān)控，因?yàn)閿?shù)據(jù)儲(chǔ)存受制于網(wǎng)絡(luò)的不確定性，即便是最嚴(yán)密的安全審查和監(jiān)控都會(huì)有無(wú)法考慮到的漏洞，同時(shí)由于各地的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案保存和歸檔的方式與嚴(yán)密程度不同，因此網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全質(zhì)量也各不相同，在技術(shù)不過(guò)硬的情況下就貿(mào)然采取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存往往造成嚴(yán)重的失誤，同時(shí)文書(shū)檔案包括政府文書(shū)、軍隊(duì)文書(shū)、地產(chǎn)文書(shū)等等這些數(shù)據(jù)的泄露對(duì)于中國(guó)國(guó)土安全以及個(gè)人所造成的的危害不容小覷。

三、文書(shū)檔案保護(hù)方式

（一）文書(shū)檔案的意義

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂，它其中包含了一些國(guó)家機(jī)密信息和政府機(jī)關(guān)指示等等重要信息，所以對(duì)于文書(shū)檔案的保護(hù)是信息保護(hù)的重點(diǎn)之一正因?yàn)槭峭ㄓ梦臅?shū)所轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)檔案的整理歸檔對(duì)于通用文書(shū)的要求比較高，如果能夠更高效的梳理和規(guī)范通用文書(shū)的處理，文書(shū)檔案整理將會(huì)更加的高效、便捷。

（二）文書(shū)管理方式改革

文書(shū)檔案的管理方式是否科學(xué)、是否高效、是否符合實(shí)情是中國(guó)文書(shū)檔案保護(hù)管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，一個(gè)科學(xué)有效的文書(shū)檔案管理方式能夠大幅度提升工作人員的工作效率和時(shí)間，在文書(shū)管理改革方式上我們要確立權(quán)責(zé)明確體系，彌補(bǔ)在文書(shū)檔案審核中的漏洞，加之合理的獎(jiǎng)罰機(jī)制讓文書(shū)管理方式走向現(xiàn)代化和高效化。

（三）文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

在文書(shū)檔案高效處理的進(jìn)程中，一個(gè)工作人員或是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案的重視程度也嚴(yán)重影響了一個(gè)文書(shū)管理方式是否高效化，一份文書(shū)檔案的收集和整理的質(zhì)量可以反映出領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)于擬辦工作的重視程度和態(tài)度是否積極。同時(shí)也要完善內(nèi)部的監(jiān)督體系，避免各個(gè)部門(mén)的相互制肘，如果基層工作人員了解文書(shū)檔案的管理方式就不能讓其上層管理部門(mén)通過(guò)不科學(xué)或者沒(méi)有效率的方法來(lái)干涉其文書(shū)檔案工作，同時(shí)底層員工要對(duì)于權(quán)利內(nèi)部運(yùn)行情況擁有建議權(quán)和舉報(bào)權(quán)，讓文書(shū)檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，再這樣的條件下，各個(gè)部門(mén)之間對(duì)于通用文書(shū)的處理和收集工作才會(huì)避免互相推諉，文檔積累，工作效率差的事情出現(xiàn)。

（四）要實(shí)行文書(shū)檔案集中處理

檔案的集中是保證處理效率高效運(yùn)轉(zhuǎn)的前提，因?yàn)闄n案文書(shū)具有關(guān)聯(lián)性，一旦文書(shū)的一個(gè)要素脫離集中管理就會(huì)對(duì)于整體的文書(shū)檔案處理產(chǎn)生重大的影響，同時(shí)集中化的檔案管理有利于提升文書(shū)的安全性和隱蔽性，集中對(duì)于文書(shū)檔案的回收與處理也是保證文書(shū)檔案憑證的重要原則之一。

結(jié)語(yǔ)

盡管在信息化條件時(shí)代下的文書(shū)檔案工作仍舊有許多不科學(xué)的方面和低效率的做法，文書(shū)檔案管理方式要進(jìn)行積極的改革，如果被時(shí)代發(fā)展所倒逼轉(zhuǎn)型那么時(shí)代紅利將不會(huì)普及到文書(shū)檔案工作方面上。當(dāng)前的文書(shū)檔案處理有著各種各樣的問(wèn)題如傳統(tǒng)管理方式陳舊，管理人員的綜合素質(zhì)底下，部門(mén)之間的相互制肘等的等等，我們一定要多思考，多創(chuàng)造新的管理模式保證文書(shū)檔案的安全。

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