高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案收集存在的問題及原因探析

蒙曉瑩

摘 ?要：基建檔案的管理是高校新校區(qū)建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要工作，本文探析了高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案收集過程中存在的問題，并分析了問題產(chǎn)生的原因。

關(guān)鍵詞：高校新校區(qū)建設(shè);基建檔案;檔案收集

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，各地政府對(duì)教育事業(yè)投資力度不斷加大，高校新校區(qū)建設(shè)工作如火如荼地開展，隨之產(chǎn)生的大量基建檔案急需得到科學(xué)合理、完整系統(tǒng)的歸檔保存以供利用?，F(xiàn)階段，在建設(shè)步伐加速的過程中，基建檔案的收集整理歸檔工作仍未跟上建設(shè)的步伐，檔案工作嚴(yán)重滯后，且存在著諸多問題。

一、高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案的重要性

首先，基建工程檔案產(chǎn)生的周期長(zhǎng)，施工階段多，涉及的參建部門多，歸檔的范圍內(nèi)容復(fù)雜，收集難度大。完成從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備到項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收的全過程檔案的收集整理、移交工作并驗(yàn)收合格，是整個(gè)新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提條件?？梢?，基建工程檔案是工程質(zhì)量及進(jìn)展順利的保障。其次，基建檔案在新校區(qū)建設(shè)中的作用越來越顯著，其可以為建設(shè)過程中各環(huán)節(jié)提供相應(yīng)的材料依據(jù)?；n案真實(shí)、完整、詳細(xì)地記錄反映了各階段的施工建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)工程正常運(yùn)作的憑證，也是工程后續(xù)利用、維修、擴(kuò)建、變更的依據(jù)。最后，基建檔案中保存的大量合同、工作聯(lián)系函、簽證單等各參建單位的工作來往記錄資料具有憑證作用和法律效力，是工程項(xiàng)目審計(jì)的重要依據(jù)。

二、高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集過程中存在的突出問題

（一）檔案的收集范圍不全面

高校在新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案歸檔主要按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》要求進(jìn)行收集，局限在收集建設(shè)過程所形成的檔案，而項(xiàng)目或設(shè)備在運(yùn)行中存在的問題，維修工作產(chǎn)生的資料，《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》中未作收集要求，比如，電梯在驗(yàn)收后投入使用運(yùn)行過程中出現(xiàn)的需要維修的問題，工程在保修期間出現(xiàn)的損壞的問題等，都需要記錄并進(jìn)行歸檔保存，為日后的維修、保修提供借鑒依據(jù)。[1]

（二）檔案收集滯后，不完善

新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的參建單位多，建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜，而各項(xiàng)工程交叉進(jìn)行，工程進(jìn)度快。檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度不了解，不知道已進(jìn)行到哪一步，已產(chǎn)生什么資料需要保存，導(dǎo)致檔案的收集工作與建設(shè)工作沒有同步進(jìn)行，存在脫節(jié)現(xiàn)象。各參建單位以趕工期完成建設(shè)任務(wù)為主要目的，往往不注重檔案資料的及時(shí)收集，從而致使檔案收集的滯后性，檔案資料容易缺失。

（三）檔案收集缺乏系統(tǒng)性，完整性

由于基建檔案管理員為兼職崗位，缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)收集到的檔案甄別、分類不準(zhǔn)確，難以把握工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)在聯(lián)系，造成檔案的組卷、排序不科學(xué)不合理，僅僅是簡(jiǎn)單地把檔案排列在一起，無法形成一個(gè)系統(tǒng)性的完整的檔案整體。另外，由于高校檔案管理部門的歸檔要求，基建管理部門把工程項(xiàng)目建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段產(chǎn)生的項(xiàng)目立項(xiàng)、征地等材料按綜合性文件每年度移交至檔案管理部門進(jìn)行保存，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目各個(gè)過程的檔案被拆分開來，分散在檔案館的各個(gè)年度的檔案中，對(duì)日后的查詢利用帶來了困難與不便。[2]

（四）檔案資料不規(guī)范

學(xué)校檔案館對(duì)基建管理部門缺乏前瞻性的指導(dǎo)，學(xué)?；ü芾聿块T與新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目各參建單位之間溝通協(xié)調(diào)不夠，導(dǎo)致檔案材料不規(guī)范。比如，未進(jìn)行資料的原件歸檔，各類表格簽署的意見不符合要求，材料的字跡、用印不清晰，相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽名或單位公章缺失，竣工圖紙未加蓋竣工圖章，或竣工章上內(nèi)容填寫不完整、不正確等問題，都會(huì)導(dǎo)致所保存的資料失去參考利用的價(jià)值，影響檔案資料的真實(shí)性、法律效力。[2]

（五）檔案收集缺乏主動(dòng)性

基建工程檔案具有多樣性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)到設(shè)計(jì)、施工、竣工的過程，涉及的學(xué)科、領(lǐng)域眾多，專業(yè)性強(qiáng)，且內(nèi)容廣泛，材料形式多樣。這需要基建檔案管理員具備建筑學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，才能更主動(dòng)地深入把控材料收集的進(jìn)度，范圍及內(nèi)容。

三、高校新校區(qū)建設(shè)基建檔案收集問題產(chǎn)生的原因分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱

高校領(lǐng)導(dǎo)未充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性，基建部門中負(fù)責(zé)管理基建檔案的大多數(shù)是兼職的工作人員，或者是新校區(qū)建設(shè)指揮部建立后臨時(shí)充實(shí)的人員，人員配備不穩(wěn)定，且缺乏建筑學(xué)的專業(yè)知識(shí)，無法實(shí)現(xiàn)基建工程項(xiàng)目資料全過程跟蹤，難以很好地主動(dòng)開展檔案收集整理利用的工作，對(duì)資料的收集整理都只停留在資料的簡(jiǎn)單匯集、集合保管，不利于資料收集的系統(tǒng)性、完整性、可利用性。

（二）基建檔案管理制度不完善，工程項(xiàng)目管理體系未健全

高校未建立健全一套適應(yīng)本校新校區(qū)建設(shè)實(shí)際工作的基本建設(shè)管理辦法，包括配套的工程聯(lián)系函管理、施工簽證管理、工程驗(yàn)收管理、工程質(zhì)量管理等相應(yīng)的規(guī)章制度，以及工程項(xiàng)目管理體系?；蚴墙⒌挠嘘P(guān)規(guī)章制度操作性不強(qiáng)，與本校的管理工作實(shí)際不符合，致使基建項(xiàng)目的管理工作沒有得到規(guī)范。高校應(yīng)在建立健全相關(guān)的規(guī)章制度的同時(shí)，配齊具備專業(yè)素養(yǎng)的，執(zhí)行能力強(qiáng)的工程項(xiàng)目檔案管理人員，提前介入檔案工作，從施工建設(shè)行為開始進(jìn)行規(guī)范，檔案收集與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，才能產(chǎn)生規(guī)范的，符合要求的基建工程資料

（三）檔案管理部門對(duì)基建部門缺乏指導(dǎo)監(jiān)督

高校檔案管理部門與基建管理部門之間的聯(lián)系的割斷的，檔案管理部門只負(fù)責(zé)接收基建管理部門移交過來的檔案，沒有對(duì)基建檔案的收集工作開展應(yīng)有的指導(dǎo)監(jiān)督，更是完全沒有參與到基建項(xiàng)目的建設(shè)及驗(yàn)收中。對(duì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，內(nèi)容是否真實(shí)可靠，程序是否規(guī)范，歸檔的范圍是否完整等問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)整改。兩個(gè)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，探討合理的基建檔案歸檔模式，使整個(gè)項(xiàng)目的檔案歸檔形成一個(gè)系統(tǒng)整體，便于日后的檔案利用。[3]

參考文獻(xiàn)：

[1]李星瑩.基于ACM模型的高?；n案管理流程優(yōu)化[D].天津大學(xué)，2017.

[2]劉佳芳.高校新校區(qū)建設(shè)工程檔案特點(diǎn)及存在問題探討[J].蘭臺(tái)世界，2014，（32）：63-64.

[3]王定梅. 高校新校區(qū)建設(shè)工程檔案收集存在問題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2018，（14）：38-39.