淺談林業(yè)檔案管理中存在的問題及建議

劉常玲

一、林業(yè)檔案的構(gòu)成和特點(diǎn)

1.林業(yè)檔案的多樣性

林業(yè)檔案形成于林業(yè)生產(chǎn)活動中，其形式多樣，涉及的領(lǐng)域廣、涵蓋的內(nèi)容豐富，大致可分為文書檔案、會計檔案、實(shí)物檔案和技術(shù)類檔案。其中技術(shù)類檔案又可分為營林檔案、森林資源檔案、森林和濕地保護(hù)檔案、野生動植物保護(hù)檔案、木材綜合利用檔案、多種經(jīng)營檔案、林業(yè)生態(tài)工程建設(shè)檔案、林業(yè)機(jī)械設(shè)備檔案、林業(yè)科研檔案、林權(quán)改革檔案等，體現(xiàn)了林業(yè)檔案的復(fù)雜多樣性。

2.林業(yè)檔案的階段性

林業(yè)生產(chǎn)活動和其它行業(yè)相比周期更長，完成一項林業(yè)工程，要經(jīng)歷實(shí)地勘察、可研調(diào)研報告、項目立項、規(guī)劃設(shè)計、資金投入、工程施工、科研支撐、檢查驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等漫長過程。而營造一片林地到長成一片森林，要經(jīng)過采種、育苗、整地、造林、撫育、管護(hù)、補(bǔ)植補(bǔ)造、森林防火、病蟲害防治等一系列過程，完成這些過程短則幾十年，多則上百年。所以，林業(yè)檔案形成所需時間要比其它行業(yè)的檔案所需時間更長，更具階段性特點(diǎn)。

3.林業(yè)檔案的地域性

不同的區(qū)域，地質(zhì)、氣候、水文條件不同，森林資源的分布和生長狀況也不同，具有明顯地域性。如河北省北部壩上地區(qū)營造林規(guī)模大、機(jī)械化程度高，森林資源相對集中連片，樹種結(jié)構(gòu)比較單一，管理呈規(guī)?；?而壩下和南部地區(qū)森林資源較分散、樹木品種繁多、類型復(fù)雜，從而決定了林業(yè)檔案也具有顯著的地域性特征。

二、林業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案資料歸檔缺少主動性和完整性

由于林業(yè)檔案具有多樣性、長期性、階段性和地域性等特點(diǎn)，而林業(yè)檔案管理人員多為文職人員或剛剛走出校園參加工作的學(xué)生，缺乏對林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的了解，在檔案管理工作中重文書檔案而輕技術(shù)檔案的歸檔管理。尤其是林業(yè)數(shù)據(jù)資料的管理局限性較大，技術(shù)人員不能及時的移交相關(guān)技術(shù)資料，甚者技術(shù)資料分散在不同的技術(shù)人員手中，而檔案工作人員又不清楚技術(shù)工作流程，對缺失的資料不能及時的追回，致使林業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)資料缺失，導(dǎo)致有些技術(shù)檔案歸檔不完整、不系統(tǒng)，不能有效地成套地收集整理有關(guān)的數(shù)據(jù)資料信息，使檔案資料歸檔工作缺乏系統(tǒng)性和完整性。

2.檔案資料各異缺乏統(tǒng)一性

林業(yè)檔案的多樣性，決定了林業(yè)檔案具有形式多樣，領(lǐng)域廣泛、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。尤其是一些基層林業(yè)部門，檔案管理方式較為落后，主要以紙質(zhì)為主，格式和內(nèi)容較為陳舊，沒能跟上林業(yè)信息化的步伐。林業(yè)基層部門的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，加之有的部門單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，選派的檔案管理人員工作水平較低，不能很好地利用數(shù)字化手段管理檔案資料，導(dǎo)致林業(yè)檔案資料的內(nèi)容形式多樣、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜、數(shù)據(jù)格式互不兼容，給統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一管理造成極大困難。

3.檔案管理工作缺乏銜接性

檔案管理工作的特點(diǎn)決定了培養(yǎng)一名合格的檔案管理人員是非常不容易的，要想能夠獨(dú)立的開展檔案管理工作，少則2年多則3至5年，期間需要掌握大量的管理技巧和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。林業(yè)檔案管理更加復(fù)雜，需要培養(yǎng)檔案工作人員的時間就會更長。目前很多林業(yè)管理部門沒有配備專職檔案管理員，很多情況下是讓剛畢業(yè)的大學(xué)生兼任檔案員或外單位借用，這些林業(yè)檔案管理人員的能力和水平不足，檔案管理人員又頻繁更換，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠做到很好的銜接。

4.林業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范性

基層林業(yè)檔案管理工作在分類、整理、歸檔工作方面不規(guī)范，檔案管理隨意性很大，管理質(zhì)量和水平低下，加之主管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，沒有形成統(tǒng)一的林業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有制定有效的檔案管理制度督促相關(guān)人員做好檔案管理工作。如檔案室面積和配套設(shè)施達(dá)不到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，為方便查閱檔案資料分散在各個部門保管，應(yīng)該歸檔的檔案資料沒能及時移交給檔案室，檔案資料沒有專柜存放，不能做到按類別整理，劃分保管期限不科學(xué)等。

5.不同地域檔案管理水平的差異性

由于林業(yè)檔案具有顯著的地域性特征，導(dǎo)致不同地域的檔案管理水平差異很大。如河北省北部地區(qū)以生態(tài)建設(shè)、水源涵養(yǎng)為主，多為國有林場或工程化造林，規(guī)模大、機(jī)械化程度高，資源相對集中，林業(yè)檔案管理水平較高;而南部的平原地區(qū)多以農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)林、果品生產(chǎn)為主，森林資源較分散、樹種多、類型復(fù)雜，林業(yè)檔案管理水平相對較低。

三、加強(qiáng)林業(yè)檔案管理的建議

1.加強(qiáng)管理，強(qiáng)化隊伍建設(shè)力度

為避免因?yàn)槟贻p的檔案工作人員對整體工作不熟悉而造成檔案資料缺失的問題產(chǎn)生，林業(yè)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的管理，強(qiáng)化班子和隊伍建設(shè)力度。對主管檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化管理，增強(qiáng)檔案資料的收集和及時歸檔的意識，以帶動周邊的工作人員增強(qiáng)存檔意識和責(zé)任。林業(yè)基層單位還可以把檔案工作納入單位考核范疇，用考核機(jī)制約束職工的工作行為，有效解決檔案資料歸檔的主動性和完整性。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化辦公模式建設(shè)

對產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行分類管理，制作不同文種的制式格式和文件模板，統(tǒng)一辦公和制圖的紙張格式，避免五花八門的檔案資料歸檔所帶來的麻煩，為開展檔案信息化掃描工作奠定基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理人員林業(yè)信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高數(shù)字化檔案管理水平。使用統(tǒng)一格式要求的“辦公軟件”和“檔案管理軟件”，使用統(tǒng)一要求的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)接口的“數(shù)據(jù)庫”，在做好檔案保密工作的前提下，真正做到各部門之間和各單位之間檔案資料共享。

3.做好老帶新傳幫帶工作

檔案工作人員要保持相對的穩(wěn)定性。因?yàn)榕囵B(yǎng)一個合格的檔案員需要的周期比較長。在工作人員輪崗的過程中，要充分考慮做好傳幫帶的工作。要提前做好規(guī)劃，在輪崗前請老檔案員帶著新上任的檔案員工作半年至一年。通過傳幫帶，檔案工作有了很好的銜接，新的檔案員通過老檔案員的言傳身教，也有了一些工作經(jīng)驗(yàn)，工作起來也比較得心應(yīng)手，避免了新手在工作中手忙腳亂的局面。

4.制定或修訂檔案管理工作制度

沒有規(guī)矩不成方圓。要想把檔案工作做好，制度是保障。要制定或修訂切實(shí)可行的適合本單位本部門檔案管理的檔案制度。要用發(fā)展的眼光制定或修訂檔案工作制度，可操作性要強(qiáng)。對檔案資料的歸檔和檔案管理人員提出嚴(yán)格的要求，避免檔案管理的隨意性和不規(guī)范操作，避免文件或資料散落在處室和個人手中。

5.加強(qiáng)溝通學(xué)習(xí)，互通有無

由于南北地域的差異，導(dǎo)致不同區(qū)域的林業(yè)檔案管理的側(cè)重面和管理水平差異很大。河北省北部地區(qū)側(cè)重林業(yè)生態(tài)技術(shù)檔案管理，南部地區(qū)側(cè)重林業(yè)多種經(jīng)營檔案管理，且兩地檔案管理水平差異較大。加強(qiáng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的交流和培訓(xùn)。做好地域間檔案管理人員的交流學(xué)習(xí)和輪訓(xùn)工作，把各地域的檔案管理人員聚集在一起，邀請檔案管理技術(shù)專家做專題檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。加強(qiáng)不同地域間的溝通交流，互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，共同提高，意義重大。

作者單位：河北省林業(yè)和草原基金站