淺論縣域科技創(chuàng)新檔案的管理

張艷娟

一、加強縣域科技創(chuàng)新檔案管理的重要意義

1、縣域科技檔案為上級部門和當?shù)卣萍紱Q策提供重要依據(jù)?？h域科技創(chuàng)新是國家科技創(chuàng)新體系的基礎(chǔ)組成，縣域科技檔案管理是國家科技檔案事業(yè)不可或缺的一部分。通過熟悉掌握縣域科技創(chuàng)新檔案，上級科技部門、當?shù)卣畬h區(qū)資源稟賦、科技創(chuàng)新發(fā)展現(xiàn)狀、亟待解決的技術(shù)難題、未來產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢有了充分的了解，從而在制定科技長遠發(fā)展規(guī)劃、科技項目支持領(lǐng)域和重點、科技扶持政策等方面有了重要依據(jù)。

2、縣域科技檔案為科研工作者提供有益借鑒和參考。科技的發(fā)展具有連續(xù)性、繼承性的特點，科技工作者不僅要靠自己的智力勞動來積累數(shù)據(jù)、總結(jié)規(guī)律，還要利用前人的勞動成果，啟迪新的工作思路，減少失誤和走彎路。在縣域?qū)用?，科研工作者能更方便地從本地區(qū)科技檔案中獲悉之前的相關(guān)研究材料，通過學習借鑒已有的理論、方法、工藝、產(chǎn)品等，一方面避免不必要的重復研究、重復勞動，另一方面，通過類比分析、思考，從而產(chǎn)生新的理念和靈感。

3、縣域科技檔案有利于科技成果在當?shù)氐霓D(zhuǎn)化應用?？萍紮n案是科技人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，是重要的科技信息資源?？h域科技檔案來自生產(chǎn)第一線，直接聯(lián)系著廣大群眾、科研企業(yè)和實踐基地，是對本地區(qū)科技創(chuàng)新最直接、廣泛、高效的反映?？h域科技成果具有較強的針對性、實用性。通過有效利用縣域科技檔案資源，將有利于新技術(shù)、新品種、新方法、新工藝的普及和應用，發(fā)揮科技促進經(jīng)濟社會發(fā)展的引領(lǐng)和支撐作用。

二、當前縣域科技創(chuàng)新檔案管理存在的問題

國家《科學技術(shù)檔案工作條例》要求，各企事業(yè)單位要建立健全科技檔案工作，確?？萍紮n案達到系統(tǒng)全面、安全有效利用的要求。但在實際管理中，縣域檔案、科技創(chuàng)新主管部門，作為科技創(chuàng)新檔案的牽頭單位，普遍存在機制不健全、管理不規(guī)范的問題。

1、縣域科技檔案管理意識不強。部分領(lǐng)導和業(yè)務人員對科技檔案管理工作重視不夠，缺乏溝通協(xié)調(diào)，存在著說起來重要、做起來次要、忙起來不要的現(xiàn)象?？h域科技檔案管理普遍存在著的相關(guān)制度、體系不健全的現(xiàn)象。在一年一度的歸檔工作中，絕大多數(shù)科技部門主要把本單位的檔案進行歸檔，對其他相關(guān)單位科技類檔案很少歸檔。同時，對有財政資金支持的基本進行了歸檔，對企業(yè)及科研工作者自主科研項目、有較大示范效果的檔案基本未搜集歸檔。

2、縣域科技檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案的管理水平及提供利用效果，由于科技檔案具有專業(yè)性、成套性、多樣性、現(xiàn)實性等特點，對管理者的知識層次和能力結(jié)構(gòu)就有了更高的要求。但在實際工作中，由于人手少、業(yè)務繁雜、工作量大，縣域科技檔案工作主要由科技部門的辦公室人員兼職，大部分人員缺少相關(guān)領(lǐng)域科技知識且沒有接受過專業(yè)科技檔案培訓，導致在科技檔案的收集、鑒定、歸檔等工作中出現(xiàn)搜集不全、不精準、不規(guī)范等問題，嚴重影響了科技檔案的質(zhì)量。

3、縣域科技檔案開發(fā)利用程度較低?？h域很多科技檔案歸檔后基本上束之高閣，服務于科研工作、生產(chǎn)的功能與作用沒有充分發(fā)揮出來。一是服務方式被動。管理部門在檔案歸檔后，按部就班，坐等上門，被動等待有需求的科研工作者、企業(yè)前來查閱，服務內(nèi)容方式單一，且與外界缺乏溝通交流。二是檔案管理方式落后。目前，縣域科技檔案大多處在收集、整理、保管階段，沒有對科技檔案進行網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化管理，無法滿足資源共享、深化利用的現(xiàn)代化管理需要。

三、縣域科技創(chuàng)新檔案管理的主要舉措

1、加強組織協(xié)調(diào)，建立健全工作機制。科技檔案的管理工作關(guān)系到國家科研力量是否完備，縣級相關(guān)單位、主要領(lǐng)導要深入學習貫徹《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等文件精神，切實增強科技檔案思想意識、法制觀念，把科技創(chuàng)新檔案管理作為一項重要工作來抓。加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立由縣檔案、科技主管部門牽頭，農(nóng)林、環(huán)保、交通等單位為成員的組織領(lǐng)導機構(gòu)，明確管理職責、獎懲機制。每年至少召開一次調(diào)度會，協(xié)調(diào)解決科技檔案工作中的問題，安排部署各部門具體負責的工作，確?？萍紮n案工作有序開展。加強宣傳指導，提高企業(yè)科技檔案管理認識，有條件的情況下對企業(yè)自籌的重大科技項目積極爭取歸檔。要不定期地就科技檔案管理開展督導，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保各項工作得到有效落實。

2、完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。各相關(guān)單位要明確股室和人員，落實一崗雙責和責任追究制度，強化全體人員的檔案意識。制定落實科技檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管等各項制度，規(guī)范具體工作流程，形成工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有保障的科技創(chuàng)新檔案管理新局面。嚴格執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，對有重要價值、有重大成果的各項科研項目，要及時進行歸檔。對科研項目從科研準備、研究試驗、總結(jié)驗收（鑒定）進行全流程跟蹤，力求歸檔工作與科技項目計劃進度、項目驗收、成果鑒定等工作同步，確保科技檔案收集齊全、精準。根據(jù)科技檔案內(nèi)容構(gòu)成及形成特點，設置科學的類目體系，做好目錄索引，實現(xiàn)管理科學規(guī)范。對科技檔案，每年進行一次清點登記，特別是對重要且珍貴的科技檔案逐件進行清點、核實并做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位。

3、加強學習培訓，提高科技檔案管理人員素質(zhì)。隨著科技檔案管理工作的現(xiàn)代化進程不斷深入，建設一支政治合格、紀律嚴明、業(yè)務精通、服務優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍勢在必行。加強對在職檔案人員的教育培訓，提升檔案人員管理技能和信息化操作技能，熟悉檔案法律法規(guī)，不斷提升職業(yè)道德和素養(yǎng)。要積極組織科技檔案管理業(yè)務人員、重點企業(yè)科研工作者及檔案負責人不定期開展培訓，對科技創(chuàng)新檔案的形成和歸檔、管理和利用等內(nèi)容開展全方位培訓，確保與科技創(chuàng)新相關(guān)的每一項科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準確的文件材料歸檔保存。同時，科技檔案管理工作者要主動學習、接收科研領(lǐng)域新技術(shù)、新進展、新動態(tài)，積極參加科技創(chuàng)新專題報告和講座，不斷拓展豐富自己的科技知識、檔案知識。

4、加強檔案利用，提升縣域科技檔案服務水平。在科技檔案管理工作中，相關(guān)人員要轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的思想觀念，樹立以需求為導向，以服務為核心的工作理念，積極開展科技檔案的開發(fā)利用工作，滿足廣大企業(yè)、科研工作者對科技檔案的利用需求。要完善服務制度，強化服務體系，在開發(fā)利用檔案工作中真正達到有求必應、以備應求。要改變傳統(tǒng)館藏模式，加快建設多功能自動化（OA）管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案資料的數(shù)字化管理，在減輕檔案管理人員勞動強度、提高科技檔案歸檔效率的同時，更方便地滿足檢索和查閱需求。不斷拓寬科技檔案信息化服務渠道，在相關(guān)規(guī)定允許的前提下，探索推進科技檔案上政府網(wǎng)、科技信息網(wǎng)等外網(wǎng)工作，充分發(fā)揮科技檔案信息庫、資源庫作用，實現(xiàn)資源共享，達到縣域科技檔案利用效益最大化的效果。

作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣醫(yī)療保障局