《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第八章? 企業(yè)檔案信息化建設(shè)

二、電子文件的歸檔要求

8.2.6? 文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

1.歸檔要求（見(jiàn)本刊2020年第8期）

2.整理方法

歸檔電子文件以件為單位整理。

（1）同一全宗內(nèi)的文書(shū)類電子文件按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行分類。

（2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。

①圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號(hào)順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列;建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。

②數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。

③文本文件按文件及表格文件、軟件說(shuō)明等屬類進(jìn)行整理。

④計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)間順序排列。

（3）按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤(pán)，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。

①歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。

②編號(hào)：歸檔項(xiàng)目電子文件的光盤(pán)編號(hào)，由檔案類目號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、電子文件類別代碼、光盤(pán)序號(hào)組成。其形式及填寫(xiě)方法如下：

a）檔案類目號(hào)按檔案分類執(zhí)行，根據(jù)需要可用到二級(jí)類目號(hào)。

b）項(xiàng)目代號(hào)指產(chǎn)品代號(hào)、課題代號(hào)以及建設(shè)項(xiàng)目代號(hào)等。各類代號(hào)由標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)給定。

c）電子文件類別代碼用字母表示。其中：G——圖形文件，I——圖像文件，D——數(shù)據(jù)文件，T——文本文件，P——計(jì)算機(jī)程序。如遇到一個(gè)光盤(pán)中存儲(chǔ)一種以上類別的電子文件時(shí)，應(yīng)將所包含的類別都分別填寫(xiě)上。

d）光盤(pán)序號(hào)是光盤(pán)排列的順序號(hào)，出阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

③套別：歸檔電子文件套號(hào)，用大寫(xiě)英文字母A或B表示，A表示封存保管，B表示查閱利用。

④名稱：歸檔項(xiàng)目名稱。

⑤密級(jí)：盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最高密級(jí)。

⑥保管期限：盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最長(zhǎng)保存時(shí)間。

⑦軟、硬件平臺(tái)：識(shí)別或運(yùn)行光盤(pán)電子文件的軟、硬件環(huán)境。

⑧歸檔的電子文件，應(yīng)根據(jù)其類別等將已整理好的電子文件按順序?qū)懭牍獗P(pán)，光盤(pán)寫(xiě)入的具體操作，可與形成部門(mén)共同完成。

（4）電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫(xiě)“電子檔案登記表”（格式如附錄GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范表A.1、表A.2）一式兩份。

（5）編寫(xiě)歸檔說(shuō)明

①編寫(xiě)內(nèi)容：項(xiàng)目名稱、任務(wù)來(lái)源、主要技術(shù)（指標(biāo)）要求、完成任務(wù)過(guò)程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁(yè)數(shù)據(jù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。

②編寫(xiě)要求：文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰，書(shū)寫(xiě)工整。

（6）對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行著錄。

所謂著錄，是指在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。對(duì)歸檔電子文件的著錄應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）進(jìn)行，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)，如責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等。歸檔電子文件著錄的項(xiàng)目和內(nèi)容應(yīng)盡量通過(guò)電子文件生成和歸檔系統(tǒng)的自動(dòng)提取來(lái)完成，以提高著錄的準(zhǔn)確性，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度。

（7）將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

3.電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見(jiàn)附錄GB/T 18894-2002電子歸檔與管理規(guī)范表A.3）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

（此部分未完待續(xù)）