關(guān)于文書檔案科學(xué)化管理的思考

劉敬峰

摘 要：文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人擋案、這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

關(guān)鍵詞：文書檔案;科學(xué)化管理;思考

一、文書檔案科學(xué)化

（一）文書檔案科學(xué)化

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。對電子文件、電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理，這些具體工作豐富了檔案工作實(shí)踐，提高了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實(shí)是“歸檔”，使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也算是一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。

（二）科學(xué)化的重要性

（1）辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作.要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用、字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（2）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后.檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。

（3）電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命耍長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸酶，氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子軟體：如VCD.DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長.受外部環(huán)境影響小，不易損環(huán)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（4）提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下.直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、如何做好文書檔案管理科學(xué)化

（-）科學(xué)化管理描施

（1）文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部門以及不同操作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜的情況，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一休化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩并歸入為文件運(yùn)動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

（2）基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

隨者計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn).使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作.使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式，文書檔案的歸檔等操作過程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理?；谟?jì)算機(jī)的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減經(jīng)了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進(jìn)行修改處理。就必須對已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做.這就浪費(fèi)資源和勞動力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會出現(xiàn)該問題。

（3）電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有-定參考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、整理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案于要來源于庫存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，文字簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定.完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。

（二）對檔案管理人員的要求

（1）要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏生機(jī)和活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正囚為這樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時間不長，缺乏一種積極性;另外，由于文書檔案工作畢競是較沉悶，職員記錄信息時容易麻痹較容易出現(xiàn)錯誤。從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)具有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞，甘于清苦。從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。

（2）擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務(wù)對象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須首先具備專業(yè)知識，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

（3）做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理上作就必須先要求從基礎(chǔ)工作人手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作若對原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起，把基礎(chǔ)抓好。