從企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)角度談檔案的分類體系建立

劉杜鸝 許高杰

內(nèi)容摘要 企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的忠實(shí)記錄者、見證者、延續(xù)者，為更科學(xué)地服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)過(guò)程中對(duì)檔案內(nèi)容的統(tǒng)一分類、組織、管理尤其重要。檔案分類應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分并組成一定的體系。

關(guān)鍵詞 檔案管理系統(tǒng) 分類體系 檔案信息化

1 引言

隨著企業(yè)創(chuàng)新業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，特別是信息化程度的不斷提高，搶占企業(yè)現(xiàn)代化信息化管理前沿，將是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)將存量紙質(zhì)為主的文件信息數(shù)字化及增量電子文件信息直接或間接歸檔管理，對(duì)海量檔案信息數(shù)據(jù)提供更智能化、便捷化、快速化的查詢利用，這將是企業(yè)現(xiàn)代信息化發(fā)展的客觀要求，為企業(yè)各業(yè)務(wù)和管理工作提供更便捷、更迅速的檔案信息資源利用，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、知識(shí)庫(kù)建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，需要建設(shè)與公司業(yè)務(wù)信息化相匹配的、行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，為公司未來(lái)在互聯(lián)網(wǎng)化、信息化、智能化時(shí)代不斷發(fā)展和壯大提供更好的服務(wù)與支持。

在互聯(lián)網(wǎng)金融、大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著文件產(chǎn)生的來(lái)源多樣、種類繁多，且制式不一，特別是電子文件（檔案）越來(lái)越多。如何有效規(guī)范管理這些海量資源，將是企業(yè)檔案管理面臨的主要問(wèn)題，也是檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)的核心目標(biāo)與根本任務(wù)。為此，在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施中，首先要搞清楚文檔及檔案的分類，哪些是重要的文檔，哪些必須管理，哪些可以簡(jiǎn)單管理，哪些有關(guān)鍵影響，應(yīng)依據(jù)不同檔案門類的屬性與其特殊性建立起相宜的檔案分類體系，完善全過(guò)程的檔案控制管理，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)階段都應(yīng)在體系的管控范圍之內(nèi)。在此主要根據(jù)檔案產(chǎn)生的方式（數(shù)據(jù)來(lái)源）、保存格式及應(yīng)用價(jià)值三方面進(jìn)行分類探討。

2 檔案產(chǎn)生的角度

文件是檔案的來(lái)源，檔案是文件的升華，電子文件的存檔成為目前及未來(lái)企業(yè)檔案管理工作的核心內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效控制，必須對(duì)電子文件的形成方式采取對(duì)應(yīng)的控制策略，下面主要從電子文件的來(lái)源途徑進(jìn)行分類比較。

2.1 數(shù)字化電子文件

數(shù)字化電子文件主要是針對(duì)已有紙質(zhì)內(nèi)容的文檔，通過(guò)掃描等技術(shù)手段，進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成電子文件，該方式主要為解決歷史紙質(zhì)檔案所用。

2.2 系統(tǒng)化電子文件

由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，管理人員參與或負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，既能對(duì)電子文件的來(lái)源及背景資料進(jìn)行控制，又能將整個(gè)電子文件的生命周期融入管理需求，從而控制電子文件的整個(gè)形成過(guò)程，最后與文檔管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，保證了電子文件的真實(shí)可靠性、完整安全性和長(zhǎng)期可讀性。

2.3共享化電子文件

在各企業(yè)或各部門內(nèi)，因存在較多單獨(dú)或聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行的管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的功能主要針對(duì)相對(duì)應(yīng)的具體任務(wù)，為檔案的管理提高了部分工作效率。

2.4 個(gè)體化電子文件

個(gè)體化電子文件是指由企業(yè)員工在工作操作過(guò)程中使用的文字、圖形等處理軟件形成的，打印紙質(zhì)版本后供簽字批準(zhǔn)的電子文件。這種電子文件因?yàn)檩^易起草和修改，減少了手工操作帶來(lái)的不便和困難，使用較為普遍，較受歡迎。但就電子文件本身因素而言，缺少原數(shù)據(jù)與背景資料，有效性與可靠性均存在一定的不安全因素，作為電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存的價(jià)值也就甚微。

3 檔案保存的角度

檔案保存的角度是比較傳統(tǒng)的分類角度，一般是指以企業(yè)各職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部試題內(nèi)容文檔為對(duì)象，結(jié)合內(nèi)容文檔內(nèi)容和載體形態(tài)特點(diǎn)，而進(jìn)行的分類方式，如會(huì)計(jì)內(nèi)容文檔、工程建設(shè)內(nèi)容文檔、聲像內(nèi)容文檔、人員內(nèi)容文檔、實(shí)體內(nèi)容文檔、專題內(nèi)容文檔等。

3.1 會(huì)計(jì)內(nèi)容文檔

會(huì)計(jì)內(nèi)容文檔指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)文件，主要有會(huì)計(jì)憑證文件、會(huì)計(jì)賬簿文件和會(huì)計(jì)報(bào)表文件等。根據(jù)不同的需要，會(huì)計(jì)文件可采用順序存取、隨機(jī)存取和動(dòng)態(tài)存取三種存取方式。

3.2 工程建設(shè)內(nèi)容文檔

工程建設(shè)內(nèi)容文檔是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種載體形式（文字、圖表、聲像）的信息記錄文件，包括工程前期準(zhǔn)備文件、監(jiān)理文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱為工程文件。

3.3 聲像內(nèi)容文檔

聲像內(nèi)容文檔指社會(huì)組織及個(gè)人在從事各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的記錄聲音或影像內(nèi)容的文件，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

3.4 人員內(nèi)容文檔

人員內(nèi)容文檔是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

3.5 實(shí)體內(nèi)容文檔

實(shí)體內(nèi)容文檔是指企業(yè)和個(gè)人在行使職能活動(dòng)中形成或獲得或收集到的，對(duì)企業(yè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的實(shí)物，主要有獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、專利、軟件著作等。

3.6 專題內(nèi)容文檔

專題內(nèi)容文檔是指企業(yè)及個(gè)人在重大活動(dòng)或事件中直接形成的各種載體的檔案，可作為企業(yè)在科學(xué)決策時(shí)的重要借鑒材料，同時(shí)為工作考查、檔案編研等提供可靠的依據(jù)。但此類文檔多不規(guī)范，收集工作渠道不暢，沒(méi)能及時(shí)有效管理，造成了檔案材料的流失、損毀等，給檔案信息資源建設(shè)帶來(lái)了巨大損失。因此，今后在做好別的內(nèi)容文檔管理的同時(shí)，對(duì)專題檔案的收集歸檔、管理與服務(wù)工作也相當(dāng)重要。

4 檔案利用價(jià)值的角度

檔案的利用是發(fā)揮檔案的價(jià)值所在，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，應(yīng)更多結(jié)合檔案應(yīng)用者的角度，對(duì)檔案生命周期進(jìn)行體系化的管理，最大限度地控制對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生重要影響的文檔及內(nèi)容，并進(jìn)行精準(zhǔn)分類。

4.1 普通文檔庫(kù)

文件/文檔是企業(yè)員工在日常工作中直接產(chǎn)生或間接獲得的，與其業(yè)務(wù)或經(jīng)營(yíng)管理工作相關(guān)的各種文件、資料、圖表等。

4.2 檔案庫(kù)

企業(yè)出于經(jīng)營(yíng)管理需要，在項(xiàng)目或者工作業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生，并保持原貌的文檔/文件，或受國(guó)家法律法規(guī)要求而需要保存且具有保存價(jià)值，需要統(tǒng)一歸檔保存的成果文件。

4.3 知識(shí)性文檔

對(duì)某一固定業(yè)務(wù)主題，已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)證且可以重復(fù)利用的成果。其載體可為文件、內(nèi)容文檔或其集合。

應(yīng)用價(jià)值的分類體系的特點(diǎn)，使一份文檔具備多重的屬性，可能既是一個(gè)日常工作的普通文檔，也是體系化控制的關(guān)鍵文檔，是內(nèi)容文檔法要求或者審計(jì)中不可獲取的文檔，最終也會(huì)成為企事業(yè)單位知識(shí)體系中的重要組成部分，因此這就是文檔應(yīng)用價(jià)值的體現(xiàn)，也正是依據(jù)這樣的應(yīng)用價(jià)值去建立整體管控體系。

5 檔案應(yīng)用價(jià)值的分類體系模型

結(jié)合檔案產(chǎn)生和保存的角度，再站在文檔的應(yīng)用價(jià)值角度分析，可以很快地建立一個(gè)分析模型（見圖1），分別有兩條主線：體系化的區(qū)分、重要性的區(qū)分。

類型一：重要的體系化文檔，這類文檔是核心文檔，管理方式是必須分類歸檔。

類型二：重要的非體系化文檔，在工作過(guò)程中離散的產(chǎn)生的，這類文件是最難收集的，可以通過(guò)周期性的提醒、催辦來(lái)采集管理分類。

類型三：體系化的非重要文檔，這類文檔是我們?nèi)粘９ぷ髯疃嗟倪^(guò)程文檔，是提升規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要內(nèi)容文檔，應(yīng)統(tǒng)一按標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

類型四：非體系也不重要的文檔，這類工作文檔是日常工作中產(chǎn)生的草稿性資料等，一般不做強(qiáng)制分類歸檔要求。

當(dāng)然，我們?cè)陂_展具體的檔案管理工作的過(guò)程中，分類體系還應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求等因素加以權(quán)衡，最終形成一套符合業(yè)務(wù)規(guī)則的內(nèi)容文檔分類體系來(lái)指導(dǎo)我們實(shí)際的工作開展。

6 文檔的多重性分析

基于應(yīng)用價(jià)值的分類，可得出一個(gè)企業(yè)文檔分類建設(shè)的金字塔模型。各類文檔之間是逐級(jí)遞進(jìn)，以此轉(zhuǎn)化的;而其中日常工作文檔的量是最大的，以此為基礎(chǔ)逐漸產(chǎn)生體系化文件，合規(guī)性文件來(lái)達(dá)到分類所呈現(xiàn)出最具可操作可應(yīng)用的理想型檔案管理系統(tǒng)，如圖2所示。

根據(jù)的金字塔的模型，如果站在自上而下的角度，實(shí)際上可以由企業(yè)的管理大綱、質(zhì)量手冊(cè)，向下逐級(jí)推導(dǎo)出管理過(guò)程地圖、管理程序、操作手冊(cè)工作指引及日常記錄文檔內(nèi)容格式。而這個(gè)衍伸出來(lái)的金字塔模型（見圖3）將進(jìn)一步指導(dǎo)開展整個(gè)的文檔管理體系。

7 結(jié)語(yǔ)

不同企業(yè)的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似。所以，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)的時(shí)候應(yīng)根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置合理的默認(rèn)檔案分類規(guī)則，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際加以區(qū)分和修改，生成真正符合本企業(yè)的檔案目錄系統(tǒng)，并在各個(gè)分類目錄中存放相應(yīng)的檔案文件，并最終形成與之相匹配的科學(xué)式的、專業(yè)化分類的、符合企業(yè)實(shí)際需要的檔案管理系統(tǒng)。