智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計(jì)分析

趙小強(qiáng)

摘 要：基于智慧檔案管理系統(tǒng)的層次，明確智慧檔案館建設(shè)所依靠的資源，重點(diǎn)分析智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的安全認(rèn)證，檔案信息的存儲(chǔ)、組織和檢索，檔案知識(shí)推薦、系統(tǒng)互操作等功能。

關(guān)鍵詞：智慧檔案；檔案管理系統(tǒng)；檔案知識(shí)庫

智慧城市的出現(xiàn)給檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)也帶來了契機(jī)，如果檔案利用可以融入移動(dòng)設(shè)備中，突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時(shí)間和地點(diǎn)的限制的話，檔案信息資源的利用效率將會(huì)大大提高。智慧檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)智慧檔案館的重點(diǎn)。

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個(gè)層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對(duì)本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動(dòng)信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)地捕捉檔案信息資源，并及時(shí)審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個(gè)層級(jí)達(dá)到檔案為現(xiàn)實(shí)生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時(shí)，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對(duì)照等。

檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時(shí)還擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。

2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會(huì)議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對(duì)簡單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對(duì)人力的耗費(fèi)較大，但是后期的加工成本會(huì)大大降低，同時(shí)可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個(gè)新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識(shí)別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個(gè)計(jì)算機(jī)或者一個(gè)系統(tǒng)對(duì)另外一個(gè)計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個(gè)升級(jí)到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會(huì)出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個(gè)新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨(dú)的模塊來使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索和擴(kuò)展性服務(wù)，其中擴(kuò)展性服務(wù)體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識(shí)庫等運(yùn)用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。

3.2 檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。（1）建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時(shí)間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時(shí)輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對(duì)選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)保密權(quán)限字段，從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始可以對(duì)機(jī)構(gòu)開放、從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始對(duì)社會(huì)開放的功能，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的設(shè)置在檔案入庫的時(shí)候就根據(jù)其保密年限進(jìn)行設(shè)置。

3.5 檔案知識(shí)推薦。智慧檔案系統(tǒng)應(yīng)該具備個(gè)人檔案信息定制功能，或者通過用戶認(rèn)證界面以后的個(gè)人主頁，或者是手機(jī)客戶端APP軟件來實(shí)現(xiàn)，以方便用戶隨時(shí)隨地查閱是否有新的適合自己的檔案資源。推薦方式：（1）檔案知識(shí)庫的統(tǒng)計(jì)，可以將熱點(diǎn)詞條、最新詞條對(duì)用戶進(jìn)行推薦。熱點(diǎn)詞條可以通過點(diǎn)擊、下載的統(tǒng)計(jì)量進(jìn)行推介，最新詞條可以通過發(fā)布日期進(jìn)行推介。（2）知識(shí)目錄定制功能：檔案系統(tǒng)可以按照分類的標(biāo)準(zhǔn)制定知識(shí)目錄，根據(jù)用戶自己的選擇顯示在互聯(lián)網(wǎng)個(gè)人主頁或者APP軟件中，供用戶第一時(shí)間選擇。（3）解禁檔案的推送：解禁檔案的推送可以通過解禁專題或知識(shí)目錄定制功能進(jìn)行推送。解禁檔案一般來說都是有一定機(jī)密性的，解禁初期還是有很大的利用價(jià)值的，這樣可以最大限度地發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值，尤其是紙質(zhì)檔案，如果不進(jìn)行推送，可能一直不會(huì)被利用。

3.6 用戶評(píng)介與互操作服務(wù)。用戶評(píng)介與互操作服務(wù)是指用戶與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互功能。一是用戶幫助系統(tǒng)：這里面應(yīng)該包含系統(tǒng)的使用說明、常見問題的解決辦法、用戶對(duì)系統(tǒng)的提問等內(nèi)容，系統(tǒng)可以將用戶的提問并帶詳細(xì)答案自動(dòng)地收入到幫助系統(tǒng)，作為檢索幫助供新用戶使用。二是用戶個(gè)人檔案的上傳，用戶對(duì)檔案的批注及使用反饋等信息的上傳。三是與其他單位檔案系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)檢索，不一定需要提供全文，能提供題目和獲取方式即可。這就要求檔案系統(tǒng)應(yīng)該建立開放的接口可以與其他檔案系統(tǒng)互聯(lián)。

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