高校檔案的數(shù)字化及其利用服務(wù)

杜秀春　彭曉暉　曾廣福

摘要：隨著社會信息化的進一步發(fā)展，高校的檔案館（室）需要為廣大師生提供更多、更快捷的教學(xué)、科研、管理、對外交流、人才培養(yǎng)等方面的檔案資源。本文結(jié)合紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子文件的歸檔以及服務(wù)利用，對充分開發(fā)利用高校檔案的優(yōu)勢資源進行了有益的探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案數(shù)字化；利用服務(wù)

中圖分類號：G640 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）26-0007-02

檔案是人類文明的載體和結(jié)晶及社會活動的記錄與物證。高校檔案是教師在教學(xué)、科研和管理中形成的有保存價值和憑證作用的文字、圖片及音像資料等歷史記錄，它見證了學(xué)校的成長和發(fā)展，也在源源不斷地為學(xué)校的各種實踐活動提供服務(wù)。收集檔案、整理檔案、保管檔案和利用檔案，推動社會的進步和發(fā)展，是我們的崇高義務(wù)和共同責(zé)任，我們正處在向信息化邁進的時代，各級檔案機構(gòu)都開始了檔案數(shù)字化工作，借助于信息技術(shù)的力量，讓館（室）藏檔案能夠得到更好的存儲和利用。

以前學(xué)院只有納入質(zhì)量管理體系的科研檔案和部分教學(xué)檔案，現(xiàn)在由教學(xué)檔案、科研檔案、固定資產(chǎn)項目檔案、文書檔案、照片檔案、音像檔案、實物檔案等組成。當(dāng)時的檔案管理系統(tǒng)是由FoxPro開發(fā)的一個比較小的軟件系統(tǒng)，只能在一臺微機上錄入、查找，只有紙質(zhì)檔案。隨著學(xué)院的發(fā)展壯大，教學(xué)評估和項目驗收對檔案提出了更細更高的要求，領(lǐng)導(dǎo)對檔案也越來越重視。后來，檔案室根據(jù)自身檔案的特點定制了電子檔案信息管理系統(tǒng)，加強了檔案管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造了條件。系統(tǒng)分為兩部分，一個是檔案管理系統(tǒng)，一個是檔案檢索系統(tǒng)。配備了掃描儀，可實現(xiàn)多頁快速掃描、無邊界掃描。新增了電腦和專用服務(wù)器，服務(wù)器放在另一個大樓的機房，不但運行環(huán)境好，而且實現(xiàn)了異地備份，可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。這樣，一個檔案的歸檔、利用服務(wù)工作系統(tǒng)就形成了。

一、檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是管理檔案的信息系統(tǒng)，用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件是一個以信息資源共享為出發(fā)點，依據(jù)檔案工作的管理模式、要求和方法進行設(shè)計開發(fā)的典型信息管理系統(tǒng)。涉及到檔案資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、鑒定、銷毀和統(tǒng)計等全過程，能夠全方位、全過程地對數(shù)字化檔案進行管理。檔案管理軟件系統(tǒng)一般分為單機版和網(wǎng)絡(luò)版，單機版管理系統(tǒng)只適合在一臺計算機上錄入、查閱，而網(wǎng)絡(luò)版的功能則強大很多，其設(shè)計一般是瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，只要安裝一臺檔案服務(wù)器，其他部門和個人都可以根據(jù)權(quán)限設(shè)定瀏覽、著錄、上傳、查詢檔案信息。檔案檢索系統(tǒng)基于信息量巨大的檔案數(shù)據(jù)庫，對特定的利用者而言，就如同在互聯(lián)網(wǎng)上通過搜索引擎查找信息一樣，從而實現(xiàn)檔案信息的共享。當(dāng)然，由于檔案的特殊性，檔案管理系統(tǒng)只能在內(nèi)網(wǎng)上運行，內(nèi)網(wǎng)微機上安裝了安全保密系統(tǒng)，秘密級以上的檔案只能授權(quán)在專用的場所查閱。

二、檔案的數(shù)字化過程

目前，因我國電子文件保管水平不高，且在現(xiàn)代技術(shù)條件下仍有一些文件必須以紙質(zhì)介質(zhì)存在，才能承認其憑證和法律效力，文件的耐久性保存問題也未得到解決，所以檔案大都實行“雙套制”管理，即同一份文件同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。盡管紙質(zhì)文件與電子文件在原始性與憑證性方面不完全等同，因為是異質(zhì)備份，可靠性大為提高。

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，在軟硬件兼?zhèn)涞那闆r下要嚴把質(zhì)量關(guān)。在建數(shù)據(jù)庫的過程中，無論是案卷目錄還是卷內(nèi)目錄，數(shù)據(jù)著錄的條目要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和格式化。著錄質(zhì)量決定著整個檔案檢索系統(tǒng)的質(zhì)量。電子文件要掃描或轉(zhuǎn)換為PDF格式文件，文件名與卷內(nèi)目錄的檔案號一致，便于電子文件的上傳和管理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有兩種：一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描后再由字符識別軟件（OCR）識別，形成文本文件；另一種是將檔案原文的每一頁看成一張圖片，掃描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一種方式占據(jù)空間小，但工作量大，差錯率高，也容易失真，尤其是圖片、圖紙，不可能重新制圖，投入高，收效低。第二種方式實現(xiàn)容易，檔案工作人員稍加培訓(xùn)即可以操作，而且保持了原件的原貌。工作可以定量化，差錯率相對較低，即便出現(xiàn)了錯掃、漏掃，檢查時也容易發(fā)現(xiàn)，掃描后插入即可。下面重點介紹一下第二種方式。

首先，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31-2005）、《檔案整理著錄規(guī)范》，對檔案數(shù)字化流程進行固定，確定每一步該做什么和怎么做，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的協(xié)調(diào)、規(guī)范，避免隨意和偷工減料。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等。將檔案室的永久保存的科研檔案、部分教學(xué)檔案、文書檔案、獲獎證書、專利證書、軟件著作權(quán)證書進行掃描。對于紅頭文件、蓋章頁、簽字頁及各類證書，必須進行彩色掃描。在檔案數(shù)字化的過程中，為了提高檔案的掃描效率和保證掃描圖像的質(zhì)量，需要把一卷卷檔案內(nèi)的文件拆分，一張張掃描，掃描完畢后重新用線繩裝訂，在此過程中要做好原件的保管工作，必須保證檔案原件的完整和安全。檔案原件的完整，是指出庫卷的數(shù)量、卷內(nèi)文件的數(shù)量、每份文件的頁數(shù)等無差錯，并且無破損、無惡意篡改。要做好對檔案掃描時參數(shù)優(yōu)化設(shè)置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原貌的前提下，圖像文件所占的存儲空間也要大小適中。對于掃描時出現(xiàn)黑點、黑邊的頁面，有專業(yè)的計算機軟件可以修改。檢查有無錯掃、漏掃，有無頁面歪斜、字跡模糊，發(fā)現(xiàn)情況要調(diào)整紙張或參數(shù)進行補掃。紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號命名掃描后的電子文件，電子文件可以逐個掛接，也可批量掛接。確保數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)安全，一方面禁止任何人私自拷貝檔案信息，另一方面要在技術(shù)層面上采取措施保證數(shù)字檔案的安全，如信息加密技術(shù)和身份認證技術(shù)等。

近年來，學(xué)院各單位在提交紙質(zhì)文件的同時，自己產(chǎn)生的文件必須提交電子版文件，這樣變成PDF文件后，只需掃描蓋章頁、簽字頁進行替換，上傳即可。

三、檔案的利用服務(wù)

學(xué)院先后通過質(zhì)量管理體系認證，獲得軍用軟件研制能力等級證書、裝備承制單位注冊證書。這些資質(zhì)的認證和年度檢查考核，所需資料基本由檔案室整理提供?？蒲袡n案的收集、歸檔按照學(xué)院的質(zhì)量管理體系文件進行，教學(xué)檔案按照《中國人民解放軍院校教學(xué)檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。教學(xué)評估、檢查，科研項目的審核、鑒定，學(xué)院固定資產(chǎn)的驗收、基建項目檔案的驗收等所需資料大都由檔案室整理提供。從財務(wù)審計到檔案驗收，再到項目總驗收，檔案室全程參與并提供所需資料檔案。為學(xué)科評估、教學(xué)檢查、重點項目申報、創(chuàng)新團隊評估、科研報獎、院史館展覽、項目年度檢查和教師職稱評定提供支撐材料。

有了數(shù)字化檔案，檔案管理模式也發(fā)生了改變，從以檔案實體保管和利用為重點轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，提高了工作效率，降低了檔案利用成本。紙質(zhì)文件不用被頻繁借出掃描、復(fù)印，既保護了原件，又減少了資源的浪費。當(dāng)然，電子文件的轉(zhuǎn)出也要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批，檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外網(wǎng)實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。近幾年，工信部項目檢查、驗收不再提交紙質(zhì)版，只需提交一套完整的電子版文件，我們只掃描簽字頁、蓋章頁替換即可。多年來，學(xué)院發(fā)展越來越快，取得的成績也越來越令人振奮，在科學(xué)研究、隊伍建設(shè)、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)等方面均得到了很大的提升，自主創(chuàng)新躍上了新臺階，“天河”計算機多次在世界TOP500排行榜中奪魁。作為科技攻關(guān)國家隊，學(xué)院為推動我國計算機事業(yè)的發(fā)展，為國防和國民經(jīng)濟現(xiàn)代化建設(shè)，為增強綜合國力做出了重要貢獻。

作為檔案管理人員，需要提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握數(shù)據(jù)庫管理的新技能，加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與時俱進，積極介入到教學(xué)和科研一線，及時收集資料歸檔并數(shù)字化，為師生提供個性化服務(wù)，提高服務(wù)價值。現(xiàn)在各部門來檔案室借閱檔案，首先問有無電子版，并且很愿意把資料交檔案室保存，這樣，既豐富了室藏檔案，又服務(wù)了廣大師生，作為檔案管理人員，從中感受到了幸福和欣慰，讓我們期待學(xué)院檔案事業(yè)更加美好的明天。

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