試析檔案管理系統(tǒng)的需求與功能開發(fā)利用

蘇瑩++李冬梅

摘 要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展使得我國檔案管理方式隨之改變，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作提出了信息化發(fā)展的方向，方式的轉(zhuǎn)變給我國的檔案管理工作提出了新的發(fā)展要求，檔案信息化管理使得我國檔案管理效率得以提高，同時也使我國檔案管理的難度大大降低，但是傳統(tǒng)的管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)目前的檔案管理要求，為提升檔案管理效率，相關(guān)工作人員需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)的工作要求對檔案管理功能開發(fā)工作進(jìn)行調(diào)整，使其符合我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；功能開發(fā)設(shè)計；業(yè)務(wù)需求；用戶需求；系統(tǒng)需求；問題

先進(jìn)科技手段的引進(jìn)使得我國的檔案事業(yè)不斷發(fā)展，為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及以及檔案管理工作的發(fā)展趨勢，檔案管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件的種類逐漸增多，這為我國檔案信息化的發(fā)展創(chuàng)造了便利條件。但這些軟件大致大致工功能基本相同，基本都是在檔案管理模式的基礎(chǔ)上構(gòu)建的管理系統(tǒng)，但是面對檔案管理工作越來越高的要求以及隨著信息爆炸所帶來的越來越多的檔案信息量，現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)中存在的問題逐漸暴露出來。因此，為解決目前我國檔案管理工作中的問題，對檔案管理系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析，重視檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)設(shè)計工作已經(jīng)成為一項必然需求。

1 檔案管理系統(tǒng)的需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求

隨著電子信息技術(shù)的普及，各行業(yè)的工作運轉(zhuǎn)都已經(jīng)投入到信息化管理階段，目前大部分行業(yè)領(lǐng)域的日常工作都會借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備來完成，這就使得在工作過程中會生成很多電子信息檔案或電子文件。但是數(shù)量越來越多的電子信息為其管理工作帶來了極大的壓力，一般情況下，面對大量的電子文件或檔案，各單位都會采取集中管理的方式來保障信息安全，以促進(jìn)信息管理規(guī)范，實現(xiàn)對電子文檔的長久儲存，這樣能夠為各行業(yè)中的通過效率及工作質(zhì)量的提高提供便利，更有利于電子信息的價值得到充分挖掘。

1.2 用戶需求

通常情況下，檔案管理系統(tǒng)中的用戶主要分為大類，一類是普通用戶，另一類是管理人員，還有一類是管理系統(tǒng)的維護(hù)工作者，而每一類用戶對檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用需求也有所差別。對于普通用戶來說，檔案管理系統(tǒng)對他們的價值就是檔案信息的查找、閱讀以及應(yīng)用。而對于檔案管理系統(tǒng)中的管理工作者來講，檔案管理系統(tǒng)對他們的作用是可以通過該系統(tǒng)對檔案信息文件進(jìn)行搜集、輸入、檢驗、整理和保管，但對檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)維護(hù)人員而言，該系統(tǒng)于他們的意義是規(guī)范檔案管理的程序、制定檔案管理及利用的相關(guān)規(guī)范以及對檔案信息和用戶系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)等。

1.3 系統(tǒng)需求

檔案管理系統(tǒng)管理的目標(biāo)是通過成熟而先進(jìn)的硬件技術(shù)軟件技術(shù)，開發(fā)設(shè)計出一個安全、穩(wěn)定、友好、簡單的系統(tǒng)，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規(guī)則實現(xiàn)檔案分類處理。為清楚掌握系統(tǒng)需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統(tǒng)具有采集管理、數(shù)據(jù)操作、查詢利用、增值服務(wù)等功能；從數(shù)據(jù)需求角度看，要求相關(guān)數(shù)據(jù)信息的錄入、處理具有精確性、高效性，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認(rèn)證、加密處理、防篡改等功能。

2 目前檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中存在的問題

當(dāng)前我國的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)及利用中還存在不少問題，這些問題不僅減慢了檔案系統(tǒng)的運行效率，還阻礙了我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前我國檔案管理系統(tǒng)運行工作中最主要的問題就是相關(guān)工作人員對業(yè)務(wù)的認(rèn)識不充分，這嚴(yán)重制約了我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另外，對檔案管理系統(tǒng)的需求了解程度不夠，使得相關(guān)工作人員對行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展需求理解不完善，對系統(tǒng)需求的了解是系統(tǒng)功能開發(fā)和設(shè)計效果具有決定性作用。我國目前的檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息完整性難以得到保證，加之我國當(dāng)前的管理跟蹤系統(tǒng)并不是十分完善，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的問題，隨意檔案系統(tǒng)的改進(jìn)效果難以得到大幅度的提升。

3 檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計及利用

3.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計

在這里，采用低耦合度和高內(nèi)聚度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計。按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設(shè)置檔案數(shù)據(jù)掃描入庫、格式轉(zhuǎn)化、錄入及分類整編等功能；輸出部分設(shè)置在庫檔案數(shù)量統(tǒng)計、借出檔案數(shù)量及類別統(tǒng)計、超期檔案自動催還、用戶查詢檔案等功能；管理部分設(shè)置檔案審核、歸檔、檔案備份、刪除等功能。

3.2 功能開發(fā)設(shè)計與利用

3.2.1 檔案的歸檔與接收。文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎(chǔ)，也是檢驗檔案真實性的關(guān)鍵。對于電子文件，收集、整理、鑒定是一個交叉操作的過程。由于電子檔案形成以后，依然可以進(jìn)行編輯和修改，所以進(jìn)行電子文件歸檔時要附屬清楚每一份電子文件的靜態(tài)及動態(tài)數(shù)據(jù)信息，以加強(qiáng)電子檔案原始性認(rèn)定。

3.2.2 檔案的存儲與備份。檔案的存儲與備份，是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，所以要求建立一個電子文件的有效備份、恢復(fù)的系統(tǒng)，這就要依靠計算機(jī)的軟硬件產(chǎn)品。基本上應(yīng)采用通用的存儲格式，并設(shè)置格式轉(zhuǎn)換功能。此外，還應(yīng)采用多樣的存儲方式，如目錄存儲、光盤存儲等，具體采用哪一種則要根據(jù)實際需求來定。

3.2.3 檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理的最主要性能，整個檔案管理系統(tǒng)的運行都是為這一目標(biāo)服務(wù)。所以提高檔案管理系統(tǒng)的檢索服務(wù)能力非常關(guān)鍵，為能夠給用戶提供更好的查詢服務(wù)，增強(qiáng)用戶對信息進(jìn)行查找和利用的靈活性，在對這一功能進(jìn)行開發(fā)時可以使用組合查詢的心事，并對檔案信息的可查范圍及下載權(quán)限進(jìn)行拓展。

3.2.4 檔案的維護(hù)性管理。進(jìn)行維護(hù)性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實現(xiàn)長期、有效的存儲與利用。對電子檔案的維護(hù)性管理由用戶來實施，根據(jù)用戶需求設(shè)置具有不同功能的維護(hù)性管理功能。主要管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫管理、電子檔案保管期限堅定及銷毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數(shù)據(jù)輸出等。

3.3 數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，為保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，除了依靠計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)提供的安全管理機(jī)制之外，還應(yīng)設(shè)立一套完整的數(shù)據(jù)訪問系統(tǒng)，避免機(jī)密檔案泄露。例如，建立授權(quán)管理機(jī)制、檔案檔案密級管理和審批級別設(shè)置，從而保障檔案信息安全。

結(jié)束語

總而言之，對檔案管理系統(tǒng)的工作需求進(jìn)行了解，并采取有效措施及方法做好檔案功能開發(fā)與檔案利用工作有利于我國檔案管理體系的完善、增強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，推動我國檔案事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。另外，重視檔案管理系統(tǒng)功能的開發(fā)工作能夠有效提高我國檔案管理提供的工作效率，滿足我國各行業(yè)、各領(lǐng)域的檔案管理要求，確保為大眾提供更好的檔案管理服務(wù)。相關(guān)工作人員應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的步伐，隨時對檔案管理的工作方式以及技術(shù)手段進(jìn)行調(diào)整，推動我國檔案事業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展。

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