論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用

陳忠海+高勝楠

摘 要：開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用是推進信息技術(shù)與檔案工作深度融合的體現(xiàn)，是對數(shù)字中國建設(shè)的積極響應(yīng)。通過分析開放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題以及開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性分析，針對形成檔案的個人和收集檔案的機構(gòu)分別提出建立云存儲的電子檔案和實施開放存取倉儲聯(lián)盟的實現(xiàn)途徑，指出應(yīng)用的方法和注意事項。

關(guān)鍵詞：開放存??；檔案網(wǎng)站；信息資源；資源建設(shè)

Abstract： Application of Open Access on archives website information resource construction is the reflect of the depth integration of the information technology and archival work， it is a positive response to the digital China Construction. By analyzing the problems of Open Access perspective Archives Information Resources Construction Site and the applicability of the usage of Open Access archives in the website information resource construction，F(xiàn)or individuals and organizations formed archives collection archives，respectively proposed the establishment of electronic archives and implementation of cloud storage way Open Access storage Alliance，and overview application methods and precautions.

Keywords： Open Access；Archives website；Information resource；Resource construction

1 引言

20世紀80年代，參與出版期刊的商業(yè)機構(gòu)為追求利益最大化，通過各種壟斷行為逐年提高學(xué)術(shù)期刊價格，使得科研人員和學(xué)術(shù)交流機構(gòu)無力購買太多的學(xué)術(shù)期刊，引發(fā)“期刊價格危機”，致使學(xué)術(shù)研究成果不能廣泛傳播，學(xué)術(shù)交流受阻。20世紀90年代后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展推廣，基于成本壓力和技術(shù)動力，國際學(xué)術(shù)界、出版界和圖書情報界發(fā)起了一場免費零障礙獲取和傳播學(xué)術(shù)資源的“開放存取”運動。之后，國外研究人員紛紛從不同的角度，闡發(fā)了自己對開放存取的獨到認識。一般認為，《布達佩斯開放存取先導(dǎo)計劃》（BOAI）中給出的“開放存取”的定義是普遍被認可的。該文件指出：對文獻的“開放存取”不應(yīng)存在不同的政策和權(quán)限，用戶可以通過Internet免費閱讀、下載、復(fù)制、傳播、打印和檢索作品，實現(xiàn)對作品全文的鏈接，為作品建立索引，將作品作為數(shù)據(jù)傳遞給相應(yīng)軟件，或者進行任何其他出于合法目的的使用，而這些使用方式除網(wǎng)絡(luò)本身的物理障礙和出于對作者著作權(quán)保護的考慮外，不應(yīng)受經(jīng)濟、法律和技術(shù)的任何限制。[1]

國內(nèi)對開放存取的研究始于2004 年，研究成果多集中在圖書館學(xué)領(lǐng)域，而同屬信息服務(wù)領(lǐng)域的檔案學(xué)界對此的研究成果卻寥寥無幾。筆者于2016年3月25日登錄中國知網(wǎng)，以“開放存取”為主題詞，分別在“圖書館學(xué)、圖書館事業(yè)”和“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”學(xué)科目錄下進行高級檢索，分別得到相關(guān)文獻1772篇和26篇，足見開放存取亟待引起國內(nèi)檔案學(xué)者的關(guān)注。與此同時，現(xiàn)有的少量研究成果側(cè)重于開放存取理念與檔案信息資源開發(fā)理念的宏觀對比、開放存取環(huán)境下高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)、歷史檔案網(wǎng)絡(luò)存取等方面，學(xué)者們對開放存取在檔案領(lǐng)域應(yīng)用方法的關(guān)注不多，研究成果極少。因此，本文從開放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題以及開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性展開探討，同時提出開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑、方法和注意事項。

2 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題及開放存取的適用性分析

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)在國家政策支持和檔案學(xué)術(shù)研究的推動下，有了較大進步和發(fā)展，但站在開放存取視角下觀察，目前仍然存在很多問題，而開放存取的“開放共享、互聯(lián)互通、即時存取、多元參與”的特點恰好能夠彌補這些問題帶來的缺陷。

2.1 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題分析

2.1.1 可用資源類型單一，內(nèi)容單調(diào)。大部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。

2.1.2 各自為政，存在信息孤島現(xiàn)象。利用者進入一個檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對本區(qū)域范圍內(nèi)或全國乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫檢索。即每個檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理這一層面看，仍然是一個個獨立的信息孤島。[2]

2.1.3 信息更新速度慢，缺乏時效性。檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿足用戶信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問和利用率的重要指標，我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對貧乏，訪問率、利用率較低，拋開用戶利用動機，網(wǎng)站信息更新速度慢、時效性差是重要影響因素之一。

2.1.4 資源建設(shè)與對社會需求的認知存在偏差。當前的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)主體單一、用戶參與不夠，這源于對社會需求認知的不足。檔案用戶類型眾多，不同的用戶對文件信息的需求不同，每個用戶使用資源的側(cè)重點也不同，因而有必要以用戶需求為中心來拓展檔案網(wǎng)站信息資源范圍，遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務(wù)于資源開發(fā)和利用的原則，開展網(wǎng)站信息資源建設(shè)。[3]

2.2 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的適用性分析

2.2.1 開放共享增強資源多樣性。開放共享使得社會需求多樣化，多樣化需求需要改進檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢、瀏覽及多種方式獲取檔案知識的多元化服務(wù)網(wǎng)站。

2.2.2 互聯(lián)互通提高資源流動性。利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡化利用方式，切實推動檔案資源跨館利用、跨館出證。開放存取環(huán)境下用戶對開放檔案的使用權(quán)限增大，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)免費檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。

2.2.3 即時存取加快資源更新速度。對于眾多的可開放檔案，進行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對數(shù)字檔案進行更新和維護。數(shù)字檔案的更新是存檔過程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過標準化處理的有價值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲到云端，實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)更新。[4]

2.2.4 多元參與提高資源建設(shè)效率。在開放存取環(huán)境中，用戶對信息享有了較為充分的訪問權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開放存取通過促進檔案價值鑒定、保密范圍、密級劃分、保密期限、開放模式和開放范圍的變革，使更多的檔案資料以開放存取方式為更多用戶獲取，把多元用戶的多元需求融入檔案信息資源建設(shè)的全過程，擴展檔案信息資源開發(fā)體系中開發(fā)主體的合作范疇與廣度，可以有效提高資源建設(shè)效率。[5]

3 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑與方法

借鑒開放存取在圖書情報和網(wǎng)絡(luò)出版領(lǐng)域的應(yīng)用實踐以及相關(guān)研究成果，提出開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑和方法。

3.1 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑

3.1.1 針對形成檔案的個人，建立云存儲的電子檔案。這是檔案網(wǎng)站在收集個人檔案過程中對開放存取利用的主要方式，其實現(xiàn)過程可分為現(xiàn)行利用和長遠發(fā)展兩個階段：第一階段，實現(xiàn)個人檔案對自我的絕對開放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當前云存儲的發(fā)展趨勢來看，有越來越多的人把數(shù)字檔案資源存儲在云端。[6]在云存儲之前，個人檔案是一種對自我的相對開放，只能在存儲檔案的指定設(shè)備中查閱利用，而云存儲之后則可以擺脫存儲設(shè)備的限制，從而實現(xiàn)先行利用的開放存取。第二階段，實現(xiàn)個人檔案對社會的相對開放。個人是檔案的形成主體之一，個人檔案是社會檔案資源的重要組成部分。當個人檔案的價值實現(xiàn)從個人向社會的轉(zhuǎn)化后，就會產(chǎn)生社會利用需求，一旦其滿足向社會開放的條件，利用者就能在自身可利用范圍內(nèi)實現(xiàn)開放獲取，從而實現(xiàn)個人檔案長遠發(fā)展的開放存取。

3.1.2 針對收集檔案的機構(gòu)，實施開放存取倉儲聯(lián)盟。在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的開放存取倉儲應(yīng)包括機構(gòu)倉儲和主題倉儲。個人認為，各檔案館建立的檔案網(wǎng)站實際上是開放存取倉儲中機構(gòu)倉儲的一種，也就是說目前機構(gòu)倉儲建設(shè)正在進行之中，在開放存取理念下可以有意識地引導(dǎo)其朝著統(tǒng)一的標準化建設(shè)和合作建設(shè)的方向發(fā)展，即檔案網(wǎng)站建設(shè)者將完整的作品版本和授權(quán)使用許可協(xié)議以標準的數(shù)字化格式即時存貯在檔案網(wǎng)站的在線倉儲中，確?？砷_放存取檔案信息的開放訪問、自由傳播、統(tǒng)一檢索和長期存檔。[7]同樣的方式可以構(gòu)建主題檔案開放存取倉儲，進而實現(xiàn)檔案網(wǎng)站的開放存取倉儲聯(lián)盟，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶實現(xiàn)便利的跨庫檢索創(chuàng)造條件，使利用者不論身在何處，都能方便地找到自己需要的可開放檔案信息。

3.2 開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的方法

3.2.1 構(gòu)建開放存取資源庫。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的資源基礎(chǔ)。隨著國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，以及國家檔案工作“十二五”規(guī)劃的順利實施，檔案館藏得到了極大的豐富和優(yōu)化，已經(jīng)初步具備了建立開放存取資源庫的資源條件。在資源庫建設(shè)中重視開放存取目錄中心建設(shè)，開展檔案目錄資源基礎(chǔ)體系建設(shè)，建立國家層面的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫。加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程，以開放存取資源庫為基礎(chǔ)開展檔案數(shù)據(jù)開放計劃，履行開放共享和存取便利的方針。逐步實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化服務(wù)的新模式：凡是經(jīng)過鑒定開放的數(shù)字檔案， 一旦被存放到檔案網(wǎng)站上，就應(yīng)按照開放獲取的原則允許利用者免費獲取，包括閱讀、下載、復(fù)制、傳遞、打印、檢索，實現(xiàn)“無限制使用”和“充分共享”。[8]

3.2.2 完善相應(yīng)的制度、法規(guī)。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的基本規(guī)范和法律保障。完善制度可從兩個層面考慮：一是從單位層面，實行制度化管理。將檔案管理納入單位整體制度化管理中去，建立嚴格的監(jiān)督機制和審查體系，對檔案信息形成過程加強質(zhì)量控制，明確規(guī)定要嚴格審核檔案信息內(nèi)容的完整、系統(tǒng)、準確等情況。二是從檔案部門層面，進一步完善檔案鑒定制度和適宜開放存取檔案的管理制度。將每個環(huán)節(jié)的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，從制度上明確符合開放存取要求的檔案范圍。法規(guī)需要明確即時歸檔和及時提供服務(wù)的法定責任。科學(xué)規(guī)劃和推進與開放存取相關(guān)的法規(guī)體系建設(shè)，將檔案法規(guī)的制定與檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)相結(jié)合，依法保障開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的科學(xué)、合理應(yīng)用。就我國現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來看，其內(nèi)容側(cè)重于檔案的管理與保護，而對檔案的公開和利用限制較多，因此，國家在宏觀的法律法規(guī)和政策方面應(yīng)當給開放存取以明確的宣示和引導(dǎo)。

3.2.3 實施存取質(zhì)量控制。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的核心要素。首先，確立質(zhì)量評價標準。質(zhì)量評價標準的內(nèi)容主要包括：檔案著錄格式標準、描述與標引語言標準、檔案信息元數(shù)據(jù)標準、質(zhì)量標準、計算機網(wǎng)絡(luò)標準、數(shù)據(jù)庫管理標準以及獲取技術(shù)標準等通用標準。只有嚴格推行和遵循不同層次的標準，才能將不同檔案館組建成一個互聯(lián)的共享網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案信息資源的交流與兼容。[9]其次，嚴格控制實施。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認識水平，這是優(yōu)化質(zhì)量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質(zhì)量控制的主要把關(guān)者，在文件制作過程中，要注重內(nèi)容的真實性、準確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質(zhì)量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者。在開發(fā)檔案信息資源的過程中，檔案人員必須樹立質(zhì)量意識，為利用者提供高質(zhì)量的檔案信息。需要指出的是，單位領(lǐng)導(dǎo)對優(yōu)化檔案質(zhì)量的重要性的認識最為關(guān)鍵。[10]最后，建立“人機交互”的監(jiān)督和檢查機制。只有加強監(jiān)督和檢查，才能保證檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快檔案管理與信息社會的融合，從而促進檔案網(wǎng)站服務(wù)水平的現(xiàn)代化。

3.2.4 營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息開放存取中扮演著重要角色，沒有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，檔案信息開放存取如同泡影，只能停留在理論層面上，根本無法付諸實踐。[11]在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，形成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站信息化體系，可以為開放存取的實際應(yīng)用提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

4 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)用開放存取應(yīng)當注意的事項及建議

總結(jié)近幾年開放存取在圖書館領(lǐng)域運行的經(jīng)驗，結(jié)合檔案工作實際，在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用開放存取應(yīng)當注意的事項及建議有：（1）合作建設(shè)與標準化實施問題。由于各檔案機構(gòu)的參與和社交媒體平臺的發(fā)展，使得開放存取的主體日益復(fù)雜化和多元化，如何實現(xiàn)異構(gòu)存儲設(shè)備間標準的協(xié)同與合作建設(shè)，就成為開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)用中必須注意的首要問題。可以設(shè)想的方案是，在地域和工作聯(lián)系比較密切的省轄市與縣（區(qū)）檔案館之間、檔案館與個人之間先行試點，取得經(jīng)驗，之后逐步推廣。（2）知識產(chǎn)權(quán)問題。版權(quán)保留、部分版權(quán)轉(zhuǎn)讓和版權(quán)分攤是開放存取版權(quán)運營模式演變過程中的不同階段，是作者、倉儲機構(gòu)和用戶版權(quán)利益不斷調(diào)適平衡的體現(xiàn)，是開放存取理念不斷滲透和開放存取公益性質(zhì)逐步凸顯的過程。目前，版權(quán)分攤是最普遍的協(xié)議授權(quán)形式，也是最能體現(xiàn)開放存取版權(quán)運營特色的授權(quán)模式。[12]檔案館可以參照并采用版權(quán)分攤模式先行先試，不必分階段亦步亦趨，做到高起點、穩(wěn)步走。（3）運行經(jīng)費問題。開放存取依托免費的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，但并非沒有成本支出。實踐表明，運行經(jīng)費是否有保障是決定開放存取運行狀況的關(guān)鍵因素，而檔案館不應(yīng)成為全部經(jīng)費的承擔者，經(jīng)費問題需要得到有效的解決。眾籌和聯(lián)合建設(shè)都是解決問題的方式之一，但公共財政支持應(yīng)當成為主要的資金來源。

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