文書檔案工作中檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析及研究

唐行俊

[摘要]伴隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在一定程度上現(xiàn)代文書管理已經(jīng)成為單位項目工作之一。要想在真正意義上提高文書檔案管理工作水平，就應(yīng)加強文書檔案管理，同時還應(yīng)做好文書工作以及檔案工作中的銜接，這樣才能真正建立有效的管理制度。使文書管理工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而提高文書檔案利用率，為單位決策提供依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]文書檔案工作；檔案管理系統(tǒng)；應(yīng)用分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201719202

對于文書檔案來說是信息中的原始記錄，發(fā)揮著重要的作用。文書本身具有安全性以及不易管理等相關(guān)因素，進(jìn)而在高校事務(wù)管理中發(fā)揮著重要的作用。文書檔案主要是指在通用文書轉(zhuǎn)化成的部分檔案習(xí)慣的一種稱謂，是檔案中重要的組成部分。不僅是單位過去發(fā)展中的縮影，而且還是建設(shè)狀況中的記錄，因此在行政管理中發(fā)揮著重要的作用。文章將針對文書檔案管理工作中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行針對性的探討。

1文書檔案工作中的原則

（1）整體性原則。在整體上來講與一些其他管理工作相比，文書檔案工作具有整體性的特點，對于文書檔案工作并不是簡單地劃分辦公室職員以及檔案部門工作，在實際數(shù)據(jù)資料收集過程中需要職能部門的幫助，同時將資料進(jìn)行收集整理，進(jìn)而對整個企事業(yè)單位起到重要的指導(dǎo)作用。

（2）規(guī)范性原則。對于文書檔案管理工作自身規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)以及數(shù)據(jù)兩個方面，在一定程度上需要嚴(yán)格業(yè)務(wù)流程化管理方式，進(jìn)而將收文管理以及發(fā)文管理等相關(guān)環(huán)節(jié)通過規(guī)范性操作方式為文書檔案查閱者提供一定的便利，這樣的方式便于查閱者在規(guī)定時間內(nèi)獲取相關(guān)信息，在真正意義上提高單位實際運轉(zhuǎn)效率。

（3）保密性原則。由于文書檔案記錄了一些單位內(nèi)部中的核心技術(shù)，在實際管理過程中，應(yīng)該注意自身的保密行為，針對不同文書檔案在整體上應(yīng)該采用分類規(guī)置，將文檔進(jìn)行妥善保存，這樣能夠?qū)嶋H管理職責(zé)落到實處。同時對于文書檔案經(jīng)手人應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)記錄，進(jìn)而確保核心資料中的安全性。

2文書檔案工作面臨的問題

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案認(rèn)知存在著一定的不足。在單位文化檔案管理工作中，只有在真正意義上提高單位高層管理人員對文書檔案工作的重視，才能提高文書檔案管理工作水平，才能建立新型的檔案管理系統(tǒng)。由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，一些單位領(lǐng)導(dǎo)人存在著錯誤的認(rèn)知，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為只要將文書檔案工作進(jìn)行簡單的記錄以及保存就可以，并沒有真正認(rèn)識到檔案管理在單位發(fā)展中發(fā)揮的重要作用。最終導(dǎo)致檔案管理中人力財力投入相對較小，這樣的情況在很大程度上嚴(yán)重制約了文書檔案工作的順利開展。

（2）文書工作與檔案管理存在著脫節(jié)的現(xiàn)象。在實際文書檔案管理工作中，對于文書工作與檔案管理來說是較為密切的，同時也存在著一定的差異。對于文書檔案管理工作來說處理好文書工作與檔案管理一體化是重要的環(huán)節(jié)，當(dāng)前在實際文書管理工作中，在整體上實行一種分體式管理體系，這樣的方式在某種意義上來講是較為科學(xué)的，但是卻分離了文書工作以及檔案管理工作，在具體銜接上經(jīng)常會發(fā)生失誤現(xiàn)象。之所以會有這種現(xiàn)象的發(fā)生，是因為一些文書工作人員自身缺乏檔案意識，在進(jìn)行信息收集過程中效率較低，同時不能在整體上扣住檔案主題，而檔案專業(yè)人員自身沒有接觸到太多的文秘工作，最終造成兩者嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生，真正降低了文書檔案管理質(zhì)量。

（3）文書檔案管理中工作人員自身偏低。對于文書檔案管理工作來說，由于長期對文書檔案管理工作的不重視，一些檔案管理人員大多數(shù)都不是專業(yè)人才，除了檔案工作以外還兼有一些其他的職位，這樣的形式將導(dǎo)致自身責(zé)任感不強，在整體上不能將文書檔案工作擺在正確位置上。除此之外，一些單位中的檔案管理人員自身雖然具備專業(yè)技能等，但是由于自身的不積極并沒有進(jìn)行下一步的培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致在管理方法以及管理理念上不能與新時代發(fā)展相適應(yīng)，最終不利于文書檔案工作發(fā)揮自身的效力。

3運用管理系統(tǒng)文書檔案的優(yōu)勢

（1）能夠真正提高工作效率。對于檔案系統(tǒng)管理文書來說自身具備的優(yōu)點是能夠?qū)n案系統(tǒng)中的信息進(jìn)行及時的處理，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對于檔案管理工作人員來說比較依賴手工操作等，這樣的方式相對而言是比較耗時費力的，同時自身工作效率極為低下，手工操作經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤偏差等。對于檔案管理系統(tǒng)來說為文書檔案材料中的收集以及儲存等相關(guān)環(huán)節(jié)是比較便利的，在文件材料移交以及借閱利用等是比較簡單易行的。在整體上講通過互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)等，能夠?qū)⑽募牧限D(zhuǎn)移真正實現(xiàn)便捷的效果，在一定程度上省去了實際中的搬運過程，進(jìn)而提高了工作效率。

（2）能夠共享到檔案信息。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，但是檔案室以及各職能部門等很難實現(xiàn)信息上的共享，一些信息閑置在庫房當(dāng)中，這樣的形式在一定程度上給管理以及信息查閱帶來了較大的不便，同時還造成了資金以及資源上的浪費。伴隨著電子以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在整體上簡化了信息載體，同時還節(jié)省了實際中的存儲空間，實現(xiàn)了信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供了局域性網(wǎng)絡(luò)中在在線移交以及借閱等，真正超越了酒店里中信息流動具有的單向性管理，進(jìn)而實現(xiàn)了信息資源中的多方共享，極大提高了檔案管理中實際工作質(zhì)量以及工作效率等。

4文書檔案工作中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用分析的可行性建議

（1）提高實際中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識。作為單位中的高層管理應(yīng)該加強現(xiàn)代檔案管理自身作用的認(rèn)知，進(jìn)而主動將現(xiàn)代化手段運用在文書檔案管理工作中，這樣才能加大企業(yè)檔案管理中的資金投入。同時還應(yīng)結(jié)合本單位中的實際情況以及相應(yīng)的實際需求，進(jìn)而配置檔案管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)施以及應(yīng)用軟件等，這樣才能為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)性保障。除此之外，還應(yīng)注意對檔案管理人員實際培訓(xùn)，進(jìn)而增強實際中的管理意識以及自身責(zé)任感等，進(jìn)而提高檔案管理專業(yè)中的知識儲備量，還應(yīng)對現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，這樣能夠?qū)F(xiàn)代化手段真正運用在檔案管理工作中。

（2）加強企業(yè)檔案中的收集以整理等。對于企業(yè)自身發(fā)展來說企業(yè)檔案是重要的資產(chǎn)，同時也是當(dāng)前市場競爭中的重要信息保障。要想在真正意義上保證企業(yè)檔案信息充足，就應(yīng)加大企業(yè)檔案中的收集以及整理。建立健全實際中的檔案管理規(guī)章制度，針對檔案信息進(jìn)行歸類收集整理，設(shè)定相關(guān)的格式等，進(jìn)而確保手機整理中的文書檔案信息能夠保證質(zhì)量等，真正為查閱者提供便利性條件。除此之外，還應(yīng)積極加強實際中的數(shù)字化建設(shè)監(jiān)管力度，加強實際中的安全檢查防患意識，針對文件材料等應(yīng)該積極利用圖像掃描進(jìn)行處理等，這樣能夠保證實際中的原始性以及真實性。同時應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的審查小組，針對數(shù)字化中的檔案管理系統(tǒng)漏洞進(jìn)行排查和維護(hù)等，進(jìn)而為單位發(fā)展提供動力支持，還能確保實際中檔案信息安全，為文書檔案能夠發(fā)揮真正效力。

5結(jié)論

總而言之，文書檔案管理工作是單位進(jìn)行各項社會活動的依據(jù)，因此，做好文書檔案管理工作對于單位的建設(shè)與發(fā)展具有積極意義。目前文書檔案管理工作還存在許多的問題，文書檔案管理工作人員需要進(jìn)一步提升自我素質(zhì)，提升文書檔案管理的工作效率。各單位需要加大文書檔案管理工作的重視，建立有效的管理制度，強調(diào)文書工作與檔案管理工作的有效銜接，加強部門與文書檔案管理部門的聯(lián)系，這樣才可以切實提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)單位各項事業(yè)的發(fā)展。

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