MRO采購數字化系統(tǒng)管理在制造企業(yè)中的應用

摘要：在競爭日趨激烈的市場環(huán)境下，尤其是后疫情時代的到來，實體經濟面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，制造型企業(yè)如何發(fā)展，內部管理和調控顯得尤為重要。非生產性物料MRO作為企業(yè)采購中不可或缺和管理難度較大的組成部分，本文結合當下制造業(yè)非生產性物料MRO的特點，就數字化系統(tǒng)對MRO采購及其供應商管理的流程優(yōu)化進行闡述并提出改善性建議。

關鍵詞：MRO;數據化;間接采購;供應商管理;產品數據庫

在全球產業(yè)信息化和數據化的大趨勢下，智能數據系統(tǒng)已經日益取代傳統(tǒng)的人工流程操作，成為企業(yè)的核心運行模式和管理體系。EPR系統(tǒng)，全稱為企業(yè)資源管理計劃（Enterprise Resource Planning），是企業(yè)通過信息化、系統(tǒng)化的管理進行經營決策和運營的平臺。通過對采購、質量、物流、財務、生產資源計劃、銷售、人力資源等進行管理和定期數據分析，達到優(yōu)化資源配置、提高效率和降低成本的企業(yè)經營目標。

MRO是維護（Maintenance）、維修（Repair）和運營（Operation），屬于企業(yè)間接采購范疇，即原材料采購以外的耗品、備件采購，包括刀具、夾具、各類工具、潤滑油、工業(yè)氣體、油漆等非生產性物料。與生產性物料采購相比較，MRO采購在制造企業(yè)運營管理中較難取得足夠的重視和管理，主要原因有：

1.購量少。由于品類繁多，每種品類的采購量少，總體采購量相比生產性物料較少。大部分制造型企業(yè)中，MRO采購量僅占到總采購量的10%～20%。

2.采購需求分散。MRO采購需求來自企業(yè)內部不同的職能部門，集中程度不高，溝通成較大，工作量較大。

3.計劃和庫存管理難度大。由于多品種小批量的特點，MRO采購難以形成穩(wěn)定的需求計劃和周期庫存。

4.MRO供應商參差不齊。MRO耗品、備件屬于工業(yè)品范疇，市場上的供應商有工業(yè)品跨國平臺，也有私營業(yè)主，優(yōu)劣勢并存，管理難度較大。

隨著市場競爭日益激烈，尤其是后疫情時代來臨，制造企業(yè)如何降低成本成為生存硬指標。在生產性物料降本空間有限的前提下， MRO優(yōu)化和管理顯得尤為重要。企業(yè)通過智能數據管理系統(tǒng)，對MRO采購管理進行優(yōu)化和配置，可以從兩大方面入手：

1.外部供應商管理

（1）建立電子招標系統(tǒng)。電子招標系統(tǒng)將招標、評標、合同等一系列流程通過數字化集成，可以促進企業(yè)與供應商的規(guī)范化管理，降低人工招標可能帶來的道德風險，提升流程效率和公平度。目前大型國有企業(yè)和外資企業(yè)基本已實現MRO電子招標模式，但仍有不少中小型企業(yè)在招標管理中存在系統(tǒng)和相關流程問題，全面建立MRO電子招標系統(tǒng)可以使供應商形成良好地競爭意識，提升產品和服務品質和標準，對整體提升市場能力和產業(yè)升級有重要意義。

（2）供應商檔案管理。由于MRO產品的多樣性特點，MRO供應商數量相對較多。企業(yè)應對所有MRO供應商，尤其是一般化學品和危險化學品資質進行數字化管理和及時更新，對其經營范圍、生產許可、代理授權、質量認證、物流資質、環(huán)保資質、綜合評定報告等一系列信息進行智能系統(tǒng)建檔、跟蹤、更新等管理。

（3）供應商開發(fā)和新建流程管理。市場中的客戶需求不斷變化，企業(yè)銷售和生產需求也隨之變化。為了滿足新的外部和內部采購需求，MRO供應商的前段開發(fā)流程顯得尤為重要。新供應商的開發(fā)需要進行需求、采購、質量、財務等多部門共同參與決策，企業(yè)在數據化流程管理系統(tǒng)中應建立相對應的開發(fā)流程，設定合理和公開透明的標準值和打分機制，降低多部門合作的時間成本和溝通不暢的低效率可能性。開發(fā)流程完畢后，應按照企業(yè)內部授權決策體系建立標準化的檔案建立流程，可通過數字化平臺實現線上申請和審批，既可以實現流程和數據的可追溯性，又能提升企業(yè)內部的工作效率。

（4）供應商分類管理。目前國內MRO工業(yè)品渠道多樣化，小到批發(fā)零售公司、貿易公司、代理公司，大到工業(yè)品跨國平臺企業(yè)、電商平臺等，不同類別的MRO供應商優(yōu)勢各不相同，一般情況下制造企業(yè)都同時與多家MRO供應商有長期合作業(yè)務。企業(yè)可以通過建立數字化系統(tǒng)平臺對不同供應商進行分類管理，根據自身實際需求制定供應商合作戰(zhàn)略。

（5）供應商績效管理。MRO供應商的評定與審核在供應商管理中具有重要意義，傳統(tǒng)的獨立績效評估的參考價值有限，且與行業(yè)中同等供應商缺乏比較性。企業(yè)可通過系統(tǒng)智能設定多維度評估標準和打分或者等級機制，按分數或等級、不同期間等多方面管控和數據、報表分析管理，實行聯網資源共享，企業(yè)內各部門可根據需求參考。

2.內部流程優(yōu)化

（1）編制產品數據庫。對于MRO產品中具有周期性采購和使用超過一定數量的產品，建立MRO數據庫是非常重要的，也是企業(yè)進行MRO采購管理的最關鍵步驟，相比較零散管理，建立MRO數據庫有以下優(yōu)點：

產品數據全面、清晰、統(tǒng)一管理。產品的詳細信息，如品牌、圖片、規(guī)格、包裝、價格及其有效期、起訂量等建立完整的數據，便于查找和檢索。對于相同屬性或者類似信息的產品，系統(tǒng)可以進行智能歸類和比較。

產品對應的成本科目和成本中心明確。由于MRO產品的特殊性，在很多企業(yè)中對于其成本歸屬是采取經營中心&科目的方式進行標記和入賬，傳統(tǒng)人工記賬加大了入錯科目的可能性，而數據庫能合理地消除這一風險。產品的成本科目和成本中心與產品編號綁定，自動帶入財務模塊系統(tǒng)。

數據、報表分析功能。數據庫系統(tǒng)對產品信息的錄入、修改等節(jié)點可以起到監(jiān)控作用，有利于企業(yè)進行各項產品分析、歸納總結。

產品對應供應商管理。傳統(tǒng)流程中采購集中化程度較弱，需求部門的偏好各不相同，同一產品可能會出現不同供應商的情況。建立產品數據庫有利于對供應商的管理，節(jié)約內部資源。

數據內部共享。建立數據庫可以在企業(yè)內部共享資源，提高采購集中化程度，降低產品成本和內部管理成本。

（2）產品開發(fā)和新建流程。對于常用或者高值MRO產品，企業(yè)在數據化流程管理系統(tǒng)中應建立相對應的開發(fā)和新建流程，降低多部門合作的時間成本和溝通不暢的低效率可能性，按照企業(yè)內部授權決策體系建立產品數據。

（3）需求賬戶設置。企業(yè)內部需求者通過系統(tǒng)賬戶進行相關MRO產品的采購申請，并通過系統(tǒng)智能管理相關數據與報表。可以通過郵件與賬戶的聯通推送提醒和報告，便于需求者管理申請數據，查閱參考產品和供應商信息。

（4）下單管理。傳統(tǒng)MRO采購中，需求者通過線下申請并獲得審批后，采購需求單流轉到采購部門，由采購部門下達訂單給供應商并對訂單進行管理。在智能系統(tǒng)中，需求者在數據庫中挑選需要的產品提交申請，審核通過后由系統(tǒng)后臺集中處理，發(fā)送給采購部門。數據化系統(tǒng)可以使零散的需求集中化，節(jié)約人工成本，提高業(yè)務效率。

（5）收貨管理。由于MRO產品的多品種小批量等不易管理等特點，很多企業(yè)未實行嚴格的入庫收貨管理，無形中增加了收貨流程中的道德風險，不利于企業(yè)管理和控制。數據化系統(tǒng)可以通過二維碼或者條碼對產品進行標記，并在入庫時進行掃碼對接和數量清點，由系統(tǒng)報告錯誤并提醒收貨員進行登記和退換貨操作。

（6）付款管理。傳統(tǒng)MRO采購中付款由采購部門進行三方匹配后提交財務部門進行付款，數字化系統(tǒng)中通過系統(tǒng)自動完成收貨、入賬、電子發(fā)票匹配后由數據后臺轉入財務模塊，省去繁雜的資料收集、核對、入賬等操作，很大程度上節(jié)約了紙張的浪費，節(jié)能環(huán)保。

綜上所述，MRO數字化系統(tǒng)在制造企業(yè)采購管理各個流程和環(huán)節(jié)中可以起到資源集中分配和管理的作用，主要表現在以下幾個方面：

數字化系統(tǒng)通過建立數據庫，完善產品信息，減少人工錯誤，提高企業(yè)整體效率;通過產品的集中管理和集成分析，有效降低采購成本。

數字化系統(tǒng)流程各環(huán)節(jié)使各利益相關方輕松查詢流程進度和相關信息，系統(tǒng)自動推動功能提升工作效率。

數字化系統(tǒng)能輕松獲取報表和進行數據分析，為企業(yè)管理提供數據支撐。

數字化系統(tǒng)使企業(yè)內部流程合規(guī)化、標準化，提升企業(yè)內在價值和市場競爭力。

參考文獻：

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[3]董慧.淺析公司間接采購成本控制績效管理.人口與經濟.2010增刊

作者簡介：朱曉艷（1986-），女，民族：漢，籍貫：上海，職稱：中級經濟師，學位：經濟學學士，工作單位：斯派莎克工程（中國）有限公司。