淺談基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作開展現(xiàn)狀及對(duì)策建議

劉津津

摘?要：從局部試點(diǎn)到全面推開，中國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)制度改革已經(jīng)進(jìn)行了20多年。各級(jí)組織已經(jīng)積累了大量的業(yè)務(wù)記錄，但是由于缺乏國(guó)家社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)定，各個(gè)地區(qū)的業(yè)務(wù)檔案管理尚未統(tǒng)一?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案事業(yè)正面臨時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案是由各種機(jī)構(gòu)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中創(chuàng)建的歷史文件，可供保存和參考。檔案有多種形式，是衡量和觀察企事業(yè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)和窗口之一。

關(guān)鍵詞：保險(xiǎn)行業(yè)?社會(huì)保險(xiǎn)?檔案工作

【中圖分類號(hào)】F274??【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）18-0297-01

1?目前檔案工作開展現(xiàn)狀

從2010年開始，全省各級(jí)社會(huì)保障機(jī)構(gòu)根據(jù)省社保局提出的“全面建設(shè)、全面推廣、逐步實(shí)施”的思想，實(shí)施全面的業(yè)務(wù)檔案管理。目前，工作檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和專業(yè)化管理已基本完成，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)單位的管理水平得到了全面提高。以某地區(qū)為例，從2014年到2019年，完成了1019個(gè)社會(huì)保障檔案的收集，并實(shí)現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)導(dǎo)入到全省的檔案管理信息系統(tǒng)中。

2?經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

雖然在社會(huì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)字化和信息化方面取得了一定成果，但一些基層社會(huì)保障組織還是存在一些問題，例如，檔案管理人員的缺乏，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱以及檔案收集和分類的及時(shí)性、文件使用率低等問題。

2.1?基層社會(huì)保障機(jī)構(gòu)人力資源少，工作量大，由于缺乏檔案管理人力，難以管理精細(xì)的檔案。在這種情況下，不能簡(jiǎn)單的部署專職檔案管理人員。目前，大多數(shù)基本的社會(huì)保障機(jī)構(gòu)只能派遣兼職文件管理人員，缺少文件管理人員，難以管理精細(xì)的文件。

2.2?基本社會(huì)保障機(jī)構(gòu)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。某省社會(huì)保障廳發(fā)布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化達(dá)標(biāo)考評(píng)內(nèi)容》，與此同時(shí)，制定了商務(wù)檔案設(shè)施建設(shè)的具體規(guī)定，其中最重要的是檔案建設(shè)。當(dāng)前，各級(jí)社會(huì)保障機(jī)構(gòu)已經(jīng)按照規(guī)定建立了檔案等業(yè)務(wù)記錄，但由于各地辦公條件的限制，一些社會(huì)保障機(jī)構(gòu)缺乏檔案容量和社會(huì)保障檔案量在增長(zhǎng)。速度形成了鮮明的對(duì)比，將來(lái)將很難滿足檔案管理的需求。

2.3?檔案收集整理及時(shí)性有待于提高。隨著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的延遲，仍然存在無(wú)法歸檔整理的情況，因此如何提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的及時(shí)性是面臨的緊迫問題。

2.4?由于基本社會(huì)保障機(jī)構(gòu)檔案管理的數(shù)字化水平較低，因此大部分社會(huì)保障工作檔案的查詢和利用只能靠人工完成，利用率不高。本地檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊相對(duì)簡(jiǎn)單，并且今年只有少數(shù)合格的社會(huì)保障機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，因此仍然只能手動(dòng)執(zhí)行對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)文件的查詢和使用。如果仍處于翻轉(zhuǎn)紙質(zhì)文件的狀態(tài)，則文件數(shù)字化過程的速度將直接決定文件利用率。

3?做好檔案管理的措施和建議

3.1?地方社會(huì)保障機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)有專職的檔案管理人員，而且應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作檔案管理的了解，并對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行和使用進(jìn)行培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的記錄保存和業(yè)務(wù)管理是分不開的。記錄保存全職經(jīng)理必須具有記錄保存管理和社會(huì)保險(xiǎn)的知識(shí)。必須了解社會(huì)保險(xiǎn)的整體工作。不斷提高檔案保存管理人員的能力和水平，它為實(shí)現(xiàn)精確的文件管理提供了人才保證。繼續(xù)加強(qiáng)基層檔案室的領(lǐng)導(dǎo)，提高全體員工的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的注意力是在檔案室中使用檔案的先決條件。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程，充分了解歸檔的重要性，將歸檔與日常工作和生活聯(lián)系起來(lái)，并促進(jìn)歸檔工作的發(fā)展。為了提高全體員工的文件意識(shí)，使公眾真正了解文件操作的重要性和作用，積極支持文件操作，促進(jìn)和改善基層文件辦公室的建立。

3.2?提高檔案管理人員素質(zhì)。首先是加強(qiáng)教育，文件管理是一項(xiàng)高度專業(yè)的任務(wù)。要成為合格的文件管理器，需要獲得一些文件的專業(yè)理論知識(shí)，這是做好文件管理的前提。只有通過專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，才能提高檔案業(yè)務(wù)的質(zhì)量。第二，了解部門的文件信息要求，提高識(shí)別和處理能力的水平，提高對(duì)文件信息資源開發(fā)的認(rèn)識(shí)，并深入研究并不斷學(xué)習(xí)和探索文件管理，親自實(shí)踐并向部門申請(qǐng)?？梢灾贫ㄎ募鎯?chǔ)時(shí)間表。改善檔案管理水平的新思路。第三，樹立與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)，更新服務(wù)觀念。將被動(dòng)服務(wù)“等人上門”轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，并及時(shí)向單位的各個(gè)部門提供有價(jià)值的信息。作為草根記錄管理員，熱愛自己的工作，樹立正確的世界觀，樹立生活和價(jià)值觀，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔?案法》，嚴(yán)格遵守政黨和國(guó)家的秘密，遵守商業(yè)規(guī)則，以及有責(zé)任感和使命感，需要熱愛自己的工作。從事的檔案工作確立了全心全意為人民服務(wù)的思想，愿意成為模糊的奉獻(xiàn)者。

3.3?完善檔案室管理制度。建立和完善檔案室管理制度是做好檔案室的重要保證。主檔案的工作必須制度化。一種是建立檔案館的收集和歸檔系統(tǒng)，建立檔案館的使用和存儲(chǔ)系統(tǒng)，并制定有關(guān)檔案館存儲(chǔ)期限，提交范圍，分類和編目方法的規(guī)定。收集組織和存儲(chǔ)散落在各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件和資料，并集中于檔案室進(jìn)行綜合管理和利用。完成各種注冊(cè)程序，例如文件租用注冊(cè)和使用效果注冊(cè)。其次，更換草根阿薩伊野獸時(shí)，必須嚴(yán)格遵守舊規(guī)定，檔案管理人員必須在轉(zhuǎn)移前檢查檔案室中的各種文件，并嚴(yán)格處理轉(zhuǎn)移程序。

3.4?加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理?；鶎訂挝粰n案館建設(shè)必須有一定的物質(zhì)條件作為保證。檔案館的建設(shè)應(yīng)納入各單位的基本建設(shè)計(jì)劃，并逐步改善工作條件，以確保檔案館的完整性和安全性。第一，建立一個(gè)由專門人員管理的單獨(dú)的存儲(chǔ)室。第二，增加資本投資，以購(gòu)買歸檔所需的最新設(shè)備，例如具有高效信息處理能力并且可以非?？焖俚販?zhǔn)確讀取，存儲(chǔ)和打印數(shù)據(jù)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以用來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、管理、編目和檢索、檔案系統(tǒng)管理的計(jì)算機(jī)化管理。檔案業(yè)的發(fā)展應(yīng)與社會(huì)發(fā)展同步，并與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)。

4?結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，基層社會(huì)保障組織還是存在一些問題，相關(guān)人員要及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，不斷提高檔案管理人員和信息技術(shù)相關(guān)能力的整體素質(zhì)，可以有效實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化水平。

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