人社工作檔案管理的策略分析

譚璐

摘?要：我國很多領域都有涉及到檔案工作，開展檔案管理工作具有積極引導意義，開展合理、高效的管理工作是確保檔案真實安全的前提。因此在檔案管理工作中，應該用更加合理的、科學的管理策略。本文首先分析鎮(zhèn)江市人力資源社會保障檔案管理中心業(yè)務科的現(xiàn)狀和工作的特點，最后提出有效開展檔案管理工作的策略，以供參考。

關鍵詞：人社局;檔案管理;人力資源

【中圖分類號】G27??【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）18-0296-01

在檔案管理工作中人事檔案管理是其中一部分，目前鎮(zhèn)江市人力資源社會保障檔案管理中心業(yè)務科主要工作為檔案的管理與服務利用，所存檔案主要分為人事檔案和社保業(yè)務檔案，查詢工作記錄和歷史養(yǎng)老繳費記錄都會利用到這部分檔案，這部分檔案關系到個人的切身利益，還是很重要的。有效、有序開展檔案管理工作有利于事務穩(wěn)定進行，能夠在一定程度上促進社會穩(wěn)定發(fā)展，提高辦事效率、讓辦事流程更便捷。只有對檔案管理的重要性有充分認識，并選用相應管理策略，才可以充分發(fā)揮檔案管理作用，以此推動檔案管理中心的發(fā)展，最終保證社會穩(wěn)定發(fā)展。

1?鎮(zhèn)江人社工作檔案管理現(xiàn)狀

1.1?具備比較完善的檔案管理中心

鎮(zhèn)江人社局為完善檔案管理工作，已經(jīng)構建了比較完善的檔案管理中心。準確認識到檔案管理工作開展的重要性，并且能夠重視檔案管理，可以有效落實檔案部門分配工作，保證部門工作互不干擾，部門間可實現(xiàn)檔案管理工作高效溝通和資源共享。檔案管理中心能夠準確發(fā)揮自身任務，確定工作任務，避免出現(xiàn)重復情況。并且可以合理分配檔案管理工作，提升工作效率，減少工作量，降低了工作人員工作負荷，保障快速開展工作檔案管理工作[1]。

1.2?具有較強的檔案資料信息保密性

檔案中心檔案管理的內容是對業(yè)務部門移交的相關檔案材料進行收集整理，入庫上架并統(tǒng)一保管，以便后期工作的開展與利用，對于其他工作開展具有參考意義，管理工作檔案和社保檔案可以為其他工作提供真實、有效的參考資料，將政府部門工作效率提高。此外，鎮(zhèn)江檔案中心檔案管理的保密工作做的很好，例：工作人員需通過門禁卡進入庫房，個人不好查閱本人及直系親屬的檔案，但可復印經(jīng)辦業(yè)務所需材料，單位閱檔必須通過介紹信才可以查閱單位員工的人事檔案，查閱社保歷史繳費記錄必須由本人查詢、或者單位持介紹信查詢等。

1.3?實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工

社保中心歷史檔案未錄入系統(tǒng)，傳統(tǒng)手工翻查存在耗時長、準確率不高等問題，就業(yè)管理中心歷史檔案也存在錄入信息有誤等問題，目前鎮(zhèn)江檔案管理中心已經(jīng)在做政府投資項目-檔案管理及數(shù)字化加工，對在庫歷史檔案進行整理及數(shù)字化，目前已完成就業(yè)管理中心歷史檔案整理裝盒，正在開展社保歷史檔案的整理及數(shù)字化加工工作，對未進入系統(tǒng)的社保歷史檔案材料進行分類組卷，錄入系統(tǒng)并進行掃描，方便調用，預計完工后會大大提高工作效率和準確率。

2?檔案管理中心工作檔案管理具備的特征

2.1?檔案管理手段多樣

檔案管理中心傳統(tǒng)檔案管理工作耗時較長，容易受到外部因素的影響。傳統(tǒng)管理工作任務量大，記錄、分類及歸檔等工作需要人工參與，使管理準確性較差。而目前已經(jīng)實現(xiàn)了在金保系統(tǒng)中查詢，接下來會實現(xiàn)檔案掃描信息化，更方便于檔案的查閱。除此之外，檔案能夠通過多樣的形式來保存，利于開展檔案分類管理工作，將勞動強度和成本降低，也有著越來越豐富的管理手段[2]。

2.2?專庫管理

目前檔案管理工作中存在著海量信息這一狀態(tài)，紙質檔案占用空間也較大，有時會出現(xiàn)存放混亂、管理無序的情況，在查找相應檔案時會花費較多的時間。為了良好的進行檔案管理和保存，可通過專庫來保存各類檔案，每份檔案都有檔案號，這樣能夠有效整理檔案儲存空間，保證檔案存放的有序性，有效進行檔案分類，使管理更加專業(yè)，方便查閱，節(jié)約更多的時間。

3?加強檔案管理的策略

3.1?提升管理人員綜合素質

開展檔案管理工作與管理人員不可分離，管理人員管理能力和專業(yè)水平對于檔案管理合理開展具有重要意義，因此需要使用合理措施提高工作人員綜合素質。隨著科學技術和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式難以跟上社會快速發(fā)展的步伐，針對這一情況，應該激勵工作人員，使其積極學習管理相關知識和技術，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新管理方法，并具備一定的責任和法律意識。確保工作人員可以掌握工作檔案管理的重要性，掌握更多新思想和技術，使用先進的管理技術以及方法，提升工作人員素質，最終提升檔案管理效率。

3.2?加強檔案管理信息化

隨著計算機數(shù)的不斷發(fā)展，紙質檔案占空間、管理效率低、任務重以及查詢調度較為繁瑣等問題逐漸暴露出來，如果實現(xiàn)檔案管理信息化，各個部門間會有更加高效的溝通，并且能夠共享資源，在管理中投入的資金也會減少，從而可以高效的進行檔案管理工作，能夠解決原本保存和管理檔案的方式中會產(chǎn)生的檔案磨損和保存時間短的問題[3]。管理工作檔案更加細化，可以促進管理工作進一步發(fā)展。

3.3?優(yōu)化檔案管理觀念

檔案管理中心為了有效開展工作檔案管理工作，需要對管理觀念進行優(yōu)化，從而應轉變原有思想觀念，領導以及管理人員應該提升自身的管理意識，以此開展工作將會大幅提高管理工作質量，也會提升自身管理能力。除此之外，在管理工作中投入更多的財力、物力和人力，完善檔案管理的基礎設施，保證合理存放檔案資料。管理工作檔案的部門，需要主動協(xié)調工作，確保各部門間有更加協(xié)調的合作。部門需保證檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，以順利開展檔案管理工作。

結束語

在社會和經(jīng)濟發(fā)展中工作檔案管理能夠發(fā)揮重要作用，檔案管理中心加強檔案管理能夠向人們提供更良好的服務，使檔案資料的準確率更高，因此在檔案管理中應該采取良好的策略，通過提升管理人員素質、制定完善管理制度、加強管理信息化等策略來順利開展工作檔案管理工作。

參考文獻

[1]林清嬌.淺談人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略[J].消費導刊，2019，（48）：190.

[2]吳蔓玲.人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略研究[J].文淵（高中版），2019，（3）：541.

[3]鞠京紅.人社工作檔案管理的策略分析[J].環(huán)球市場，2019，（2）：258.