信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新分析

蔣利明

摘?要：由于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)環(huán)境的不斷變化，科技對(duì)國(guó)民的生產(chǎn)生活都產(chǎn)生了巨大的影響，大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的前進(jìn)使得企業(yè)管理改革和發(fā)展的過(guò)程中變得更加突出。對(duì)各種信息服務(wù)（例如大數(shù)據(jù)和云計(jì)算）的運(yùn)用使我們能夠更有效地將技術(shù)集成到業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和管理流程中，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)效率的提升。使用新的信息技術(shù)工具和技術(shù)措施，可以通過(guò)資源分配優(yōu)化作用更加突出來(lái)提高公司的相關(guān)工作效率，降低總體運(yùn)營(yíng)成本并進(jìn)一步提高企業(yè)的整體管理效率。在新時(shí)代，公司文件檔案的管理模式需要隨著社會(huì)的變革進(jìn)行完善的創(chuàng)新和改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新;改革

【中圖分類(lèi)號(hào)】?G271?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）18-0294-02

檔案信息化的管理改革是當(dāng)今時(shí)代企業(yè)面對(duì)全球信息化浪潮的必然選擇。隨著信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)革命的飛速進(jìn)展，檔案的管理模式勢(shì)必要進(jìn)行新的信息化塑造。在現(xiàn)今社會(huì)環(huán)境下，檔案業(yè)務(wù)將同時(shí)帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，以往傳統(tǒng)的檔案管理手段不適用于信息環(huán)境，因此如何進(jìn)行改革和創(chuàng)新以積極應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)已成為檔案等行政文職部門(mén)的重要研究課題。自2000年以來(lái)，以計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)通信為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得信息資源的重要性越來(lái)越突出。檔案文獻(xiàn)等資料也同樣是信息數(shù)據(jù)的重要組成部分，信息革命不僅改變了檔案管理的工作方式，而且加深了檔案數(shù)據(jù)的重要性，檔案部門(mén)不再只是單純的資料儲(chǔ)存機(jī)構(gòu)，更是信息資源的收集和交換中心。所以，要全面提升對(duì)檔案的收集，管理和存儲(chǔ)能力，相對(duì)應(yīng)的，檔案服務(wù)也需要進(jìn)一步創(chuàng)新，相關(guān)的人才團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量需要進(jìn)一步提高。在信息環(huán)境中，檔案管理與其服務(wù)模式正面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不適用于信息環(huán)境，如何進(jìn)行改革和創(chuàng)新以積極應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)已成為相關(guān)機(jī)構(gòu)的重要研究課題[1]。

1?信息化環(huán)境對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的影響

信息產(chǎn)業(yè)的極大發(fā)展，對(duì)我國(guó)社會(huì)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場(chǎng)全球化的產(chǎn)業(yè)革命，同時(shí)也是領(lǐng)導(dǎo)目前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步和世界一體化進(jìn)程的核心因素之一，已成為判斷一個(gè)國(guó)家或地區(qū)是否進(jìn)入現(xiàn)代化水平的標(biāo)志。目前，眾多國(guó)家都在加速信息化步伐，抓住全球信息革命所帶來(lái)的機(jī)遇，大力推行國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，是我國(guó)加快整體綜合發(fā)展的首要選擇。信息化環(huán)境是基于信息資源和大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息社會(huì)過(guò)渡階段，這項(xiàng)技術(shù)被廣泛用于生產(chǎn)和生活。因此，信息環(huán)境不僅對(duì)特定行業(yè)，而且對(duì)于整個(gè)人類(lèi)社會(huì)都有很大影響。

1.1?信息化環(huán)境使信息資源在國(guó)民生產(chǎn)和生活中起著越來(lái)越重要的作用。在信息化環(huán)境下，社會(huì)越來(lái)越重視信息數(shù)據(jù)作為主要的資源，而作為具有原始信息資源的重要組成部分，各種檔案將越來(lái)越受到社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和關(guān)注。

1.2?信息環(huán)境促進(jìn)各項(xiàng)資源的有效整合，并改善整個(gè)社會(huì)各方面的效率。在信息時(shí)代中，人們對(duì)信息資源的需求日益迫切，并且呈現(xiàn)出個(gè)性化和多極化。傳統(tǒng)的獲取信息的方法已無(wú)法滿(mǎn)足各行業(yè)中人們的需求，而信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，以及云計(jì)算和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)要求一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)支撐，以加速資源整合，提高工作效率。

1.3?信息環(huán)境改變了人們的生活和工作方式，并極大促進(jìn)了民眾整體思想意識(shí)的變化。在信息化環(huán)境中，各種科技信息產(chǎn)品持續(xù)被廣泛運(yùn)用，并且電子產(chǎn)品更新速度加快，人們已經(jīng)習(xí)慣了信息化所產(chǎn)生的便利性和高速生活。信息技術(shù)的普及和應(yīng)用不僅改變了我們的工作方式，而且改善了生活質(zhì)量和拓寬了獲取信息資源的時(shí)間和空間范圍[2]。

2?信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理的重要意義

信息化對(duì)企業(yè)中的檔案管理工作有著很大的影響。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，公司檔案多以紙質(zhì)文件為主要介質(zhì)，并具有一套長(zhǎng)期有效的管理系統(tǒng)和管理方法。但是，隨著當(dāng)今社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)將不可避免地會(huì)管理許多電子文件。此外，各種網(wǎng)絡(luò)化辦公管理系統(tǒng)的運(yùn)用使公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中能夠通過(guò)形成眾多可可視化圖形，圖像，文本，聲音等其他多媒體信息，這些重要的電子檔案成為信息化文件管理的主題，并逐漸替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，擴(kuò)大了公司文件資料的采集空間。

企業(yè)檔案信息化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體現(xiàn)代化管理的重要組成部分，而網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)為檔案信息的發(fā)展提供了必要的技術(shù)支持。通過(guò)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的電子化和數(shù)字化，從而可以令檔案資料做到集中化協(xié)調(diào)和管理，整體提高了全社會(huì)對(duì)檔案信息資源的有效利用。

同時(shí)，由于信息技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的全球化趨勢(shì)，檔案資料的信息化進(jìn)程和利用成為機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的承載形式正在發(fā)生變化，檔案信息也在積極拓展數(shù)字化。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案資料的數(shù)據(jù)和范圍是空前的龐大的，檔案資源數(shù)字化是當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的高效率是當(dāng)前檔案工作的主要任務(wù)。在中國(guó)經(jīng)濟(jì)體系不斷完善的過(guò)程中，國(guó)內(nèi)企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模都在穩(wěn)步增長(zhǎng)，在業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的檔案資料數(shù)量也在不斷增加。企業(yè)的基本管理，信息資源和無(wú)形資產(chǎn)都體現(xiàn)在檔案中，在新的背景下，企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理有效性，因此信息環(huán)境下的企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式創(chuàng)新可以保證運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。企業(yè)檔案部門(mén)必須抓住機(jī)遇進(jìn)行企業(yè)信息化配置，并根據(jù)檔案管理要求提出適合企業(yè)信息化發(fā)展和配置的檔案管理要求。

幫助提高文件管理人員的整體素質(zhì)。關(guān)于信息化，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的運(yùn)用可以提高對(duì)企業(yè)文件管理人員的綜合素質(zhì)的要求，使其不僅要具有文件管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還要為文件的收集，存儲(chǔ)和應(yīng)用創(chuàng)造有利條件，因此對(duì)于員工的綜合要求比較高。

3?企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及其不利影響分析

3.1?企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

管理系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行。文檔管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜而精細(xì)的任務(wù)，在執(zhí)行管理時(shí)需要高效的管理系統(tǒng)。但是，在實(shí)際運(yùn)作當(dāng)中，許多公司在執(zhí)行文檔管理任務(wù)時(shí)沒(méi)有系統(tǒng)的制度來(lái)支撐，并且傳統(tǒng)的操作方法效率低下，與數(shù)字信息化背景下的文檔管理有很大差異。另外，在信息化的背景下，公司從生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生更多的信息資料，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔造成管理效率低下，并且在存儲(chǔ)和查找中面臨許多挑戰(zhàn)，這對(duì)現(xiàn)代化檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新非常不利，從管理體制來(lái)說(shuō)，部分企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行有效的機(jī)制改革，造成檔案管理工作和相關(guān)人員缺乏工作積極性。

文檔數(shù)據(jù)資源利用率低下。檔案管理的概念對(duì)企業(yè)綜合管理質(zhì)量有很大的影響。自進(jìn)入信息時(shí)代后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已對(duì)所有階層產(chǎn)生了重大影響，企業(yè)管理也必須及時(shí)遵循現(xiàn)代化的管理概念。然而，許多公司在執(zhí)行文件管理任務(wù)時(shí)沒(méi)有完全意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，僅將文檔管理視為記錄信息，保存信息，無(wú)法充分利用文件資源，無(wú)法反映文件在企業(yè)發(fā)展中的效能，有些公司甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，僅由其他部門(mén)代管，因此在這種模式中，所謂的檔案管理人員只能執(zhí)行基本任務(wù)，而對(duì)創(chuàng)新體制考慮不多。在這種情況下，導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)員工在使用檔案時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題，例如檔案不完整，檔案信息不全面，查找檔案困難等，無(wú)法為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供數(shù)據(jù)和資料上的參考。

文件管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升。處于信息化背景下，公司文件管理的總體要求較高。但是，許多公司沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的文件管理人員，而且員工整體素養(yǎng)水平參差不齊，缺乏信息化培訓(xùn)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作能力也十分有限。部分企業(yè)對(duì)于檔案部門(mén)的重視程度不足，領(lǐng)導(dǎo)人員的管理意識(shí)欠缺，導(dǎo)致對(duì)其資金或其他資源的供給不足，在信息化時(shí)代的當(dāng)下，設(shè)備的更新十分重要，由于資金缺乏造成設(shè)備陳舊，工作效率緩慢的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。另外，一些企業(yè)檔案管理部門(mén)獨(dú)立性差，其領(lǐng)導(dǎo)人員權(quán)限低下，創(chuàng)新管理的條件不足[3]。

3.2?檔案管理中的問(wèn)題對(duì)企業(yè)所造成的不利影響

當(dāng)前，部分公司沒(méi)有完善的檔案評(píng)估機(jī)制，沒(méi)有妥當(dāng)?shù)姆?wù)反饋渠道，因此無(wú)法正確評(píng)檔案管理的價(jià)值，及時(shí)對(duì)檔案操作的有效性進(jìn)行優(yōu)化。這影響了公司對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)可，對(duì)于尋求高效率的公司而言，無(wú)法準(zhǔn)確地評(píng)估檔案管理工作的將不可避免地影響公司的整體規(guī)劃和發(fā)展。

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值主要是能夠充分發(fā)揮個(gè)人能力并可以完善管理制度。但是，這一價(jià)值的實(shí)現(xiàn)必須取決于某些條件，其自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是與環(huán)境因素不可分割的，就這項(xiàng)工作而言，檔案文件的有效管理是影響其值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素。目前來(lái)看，在企業(yè)中的檔案管理員工的工作狀態(tài)不甚樂(lè)觀，即使檔案工作人員有出色的能力，他們也不會(huì)像一線員工那樣積極主動(dòng)，造成檔案工作者的工作熱情受到嚴(yán)重打擊，他們無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。在經(jīng)歷了利益，穩(wěn)定的薪酬和晉升渠道無(wú)法提供的事實(shí)之后，檔案人員通常對(duì)現(xiàn)狀和過(guò)去就會(huì)產(chǎn)生惰性想法，只滿(mǎn)足檔案工作中的基本要求，但做到職業(yè)發(fā)展規(guī)劃是不可能的，這樣不能推進(jìn)檔案工作的改革，特別是在信息環(huán)境中，這項(xiàng)基本工作必須做到與時(shí)俱進(jìn)。

在信息環(huán)境中，企業(yè)應(yīng)采取積極措施對(duì)紙質(zhì)或其他實(shí)物性文件進(jìn)行信息化手段處理，并有效保存電子文檔，然后使用文件管理系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)瀏覽和文件信息的接收。但是，建立信息化的根本目的不是強(qiáng)調(diào)建立記錄信息資源管理系統(tǒng)，將相應(yīng)檔案資源數(shù)字化，而是低估了信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度，嚴(yán)重影響了檔案信息化建立的實(shí)質(zhì)目的和應(yīng)用效率。

在當(dāng)前信息化社會(huì)中，人們對(duì)咨詢(xún)和數(shù)據(jù)資源的需求不斷增加，獲取信息的方法也在不斷更新，信息的便利化程度在不斷提高。在這種情況下，如果檔案部門(mén)不改變服務(wù)模式，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)能力，將無(wú)法滿(mǎn)足各種用戶(hù)的需求。檔案數(shù)字化的主要目的是提供和使用，這在某種程度上超出了企業(yè)和檔案部門(mén)的原有工作狀態(tài)，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)一步改善信息大數(shù)據(jù)進(jìn)程。

4?提升信息化背景下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新措施

在現(xiàn)代社會(huì)信息化進(jìn)程的環(huán)境中，數(shù)字化文件管理模式已成為社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了更好地適應(yīng)這種環(huán)境變化，必須認(rèn)識(shí)到基于文件管理任務(wù)的文件管理的重要性，做好信息化創(chuàng)新。此外，基于檔案管理的合理性，需要積極建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，以便可以根據(jù)相關(guān)規(guī)范和依據(jù)來(lái)執(zhí)行管理工作，并且可以及時(shí)分配相關(guān)責(zé)任人，在出現(xiàn)問(wèn)題的情況下實(shí)施責(zé)任人體制。檔案文件管理系統(tǒng)應(yīng)從分層問(wèn)責(zé)制的角度出發(fā)，以詳細(xì)的方式處理任務(wù)，并為每個(gè)職位分配職責(zé)，系統(tǒng)的內(nèi)容應(yīng)包含使用文件，文件審閱，存儲(chǔ)和傳輸，防止管理和使用期間因管理不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，例如文件丟失或信息泄漏。此外，要定期進(jìn)行人員培訓(xùn)，加強(qiáng)人員素質(zhì)教育，不斷提高整體管理人員的綜合水平。對(duì)于檔案管理員，專(zhuān)業(yè)能力是檔案工作有效開(kāi)展的關(guān)鍵。對(duì)文件管理人員的培訓(xùn)主要基于信息文件管理技術(shù)和服務(wù)的概念，以提高文件管理的綜合工作水平。

在大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理的現(xiàn)狀是只是作為單純的信息存儲(chǔ)，這樣造成了一定的資源浪費(fèi)，而另一方面是信息管理系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)。檔案信息資源的質(zhì)量直接影響檔案管理和服務(wù)的效率。在高新技術(shù)時(shí)代，全球高效的信息資源共享和傳輸系統(tǒng)正在逐步實(shí)現(xiàn)，用戶(hù)希望從檔案部門(mén)獲得各種信息服務(wù)。為了滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，提高檔案部門(mén)的服務(wù)效率，應(yīng)利用信息技術(shù)來(lái)整合企業(yè)的信息資源，為用戶(hù)節(jié)省信息搜索的時(shí)間和精力，提高利用率。集成的信息資源形成了一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，更有助于整體信息資源的開(kāi)發(fā)和預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)正是是大數(shù)據(jù)概念的核心要素。

在全球化市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平十分重要，技術(shù)的支持可以及時(shí)建立理想的企業(yè)文件管理系統(tǒng)，并為管理員提供方便的文件管理支持。企業(yè)檔案管理的信息化實(shí)施側(cè)重于改善基礎(chǔ)架構(gòu)，尤其是加強(qiáng)企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的建立，它進(jìn)一步增強(qiáng)了基于網(wǎng)絡(luò)操作的文件管理的體系。

因此，管理人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和升級(jí)網(wǎng)絡(luò)硬件條件，相關(guān)部門(mén)必須注意相應(yīng)設(shè)備和人力資源的引進(jìn)，以及系統(tǒng)維護(hù)的重要性，并最大限度完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)信息丟失現(xiàn)象。確保在大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文件管理的連續(xù)和周期性發(fā)展。在信息時(shí)代，檔案和數(shù)據(jù)管理將不可避免地朝著信息化的方向發(fā)展，此時(shí)，還將衍生出許多信息化檔案。在這方面，將來(lái)有必要在檔案管理信息化中增加對(duì)資源的投資，增加對(duì)相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，保持與社會(huì)環(huán)境的同步發(fā)展。因此，檔案管理的服務(wù)工作不僅涉及信息的管理和存儲(chǔ)，還涉及處理和價(jià)值挖掘，提高服務(wù)終端的信息化水平，提高檔案數(shù)據(jù)的信息化和分析能力。

5?結(jié)語(yǔ)

總之，信息環(huán)境中的企業(yè)檔案管理和服務(wù)模型創(chuàng)新對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展具有重大影響，因此現(xiàn)代企業(yè)需要了解信息環(huán)境中文件管理和創(chuàng)新的重要性。從多方面入手，升級(jí)和優(yōu)化文件管理和服務(wù)操作，然后充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的真正作用。

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